stringtranslate.com

Sistema de información contable

Un sistema de información contable (SIA) es un sistema de recopilación, almacenamiento y procesamiento de datos financieros y contables que utilizan los encargados de la toma de decisiones . Un sistema de información contable es generalmente un método informático para realizar un seguimiento de la actividad contable junto con recursos de tecnología de la información. Los informes financieros resultantes pueden ser utilizados internamente por la gerencia o externamente por otras partes interesadas, incluidos inversores , acreedores y autoridades fiscales. Los sistemas de información contable están diseñados para respaldar todas las funciones y actividades contables, incluidas la auditoría , la contabilidad financiera , la contabilidad gerencial/ de gestión y los impuestos . Los sistemas de información contable más adoptados son los módulos de auditoría y de informes financieros.

Historia

Tradicionalmente, la contabilidad se basa exclusivamente en un enfoque manual. La experiencia y la habilidad de un contable individual son fundamentales en los procesos contables. Incluso el uso del enfoque manual puede resultar ineficaz e ineficiente. Los sistemas de información contable resuelven muchos de los problemas mencionados anteriormente. Los SIA pueden respaldar la automatización del procesamiento de grandes cantidades de datos y generar información oportuna y precisa.

Los primeros sistemas de información contable fueron diseñados para funciones de nómina en la década de 1970. Inicialmente, los sistemas de información contable se desarrollaron "internamente" ya que no había soluciones empaquetadas disponibles. Dichas soluciones eran costosas de desarrollar y difíciles de mantener. Por lo tanto, muchos profesionales de la contabilidad preferían el enfoque manual en lugar del basado en computadora. Hoy en día, los sistemas de información contable se venden más comúnmente como paquetes de software preconstruidos de grandes proveedores como Microsoft, Sage Group, SAP y Oracle, donde se configuran y personalizan para que coincidan con los procesos comerciales de la organización . Las pequeñas empresas a menudo usan paquetes de software de contabilidad de menor costo como Tally.ERP 9 , MYOB y Quickbooks. Las grandes organizaciones a menudo eligen sistemas ERP. A medida que aumentó la necesidad de conectividad y consolidación entre otros sistemas comerciales, los sistemas de información contable se fusionaron con sistemas más grandes y centralizados de planificación de recursos empresariales (ERP). Antes, con aplicaciones separadas para administrar diferentes funciones comerciales, las organizaciones tenían que desarrollar interfaces complejas para que los sistemas se comunicaran entre sí. En ERP, un sistema como un sistema de información contable se construye como un módulo integrado en un conjunto de aplicaciones que pueden incluir fabricación, cadena de suministro, recursos humanos. Estos módulos están integrados entre sí y pueden acceder a los mismos datos y ejecutar procesos empresariales complejos. En la actualidad, los sistemas de información contable basados ​​en la nube son cada vez más populares tanto para las pymes como para las grandes organizaciones por su menor coste. Con la adopción de los sistemas de información contable, muchas empresas han eliminado funciones de contabilidad transaccional y operativa que requieren pocas habilidades.

Un ejemplo de arquitectura

Un AIS generalmente sigue una arquitectura de múltiples niveles que separa la presentación al usuario, el procesamiento de la aplicación y la administración de datos en capas distintas. La capa de presentación administra cómo se muestra y visualiza la información por parte de los usuarios funcionales del sistema (a través de dispositivos móviles, navegadores web o aplicaciones cliente). Todo el sistema está respaldado por una base de datos centralizada que almacena todos los datos. Esto puede incluir datos transaccionales generados a partir de los procesos comerciales centrales (compras, inventario, contabilidad) o datos maestros estáticos a los que se hace referencia al procesar datos (registros de cuentas de empleados y clientes y configuraciones). A medida que se producen las transacciones, los datos se recopilan de los eventos comerciales y se almacenan en la base de datos del sistema, donde se pueden recuperar y procesar para obtener información que sea útil para tomar decisiones. La capa de aplicación recupera los datos sin procesar que se encuentran en la capa de base de datos de registros , los procesa según la lógica comercial configurada y los pasa a la capa de presentación para mostrarlos a los usuarios. Por ejemplo, considere el departamento de cuentas por pagar al procesar una factura. Con un sistema de información contable, un empleado de cuentas por pagar ingresa la factura , proporcionada por un proveedor , en el sistema, donde luego se almacena en la base de datos. Cuando se reciben los bienes del proveedor, se crea un recibo y también se ingresa en el AIS. Antes de que el departamento de cuentas por pagar pague al proveedor, el nivel de procesamiento de aplicaciones del sistema realiza una comparación de tres vías donde compara automáticamente los montos de la factura con los montos del recibo y la orden de compra inicial. Una vez que se completa la comparación, se envía un correo electrónico a un gerente de cuentas por pagar para su aprobación. Desde aquí, se puede crear un comprobante y, en última instancia, se puede pagar al proveedor.

Ventajas e implicaciones

Una gran ventaja de los sistemas informáticos de información contable es que automatizan y agilizan la elaboración de informes , desarrollan modelos avanzados y respaldan la minería de datos. [1] Los informes son una herramienta importante para que las organizaciones vean con precisión la información resumida y oportuna que se utiliza para la toma de decisiones y los informes financieros . El sistema de información contable extrae datos de la base de datos centralizada, los procesa y los transforma y, en última instancia, genera un resumen de esos datos como información que ahora puede ser fácilmente consumida y analizada por analistas comerciales, gerentes u otros tomadores de decisiones. Estos sistemas deben garantizar que los informes sean oportunos para que los tomadores de decisiones no actúen sobre información antigua e irrelevante y, en cambio, puedan actuar de manera rápida y eficaz en función de los resultados del informe. La consolidación es uno de los sellos distintivos de los informes, ya que las personas no tienen que revisar una enorme cantidad de transacciones. Por ejemplo, al final del mes, un contador financiero consolida todos los comprobantes pagados ejecutando un informe en el sistema. La capa de aplicación del sistema proporciona un informe con el monto total pagado a sus proveedores para ese mes en particular. En el caso de grandes corporaciones que generan grandes volúmenes de datos transaccionales, ejecutar informes incluso con un AIS puede llevar días o incluso semanas.

Después de la ola de escándalos corporativos de grandes empresas como Tyco International , Enron y WorldCom , se puso gran énfasis en obligar a las empresas públicas a implementar fuertes controles internos en sus sistemas basados ​​en transacciones. Esto se convirtió en ley con la aprobación de la Ley Sarbanes-Oxley de 2002, que estipuló que las empresas deben generar un informe de control interno que indique quién es responsable de la estructura de control interno de una organización y describa la efectividad general de estos controles. [2] Dado que la mayoría de estos escándalos tenían su origen en las prácticas contables de las empresas, gran parte del énfasis de la Ley Sarbanes-Oxley se puso en los sistemas de información contable basados ​​en computadora. Hoy, los proveedores de AIS promocionan sus funciones de gobernanza, gestión de riesgos y cumplimiento para garantizar que los procesos comerciales sean sólidos y estén protegidos y que los activos de la organización (incluidos los datos) estén seguros.

Implementación

En los últimos años, muchas pymes y grandes empresas han adoptado sistemas de información contable rentables basados ​​en la nube. Sin embargo, la mayoría de los sistemas contables automatizados existentes utilizan bases de datos típicas (DBF, MS SQL, MS ACCESS, etc.). [3] En 2020, el 94 % de los encuestados utilizaba software de contabilidad. [4]

Mirando años atrás, la mayoría de las organizaciones, incluso las más grandes, contratan consultores externos, ya sea del editor de software o consultores que entienden la organización y que trabajan para ayudar a seleccionar e implementar la configuración ideal, teniendo en cuenta todos los componentes.

Los pasos para implementar un sistema de información contable son los siguientes:

Análisis detallado de requisitos
En este proceso se entrevista a todas las personas involucradas en el sistema. Se comprende completamente el sistema actual, incluidos los problemas, y se recopila la documentación completa del sistema (transacciones, informes y preguntas que deben responderse). Se describen y documentan las necesidades de los usuarios que no están en el sistema actual. Los usuarios incluyen a todos, desde la alta gerencia hasta el ingreso de datos. El análisis de requisitos no solo proporciona al desarrollador las necesidades específicas, sino que también ayuda a los usuarios a aceptar el cambio. Los usuarios que tienen la oportunidad de hacer preguntas y brindar información tienen mucha más confianza y son más receptivos al cambio que aquellos que se quedan de brazos cruzados y no expresan sus inquietudes.
Diseño de sistemas (síntesis)
El análisis se revisa a fondo y se crea un nuevo sistema. El sistema que rodea al sistema es a menudo el más importante. ¿Qué datos deben ingresarse en el sistema y cómo se manejarán? ¿Qué información debe salir del sistema y cómo se formateará? Si sabemos qué debe salir, sabemos qué debemos ingresar en el sistema. El programa que seleccionemos deberá manejar adecuadamente el proceso. El sistema se construye con archivos de control, registros maestros de muestra y la capacidad de realizar procesos a modo de prueba. El sistema está diseñado para incluir controles internos apropiados y proporcionar a la administración la información necesaria para tomar decisiones. Un objetivo de un sistema de información contable es proporcionar información que sea relevante, significativa, confiable, útil y actual. Para lograr esto, el sistema está diseñado de modo que las transacciones se ingresen a medida que ocurren (ya sea de forma manual o electrónica) y la información esté inmediatamente disponible en línea para la administración.
Una vez que se diseña el sistema, se crea una solicitud de propuestas que detalla los requisitos y el diseño fundamental. Se solicita a los proveedores que respondan a la propuesta, que proporcionen demostraciones del producto y que respondan específicamente a las necesidades de la organización. Lo ideal es que el proveedor ingrese archivos de control, registros maestros de muestra y sea capaz de mostrar cómo se procesan las transacciones que dan como resultado la información que la gerencia necesita para tomar decisiones. Una solicitud de propuestas para la infraestructura de tecnología de la información sigue a la selección del producto de software porque el producto de software generalmente tiene requisitos específicos para la infraestructura. A veces, el software y la infraestructura se seleccionan del mismo proveedor. De lo contrario, la organización debe asegurarse de que los proveedores trabajarán juntos sin "señalar con el dedo" cuando haya un problema con el software o la infraestructura.
Documentación
A medida que se diseña el sistema, se va documentando. La documentación incluye la documentación del proveedor del sistema y, lo que es más importante, los procedimientos o instrucciones detalladas que ayudan a los usuarios a gestionar cada proceso específico de la organización. La mayor parte de la documentación y los procedimientos están en línea y resulta útil que las organizaciones puedan añadir instrucciones de ayuda a las proporcionadas por el proveedor del software. La documentación y los procedimientos suelen ser una idea de último momento, pero son la póliza de seguro y la herramienta que se utiliza durante las pruebas y la formación, antes del lanzamiento. La documentación se prueba durante la formación para que, cuando se lance el sistema, no haya dudas de que funciona y de que los usuarios confían en el cambio.
Pruebas
Antes del lanzamiento, se prueban todos los procesos desde la entrada hasta la salida, utilizando la documentación como herramienta para garantizar que todos los procesos estén documentados minuciosamente y que los usuarios puedan seguir fácilmente los procedimientos: saben que funcionan y que los procedimientos se seguirán de manera consistente. Los informes se revisan y verifican, de modo que no haya basura que entre y basura que salga. Esto se hace en un sistema de prueba que aún no está completamente poblado con datos en vivo. La mayoría de las organizaciones lanzan los sistemas antes de realizar pruebas exhaustivas, lo que aumenta la frustración del usuario final cuando los procesos no funcionan. La documentación y los procedimientos pueden modificarse durante este proceso. Todas las transacciones identificadas deben probarse durante este paso. Todos los informes y la información en línea deben verificarse y rastrearse a través del registro de auditoría para que la administración tenga la seguridad de que las transacciones se manejarán de manera consistente y que se pueda confiar en la información para tomar decisiones.
Capacitación
Antes del lanzamiento, todos los usuarios deben recibir capacitación sobre los procedimientos. Esto significa que un capacitador debe utilizar los procedimientos para mostrar a cada usuario final cómo manejarlos. A menudo, los procedimientos deben actualizarse durante la capacitación a medida que los usuarios describen sus circunstancias únicas y el "diseño" se modifica con esta información adicional. Luego, el usuario final realiza el procedimiento con el capacitador y la documentación. Luego, el usuario final realiza el procedimiento solo con la documentación. Luego, el usuario final está solo con el apoyo, ya sea en persona o por teléfono, del capacitador u otra persona de apoyo. Esto es antes de la conversión de datos.
Conversión de datos
Se desarrollan herramientas para convertir los datos del sistema actual (que se documentó en el análisis de requisitos) al nuevo sistema. Los datos se asignan de un sistema a otro y se crean archivos de datos que funcionarán con las herramientas que se desarrollan. La conversión se prueba y verifica exhaustivamente antes de la conversión final. Hay una copia de seguridad para que se pueda reiniciar, si es necesario.
Lanzamiento
El sistema se implementa solo después de que se ha completado todo lo anterior y toda la organización conoce la fecha de lanzamiento. Lo ideal es conservar el sistema actual y, a menudo, ejecutarlo en "paralelo" hasta que el nuevo sistema esté en pleno funcionamiento y funcione correctamente. Con el software actual para el mercado masivo que utilizan miles de empresas y que ha demostrado fundamentalmente que funciona, la ejecución "en paralelo" que es obligatoria con el software hecho a medida de una empresa generalmente no se realiza. Sin embargo, esto solo es cierto cuando se sigue el proceso anterior, el sistema se documenta y prueba a fondo y se capacita a los usuarios antes del lanzamiento.
Herramientas
Existen recursos en línea que ayudan a la planificación estratégica de los sistemas de información contable. Los sistemas de información y los formularios financieros ayudan a determinar las necesidades específicas de cada organización, así como a asignar responsabilidades a los principios involucrados. [5]
Apoyo
Los usuarios finales y los administradores cuentan con soporte continuo disponible en todo momento. Las actualizaciones del sistema siguen un proceso similar y todos los usuarios son informados detalladamente de los cambios, se actualizan de manera eficiente y reciben capacitación.
Muchas organizaciones optan por limitar el tiempo y el dinero que se gastan en el análisis, el diseño, la documentación y la formación, y pasan directamente a la selección e implementación del software. Si se realiza un análisis detallado de los requisitos y se dedica el tiempo adecuado al análisis, la implementación y el soporte continuo serán mínimos. Las organizaciones que se saltan los pasos necesarios para garantizar que el sistema satisfaga sus necesidades suelen acabar con usuarios finales frustrados, un soporte costoso e información que no está actualizada o es incorrecta. Peor aún, estas organizaciones crean el sistema tres veces en lugar de una.

Evolución

El sistema de información contable se caracteriza por una gran cantidad de enfoques y metodologías diferentes en los últimos 50 años. Debido a las restricciones y debilidades de los modelos anteriores, cada nuevo modelo evolucionó. Curiosamente, después de la producción de la técnica más nueva, los modelos de evolución más nuevos o recientes no eliminan ni reemplazan la técnica anterior o anterior instantáneamente. Sin embargo, existen varias generaciones y pares de sistemas entre diferentes instituciones, organizaciones y grupos al mismo tiempo y posiblemente existan dentro de una sola institución o la misma. De manera similar, el inspector actualizado debe conocer las características de funcionamiento de todos los enfoques AIS con los que es probable que se encuentre. Actualmente, se pueden identificar cuatro enfoques que han evolucionado durante los últimos 50 años. [6]

  • Modelo de proceso manual
  • Modelo de archivo plano
  • Sistema de modelo de base de datos
  • Modelo REA (Recurso, Evento y Agentes)

Carrera

Muchos profesionales de AIS trabajan para empresas de consultoría, grandes corporaciones, compañías de seguros, empresas financieras, agencias gubernamentales y firmas de contabilidad pública, entre otros tipos de empresas. Con el avance tecnológico, la práctica contable tradicional cambiará a la práctica de sistemas de información contable. Tanto los organismos profesionales de contabilidad como de tecnología de la información están trabajando en las nuevas direcciones de los programas de contabilidad y las prácticas de la industria. Los auditores de sistemas son una de las principales opciones en las últimas dos décadas, se ocupan de los controles, el procesamiento de datos, la integridad de los datos, el funcionamiento general, el mantenimiento, la seguridad y otros aspectos de todo tipo de sistemas de información utilizados por las empresas. Algunos títulos laborales en este campo de trabajo incluyen gerente financiero, examinador financiero y director financiero. Otros títulos laborales incluyen analista de sistemas informáticos, gerente de sistemas de información informática o ingeniero o programador de software informático especializado en software financiero.

Existen asociaciones industriales que ofrecen certificados relacionados con el área AIS, entre ellos CISA, AIS, CISSP, CIA, AFE, CFE y CITP.

Elementos de los sistemas contables

Referencias

  1. ^ "Copia archivada". Archivado desde el original el 18 de octubre de 2011. Consultado el 3 de noviembre de 2010 .{{cite web}}: CS1 maint: archived copy as title (link)
  2. ^ "Inicio". coso.org .
  3. ^ "¿Qué es la investigación forense de bases de datos?". savingdata.com . 5 de mayo de 2022 . Consultado el 22 de julio de 2022 .
  4. ^ "Estadísticas del software de contabilidad". trustradius.com . Consultado el 22 de julio de 2022 .
  5. ^ Sistemas de información contable: información sobre recopilación, almacenamiento y procesamiento de datos financieros y contables. Sistemas de información contable. Consultado el 7 de diciembre de 2012.
  6. ^ "Evolución de AIS: modelo de proceso manual y modelo de archivo plano en la evolución del sistema de información contable". theITeducation.com . 2020-04-16 . Consultado el 2020-05-05 .