Una secretaria , asistente administrativo , asistente ejecutivo , secretario personal , [4] u otros títulos similares es un individuo cuyo trabajo consiste en apoyar a la gerencia, incluidos los ejecutivos, utilizando una variedad de habilidades de gestión de proyectos , evaluación de programas , comunicación y/o organización dentro de el área de administración . Existe una amplia gama de experiencias laborales que se pueden lograr dentro del campo de apoyo administrativo, que van desde bandas salariales de nivel de pasantía , nivel de entrada , asociado, junior, mid-senior y senior con puestos en casi todas las industrias, especialmente entre carreras de cuello blanco .
Las funciones de un asistente personal pueden realizarse íntegramente para ayudar a otro empleado o pueden ser en beneficio de más de uno. En otras situaciones, un secretario es un funcionario de una sociedad u organización que se ocupa de la correspondencia, admite nuevos miembros y organiza reuniones y eventos oficiales. Pero este rol no debe confundirse con el rol de secretario ejecutivo , secretario de gabinete como los miembros del gabinete que ostentan el título de "secretario", o secretario de empresa , todos los cuales difieren de un asistente administrativo. [5] [6] [7]
Una secretaria, también conocida como asistente personal (PA) o asistente administrativo , puede tener muchas tareas administrativas. El título "secretaria", cuyo significado fundamental es "guardián de secretos", no se utiliza con tanta frecuencia como en décadas pasadas, y las responsabilidades han evolucionado en respuesta a la era tecnológica. [11] Las funciones pueden variar según la naturaleza y el tamaño de la empresa u organización, y pueden incluir la gestión de presupuestos, la contabilidad, la atención de llamadas telefónicas, el manejo de visitantes, el mantenimiento de sitios web, la organización de viajes, la planificación de eventos y la preparación de informes de gastos. Las secretarias también pueden gestionar todos los detalles administrativos de la realización de una conferencia o reunión de alto nivel y ser responsables de organizar el catering para un almuerzo. A menudo, los ejecutivos le pedirán a su asistente que levante las actas de las reuniones y prepare los documentos de la reunión para su revisión. [12] Además de las actas, el secretario puede ser responsable de mantener todos los registros oficiales de una empresa u organización. [6] Una secretaria también se considera un "gerente de oficina".
Hoy en día, muchas secretarias también realizan investigaciones, reuniones informativas, redactan memorandos , redactan contenidos , se encargan de la gestión de proyectos , la evaluación de programas , la gestión de partes interesadas , tareas de servicio al cliente , diseñan y mantienen sistemas de oficina, incluida la gestión y el archivo de datos, llevan a cabo investigaciones de antecedentes y presentan hallazgos, producen documentos como libros blancos y literatura gris , llevar a cabo proyectos específicos, asumir algunas de las responsabilidades del gerente, involucrarse en procesos de toma de decisiones, manejar tareas de relaciones públicas y/o logística y adquisiciones junto con una amplia gama de otras tareas relacionadas con su industria específica.
En una empresa, muchas descripciones de puestos se superponen. Sin embargo, si bien asistente administrativo es un término genérico, que no implica necesariamente trabajar directamente para un superior, una secretaria suele ser la persona clave para todas las tareas administrativas y, a menudo, se la denomina "guardián de la puerta". Otros títulos que describen trabajos similares o superpuestos a los de la secretaria tradicional son Coordinador de Oficina, Asistente Ejecutivo, Gerente de Oficina y Profesional Administrativo.
Esto debe distinguirse del secretario de la empresa , un puesto de alto nivel dentro de una empresa responsable del cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios.
El trabajo de un asistente ejecutivo (a veces llamado asistente de gestión) difiere mucho del de un asistente administrativo. En muchas organizaciones, un asistente ejecutivo es un puesto de alto rango en la jerarquía administrativa. Los asistentes ejecutivos trabajan para un funcionario o ejecutivo de la empresa (tanto en instituciones de empresas públicas como privadas) y poseen la autoridad para tomar decisiones cruciales que afectan la dirección de dichas organizaciones. Como tal, los asistentes ejecutivos desempeñan un papel en la toma de decisiones y el establecimiento de políticas. El asistente ejecutivo desempeña las funciones habituales de gestionar la correspondencia, preparar la investigación y la comunicación, a menudo con uno o más asistentes administrativos o asistentes de programación que le reportan. El asistente ejecutivo también actúa como "guardián", entendiendo en diversos grados los requisitos del ejecutivo y con la capacidad, a través de este conocimiento, de decidir qué eventos programados, reuniones, teleconferencias o correos electrónicos son más apropiados para la asignación del ejecutivo. tiempo.
Un asistente ejecutivo podrá, de vez en cuando, actuar como apoderado de los ejecutivos, representándolos en reuniones o comunicaciones y gestionando proyectos, la producción de informes u otros entregables en ausencia del ejecutivo. Un asistente ejecutivo se diferencia de un asistente administrativo (un trabajo que a menudo forma parte de la carrera de un asistente ejecutivo) en que se espera que posea un mayor grado de visión para los negocios, sea capaz de gestionar proyectos y tenga la capacidad influir en otros en nombre del ejecutivo. En el pasado, a los asistentes ejecutivos solo se les exigía tener un diploma de escuela secundaria, pero cada vez más los trabajos requieren una licenciatura [16] en cualquier campo de estudio o, cuando cumplen con los requisitos educativos dentro de su industria determinada, pueden requerir conocimientos especializados en un área específica. campos de estudio a través de una licenciatura pertinente a la industria del empleador o al rol de la división dentro de la organización.
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En el Departamento de Defensa de EE. UU ., el título de asistente militar (MA) o asistente ejecutivo (EA) generalmente lo ostentan coroneles, tenientes coroneles y capitanes , comandantes y tenientes comandantes de alto rango del Ejército , la Fuerza Aérea y la Infantería de Marina. que apoyan directamente al Secretario de Defensa , al Subsecretario de Defensa y a otros funcionarios civiles de defensa hasta el nivel de Subsecretario Adjunto de Defensa , así como a oficiales generales o oficiales de bandera .
El Secretario de Defensa también tiene un teniente general o vicealmirante como su asistente militar superior.
Al igual que sus homólogos civiles, los EA también son un recurso en la toma de decisiones y el establecimiento de políticas, y tendrán una supervisión de liderazgo de todo el personal militar y civil que apoye al funcionario civil, oficial general o oficial de bandera. Los EA suelen ser intercambiables con otros oficiales militares superiores de rango equivalente que ostentan el título de jefe de personal en otras organizaciones de servicios encabezadas por un oficial de bandera o un oficial general. En el caso de los comandos combatientes unificados y los comandos mayores de servicio, el Jefe de Estado Mayor suele ser un oficial general o un oficial de bandera, generalmente en el nivel de 1 o 2 estrellas, pero no debe confundirse con el Oficiales de 4 estrellas que ostentan el título de Jefe de Estado Mayor del Ejército o Jefe de Estado Mayor del Ejército del Aire . [17]
Durante la edad adulta de los baby boomers y algunos miembros mayores de la generación X , era común que las secretarias ingresaran a la profesión solo después de haber obtenido un diploma de escuela secundaria complementado con capacitación en el trabajo sin educación postsecundaria formal, un título de educación superior , o experiencia previa en servicios profesionales , a diferencia de las generaciones sucesoras del siglo XXI.
Los empleadores han preferido durante mucho tiempo a las mujeres solteras, una noción que resonó en gobiernos y sindicatos cuando los empleos escaseaban en tiempos económicos difíciles. Durante la década de 1930 en Estados Unidos, tanto varios estados como el gobierno federal intentaron legislar para sacar a las mujeres casadas del mercado laboral, encontrando el apoyo de sindicatos que promovían los "salarios familiares": un salario equivalente al de una mujer casada, el marido tenía ingresos suficientes para mantener tanto a una esposa que hace las tareas del hogar como a un rebaño de hijos. [18] Todas las iniciativas legislativas que pretendían crear una base jurídica para tal discriminación finalmente fracasaron. Pero incluso sin una base legal, los empleadores intentaron excluir del empleo a las mujeres casadas. En una encuesta de 1940, el 40 por ciento de 485 empresas estadounidenses encuestadas dijeron que tenían políticas claras que prohibían a las mujeres casadas trabajar para ellas. [19] La razón dada fue que las mujeres casadas pronto dejarían sus puestos de todos modos, y si permanecían en sus puestos, debido a sus responsabilidades domésticas y familiares, no prestarían a su trabajo remunerado la atención que le daría una mujer soltera. Por ello, muchas de las mujeres que trabajaban en la oficina mintieron sobre su estado civil. [20] Hasta mediados de la década de 1970, cuando las oportunidades profesionales de las mujeres comenzaron a expandirse, las habilidades de taquigrafía y mecanografía les ofrecían la oportunidad de encontrar un trabajo con esas habilidades, incluso si habían completado una educación que les habría dado otros trabajos si no hubiera sido por ello. por discriminación de género. [21] En comparación con trabajar como enfermera o maestra, los requisitos de ingreso para la profesión de secretaria eran bajos: tener habilidades de taquigrafía y mecanografía eran las únicas habilidades requeridas para el puesto. Después de terminar la escuela secundaria o después de alcanzar la edad permitida para el ingreso al mundo laboral, si era necesario era posible tomar cursos de varias semanas de duración, para aprender a taquigrafia y mecanografía, lo que adelantaba el ingreso a un puesto de taquigrafía o secretaria de grupo de escritura; Estas escuelas o escuelas privadas que ofrecían cursos de mecanografía, por ejemplo, existían ya en la década de 1880. [22] Muy rápidamente, estos cursos fueron asistidos predominantemente por mujeres. El 25 por ciento de los estudiantes del Metropolitan Business College de Chicago en el año escolar 1892/1893 eran mujeres; sin embargo, en los cursos de taquigrafía y mecanografía, el 90 por ciento de los estudiantes eran mujeres. [23]
El papel de secretario surgió de las burocracias eclesiásticas y estatales europeas a medida que aspectos del papel de canciller se volvieron distintos y abarcaba la gestión del trabajo de varios empleados reunidos en la cancillería . Desde el Renacimiento hasta finales del siglo XIX, los hombres involucrados en la correspondencia diaria y las actividades de los poderosos habían asumido el título de secretario.
Con el tiempo, como muchos títulos, el término se aplicó a más y más variadas funciones, dando lugar a títulos compuestos para especificar mejor diversos trabajos de secretaría, como secretario general o secretario financiero . Sólo "secretario" siguió utilizándose como abreviatura cuando estaba claro en el contexto o para puestos relativamente modestos, como asistente administrativo del funcionario a cargo, ya sea individualmente o como miembro de una secretaría. A medida que estos puestos menos influyentes se volvieron más femeninos y comunes con la multiplicación de las burocracias en los sectores público y privado, también se acuñaron nuevas palabras para describirlos, como asistente personal.
En las décadas de 1840 y 1850 surgieron escuelas comerciales para capacitar a estudiantes masculinos y femeninos en las habilidades necesarias para trabajar en un puesto administrativo. [24] En 1870, Sir Isaac Pitman fundó una escuela donde los estudiantes podían calificar como taquigrafistas para "hombres profesionales y comerciales". Originalmente, esta escuela era sólo para estudiantes varones. En 1871, había más de 150 escuelas de este tipo funcionando en los Estados Unidos, un número que aumentó hasta 500 en la década de 1890. [25]
En la década de 1880, con la invención de la máquina de escribir , más mujeres comenzaron a ingresar a este campo y durante los años siguientes, especialmente desde la Primera Guerra Mundial , el papel de secretaria se ha asociado principalmente con las mujeres. En la década de 1930, menos hombres ingresaban al campo de las secretarias.
En un esfuerzo por promover el profesionalismo entre las secretarias de los Estados Unidos, en 1942 se creó la Asociación Nacional de Secretarias. Hoy en día, esta organización se conoce como la Asociación Internacional de Profesionales Administrativos (IAAP). La organización desarrolló la primera prueba estandarizada para trabajadores de oficina llamada Examen de Secretarias Profesionales Certificadas (CPS). Fue administrado por primera vez en 1951.
A mediados del siglo XX, la necesidad de secretarias era grande y las oficinas y organizaciones contaban con grandes grupos de secretarias . En algunos casos, la demanda fue lo suficientemente grande como para estimular la contratación de secretarias en el extranjero; en particular, a menudo había una demanda constante de mujeres británicas jóvenes para venir a Estados Unidos y ocupar puestos de secretaría temporales o permanentes. [26] Se crearon varias organizaciones para ayudar a los secretarios de países extranjeros, incluida la Sociedad de Secretarios Internacionales y la Asociación de Secretarios Británicos en América . [27]
En 1952, Mary Barrett, presidenta de la Asociación Nacional de Secretarias, C. King Woodbridge, presidente de Dictaphone Corporation, y el empresario estadounidense Harry F. Klemfuss crearon un feriado especial para el Día de la Secretaria , para reconocer el arduo trabajo del personal de la oficina. La festividad se hizo popular y durante la cuarta semana de abril ahora se celebra en oficinas de todo el mundo. Ha sido rebautizada como " Semana del Profesional Administrativo " para resaltar la mayor responsabilidad de la secretaria y otros trabajadores administrativos de hoy, y para evitar la vergüenza de quienes creen que "secretaria" se refiere sólo a mujeres o trabajadores no calificados.
En el siglo XX, con la difusión de la máquina de escribir, la taquigrafía vio competencia a la taquigrafía. La mecanografía se convirtió así en prerrogativa de las mujeres, viudas o jóvenes relativamente bien formadas, originarias de la clase media o de la pequeña burguesía y luego de entornos obreros con el auge de la profesión entre las dos guerras mundiales, en el que las mujeres se apoderaron de estas innovaciones. [28] [29]
Hasta hace pocos años, la profesión de secretaria en el sentido original estaba a menudo sujeta, en el imaginario colectivo, a estereotipos y connotaciones peyorativas. De hecho, el trabajo de secretaría se asociaba fácilmente con tareas de escaso valor, ingratas y mal pagadas, como servir café a los superiores, hacer fotocopias o archivar documentos de baja categoría. Además, alguna vez la profesión fue ejercida casi exclusivamente por mujeres y en décadas anteriores se consideraba un trabajo administrativo , pero en el siglo XXI muchos empleadores comenzaron a reclasificar muchos puestos de nivel inicial , incluidos los trabajos administrativos que históricamente ocupaban hombres en décadas pasadas, como secretaria, asistente administrativa o asistente de programas. [28] [29]
El término se deriva de la palabra latina secernere , "distinguir" o "apartar", el participio pasivo ( secretum ) que significa "haber sido apartado", con la eventual connotación de algo privado o confidencial, como ocurre con la palabra inglesa secreto. Por lo tanto, un secretario era una persona que supervisaba los negocios de forma confidencial, generalmente para un individuo poderoso (un rey, un papa, etc.). Como las tareas de una secretaria moderna a menudo todavía incluyen el manejo de información confidencial, el significado literal de su título sigue siendo válido. [30]
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