Un instrumento de búsqueda , en el contexto de la archivística y la investigación archivística , es una herramienta de organización, un documento que contiene metadatos detallados y procesados y otra información sobre una colección específica de registros dentro de un archivo . Los instrumentos de búsqueda a menudo consisten en un inventario documental y una descripción de los materiales, su fuente y su estructura. [1] El instrumento de búsqueda para un fondo suele ser compilado por la entidad de origen, procedencia o por un archivista durante el procesamiento archivístico , y puede considerarse el equivalente en archivística de un catálogo de biblioteca o de una colección de museo . El instrumento de búsqueda sirve para localizar información específica dentro de la colección. [2] El instrumento de búsqueda también puede ayudar al repositorio archivístico a gestionar sus materiales y recursos. [3]
La historia de los instrumentos de búsqueda refleja la historia de la información. Los antiguos sumerios tenían sus propios sistemas de índices para localizar registros burocráticos y administrativos. [4] Los instrumentos de búsqueda de los siglos XIX y XX eran documentos en papel, como listas o fichas . En el siglo XXI, se pueden crear en formatos electrónicos como hojas de cálculo o bases de datos. El formato estándar legible por máquina para los instrumentos de búsqueda de colecciones de manuscritos, ampliamente utilizado en Estados Unidos, Canadá, Reino Unido, Francia, Australia y otros lugares, es la Descripción Archivística Codificada . [5]
Los instrumentos de búsqueda existen como una herramienta central para la interacción de los usuarios y los archivistas con las colecciones de archivos. Freund y Toms señalan que los instrumentos de búsqueda se convirtieron en el medio preferido de mediación de los usuarios con una colección, como resultado de la naturaleza impresa de la mayoría de los materiales históricos. Continúan explicando que el instrumento de búsqueda dentro de esta forma impresa está diseñado para describir una única colección o disposición de una procedencia similar . [6] Clayton McGehee sostiene que el instrumento de búsqueda se convirtió en el preferido por los archivistas y los repositorios como un medio para organizar sus colecciones porque les permitía controlar intelectual y físicamente los artículos que tenían. Los archivistas podían adquirir, desaccesar, redactar y reorganizar materiales. Los instrumentos de búsqueda podían reflejar estos cambios en la colección, pero también reflejaban que solo los archivistas sabrían acerca de estos cambios en la colección. Las colecciones en papel con instrumentos de búsqueda aseguraban que los usuarios tuvieran que confiar en el archivista para encontrar y utilizar los materiales. [7]
El contenido de los instrumentos de búsqueda puede variar según el tipo de material que se describa. Por lo general, un instrumento de búsqueda incluye una descripción del alcance de la colección, información biográfica e histórica relacionada con la colección y restricciones sobre el uso o acceso a los materiales. [2] Los instrumentos de búsqueda pueden ser inventarios detallados que enumeran el contenido. También pueden incluir encabezamientos de materia extraídos de LCSH , AAT u otro vocabulario controlado , y pueden hacer referencias cruzadas a colecciones relacionadas en otros repositorios. Los elementos de datos esenciales para los instrumentos de búsqueda están definidos por el Consejo Internacional de Archivos [8] en la Descripción Archivística Estándar Internacional General ( ISAD(G) ). [9] Existen varias implementaciones nacionales de ISAD(G), como Describing Archives: A Content Standard , utilizada en los EE. UU.
El proceso de creación de un instrumento de búsqueda suele comenzar con una descripción archivística. Por ejemplo, la descripción archivística codificada requiere una descripción básica de la colección, una lista de términos de vocabulario controlado, información administrativa, información biográfica, alcance y contenido, disposición, descripción de los componentes y otros datos descriptivos. [10] En ausencia de un estándar universal para instrumentos de búsqueda, [11] estos elementos se utilizan a menudo como base.
La descripción básica , descripción general de la colección o información resumida suele ser la primera sección de una ayuda de búsqueda y contiene información sobre el creador de la colección, el espacio físico que ocupa la colección en el archivo, el rango de fechas y un resumen de sus documentos. [12] Una nota biográfica/histórica describe una colección desde la perspectiva del período de tiempo en el que fue creada, brindando información de fondo sobre una persona u organización. También puede describir la historia de la colección. La nota de alcance y contenido explica brevemente la procedencia de la colección, su disposición y rango de fechas y, en general, qué tipo de materiales contiene: cartas, informes, fotografías, audio/video, etc.
La sección Acceso y uso contiene información sobre el uso de la colección, como los términos de acceso y las restricciones. Los problemas de uso que pueden afectar a los investigadores pueden incluir acuerdos con donantes que restrinjan el acceso, información sobre derechos de autor, el historial de propiedad de la colección, cualquier formato adicional que pueda tener la colección y si la colección acepta adiciones. La información adicional contiene detalles de los materiales relacionados, el idioma, las instrucciones de citación, los patrocinadores y la fecha de procesamiento. Los términos de búsqueda son generalmente una lista de encabezamientos de materia, nombres personales, corporativos o familiares, encabezamientos geográficos y términos de género que se relacionan con el contenido de la colección.
La disposición es la manera en que se ha ordenado la colección (generalmente de acuerdo, en la medida de lo posible, con su orden original ). Los niveles jerárquicos de disposición suelen estar compuestos por grupos de registros que contienen series , que a su vez contienen cajas, carpetas y elementos. [13]
La lista de contenidos es una lista de los materiales de la colección hasta el nivel de caja y carpeta. [14] Las descripciones de las series contienen el título, las fechas de cobertura y una breve descripción del contenido de cada serie. Las descripciones de las series también pueden incluir la variedad de contenedores, una declaración del tipo de disposición y una nota sobre las restricciones para cada serie (por ejemplo, un embargo sobre el acceso público durante un período determinado por razones de confidencialidad).
La descripción archivística codificada (EAD) se creó en 1998 para el uso de instrumentos de búsqueda en un entorno en línea. Su creación permitió establecer un estándar nacional uniforme en los EE. UU. para la terminología de instrumentos de búsqueda. [15]
Candida Fenton escribe: "La definición de tipo de documento de descripción archivística codificada (EAD DTD) es un estándar de codificación no propietario que especifica la estructura de un instrumento de búsqueda archivística electrónico. El estándar se desarrolló en respuesta al creciente papel de las redes en el acceso a la información que describe los fondos archivísticos y para permitir el intercambio de registros entre repositorios". [16]
Sin embargo, el formato jerárquico de los instrumentos de búsqueda EAD ha provocado cierta controversia entre los usuarios, ya que los archivistas han señalado que perpetúa las mismas confusiones con respecto a los instrumentos de búsqueda para los usuarios. [17]
Freund y Toms afirmaron que, a medida que las colecciones se vuelven accesibles digitalmente con mayor frecuencia, ya no se puede esperar que los archivistas ayuden a los usuarios en cada una de sus necesidades. [6] Clayton McGehee expresó su preocupación por la falta de interacción entre los instrumentos de búsqueda de diferentes bibliotecas y repositorios. Sostuvo que, para mantenerse en contacto con la rápida difusión y distribución de la información, los instrumentos de búsqueda deben interactuar con las bibliotecas digitales. Laura Farley sostuvo que ambas preocupaciones sobre la velocidad de cambio de la información y la necesidad de adaptarse podrían complementarse añadiendo anotaciones de los usuarios a los instrumentos de búsqueda en línea. Farley también señaló que las contribuciones de los usuarios pueden ayudar a los archivistas a resaltar elementos útiles que no están indicados en los instrumentos de búsqueda existentes. Concluye que
Las herramientas de búsqueda participativas en línea con anotaciones de usuario son viables para un repositorio de cualquier tamaño y presupuesto, y darán como resultado recursos más completos para usuarios y archivistas... Para tener éxito en llegar a los usuarios, los archivistas deben abrirse a nuevas colaboraciones con diversas comunidades más allá del mundo académico, renunciando al papel de guardianes de los registros e invitando a una comunicación abierta con los usuarios. [18]