Una orden de compra , a menudo abreviada como PO , es un documento comercial emitido por un comprador a un vendedor , que indica tipos, cantidades y precios acordados para los productos o servicios requeridos. [1] Se utiliza para controlar las compras de productos y servicios a proveedores externos. [2] Las órdenes de compra pueden ser una parte esencial de las órdenes del sistema de planificación de recursos empresariales .
Una sangría es una orden de compra que a menudo se realiza a través de un agente ( agente de sangría ) bajo condiciones de venta específicas. [3]
La emisión de una orden de compra no constituye en sí misma un contrato . Si no existe ningún contrato previo, entonces es la aceptación del pedido por parte del vendedor lo que forma un contrato entre el comprador y el vendedor.
Las órdenes de compra permiten a los compradores comunicarse clara y abiertamente con los vendedores para mantener la transparencia. También pueden ayudar a un agente de compras a gestionar los pedidos entrantes y los pedidos pendientes. Los vendedores también están protegidos mediante el uso de órdenes de compra, en caso de que el comprador se niegue a pagar los bienes o servicios. [4]
Las órdenes de compra brindan beneficios porque agilizan el proceso de compra en un procedimiento estándar. Los prestamistas comerciales o las instituciones financieras pueden proporcionar asistencia financiera sobre la base de órdenes de compra. [4] Existen varios servicios de financiación del comercio que casi todas las instituciones financieras permiten a los empresarios utilizar contra órdenes de compra, como por ejemplo:
El propósito de las órdenes de compra es adquirir materiales para consumo directo o para stock, adquirir servicios, cumplir con los requisitos del cliente utilizando recursos externos o adquirir un material que se requiere en la producción de una fuente interna (transferencias de stock a larga distancia dentro de la planta). También pueden realizar transacciones de adquisición únicas y optimizar las compras aprovechando plenamente las condiciones negociadas o para la utilización óptima de las capacidades de recursos existentes. [4]
La creación de una orden de compra suele ser el primer paso del proceso de compra a pago en un sistema ERP . Las órdenes de compra pueden requerir un código SKU .
Muchas organizaciones alientan al personal a utilizar una tarjeta de compras (o tarjeta de adquisiciones) para compras de bajo valor en lugar de emitir una orden de compra. [5]
Los escenarios empresariales futuros anticipan un papel reducido de las órdenes de compra o incluso su eliminación total, dejando a las organizaciones con una función de adquisiciones más pequeña y estratégica que en el pasado. Kai Nowosel y Kris Timmermans, de la consultora Accenture, preguntan por qué se necesitan órdenes de compra y facturas cuando los sistemas digitales pueden entregar confirmaciones de mercancías y autorizar fondos, y sugieren que la funcionalidad digital y el análisis de suministro cambiarán el panorama de las órdenes y procesos de compra "en los próximos años". . [6]
Aunque una orden de compra típica puede no estar redactada como un contrato (de hecho, la mayoría contiene poco más que una lista de los bienes o servicios que el comprador desea comprar, junto con el precio, las condiciones de pago y las instrucciones de envío), la orden de compra es un instrumento especialmente considerado regulado por el Código Comercial Uniforme u otra ley similar que establece una orden de compra como un contrato por su naturaleza. Sin embargo, a pesar de la naturaleza de la orden de compra como contrato, es común acompañar la aceptación de una orden de compra con un documento legal como los términos y condiciones de venta, que establecen condiciones legales específicas o adicionales del contrato. [7]
El Reglamento Federal de Adquisiciones de los Estados Unidos establece que las órdenes de compra generalmente deben emitirse a precio fijo, pero también se prevé que se emitan órdenes de compra sin precio cuando "no sea práctico obtener el precio antes de la emisión de la orden de compra". [8]
En el Reino Unido, la Oficina de Comercio del Gobierno observó con preocupación en 2010 que "las autoridades contratantes no siempre presentaban órdenes de compra" y que, cuando se utilizaban, las facturas no siempre se conciliaban con las órdenes de compra antes del pago. [9]
Muchas órdenes de compra ya no se realizan en papel, sino que se transmiten electrónicamente a través de Internet . Es común que las órdenes de compra electrónicas se utilicen para comprar bienes o servicios de cualquier tipo en línea.
Existen muchos nombres para las Órdenes de Compra Electrónicas. A veces se le conoce como: Adquisición electrónica, Compra electrónica, Solicitud de compra electrónica. Normalmente, todos estos términos se refieren a Órdenes de Compra Electrónicas.
El registro de órdenes de compra en la mayoría de las empresas comerciales todavía es [ ¿cuándo? ] en papel y, por lo tanto, es necesario un formato de orden de compra adecuado. Muchos usuarios desean tener un formato profesional para las órdenes de compra por varias razones. Es posible que una empresa desee tener un conocimiento sólido de las transacciones de compra o conocer los requisitos básicos de la orden de compra. También puede hacerlo parte de la documentación comercial, lo que facilita el proceso manteniendo un registro de todas las transacciones y dando una buena impresión al cliente o cliente. [10]
El término "orden de compra planificada" (PPO) se utiliza para referirse al compromiso de un comprador de comprar bienes o servicios de un único proveedor a largo plazo, con órdenes de compra individuales que especifican las cantidades requeridas de vez en cuando. [11] [12]
Una solicitud de orden de compra o solicitud de compra es una solicitud enviada internamente dentro de una empresa para obtener bienes y servicios adquiridos, incluidas las existencias . La solicitud es un documento que informa al departamento o gerente de compras exactamente qué artículos y servicios se solicitan, la cantidad, el origen y los costos asociados.
Se completa un formulario de solicitud de compra (PRF) antes de comprar bienes como una forma de autorización tangible. Los formularios de solicitud de compra se utilizan a menudo en empresas más pequeñas que no tienen un sistema informático. Sin embargo, hay muchos sistemas informáticos (incluida la solución basada en web) disponibles en el mercado que pueden facilitar la captura de información de solicitud de compra. Las solicitudes de órdenes de compra también se pueden pasar al departamento de compras a través de un sistema de información de gestión .
Un PRF puede contener valores de presupuesto y compra para que la persona conozca el presupuesto anual y restante antes de realizar una compra. Un sistema de este tipo existe para garantizar que los bienes y servicios se compren con el consentimiento del superior inmediato y que se disponga de un presupuesto suficiente.