El aviso de pago es una carta enviada por un cliente a un proveedor para informarle que su factura ha sido pagada. Si el cliente paga con cheque , el aviso de pago suele acompañar al cheque. El aviso puede consistir en una carta literal (p. ej., "A quien corresponda: Su envío del día 10 se recibió en buen estado; lo acompaña nuestro envío de $52,47 por factura No. 83046") o en un comprobante adjunto al costado o la parte superior del cheque.
Los avisos de pago no son obligatorios; sin embargo, se consideran una cortesía porque ayudan al departamento de cuentas por cobrar a cotejar las facturas con los pagos. Por lo tanto, el aviso de pago debe especificar los números de factura por los que se realiza el pago.
En los países donde todavía se utilizan cheques, la mayoría de las facturas de las empresas están diseñadas para que los clientes devuelvan una parte de la factura, denominada aviso de pago, con su pago. En países donde la transferencia bancaria es el método de pago predominante, las facturas suelen ir acompañadas de formularios de orden de transferencia bancaria estandarizados (como Acceptgiros (en holandés) (Países Bajos) y Überweisungen (en alemán) (Alemania) que incluyen un campo en el que se incluye la factura o el cliente. El número puede codificarse, generalmente de forma legible por computadora. El pagador completa los detalles de su cuenta y entrega el formulario a un empleado de su banco, o lo envía por correo, quien luego transferirá el dinero.
El empleado que abre el correo entrante debe comparar inicialmente la cantidad de efectivo recibido con la cantidad que se muestra en el aviso de pago. Si el cliente no devuelve un aviso de pago, un empleado prepara uno. Al igual que la cinta de la caja registradora , el aviso de pago sirve como registro del efectivo recibido inicialmente.
Los sistemas modernos a menudo escanean un aviso de pago en papel y lo introducen en un sistema informático donde se realiza la entrada de datos . Los avisos de pago modernos pueden incluir docenas o cientos de números de facturas y otra información.
Los avisos de remesas pueden ser muy complicados, especialmente en campos especializados como los pagos de seguros médicos.