La gestión de tareas es el proceso de supervisar una tarea a lo largo de su ciclo de vida. Implica planificación, pruebas, seguimiento y generación de informes. La gestión de tareas puede ayudar a las personas a alcanzar objetivos o permitir que grupos de personas colaboren y compartan conocimientos para el logro de objetivos colectivos. [1] Las tareas también se diferencian por su complejidad, de baja a alta. [1]
Una gestión de tareas eficaz requiere supervisar todos los aspectos de una tarea, incluido su estado, prioridad, tiempo, asignaciones de recursos humanos y financieros, recurrencia, dependencias , notificaciones, etc. Estos pueden agruparse en términos generales como las actividades fundamentales de la gestión de tareas.
La gestión de tareas para varias personas o equipos se puede facilitar mediante software especializado, como software de flujo de trabajo o de gestión de proyectos . Este tipo de software a veces se denomina sistema de productividad . [ cita requerida ]
La gestión de tareas puede ser un componente de la gestión de proyectos y de procesos , y sirve como base para un flujo de trabajo eficiente dentro de una organización. Los gerentes de proyectos que se adhieren a la gestión orientada a tareas tienen un cronograma de proyectos detallado y actualizado y, por lo general, son buenos para dirigir a los miembros del equipo y hacer avanzar el proyecto. [2]
Ciclo de vida de la tarea
Ejemplo de un diagrama de estados finitos de una tarea a lo largo de su ciclo de vida publicado por IBM [3]
El estado de las tareas se puede describir mediante estos estados:
Listo
Asignado
Finalizado
Venció
Reenviado
Comenzó
Finalizado
Verificado
En pausa
Fallido
El diagrama de máquina de estados que se muestra a la derecha proviene de IBM y describe los diferentes estados de una tarea a lo largo de su ciclo de vida. [3] También se ha publicado un diagrama de máquina de estados de tarea más actualizado, que es aplicable al método de entrega continua moderno . [4]
Actividades apoyadas por tareas
Como disciplina, la gestión de tareas abarca varias actividades clave. Existen varios desgloses conceptuales que, a un alto nivel, siempre incluyen actividades creativas, funcionales, de proyecto, de rendimiento y de servicio.
Las actividades creativas se relacionan con la creación de tareas. En este contexto, deben facilitar la planificación de tareas, la generación de ideas, la creación, la elaboración, la clarificación, la organización, la reducción, la determinación de objetivos y la priorización preliminar.
Las actividades funcionales se refieren a las áreas de gestión de personal, ventas, calidad u otras, y en última instancia garantizan la producción de bienes y servicios finales para su entrega a los clientes. En este contexto, estas actividades deben permitir la planificación, la elaboración de informes, el seguimiento, la priorización, la configuración, la delegación y la gestión de tareas.
Las actividades del proyecto se relacionan con la planificación y la generación de informes de tiempo y costos. Si bien estas actividades pueden involucrar múltiples aspectos funcionales, siempre son más significativas y útiles que la suma de sus partes. En contexto, las actividades del proyecto deben respaldar el desglose de tareas del proyecto (también conocido como estructura de desglose del trabajo ), la asignación de tareas, el inventario entre proyectos y el acceso simultáneo a bases de datos de tareas.
Las actividades de servicio se refieren a la prestación de servicios internos y a clientes de la empresa, incluida la gestión de las relaciones con los clientes y la gestión del conocimiento . En este contexto, deben admitir archivos adjuntos y vínculos a tareas, la gestión de documentos , la gestión de derechos de acceso, el inventario de registros de clientes y empleados, la gestión de pedidos y llamadas y la anotación de tareas.
Las actividades de desempeño se relacionan con el seguimiento del desempeño y el cumplimiento de las tareas asignadas. En contexto, estas deben permitir el seguimiento por tiempo, control de costos, partes interesadas, prioridad, gráficos, informes exportables, actualizaciones de estado, ajustes de plazos y registro de actividades.
Las actividades del informe implican la presentación de información sobre las otras cinco actividades enumeradas, incluidas presentaciones gráficas.
Software de gestión de tareas
En el mercado abundan las herramientas de software de gestión de tareas. Algunas son gratuitas, mientras que otras están pensadas para su implementación en toda la empresa. Algunas son simples listas de tareas pendientes, mientras que otras cuentan con capacidades de creación, visualización y notificación de tareas para toda la empresa, entre otras funciones. La gestión de tareas es utilizada por empresas pequeñas y grandes de la lista Fortune 100. Admite desde proyectos individuales sencillos hasta actividades de gestión de tareas corporativas.
El software de gestión de proyectos , el software de calendario y el software de flujo de trabajo suelen incluir funciones avanzadas de gestión de tareas que admiten una variedad de actividades relacionadas con las tareas dentro de un entorno de software integral. Estas funcionalidades complementan las numerosas tareas de proyecto y rendimiento integradas en productos de software de gestión de tareas de nivel empresarial de alta calidad.
Las dimensiones clave del software que se cruzan en varias líneas de productos de gestión de tareas incluyen la creación de tareas, la visualización de tareas, las notificaciones, la asignación de recursos, la compatibilidad, la capacidad de configuración , la escalabilidad y los informes .
La creación de tareas incluye capacidades colaborativas para convertir ideas en acciones (tareas). Esto incluye las actividades involucradas en la definición de la tarea y abarca la colaboración necesaria en el proceso de planificación.
La visualización de tareas implica la presentación de tareas, generalmente en forma de tiempo y lista. La visualización de prioridades abarca la clasificación (por ejemplo, presupuesto, tiempo, partes interesadas) y el mecanismo (por ejemplo, código de colores o texto). La creación de calendarios abarca la programación (por ejemplo, disponibilidad, reuniones, citas y otros posibles conflictos) y las notificaciones.
Las notificaciones incluyen configuraciones configurables para informar sobre plazos pasados, presentes y pendientes.
La asignación de recursos abarca la capacidad de delegar tareas y herramientas a una o varias personas.
La compatibilidad abarca la capacidad de un entorno de gestión de tareas de conectarse a otros sistemas, software y entornos. Incluye la definición de una estructura y restricciones para la comunicación entre el entorno de gestión de tareas y otros software, sistemas y entornos.
La configurabilidad abarca la capacidad de agregar, eliminar y administrar funcionalidad y usabilidad en entornos de gestión de tareas.
La escalabilidad abarca la capacidad de realizar una tarea correctamente cuando hay un cambio en la cantidad de usuarios para cumplir con los requisitos específicos de la tarea.
La elaboración de informes implica presentar información mostrándola en forma de tabla o de gráfico.
^ ab Maus, Heiko, MP van der Aalst, Wil, Rickayzen, Alan, Riss, Uwe. V. “Desafíos para los procesos de negocios y la gestión de tareas”, Journal of Universal Knowledge Management. Volumen 0, número 2, 2005.
^ Thomas Cutting "Gestión orientada a las relaciones frente a la gestión orientada a las tareas". 3 de marzo de 2010 http://www.pmhut.com/relationship-vs-task-oriented-management
^ ab "Ciclo de vida de las tareas humanas". Documentación de IBM WebSphere Process Server . IBM . Consultado el 6 de marzo de 2024 .
^ "Anatomía de una tarea". Archivado desde el original el 4 de febrero de 2018.
