La investigación de archivos es un tipo de investigación que implica buscar y extraer evidencia de registros de archivos . Estos registros pueden mantenerse en instituciones recopiladoras, [1] como bibliotecas y museos, o bajo la custodia de la organización (ya sea un organismo gubernamental, empresa, familia u otra agencia) que originalmente los generó o acumuló, o en ese de un organismo sucesor (transmisor o archivos internos). [2] La investigación de archivos se puede contrastar con (1) la investigación secundaria (realizada en una biblioteca o en línea ), que implica identificar y consultar fuentes secundarias relacionadas con el tema de investigación; y (2) con otros tipos de investigación primaria e investigación empírica como el trabajo de campo y la experimentación .
Los archivos más antiguos existen desde hace cientos de años. Por ejemplo, los Archivos Secretos del Vaticano se iniciaron en el siglo XVII d. C. y contienen documentos estatales, libros de cuentas papales y correspondencia papal que se remonta al siglo VIII. La mayoría de los archivos que todavía existen no cuentan con colecciones que se remontan tan lejos como el Archivo del Vaticano. Los Archivos Nacionales de Francia se fundaron en 1790 durante la Revolución Francesa y sus fondos se remontan al año 625 d. C., y otros archivos europeos tienen una procedencia similar. Los archivos del mundo moderno, aunque son de fecha más reciente, también pueden contener material que se remonta a varios siglos atrás; por ejemplo, la Administración Nacional de Archivos y Registros de los Estados Unidos se estableció originalmente en 1934. [3] La NARA contiene registros y colecciones que datan de la fundación de los Estados Unidos en el siglo XVIII. Entre las colecciones de la NARA se encuentran la Declaración de Independencia, la Constitución de los Estados Unidos y una copia original de la Carta Magna. Los Archivos Nacionales Británicos (TNA) remontan su historia a la creación de la Oficina de Registro Público en 1838, mientras que también se formaron otros organismos estatales y nacionales a finales del siglo XIX y principios del XX.
Las universidades son otro lugar para los fondos de archivos y las colecciones de manuscritos. La mayoría de las universidades tienen fondos de archivo que narran la actividad de la universidad. Algunas universidades también tienen archivos o colecciones de manuscritos que se centran en un aspecto u otro de la cultura del estado o país en el que se encuentra la universidad. Las escuelas y las instituciones religiosas, así como las colecciones de historia y estudios locales, los museos y las instituciones de investigación pueden tener archivos.
La razón para resaltar la amplitud y profundidad de los archivos es dar una idea de las dificultades que enfrentan los investigadores de archivos. Algunos de estos archivos contienen grandes cantidades de registros. Por ejemplo, el Archivo Secreto del Vaticano tiene más de 52 millas de estanterías de archivos. Un número cada vez mayor de archivos acepta transferencias digitales, lo que también puede presentar desafíos para la visualización y el acceso.
La investigación de archivos está en el centro de la mayoría de las formas académicas y de otro tipo de investigación histórica original ; pero con frecuencia también se lleva a cabo (junto con metodologías de investigación paralelas) en otras disciplinas dentro de las humanidades y las ciencias sociales , incluidos estudios literarios , retórica, [4] [5] arqueología , sociología , geografía humana , antropología , psicología y estudios organizacionales . . [6] También puede ser importante en otros tipos de investigación no académicos, como el rastreo de familias biológicas por parte de personas adoptadas , y las investigaciones criminales . Los datos conservados por las instituciones de archivos también son útiles en la investigación científica y en el establecimiento de los derechos civiles.
Además de la disciplina, el tipo de metodología de investigación utilizada en la investigación archivística puede variar según su organización y sus materiales. Por ejemplo, en un archivo que tiene una gran cantidad de materiales aún sin procesar, un investigador puede encontrar útil consultar directamente con el personal del archivo que tiene un conocimiento claro de las colecciones y su organización, ya que puede ser una fuente de información sobre materiales no procesados o de materiales relacionados en otros archivos y repositorios. [7] Cuando un archivo no está completamente orientado hacia una sola disciplina o no es relevante para ella, los investigadores, por ejemplo los genealogistas , pueden depender de redes formales o informales para apoyar la investigación compartiendo información sobre la organización y las colecciones de archivos específicos entre sí. [8] [9]
La investigación de archivos es generalmente más compleja y requiere más tiempo que la investigación secundaria , lo que presenta desafíos para identificar, localizar e interpretar documentos relevantes. Aunque los archivos comparten rasgos y características similares, también pueden variar de manera significativa. Si bien los archivos financiados con fondos públicos pueden tener mandatos que les exijan ser lo más accesibles posible, otros tipos, como los archivos corporativos, religiosos o privados, tendrán distintos grados de acceso y capacidad de descubrimiento. [6] Algunos materiales pueden estar restringidos de otras maneras, como aquellos que contienen información confidencial o clasificada , trabajos inéditos o impuestos por acuerdos con el donante de materiales. [10] [11] [12] Además, los registros de archivo suelen ser únicos y el investigador debe estar preparado para viajar para llegar a ellos. Incluso cuando los materiales están disponibles en formatos digitales, pueden existir restricciones que prohíban su acceso fuera del sitio.
Antes de la búsqueda en línea, los catálogos colectivos eran una herramienta importante para encontrar materiales en bibliotecas y archivos. En los Estados Unidos, los investigadores han utilizado el Catálogo colectivo nacional y el Catálogo colectivo nacional de colecciones de manuscritos para localizar archivos, aunque desde entonces gran parte de su información se ha migrado a sistemas en línea.
Se puede encontrar un número cada vez mayor de instituciones de archivos mediante una búsqueda en línea. Además, portales como Europeana , la Biblioteca Pública Digital de América y la Biblioteca Nacional de Australia 's Trove proporcionan enlaces a las instituciones miembros.
En el Reino Unido, JISC alberga ArchivesHub, mientras que ArchiveGrid de OCLC proporciona un portal internacional para instituciones en su mayoría basadas en bibliotecas, que utilizan MARC como herramienta de catalogación de sus fondos. La Asociación de Archiveros Canadienses (ACA) se ha asociado con la empresa de software Artefactual para crear ArchivesCanada, mientras que la Sociedad Australiana de Archiveros ha utilizado el mismo software para su Directorio de Archivos en Australia. Se han puesto a disposición muchas otras herramientas de búsqueda en línea para facilitar la búsqueda y el descubrimiento, incluido el Registro de ubicaciones de cartas y manuscritos literarios en inglés, la guía ArchiveSearch para materiales de archivo en instituciones de Cambridge, Reino Unido, y CARTOMAC: Archives littéraires d'Afrique .
Si no se puede encontrar un archivo mediante una búsqueda en línea o una colección listada públicamente, es posible que un investigador tenga que rastrear su existencia por otros medios, como siguiendo las citas y referencias de otros investigadores. Esto es particularmente cierto para los materiales en poder de corporaciones u otras organizaciones que tal vez no empleen a un archivero y, por lo tanto, desconozcan el alcance o el contenido de sus materiales. [6]
En archivos muy restringidos, el acceso puede restringirse sólo a personas con determinadas credenciales o afiliaciones a instituciones como universidades y sólo a aquellos de cierto nivel. Aquellos que carezcan de las credenciales necesarias pueden necesitar solicitar cartas de presentación de un individuo o institución para proporcionarlas al archivo. [13]
Los archivos suelen contener materiales únicos y su organización también puede ser completamente única o idiosincrásica de la institución u organización que los mantiene. Esta es una distinción importante con las bibliotecas donde el material está organizado según sistemas de clasificación estandarizados . Tradicionalmente, los archivos han seguido el principio del respeto de los fondos , según el cual se mantiene la procedencia y el orden original , aunque el archivero puede realizar alguna reorganización, física o intelectual, para facilitar su uso. [14] [15] Una directriz básica para la descripción de archivos es la Norma Internacional de Descripción Archivística (General) (ISAD/G o ISAD), producida por el Consejo Internacional de Archivos (ICA). Las instituciones estadounidenses también pueden guiarse por Describing Archives: un estándar de contenido (DACS) y en Canadá por las Reglas de descripción de archivos Archivado el 16 de mayo de 2017 en Wayback Machine (RAD). Comprender cómo se construyen las descripciones de archivo y las ayudas para la búsqueda se conoce como inteligencia archivística. [16] [17]
Además de estos estándares y reglas para la creación de listados y catálogos impresos y en línea, los archiveros también pueden brindar acceso a sus catálogos a través de API o mediante los estándares de codificación EAD ( descripción de archivo codificada ) (relativos a los fondos, series y artículos) y EAC ( contexto de archivo codificado ) (las organizaciones y personas que crearon los archivos).
Las ayudas de búsqueda son una herramienta de referencia común creada por los archiveros para localizar materiales. Vienen en una variedad de formas, como registros, catálogos de tarjetas o inventarios. [18] Muchas ayudas para la búsqueda de documentos de archivo ahora se alojan en línea como páginas web o se cargan como documentos, como en las colecciones especiales y de libros raros de la Biblioteca del Congreso . El nivel de detalle en las ayudas para la búsqueda puede variar desde descripciones granulares a nivel de elementos hasta descripciones generales a nivel de colección. [19] [20] Si un archivo tiene una gran acumulación de materiales sin procesar, es posible que no haya ningún tipo de ayuda para encontrarlo. [21] Desde alrededor de 2005, muchos archivos recopiladores norteamericanos han adoptado una ideología conocida como " Más producto, menos proceso ", o MPLP, que busca reducir el tiempo de procesamiento o aliviar los retrasos para proporcionar acceso más rápido a los materiales, cuyos resultados puede describirse mínimamente para encontrar ayudas. [22]
Aunque la mayoría de los depósitos de archivos dan la bienvenida a los investigadores y cuentan con personal profesional encargado de ayudarlos, la gran cantidad de registros significa que las ayudas para la búsqueda pueden ser de utilidad limitada: el investigador necesitará revisar grandes cantidades de documentos en busca de material relevante para su investigación. o su consulta particular. Algunos registros pueden estar cerrados al acceso público por razones de confidencialidad ; y otros pueden estar escritos con letra arcaica , en lenguas antiguas o extranjeras, o en terminología técnica. Los documentos de archivo generalmente se crearon con fines prácticos o administrativos inmediatos, no para el beneficio de futuros investigadores, y puede ser necesaria una investigación contextual adicional para darles sentido. Muchos de estos desafíos se exacerban cuando los registros todavía están bajo la custodia del organismo generador o en manos privadas, donde los propietarios o custodios pueden no estar dispuestos a brindar acceso a investigadores externos y cuando las ayudas para la búsqueda pueden ser aún más rudimentarias o inexistentes. .
Los materiales de archivo generalmente se guardan en pilas cerradas y no circulan. [23] Los usuarios solicitan ver materiales específicos de los archivos y sólo pueden consultarlos in situ. [24] [25] Después de localizar la ubicación del registro relevante utilizando una ayuda de búsqueda u otra herramienta de descubrimiento, es posible que el usuario tenga que enviar la solicitud a los archivos, por ejemplo utilizando un formulario de solicitud. [26] Si un archivo tiene parte de sus fondos ubicados en un edificio o instalación separada, recuperar los materiales puede llevar días o semanas, lo que requiere que el usuario envíe sus solicitudes antes de una consulta in situ. [27]
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Una sala de lectura es un espacio, normalmente dentro o cerca del archivo, donde los usuarios pueden consultar materiales de archivo bajo la supervisión del personal. La naturaleza única, frágil o sensible de algunos materiales a veces requiere ciertos tipos de restricciones en su uso, manipulación y/o duplicación. Muchos archivos restringen el tipo de artículos que se pueden llevar a una sala de lectura desde el exterior, como lápices, libretas, bolsos e incluso ropa, para protegerlos contra robos o riesgos de daños a los materiales. [28] Se pueden imponer restricciones adicionales a la cantidad de materiales que se pueden consultar en un momento dado, como limitar a un usuario a una caja a la vez y exigir que todos los materiales estén colocados de manera plana y visibles en todo momento. [29] Algunos archivos proporcionan suministros básicos, como papel de desecho y lápices o cuñas de espuma para soportar materiales inusualmente grandes. [4] Los servicios de duplicación pueden estar disponibles en el archivo, aunque las políticas, los costos y el tiempo requerido pueden variar. [30] [31] Cada vez más, los archivos también permiten a los usuarios utilizar sus propios dispositivos, como cámaras portátiles, teléfonos móviles e incluso escáneres, para duplicar materiales. [26] [32] El uso de guantes blancos o de cualquier otro tipo, si bien es popular en los programas de televisión, no es necesariamente necesario para manipular documentos de archivo, debido a preocupaciones sobre la fragilidad de las páginas y el texto. [33] Pueden ser necesarios para manipular volúmenes con encuadernaciones deficientes, si se quitan los guantes para las páginas internas para evitar la transferencia de suciedad y otros materiales, y deben usarse al manipular fotografías. Siempre consulte con el archivero si se requieren guantes o no.
Los archivos también pueden brindar acceso al contenido a través de microfilmes (incluidas fichas y otros formatos) debido a la fragilidad o popularidad del archivo original. También se podrán proporcionar copias digitales por el mismo motivo. Antes de solicitar acceso al original, los usuarios deben asegurarse de que los elementos reformateados sean adecuados para el uso para el que se requieren. Los motivos para solicitar acceso al contenido original pueden incluir la necesidad de ver una imagen en color (perspectivas arquitectónicas y dibujos en alzado, mapas y planos, etc.) o por motivos de accesibilidad (un vértigo visual leve no suele considerarse un motivo para acceder a los originales, ya que el efecto puede mitigarse mediante una lectura más lenta de la película).
Algunos materiales pueden contener información relacionada con la privacidad y confidencialidad de personas vivas, como registros médicos y de estudiantes, y exigen atención especial. Los materiales que puedan contener información de identificación personal , como números o nombres de seguridad social, deben manejarse de manera adecuada, y un archivo podría proporcionar copias redactadas de materiales o negar el acceso a materiales por motivos de privacidad u otras preocupaciones legislativas. [34] [35]
Cada vez más materiales de archivo se digitalizan o nacen digitales, lo que permite acceder a ellos fuera del sitio a través de Internet u otros servicios en red. Los archivos que tienen materiales digitales accesibles al público pueden hacer que sus fondos sean visibles para los motores de búsqueda de Internet compartiendo o exponiendo sus catálogos electrónicos y/o metadatos, utilizando estándares como el Protocolo de la Iniciativa de Archivos Abiertos para la Recolección de Metadatos (OAI-PMH) . Algunas instituciones tienen portales en línea donde los usuarios pueden acceder libremente a materiales digitales que el archivo ha puesto a disposición, como los Archivos de la Biblioteca Pública de Nueva York o los Archivos de la Institución Smithsonian. Los gobiernos y sus instituciones relacionadas pueden utilizar estas salas de lectura "electrónicas" o "virtuales" para cargar documentos y materiales que hayan sido solicitados por el público, por ejemplo a través de solicitudes de la FOIA o de acuerdo con las políticas de divulgación de registros. [36] [37] [38]
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