Un auditor nocturno es un empleado que trabaja en la recepción de un hotel durante el turno de noche . Además de realizar las tareas habituales de un recepcionista de hotel, la tarea principal del auditor nocturno es realizar controles contables . Dependiendo del tamaño del hotel, un auditor nocturno puede ser responsable de coordinarse con otros empleados del turno de noche o de centrarse en la seguridad del establecimiento.
Los hoteles funcionan las 24 horas del día, por lo que normalmente siguen prestando servicios de recepción las 24 horas del día. El auditor nocturno lleva a cabo las funciones del agente de recepción, como el registro de entrada y salida, los cambios de habitación, el tratamiento de situaciones de emergencia, la gestión de reservas y quejas de los clientes. Además de realizar llamadas de despertador y proporcionar servicios de conserjería y otras tareas realizadas por un recepcionista de hotel, aunque con menos frecuencia que durante el día. También son responsables de entregar las llaves de la habitación a los huéspedes que regresan tarde y de vigilar la entrada del hotel. En los hoteles más pequeños, el auditor nocturno también asume las responsabilidades del guardia de seguridad del turno de noche . En los hoteles más grandes, muchos servicios continúan ofreciéndose durante la noche y, por lo tanto, la recepción está atendida por varios empleados. [1] [2] Los auditores nocturnos pueden trabajar junto con otros empleados nocturnos y coordinar sus acciones, como los guardias de seguridad del hotel, los porteros nocturnos y el personal de mantenimiento. [3] En los hoteles grandes, todos los empleados del turno de noche están dirigidos por un gerente de turno de noche que asume todas las responsabilidades de un gerente general durante el transcurso de la noche. [1]
Además de sus funciones como agente de recepción, el auditor nocturno también realiza una amplia gama de comprobaciones contables . Esto incluye las transacciones de los huéspedes del hotel y los clientes que ingresan sin cita previa (pasantes), la ocupación de las habitaciones, los ingresos y los gastos de los departamentos del hotel (por ejemplo, alimentos y bebidas, habitaciones, tienda de regalos ). La auditoría nocturna en sí es una auditoría del libro de huéspedes (o libro de recepción); es decir, la recopilación de todas las cuentas por cobrar de los huéspedes registrados actualmente. También se puede definir como la recopilación de todos los folios de huéspedes, los recibos de facturación de los huéspedes registrados actualmente. El propósito del auditor nocturno incluye, entre otros, garantizar la precisión de toda la información financiera y recopilar toda la documentación necesaria para completar la auditoría. Esto incluirá extraer todas las tarjetas de registro de los huéspedes que se hayan marchado y asegurarse de que los huéspedes hayan salido en el sistema. Una de las tareas del auditor nocturno es registrar la tarifa de la habitación del día y el impuesto de la habitación en cada folio de huésped al cierre del negocio, lo que generalmente ocurre entre la medianoche y las 2 de la mañana. En segundo lugar, el auditor nocturno debe asegurarse de la exactitud de los cargos a los folios de los huéspedes, verificar que la suma de los ingresos por cuentas por cobrar de los distintos departamentos que se encuentran en las hojas de control departamentales sea igual a la suma de los cargos realizados a los folios de los huéspedes. Los resultados de esas verificaciones se envían luego al departamento de contabilidad del hotel para su posterior análisis. [4]
Antes de la informatización de los procedimientos de recepción, las comprobaciones de auditoría nocturna se realizaban a mano y, posteriormente, se sustituyeron por herramientas mecánicas. Las comprobaciones manuales a menudo no detectaban errores en la introducción de datos y, a principios de la década de 2000, fueron casi totalmente sustituidas por software informático especializado. Este avance simplificó enormemente el proceso de auditoría nocturna, liberando tiempo para que el auditor nocturno realizara otras tareas. [5] Una de las tareas del auditor nocturno es registrar la tarifa de la habitación del día y el impuesto de la habitación en cada folio de huésped al final de la jornada laboral antes de finalizar el procedimiento de fin de día en el sistema de reservas. Antes de que se lleve a cabo el procedimiento de fin de día, el auditor nocturno realiza una copia de seguridad del sistema de reservas para evitar la pérdida de datos. El auditor nocturno también prepara e imprime una serie de informes que describen el rendimiento financiero del hotel, informes personalizados para los distintos departamentos del hotel y el registro de incidentes del día anterior. Otra parte de la auditoría nocturna es el cobro (si es necesario) de las reservas de no presentación y la comprobación de que el estado de cada habitación esté clasificado correctamente dentro del sistema de reservas. [6]