El software de programación de empleados automatiza el proceso de creación y mantenimiento de un cronograma . La automatización de la programación de los empleados aumenta la productividad y permite a las organizaciones con fuerzas de trabajo por horas reasignar recursos a actividades que no requieren programación. Este tipo de software generalmente rastreará el tiempo de vacaciones , el tiempo de enfermedad , el tiempo de compensación y alertará cuando haya conflictos. [1] A medida que los datos de programación se acumulan con el tiempo, se pueden extraer para la nómina o para analizar la actividad pasada. Aunque el software de programación de empleados puede o no tomar decisiones de optimización, sí administra y coordina las tareas. [2] [3] El software de programación de empleados actual a menudo incluye aplicaciones móviles. La programación móvil aumentó aún más la productividad de la programación y eliminó los pasos de programación ineficientes. [2] También puede incluir funcionalidad que incluya seguimiento e incorporación de solicitantes, tiempo y asistencia y límites automáticos de horas extra. [ cita requerida ] Dicha funcionalidad puede ayudar a las organizaciones con problemas como la retención de empleados , el cumplimiento de las leyes laborales y otros desafíos de gestión de la fuerza laboral .
Un fundamento teórico de un problema de programación de empleados puede representarse como el problema de programación de enfermeras , que es NP-hard . La complejidad teórica del problema es un factor significativo en el desarrollo de varias soluciones de software. Esto se debe a que los sistemas deben tener en cuenta muchas formas diferentes de horarios que podrían trabajarse y asignar a los empleados al horario correcto. [4] En última instancia, la optimización de la programación tiene como objetivo minimizar los costos, pero también requiere a menudo un enfoque recíproco por parte de la administración en lugar de depender completamente del software. [2]
Antes de que existiera el software de planificación de horarios de los empleados, las empresas utilizaban medios físicos para realizar el seguimiento de las horas y los horarios de trabajo de los empleados. Esto dio lugar a los formularios de almacenamiento de datos que, más tarde, en los años 80, eran compatibles con los programas y el software informáticos. Sin embargo, estos formularios nunca programaban realmente a los empleados, solo registraban la semana laboral, las horas y los horarios de trabajo anteriores de los empleados. Esto dio paso a la idea del software de planificación de horarios de empleados, que sería un sistema integral que almacenaría y realizaría un seguimiento del historial laboral de los empleados, además de programar la semana laboral del empleado.
La primera forma de programación y gestión automatizada de las horas de trabajo de los empleados fue la tarjeta perforada . La idea, creada por primera vez por Basile Bouchon, desarrolló el control de un telar mediante la perforación de agujeros en una cinta de papel en 1725. Herman Hollerith mejoró el diseño. [5] IBM fabricó y comercializó una variedad de máquinas de registro de unidades para crear, clasificar y tabular tarjetas perforadas, incluso después de expandirse a las computadoras electrónicas a fines de la década de 1950. IBM desarrolló la tecnología de tarjetas perforadas en una poderosa herramienta para el procesamiento de datos comerciales y produjo una amplia línea de máquinas de registro de unidades de propósito general. [6]
Durante la década de 1960, la tarjeta perforada fue reemplazada gradualmente como el principal medio de almacenamiento de datos por la cinta magnética, a medida que se disponía de computadoras mejores y más capaces. Mohawk Data Sciences introdujo un codificador de cinta magnética en 1965, un sistema comercializado como un reemplazo de la perforadora de teclado que tuvo cierto éxito, pero las tarjetas perforadas se siguieron utilizando comúnmente para la introducción de datos y la programación hasta mediados de la década de 1980, cuando la combinación de un almacenamiento en disco magnético de menor costo y terminales interactivas asequibles en minicomputadoras menos costosas hicieron que las tarjetas perforadas quedaran obsoletas también para esta función. [7] Sin embargo, su influencia sigue viva a través de muchas convenciones estándar y formatos de archivo. [8]
En la década de 2010, la adopción generalizada de dispositivos móviles y el auge de las redes 3G, 4G y 5G [9] en todo el mundo han hecho posible abordar la tarea de planificar horarios de una manera diferente. En la última década, han surgido muchas soluciones de software para facilitar y hacer menos pesada la vida de los propietarios y gerentes de empresas.
La primera ola de soluciones ayudó a los propietarios de pequeñas empresas a programar, gestionar y comunicarse con sus empleados de una forma más ágil. Las nuevas soluciones van un paso más allá, aprovechando el aprendizaje automático y se están construyendo sobre tecnologías de nube aún más nuevas. [ cita requerida ] La necesidad de automatización y programación inteligente de turnos en la gestión de la fuerza laboral seguirá creciendo a medida que la sociedad se adentra en una economía de pequeños encargos. [ 10 ]
Los algoritmos se utilizan dentro del software de programación de empleados para determinar no solo quién está trabajando, sino también los trabajos y tareas específicos requeridos de los trabajadores. El sistema aún debe ser monitoreado, y cualquier otro problema con la asignación de detalles se realiza manualmente. [11] Dentro del contexto de los problemas y modelos de turnos, hay tres factores principales para resolver las diferencias: la integración de la programación de días libres con la construcción de la línea de trabajo y la asignación de tareas, la construcción del turno y el tipo de demanda. [2] Estas complejidades requieren que todos y cada uno de los lugares de trabajo optimicen el software de programación de empleados en función de su propio conjunto único de reglas, problemas y necesidades. [11] Además, es difícil determinar la solución óptima que minimice los costos, satisfaga las preferencias de los empleados, distribuya los turnos de manera equitativa entre los empleados y satisfaga todas las restricciones del lugar de trabajo. En muchas organizaciones, las personas involucradas en el desarrollo de turnos necesitan herramientas de soporte de decisiones para ayudar a proporcionar los empleados adecuados en el momento adecuado y al costo adecuado, al mismo tiempo que se logra un alto nivel de satisfacción de los empleados . [2] Debido al cambio constante en los entornos laborales, se deben crear nuevos modelos y algoritmos para permitir la flexibilidad a medida que surgen las necesidades y demandas. Por ejemplo, cuando se contrata una gran cantidad de nuevos empleados, como cuando se aumenta la fuerza laboral total, es probable que sea necesario actualizar el software de programación para permitir dicho cambio. [4]
Aunque el software de programación de empleados no necesariamente mejora las prácticas comerciales por sí solo, sí automatiza la administración empresarial, que suele ser tediosa. También puede tener efectos positivos en aspectos de la empresa de manera indirecta, como el compromiso y la retención de los empleados [12] y la reducción de los costos laborales. Al proporcionar a la gerencia grandes cantidades de datos, este software puede ayudar a la gerencia a tomar decisiones y crear automáticamente un cronograma de trabajo que se ajuste a la mayor cantidad posible de restricciones [ 13] . Además, el software puede ser parte de un paquete ERP u otro sistema de gestión de recursos humanos [14] [15] [16]
Las características varían según el proveedor de software, pero algunas características típicas incluyen:
A medida que el lugar de trabajo moderno se vuelve más complejo, es probable que los horarios deban ser más flexibles para satisfacer preferencias más individualistas. [2] La inteligencia artificial también parece desempeñar un papel más importante en el software de programación, requiriendo menos supervisión por parte de la gerencia para corregir problemas. [1]
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