Un auditor nocturno es un empleado que trabaja en la recepción de un hotel durante el transcurso del turno de noche . Además de realizar las tareas habituales de un recepcionista de hotel, la tarea principal del auditor nocturno es realizar controles contables . Dependiendo del tamaño del hotel, un auditor nocturno podría ser responsable de coordinar con otros empleados del turno de noche o centrar su atención en la seguridad de la propiedad.
Los hoteles operan las 24 horas del día, por lo que normalmente continúan brindando servicios de recepción las 24 horas. El auditor nocturno realiza las funciones del recepcionista como check in, check out, cambio de habitación, atención de situaciones de emergencia, reservas y gestión de quejas de los clientes. Además de realizar llamadas de despertador y prestar servicios de conserjería y otras tareas que realiza un recepcionista de hotel aunque con menor frecuencia que durante el día. También son responsables de entregar las llaves de la habitación a los huéspedes que regresan tarde y vigilar la entrada al hotel. En los hoteles más pequeños, el auditor nocturno también asume las responsabilidades del guardia de seguridad del turno de noche . En los hoteles más grandes se siguen ofreciendo muchos servicios durante la noche, por lo que la recepción cuenta con varios empleados. [1] [2] Los auditores nocturnos pueden trabajar junto con otros empleados nocturnos y coordinar sus acciones, como guardias de seguridad de hoteles, porteros nocturnos y personal de mantenimiento. [3] En los grandes hoteles, todos los empleados del turno de noche están dirigidos por un director de turno nocturno que asume todas las responsabilidades de un director general durante el transcurso de la noche. [1]
Además de sus funciones como agente de recepción, el auditor nocturno también realiza una amplia gama de controles contables . Esto incluye las transacciones de los huéspedes del hotel y los clientes ambulantes (pasajeros), la ocupación de las habitaciones, los ingresos y gastos de los departamentos del hotel (por ejemplo, alimentos y bebidas, habitaciones, tienda de regalos ). La auditoría nocturna en sí es una auditoría del libro mayor de invitados (o del libro mayor de recepción); es decir, el cobro de todas las cuentas por cobrar de los huéspedes actualmente registrados. También se puede definir como la recopilación de todos los folios de los huéspedes, los recibos de facturación de los huéspedes actualmente registrados. El propósito del auditor nocturno incluye, entre otros, garantizar la exactitud de toda la información financiera y recopilar toda la documentación necesaria para completar la auditoría. Esto incluirá extraer cualquiera o todas las tarjetas de registro de los huéspedes retirados y asegurarse de que los huéspedes se retiren en el sistema. Una tarea del auditor nocturno es publicar la tarifa de la habitación del día y los impuestos de la habitación en el folio de cada huésped al cierre del negocio, lo que generalmente ocurre entre la medianoche y las 2 de la madrugada. En segundo lugar, el auditor nocturno debe garantizar la exactitud de los cargos a los folios de huéspedes, verificar que la suma de los ingresos por cuentas por cobrar de los distintos departamentos que se encuentran en las hojas de control de departamentos sea igual a la suma de los cargos realizados a los folios de huéspedes. Los resultados de esas comprobaciones se envían luego al departamento de contabilidad del hotel para su posterior análisis. [4]
Antes de la informatización de los procedimientos de recepción, los controles nocturnos se realizaban a mano y posteriormente se sustituían por herramientas mecánicas. Las comprobaciones manuales a menudo no lograban detectar errores en la entrada de datos y, a principios de la década de 2000, fueron reemplazadas casi por completo por software informático especializado. Este desarrollo simplificó enormemente el proceso de auditoría nocturna, liberando tiempo para que el auditor nocturno realice otras tareas. [5] Una tarea del auditor nocturno es publicar la tarifa de la habitación del día y el impuesto de la habitación en el folio de cada huésped al cierre del día hábil antes de finalizar el procedimiento de final del día en el sistema de reservas. Antes de que tenga lugar el procedimiento de final del día, el auditor nocturno realiza una copia de seguridad del sistema de reservas para evitar la pérdida de datos. El auditor nocturno también prepara e imprime una serie de informes que describen el desempeño financiero del hotel, informes personalizados para los distintos departamentos del hotel y el libro de registro de incidentes del día anterior. Otra parte de la auditoría nocturna es el cobro (si es necesario) de las reservas sin show y comprobar si el estado de cada habitación está clasificado correctamente dentro del sistema de reservas. [6]