Una recepcionista es un empleado que ocupa un puesto de oficina o de apoyo administrativo . El trabajo generalmente se realiza en una zona de espera , como el vestíbulo o la recepción de una organización o empresa. El título de recepcionista se atribuye a la persona empleada por una organización para recibir o saludar a los visitantes, pacientes o clientes y responder llamadas telefónicas. [1] El término recepción se utiliza en muchos hoteles para un departamento administrativo donde las tareas de una recepcionista también pueden incluir reservas y asignación de habitaciones, registro de huéspedes, trabajo de caja, verificación de crédito, control de llaves y servicio de correo y mensajes. Estos recepcionistas suelen denominarse recepcionistas . Los recepcionistas cubren muchas áreas de trabajo para ayudar a las empresas para las que trabajan, incluida la programación de citas, el archivo, el mantenimiento de registros y otras tareas de oficina. [2]
Las tareas comerciales de una recepcionista pueden incluir responder a las consultas de los visitantes sobre una empresa y sus productos o servicios, dirigir a los visitantes a sus destinos, clasificar y repartir el correo, responder llamadas entrantes en teléfonos de varias líneas o, a principios del siglo XX, un centralita , programar citas, archivar, mantener registros, teclear/ingresar datos y realizar una variedad de otras tareas de oficina, como enviar faxes o correos electrónicos. Algunas recepcionistas también pueden realizar tareas de contabilidad o caja . Algunas oficinas, pero no todas, pueden esperar que la recepcionista sirva café o té a los huéspedes y mantenga ordenada el área del vestíbulo. [3]
Un recepcionista también puede asumir algunas funciones de control de acceso de guardia de seguridad para una organización al verificar la identificación de los empleados, emitir pases de visitante y observar e informar sobre cualquier persona o actividad inusual o sospechosa.
Una recepcionista suele ser el primer contacto comercial que una persona conocerá en cualquier organización. Las organizaciones suelen esperar que el recepcionista mantenga un comportamiento tranquilo, cortés y profesional en todo momento, independientemente del comportamiento del visitante. Algunas cualidades personales que se espera que posea un recepcionista para realizar su trabajo con éxito incluyen atención, apariencia cuidada, iniciativa, lealtad, madurez, respeto por la confidencialidad y discreción, actitud positiva y confiabilidad. A veces, el trabajo puede ser estresante debido a la interacción con muchas personas diferentes con diferentes tipos de personalidades y a la expectativa de realizar múltiples tareas rápidamente. [4]
Dependiendo de la industria, un puesto de recepcionista puede tener oportunidades de establecer contactos para avanzar a otros puestos dentro de un campo específico. Algunas personas pueden utilizar este tipo de trabajo como una forma de familiarizarse con el trabajo de oficina o para conocer otras funciones o puestos dentro de una corporación. Algunas personas utilizan el trabajo de recepcionista como una forma de ganar dinero mientras buscan más oportunidades educativas u otros intereses profesionales, como las artes escénicas o como escritores.
Si bien muchas personas que trabajan como recepcionistas continúan en ese puesto a lo largo de sus carreras, algunos recepcionistas pueden avanzar a otros trabajos administrativos, como representante de servicio al cliente , despachador , entrevistadores , secretaria , asistente de producción , asistente personal o asistente ejecutivo. En empresas más pequeñas, como el consultorio de un médico o un abogado, una recepcionista también puede ser el gerente de la oficina , quien se encarga de una diversidad de operaciones comerciales de nivel medio. Por ejemplo, en el sector hotelero, la función del recepcionista nocturno casi siempre se combina con la realización de informes y consolidación de cuentas diarios, lo que se conoce más concretamente como auditoría nocturna .
Cuando los recepcionistas dejan el trabajo, a menudo ingresan a otros campos profesionales como ventas y marketing, relaciones públicas u otras ocupaciones en los medios.
Algunas personas famosas fueron recepcionistas al principio, como Betty Williams , co-ganadora del Premio Nobel de la Paz en 1976 . [5] Varias celebridades habían trabajado como recepcionistas antes de hacerse famosas, como la cantante y compositora Naomi Judd [6] y Linda McCartney , fotógrafa, empresaria y esposa de Paul McCartney . [7] Otras personas famosas que comenzaron sus carreras como recepcionistas o trabajaron en el campo incluyen a la activista de derechos civiles Rosa Parks [8] y la ex directora ejecutiva de Hewlett-Packard, Carly Fiorina . [9]
Algunos propietarios de pequeñas y medianas empresas contratan a una recepcionista remota en vivo en lugar de una recepcionista interna a tiempo completo, gracias a los avances en la tecnología de las comunicaciones. [10] Como sugiere la propia frase, una recepcionista remota en vivo se ocupa de las llamadas telefónicas de una empresa en otra ubicación utilizando servidores de telefonía privada (PBX). La mayoría de los servicios de recepcionista modernos pueden recibir mensajes, filtrar y desviar llamadas, responder preguntas frecuentes básicas y completar formularios web. Muchos servicios también pueden programar citas y aceptar pedidos con tarjeta de crédito. Algunos de los servicios de recepcionista más antiguos existen desde hace décadas, pero a menudo funcionan de manera muy diferente a los servicios modernos. [11]
Los avances en la tecnología de pantalla táctil y vídeo bidireccional están cambiando la forma de trabajar de algunas recepcionistas. Los nuevos tipos de sistemas de video recepcionista virtual ahora permiten que recepcionistas en vivo, internos o remotos administren las áreas del vestíbulo de la oficina desde ubicaciones remotas. Estos recepcionistas virtuales no sólo contestan los teléfonos sino que también saludan a los visitantes utilizando una cámara de detección de movimiento para "ver" a los visitantes cuando entran al edificio. Luego, la recepcionista remota aparece en una ventana de video en una pantalla LCD montada en la pared, en un quiosco o en una computadora todo en uno de escritorio. La videorrecepcionista y los visitantes pueden comunicarse a través de video bidireccional, lo que permite a la recepcionista administrar una o varias áreas del vestíbulo de la oficina desde una ubicación central.
El avance de la automatización de oficinas ha eliminado algunos puestos de trabajo de recepcionistas. Por ejemplo, una operadora automática podría responder a una llamada telefónica . Sin embargo, una recepcionista que posea sólidas habilidades técnicas y de oficina y que también sea experta en cortesía, tacto y diplomacia todavía se considera un activo para la imagen comercial de una empresa y sigue siendo muy solicitada en el mundo empresarial.