El punto de venta ( POS ) o punto de compra ( POP ) es el momento y lugar en el que se completa una transacción minorista. En el punto de venta, el comerciante calcula el importe adeudado por el cliente , indica dicho importe, puede preparar una factura para el cliente (que puede ser una impresión de la caja registradora) e indica las opciones para que el cliente realice el pago. También es el punto en el que un cliente realiza un pago al comerciante a cambio de bienes o después de la prestación de un servicio. Después de recibir el pago, el comerciante puede emitir un recibo , como prueba de la transacción, que generalmente se imprime pero también se puede prescindir de él o enviarlo electrónicamente. [1] [2] [3]
Para calcular el importe adeudado por un cliente, el comerciante puede utilizar diversos dispositivos como básculas , lectores de códigos de barras y cajas registradoras (o las más avanzadas "cajas registradoras POS", que a veces también se denominan "sistemas POS" [4] [5] ). Para realizar un pago, están disponibles terminales de pago , pantallas táctiles y otras opciones de hardware y software.
El punto de venta se suele denominar punto de servicio porque no es solo un punto de venta, sino también un punto de devolución o de pedido del cliente. El software de terminal POS también puede incluir funciones para funciones adicionales, como gestión de inventario , CRM , finanzas o almacenamiento .
Las empresas están adoptando cada vez más los sistemas POS, y una de las razones más obvias y convincentes es que un sistema POS elimina la necesidad de etiquetas de precios . Los precios de venta están vinculados al código de producto de un artículo al agregar stock, por lo que el cajero simplemente escanea este código para procesar una venta. Si hay un cambio de precio, esto también se puede hacer fácilmente a través de la ventana de inventario. Otras ventajas incluyen la capacidad de implementar varios tipos de descuentos, un plan de fidelización para los clientes y un control de stock más eficiente. Estas características son típicas de casi todos los sistemas ePOS modernos.
.jpg/1280px-Kulutusosuuskuntien_Keskusliiton_kokoelma_D1974_13642U_(30841435146).jpg)
Los minoristas y los vendedores suelen referirse al área alrededor de la caja como punto de venta ( POV ) cuando lo analizan desde la perspectiva del cliente. Esto es particularmente así cuando se planifica y diseña el área, así como cuando se considera una estrategia de marketing y ofertas.
Algunos proveedores de puntos de venta se refieren a su sistema POS como "sistema de gestión minorista", que es un término más apropiado, ya que este software no es solo para procesar ventas, sino que viene con muchas otras capacidades, como gestión de inventario, sistemas de membresía, registros de proveedores, contabilidad, emisión de órdenes de compra, cotizaciones y transferencias de stock, creación de etiquetas de código de barras ocultas, informes de ventas y, en algunos casos, redes o enlaces de puntos de venta remotos, por nombrar algunos de los principales.
Sin embargo, es el término sistema POS, más que sistema de gestión minorista , el que está de moda entre los usuarios finales y los proveedores.
La definición básica y fundamental de un Sistema POS es un sistema que permite el procesamiento y registro de transacciones entre una empresa y sus consumidores, en el momento en el que se compran bienes y/o servicios.
Las primeras cajas registradoras electrónicas (ECR) se controlaban con software propietario y tenían funciones y capacidades de comunicación limitadas. En agosto de 1973, IBM lanzó los sistemas de tiendas IBM 3650 y 3660 que eran, en esencia, una computadora central utilizada como controlador de tienda que podía controlar hasta 128 cajas registradoras de punto de venta IBM 3653/3663. Este sistema fue el primer uso comercial de la tecnología cliente-servidor, comunicaciones peer to peer , respaldo simultáneo en red de área local (LAN) e inicialización remota. A mediados de 1974, se instaló en las tiendas Pathmark en Nueva Jersey y en los grandes almacenes Dillard's .
Uno de los primeros sistemas de caja registradora controlados por microprocesador fue construido por William Brobeck and Associates en 1974, para los restaurantes McDonald's . [6] Utilizaba el Intel 8008 , un microprocesador temprano (precursor del procesador Intel 8088 utilizado en la computadora personal IBM original ). Cada estación en el restaurante tenía su propio dispositivo que mostraba el pedido completo de un cliente (por ejemplo, [2] batido de vainilla, [1] papas fritas grandes, [3] BigMac ) utilizando teclas numéricas y un botón para cada elemento del menú. Al presionar el botón [Grill], se podía trabajar en un segundo o tercer pedido mientras se realizaba la primera transacción. Cuando el cliente estaba listo para pagar, el botón [Total] calculaba la factura, incluido el impuesto a las ventas para casi cualquier jurisdicción de los Estados Unidos. Esto lo hacía preciso para McDonald's y muy conveniente para los camareros y proporcionaba al dueño del restaurante un control del monto que debería estar en los cajones de efectivo. Se conectaron hasta ocho dispositivos a una de dos computadoras interconectadas para que los informes impresos, los precios y los impuestos pudieran manejarse desde cualquier dispositivo deseado al ponerlo en modo de administrador . Además de la memoria de corrección de errores, se mejoró la precisión al tener tres copias de todos los datos importantes con muchos números almacenados solo como múltiplos de 3. Si una computadora fallaba, la otra podía manejar toda la tienda.
En 1986, Gene Mosher presentó el primer software de punto de venta gráfico [7] con una interfaz de pantalla táctil bajo la marca registrada ViewTouch [8] en la computadora a color Atari 520ST de 16 bits . [9] Presentaba una interfaz de pantalla táctil a color controlada por widgets que permitía la configuración de widgets que representaban elementos del menú sin programación de bajo nivel. [10] El software de punto de venta ViewTouch se demostró por primera vez en público en Fall Comdex, 1986, [11] en Las Vegas, Nevada, ante grandes multitudes que visitaban el stand de Atari Computer. Este fue el primer sistema POS disponible comercialmente con una interfaz de pantalla táctil gráfica a color controlada por widgets y se instaló en varios restaurantes en los EE. UU. y Canadá.
En 1986, IBM presentó su serie 468x de equipos POS basados en Concurrent DOS 286 y FlexOS 1.xx de Digital Research , un sistema operativo multitarea modular en tiempo real y multiusuario.
Se ha desarrollado una amplia gama de aplicaciones POS en plataformas como Windows y Unix. La disponibilidad de potencia de procesamiento local, almacenamiento de datos local, redes e interfaz gráfica de usuario han hecho posible el desarrollo de sistemas POS flexibles y altamente funcionales. El costo de dichos sistemas también ha disminuido, ya que ahora todos los componentes se pueden comprar listos para usar.
En 1993, IBM adoptó FlexOS 2.32 como base de su sistema operativo IBM 4690 en su serie 469x de terminales POS. Este sistema se desarrolló hasta 2014, cuando se vendió a Toshiba , que siguió brindándole soporte técnico al menos hasta 2017.
Con el aumento de las opciones de hardware de consumo y un mercado más competitivo, en la década de 1990 se prestó mayor atención a la interacción del usuario entre los empleados de la tienda y los sistemas POS. Las pantallas táctiles y las pantallas más grandes se hicieron ampliamente disponibles en la década de 1990, ofreciendo una alternativa a las pantallas limitadas como las VFD de dos líneas utilizadas en el IBM 4683. El rendimiento de los empleados que utilizan los dispositivos POS, un costo controlable para la empresa, depende de la facilidad de aprendizaje, la facilidad de uso y el nivel de experiencia del empleado con él. Aunque los empleados experimentados trabajan más rápidamente con la entrada mecánica con clave , [12] algunos sistemas favorecieron la adopción de tecnología GUI por facilidad de aprendizaje o por factores ergonómicos. [13]
Los requisitos clave que deben cumplir los sistemas POS modernos incluyen una velocidad operativa alta y constante, confiabilidad, facilidad de uso, capacidad de soporte remoto, bajo costo y gran funcionalidad. Los minoristas pueden esperar razonablemente adquirir dichos sistemas (incluido el hardware) por aproximadamente US$4000 (a partir de 2009) por caja.
La fiabilidad no depende totalmente del desarrollador, sino a veces de la compatibilidad entre una base de datos y una versión del sistema operativo. Por ejemplo, el sistema de base de datos Microsoft Access, ampliamente utilizado , tuvo un problema de compatibilidad cuando las máquinas con Windows XP se actualizaron a una versión más nueva de Windows. Microsoft no ofreció una solución inmediata. Algunas empresas se vieron gravemente afectadas en el proceso y muchas volvieron a Windows XP para resolver el problema rápidamente. Otras empresas utilizaron el apoyo de la comunidad, ya que se ha encontrado una solución para este problema mediante un ajuste del registro. [14] [ fuente no fiable ]
Los sistemas POS son uno de los sistemas de software más complejos que existen debido a las características que requieren los diferentes usuarios finales. Muchos sistemas POS son paquetes de software que incluyen módulos de venta, inventario, recuento de existencias, pedidos a proveedores, fidelización de clientes y generación de informes. A veces, se incluyen también funciones de pedidos de compra, transferencia de existencias, emisión de cotizaciones, creación de códigos de barras, contabilidad o incluso contabilidad. Cada uno de estos módulos está interconectado para que cumplan su propósito práctico y maximicen su usabilidad.
Por ejemplo, la ventana de venta se actualiza inmediatamente cuando se produce una nueva entrada de miembro a través de la ventana de membresía debido a esta interconexión. De manera similar, cuando se realiza una transacción de venta, cualquier compra realizada por un miembro queda registrada en la ventana de membresía para que informe sobre la misma, proporcionando información como el tipo de pago, los bienes adquiridos, la fecha de compra y los puntos acumulados. Un análisis exhaustivo realizado por una máquina POS puede necesitar procesar varias características de un solo producto, como el precio de venta, el saldo, el costo promedio, la cantidad vendida, la descripción y el departamento. Se requiere una programación altamente compleja (y posiblemente considerables recursos informáticos) para generar análisis tan extensos.
Los sistemas POS no están diseñados únicamente para dar servicio a los sectores minorista, mayorista y hotelero, como ha sido históricamente el caso. En la actualidad, los sistemas POS también se utilizan en empresas de alquiler de bienes e inmuebles, talleres de reparación de equipos, gestión de la atención sanitaria, taquillas como cines e instalaciones deportivas y muchas otras operaciones en las que se requieren capacidades como las siguientes: procesamiento de transacciones monetarias, asignación y programación de instalaciones, mantenimiento de registros y programación de servicios prestados a clientes, seguimiento de bienes y procesos (reparación o fabricación), facturación y seguimiento de deudas y pagos pendientes.
Los clientes tienen diferentes expectativas en cada sector. La funcionalidad de generación de informes por sí sola está sujeta a muchas demandas, especialmente de aquellos que trabajan en el sector minorista y mayorista. Por citar requisitos especiales, los productos de algunas empresas pueden incluir productos perecederos y, por lo tanto, el sistema de inventario debe ser capaz de avisar al administrador y al cajero sobre productos vencidos o próximos a vencer. Algunas empresas minoristas requieren que el sistema almacene créditos para sus clientes, créditos que se pueden utilizar posteriormente para pagar los productos. Algunas empresas esperan que el sistema POS se comporte como un sistema de gestión de inventario completo , incluida la capacidad de proporcionar informes FIFO (First In First Out) y LIFO (Last In First Out) de sus productos para fines contables e impositivos.
En el sector de la hostelería , las capacidades de los sistemas POS también pueden variar significativamente. Por ejemplo, un restaurante suele preocuparse por el funcionamiento de la ventanilla de venta: si tiene funciones como la creación de botones de artículos, diversos descuentos, la adición de un cargo por servicio, la retención de recibos, la formación de colas, el servicio de mesa y de comida para llevar, la fusión y división de un recibo. Estas capacidades pueden ser insuficientes para un spa o un centro de adelgazamiento que requerirían, además, una ventanilla de programación con registros históricos de la asistencia de los clientes y sus requisitos especiales.
Un sistema POS puede diseñarse para distintos propósitos según los procesos de negocio de cada usuario. A menudo, un sistema POS estándar no es adecuado para los clientes. Se requiere cierta personalización, y por eso un sistema POS puede volverse muy complejo. La complejidad de un sistema POS maduro se extiende a la interconexión en red remota o interconexión entre puntos de venta remotos y la sede central, de modo que sea posible la actualización en ambos sentidos. Algunos sistemas POS ofrecen la vinculación de pedidos basados en la web a su ventanilla de venta. Incluso cuando solo se requiere una red local (como en el caso de un supermercado de alto tráfico), existe el desafío siempre presente para el desarrollador de mantener la mayoría, si no todas, sus estaciones POS en funcionamiento. Esto exige mucho no solo la codificación del software, sino también el diseño de todo el sistema, que abarca cómo funcionan juntas las estaciones individuales y la red, y una consideración especial para la capacidad de rendimiento y el uso de bases de datos. Debido a tal complejidad, los errores y fallos que se encuentran en los sistemas POS son frecuentes. [15]
En lo que respecta a las bases de datos, los sistemas POS son muy exigentes en cuanto a su rendimiento debido a los numerosos envíos y recuperaciones de datos (necesarios para la secuenciación correcta del número de recibo, la comprobación de diversos descuentos, la afiliación, el cálculo del subtotal, etc.) tan solo para procesar una única transacción de venta. No se puede comprometer la inmediatez que requiere el sistema en la ventanilla de venta, como puede observarse en el mostrador de caja de un supermercado. Esto supone una gran presión para las bases de datos empresariales individuales si solo hay unas decenas de miles de registros de venta en la base de datos. Se sabe, por ejemplo, que la base de datos empresarial Microsoft SQL Server se bloquea por completo (incluido el sistema operativo) durante muchos minutos en esas condiciones y muestra un mensaje de error que indica que se ha agotado el tiempo de espera. Incluso una base de datos más ligera como Microsoft Access se ralentizará con el tiempo si el problema de la sobrecarga de la base de datos no se prevé y el sistema no lo gestiona automáticamente. Por lo tanto, la necesidad de realizar pruebas exhaustivas, depurar e improvisar soluciones para prevenir fallos de una base de datos antes de la implementación comercial complica el desarrollo.
La precisión de los sistemas POS es exigente, dado que las transacciones monetarias se realizan continuamente no solo a través de la ventanilla de venta, sino también en la parte final, mediante la recepción e introducción de mercancías en el inventario. Los cálculos necesarios no siempre son sencillos. Puede haber muchos descuentos y ofertas que sean exclusivos de productos específicos, y la máquina POS debe procesar rápidamente las diferencias y el efecto en los precios. Existe mucha complejidad en la programación de tales operaciones, especialmente cuando no se puede permitir ningún error en el cálculo.
Otros requisitos incluyen que el sistema debe tener funcionalidad para descuentos de membresía y acumulación/uso de puntos, descuentos por cantidad y promocionales, ofertas combinadas, redondeo de efectivo, emisión de facturas/órdenes de entrega con montos pendientes. Debe permitir que un usuario ajuste el inventario de cada producto en función del recuento físico, realice un seguimiento de la caducidad de los productos perecederos, cambie los precios, proporcione un registro de auditoría cuando se realice una modificación de los registros de inventario, sea capaz de funcionar con múltiples puntos de venta, control de existencias desde la sede central, funcione también como un sistema de facturación, por nombrar solo algunos.
Está claro que el término "sistema POS" implica una amplia gama de capacidades en función de los requisitos del usuario final. No se puede esperar que los sitios web de reseñas de sistemas POS cubran la mayoría de las características, ni mucho menos todas. A menos que uno sea un desarrollador, no es realista esperar que el revisor conozca todos los aspectos de un sistema POS. Por ejemplo, un sistema POS puede funcionar sin problemas en una base de datos de prueba durante la revisión, pero no cuando la base de datos crece significativamente en tamaño tras meses de uso. Y este es solo uno de los muchos problemas de funcionalidad críticos ocultos de un sistema POS.
Los vendedores y minoristas están trabajando para estandarizar el desarrollo de sistemas POS computarizados y simplificar la interconexión de dispositivos POS. Dos de esas iniciativas fueron OPOS y JavaPOS , ambas conformes al estándar UnifiedPOS liderado por The National Retail Foundation .
OPOS ( OLE para POS) fue el primer estándar adoptado comúnmente y fue creado por Microsoft , NCR Corporation , Epson y Fujitsu-ICL . OPOS es una interfaz basada en COM compatible con todos los lenguajes de programación habilitados para COM para Microsoft Windows . OPOS se lanzó por primera vez en 1996. JavaPOS fue desarrollado por Sun Microsystems , IBM y NCR Corporation en 1997 y lanzado por primera vez en 1999. JavaPOS es para Java lo que OPOS es para Windows y, por lo tanto, en gran medida independiente de la plataforma.
Existen varias formas de comunicación que utilizan los sistemas POS para controlar periféricos como:
También hay casi tantos protocolos propietarios como empresas que fabrican periféricos para POS. La mayoría de los periféricos para POS, como pantallas e impresoras, admiten varios de estos protocolos de comando para funcionar con muchas marcas diferentes de terminales y computadoras para POS.
El diseño de la ventana de venta es lo más importante para el usuario. Esta interfaz de usuario es muy importante en comparación con las de otros paquetes de software como editores de texto o programas de hojas de cálculo donde la velocidad de navegación no es tan crucial para el rendimiento del negocio.
En el caso de las empresas que se encuentran en ubicaciones privilegiadas donde los bienes inmuebles son escasos, puede ser habitual ver una cola de clientes. Cuanto más rápido se complete una venta, menor será el tiempo de espera, lo que mejora la satisfacción del cliente y ocupa menos espacio, lo que beneficia a los compradores y al personal. Las operaciones con mucho tráfico, como las tiendas de comestibles y los cafés, necesitan procesar las ventas rápidamente en el mostrador de ventas, por lo que el flujo de la interfaz de usuario suele diseñarse con la menor cantidad de ventanas emergentes u otras interrupciones para garantizar que el operador no se distraiga y la transacción se pueda procesar lo más rápido posible.
Si bien es posible mejorar la ergonomía , una apariencia limpia y rápida puede lograrse a costa de sacrificar funciones que los usuarios finales suelen desear, como descuentos, acceso a pantallas de comisiones obtenidas y esquemas de membresía y fidelidad que pueden implicar considerar una función diferente del POS para garantizar que la pantalla del punto de venta contenga solo lo que un cajero necesita a su disposición para atender a los clientes.
La llegada de la computación en la nube ha dado lugar a la posibilidad de implementar sistemas de punto de venta electrónico (EPOS) [16] como software como servicio , al que se puede acceder directamente desde Internet mediante cualquier navegador de Internet . Gracias a los avances anteriores en los protocolos de comunicación para el control del hardware de los POS, los sistemas POS basados en la nube son independientes de las limitaciones de la plataforma y del sistema operativo. Los sistemas EPOS basados en la nube (la mayoría de los POS de las pequeñas empresas en la actualidad) generalmente se basan en suscripciones, lo que incluye soporte al cliente continuo. [17]
En comparación con las cajas registradoras tradicionales (que tienden a ser significativamente más baratas pero solo procesan ventas e imprimen recibos), los sistemas POS incluyen una actualización automática de los niveles de existencias de la biblioteca de inventario cuando se venden productos, informes en tiempo real accesibles desde una computadora remota, planillas de horas del personal y una biblioteca de clientes con funciones de fidelización. [18] [ aclaración necesaria ] [ aclaración necesaria ]
Los sistemas POS basados en la nube también se crean para ser compatibles con una amplia gama de hardware POS y, a veces, tabletas como el iPad de Apple . Por lo tanto, los POS basados en la nube también ayudaron a expandir los sistemas POS a dispositivos móviles , como tabletas o teléfonos inteligentes . [19]
Estos dispositivos también pueden actuar como lectores de códigos de barras mediante una cámara incorporada y como terminales de pago mediante tecnología NFC incorporada o un lector de tarjetas de pago externo. Varias empresas de POS desarrollaron su software específicamente para que estuviera basado en la nube. Otras empresas que se lanzaron antes de la década de 2000 han adaptado desde entonces su software a la tecnología en evolución.
Los sistemas POS basados en la nube se diferencian de los POS tradicionales en gran medida porque los datos de los usuarios, incluidas las ventas y el inventario, no se almacenan localmente, sino en un servidor remoto. El sistema POS tampoco se ejecuta localmente, por lo que no requiere instalación.
Dependiendo del proveedor del POS y de los términos del contrato, en comparación con la instalación tradicional de un POS local, es más probable que el desarrollador actualice continuamente el software con funciones más útiles y un mejor rendimiento en términos de recursos informáticos en el servidor remoto y en términos de menos errores y fallas.
Otras ventajas de un POS basado en la nube son la centralización instantánea de datos (importante especialmente para las cadenas de tiendas), la capacidad de acceder a los datos desde cualquier lugar donde haya conexión a Internet y menores costos iniciales. [20]
Los sistemas de punto de venta basados en la nube requieren una conexión a Internet. Por este motivo, es importante utilizar un dispositivo con conectividad 3G en caso de que la conexión a Internet principal del dispositivo deje de funcionar. Además de ser significativamente menos costosos que los sistemas de punto de venta tradicionales, una ventaja notable de los sistemas de punto de venta basados en la nube es la capacidad de cambiar a un producto diferente, de un desarrollador diferente, sin tener que comprar nuevo hardware. Los numerosos desarrolladores que crean nuevas aplicaciones de software ayudan a garantizar que el sistema tenga soporte durante más tiempo que un sistema de punto de venta tradicional típico.
Hace menos de una década o incluso media década aparecieron en escena varios sistemas POS basados en la nube. Estos sistemas suelen estar diseñados para restaurantes y pequeñas y medianas empresas minoristas con procesos de venta bastante simples, como se puede ver en los sitios de reseñas de sistemas POS. De estas reseñas de software se desprende que actualmente no existen sistemas POS basados en la nube de nivel empresarial en el mercado. "Nivel empresarial" significa aquí que el inventario debe ser capaz de manejar una gran cantidad de registros, como los que requieren las tiendas de comestibles y los supermercados. También puede significar que el software del sistema y el servidor en la nube deben ser capaces de generar informes, como análisis de ventas en comparación con el inventario, tanto para un solo establecimiento como para varios que estén interconectados para su administración por parte de la sede central de la operación comercial.
Los proveedores de POS de estos sistemas basados en la nube también deben tener un plan de contingencia sólido para la falla de su servidor remoto, como el soporte de servidor de conmutación por error. A veces, un centro de datos importante puede fallar por completo, como en un incendio. [21] Por lo tanto, a veces se consideran instalaciones locales junto con la implementación basada en la nube para prevenir este tipo de incidentes, especialmente para empresas con mucho tráfico. Es posible que las instalaciones locales no tengan el inventario y la información de membresía más actualizados.
Para tal contingencia, un enfoque más innovador aunque altamente complejo para el desarrollador es tener una versión reducida del sistema POS instalada en la computadora del cajero en el punto de venta. Diariamente, la información más reciente sobre inventario y membresía del servidor remoto se actualiza automáticamente en la base de datos local. De esta manera, si el servidor remoto falla, el cajero puede cambiar a la ventanilla de venta local sin interrumpir las ventas. Cuando el servidor remoto se restaura y el cajero cambia al sistema en la nube, los registros de venta procesados localmente se envían automáticamente al sistema remoto, manteniendo así la integridad de la base de datos remota.
Si bien los sistemas POS basados en la nube ahorran al usuario final los costos iniciales y los desafíos técnicos que implica mantener una instalación local, existe el riesgo de que si el proveedor basado en la nube cierra, esto pueda resultar en una terminación más inmediata de los servicios para el usuario final en comparación con el caso de un sistema POS tradicional completamente local donde aún puede funcionar sin el proveedor.
Otra consideración es que un sistema POS basado en la nube en realidad expone los datos comerciales a los proveedores de servicios (la empresa de servicios de alojamiento y el proveedor del POS, que tienen acceso tanto a la aplicación como a la base de datos). La importancia de proteger la información comercial crítica, como los nombres de los proveedores, los artículos más vendidos y los procesos de relación con los clientes, no se puede subestimar, dado que a veces los pocos factores clave de éxito o los secretos comerciales de una empresa son realmente accesibles a través del sistema POS. Esta preocupación por la seguridad y la privacidad es un problema constante en la computación en la nube .
La industria minorista es uno de los usuarios predominantes de terminales POS. La interfaz POS en un establecimiento minorista varía mucho según la industria y el propietario del minorista, pero generalmente incluye una caja registradora (generalmente una computadora especializada basada en x86 que ejecuta Windows Embedded o Linux ), un método para la entrada de empleados, cajón de efectivo, impresora de recibos , lectores de códigos de barras (que pueden incorporar una báscula) y una interfaz para procesar pagos con tarjeta y procesar información del cliente (una terminal de pago ). También puede incluir una cinta transportadora , un divisor de caja , lectores portátiles inalámbricos, sistemas integrados de procesamiento de tarjetas y pantallas orientadas al cliente para mostrar totales y mostrar anuncios. Si bien algunos sistemas utilizan interfaces de PC típicas (como un teclado y un mouse), es mucho más común utilizar pantallas táctiles , ya que permiten una respuesta más rápida y una mejor personalización para el minorista. En el pasado, la mayoría de los sistemas IBM usaban una interfaz principalmente basada en teclado, y NCR anteriormente usaba teclas laterales en sus pantallas antes de que las pantallas táctiles estuvieran ampliamente disponibles, de manera similar a sus productos ATM.
El software del sistema POS puede manejar una gran variedad de funciones basadas en el cliente, como ventas, devoluciones, cambios, apartados, tarjetas de regalo , registros de regalos, programas de fidelización de clientes, promociones, descuentos y mucho más. El software POS también puede permitir funciones como ventas promocionales planificadas previamente, validación de cupones del fabricante, manejo de moneda extranjera y múltiples tipos de pago.
La unidad POS se encarga de las ventas al consumidor, pero es sólo una parte de todo el sistema POS utilizado en un negocio minorista. Los servidores de control, o computadoras de "Back-office", normalmente se encargan de otras funciones del sistema POS, como el control de inventario, la fijación de precios, la compra, la recepción y la transferencia de productos hacia y desde otras ubicaciones. Otras funciones típicas de un sistema POS son: información de ventas en tienda para permitir devoluciones de clientes, fines de informes, tendencias de ventas y análisis de costo/precio/ganancia. La información del cliente puede almacenarse para la gestión de cuentas por cobrar, fines de marketing y análisis de compras específicas. Muchos sistemas POS minoristas incluyen una interfaz de contabilidad que "alimenta" las ventas y las pérdidas de productos, los totales esperados de la caja registradora y la información de productividad del cajero a aplicaciones de contabilidad independientes.
Un sistema POS multiterminal utilizado por grandes minoristas como supermercados y grandes almacenes tiene una arquitectura de software y base de datos mucho más exigente que la de una sola estación que se ve en pequeños puntos de venta. Un supermercado con mucho tráfico no puede permitirse un fallo sistémico, por lo que cada estación de punto de venta está diseñada para ser robusta en su funcionamiento. La mayoría de los sistemas POS patentados diseñados para grandes minoristas utilizan 2 servidores, uno de los cuales actúa como respaldo en caso de falla. En el caso de que ambos servidores fallen, los sistemas POS individuales entrarán en un modo a prueba de fallas, donde los datos de ventas se almacenan localmente y se exportan de nuevo a los servidores cuando se restablece la conexión. Sin embargo, esto puede resultar difícil de implementar en algunos casos, ya que muchos sistemas POS comerciales no tienen discos duros por motivos de seguridad y, a menudo, tienen cantidades limitadas de RAM .
La realización de actualizaciones entre varias estaciones y la computadora administrativa del back-end debe ser redundante, de modo que las actualizaciones de inventario y promociones se reflejen con precisión en el momento del pago sin tener que reiniciar la computadora, y se reflejen registros de ventas precisos en la computadora del back-end al final del día hábil.
Esto se vuelve aún más complicado cuando existe un sistema de membresía que requiere una actualización bidireccional en tiempo real de los puntos de membresía entre las estaciones de venta y la computadora administrativa del back-end.
Las operaciones minoristas, como ferreterías, almacenes de madera, tiendas de electrónica y las llamadas grandes superficies multifacéticas, necesitan funciones adicionales especializadas en comparación con otras tiendas. El software de punto de venta en estos casos gestiona pedidos especiales, órdenes de compra, órdenes de reparación, programas de servicio y alquiler, así como funciones típicas de punto de venta. Se requiere hardware resistente para los sistemas de punto de venta utilizados en entornos exteriores. Los dispositivos inalámbricos, los dispositivos alimentados por batería, las unidades todo en uno y las máquinas preparadas para Internet son típicos en esta industria.
Recientemente se han introducido nuevas aplicaciones que permiten realizar transacciones en puntos de venta mediante teléfonos móviles y tabletas. Según un estudio reciente, se espera que los terminales de punto de venta móviles (mPOS) reemplacen las técnicas de pago contemporáneas debido a varias características, entre ellas la movilidad, la inversión inicial de bajo costo y una mejor experiencia del usuario. [22]
A mediados de la década de 2000, la comunidad de ciegos de los Estados Unidos participó en negociaciones estructuradas para garantizar que los dispositivos de punto de venta minorista tuvieran teclados táctiles. Sin teclas que se puedan sentir, una persona ciega no puede ingresar su PIN de forma independiente. A mediados de la década de 2000, los minoristas comenzaron a utilizar dispositivos de "pantalla plana" o "captura de firma" que eliminaron los teclados táctiles. Las personas ciegas se vieron obligadas a compartir su PIN confidencial con los empleados de las tiendas para usar sus tarjetas de débito y otras tarjetas basadas en PIN. La comunidad de ciegos llegó a un acuerdo con Walmart, Target, CVS y otros ocho minoristas que exigían claves físicas reales para que las personas ciegas pudieran usar los dispositivos.
Las primeras tiendas solían guardar la mercancía detrás de un mostrador. El personal recogía los artículos para los clientes para evitar la posibilidad de robos y las ventas se realizaban en el mismo mostrador. Las tiendas de comestibles de autoservicio como Piggly Wiggly , que comenzaron en 1916, permitían a los clientes recoger sus propios artículos y pasar por el punto de venta de camino a la salida.
Las tiendas modernas tienen una variedad de configuraciones de caja, pero casi todas las tiendas tienen su área de caja principal situada cerca de la entrada/salida. Las tiendas más pequeñas pueden utilizar mostradores simples, mientras que las tiendas de grandes superficies suelen utilizar un sistema de cintas transportadoras espaciadas en "carriles" separados para procesar los pedidos. Los carriles exprés pueden limitar el tipo de pago, o la cantidad o tipo de productos, para agilizar el servicio. Algunos grandes almacenes también pueden tener cajas dentro de los departamentos para permitir que los compradores de esa sección paguen sin pasar por las filas principales. Si cada estación de caja tiene una cola separada, los clientes tienen que adivinar qué fila se moverá más rápido, para minimizar sus tiempos de espera. A menudo se sienten frustrados por equivocarse o quedarse atrapados detrás de otro cliente que tiene un problema o que tarda demasiado en pagar. Algunas tiendas utilizan una sola fila, mucho más larga pero de mayor movimiento, que es atendida por varias cajas, lo que produce el mismo tiempo de espera promedio, pero reduce la frustración y la variación en el tiempo de espera de una persona a otra. [23] Independientemente de la configuración, las líneas de pago generalmente pasan por artículos que se compran por impulso para captar la atención de clientes que de otro modo estarían inactivos.
A medida que la tecnología de autopago ha avanzado, más minoristas de todo tipo han incluido el autopago como una opción y, en algunos casos , han reemplazado por completo las líneas de pago tradicionales operadas por cajeros. Los quioscos de autopago generalmente se mantienen juntos en un área de "corral" adyacente a las cajas registradoras habituales para que los empleados de la tienda puedan monitorear más fácilmente las transacciones, aunque ocasionalmente también se instalan en un estilo más típico de "carril" con cintas transportadoras para cargar los comestibles. Las implementaciones más modernas de autopago incluyen escanear artículos y pagar dentro de la aplicación móvil de un minorista, o usar tecnología de RF y cámaras para detectar artículos en la puerta y cargar la cuenta del cliente automáticamente.
Los sistemas de punto de venta para hostelería son sistemas informáticos que incorporan cajas registradoras, ordenadores y equipos periféricos, normalmente conectados a una red informática para su uso en restaurantes, peluquerías u hoteles. Al igual que otros sistemas de punto de venta, estos sistemas registran las ventas, la mano de obra, la nómina y pueden generar registros que se utilizan en contabilidad y teneduría de libros . Las oficinas corporativas de los restaurantes, los encargados de solucionar problemas y otras partes autorizadas pueden acceder a ellos de forma remota.
Los sistemas de punto de venta han revolucionado la industria de la restauración, en particular en el sector de la comida rápida. En las tecnologías más recientes, las cajas registradoras son ordenadores, a veces con pantallas táctiles. Las cajas registradoras se conectan a un servidor, a menudo denominado "controlador de tienda" o "unidad de control central". En la red también se encuentran impresoras y monitores. Además, los servidores remotos pueden conectarse a las redes de las tiendas y supervisar las ventas y otros datos de la tienda.
El software de punto de venta típico para restaurantes puede crear e imprimir cuentas para clientes, imprimir pedidos para cocinas y bares para su preparación, procesar tarjetas de crédito y otras tarjetas de pago y generar informes. Además, algunos sistemas implementan buscapersonas inalámbricos y dispositivos de captura de firma electrónica.
En la industria de la comida rápida , las pantallas pueden estar en el mostrador frontal o configuradas para la caja registradora y la toma de pedidos desde el autoservicio o desde el mostrador. Las cajas registradoras en el mostrador frontal permiten tomar y servir pedidos en la misma terminal, mientras que las cajas registradoras desde el autoservicio permiten tomar pedidos en una o más ventanillas para ser cobrados y servidos en otra. Además de las cajas registradoras, las pantallas de la cocina y del autoservicio se utilizan para ver los pedidos. Una vez que aparecen los pedidos, se pueden eliminar o recuperar mediante la interfaz táctil o mediante barras táctiles. Los sistemas de autoservicio a menudo se mejoran mediante el uso de intercomunicadores inalámbricos (o con auriculares). La eficiencia de estos sistemas permite reducir los tiempos de servicio y aumentar la eficiencia de los pedidos.
Otra innovación tecnológica para la industria de la restauración es el sistema POS inalámbrico. Muchos restaurantes con un gran volumen de clientes utilizan sistemas POS inalámbricos portátiles para recoger los pedidos, que se envían a un servidor. El servidor envía la información necesaria a la cocina en tiempo real. Los sistemas inalámbricos constan de micrófonos y altavoces para el autoservicio (a menudo un altavoz sirve para ambas funciones), que están conectados a una "estación base" o "módulo central". Este, a su vez, transmite las señales a unos auriculares. Los auriculares pueden ser todo en uno o estar conectados a un cinturón.
Con el desarrollo de la tecnología móvil, también se han propuesto sistemas POS basados en la nube para aumentar la eficiencia de algunos restaurantes, integrados con algunos servicios de software más recientes, como el escaneo de códigos QR para que los clientes hagan sus propios pedidos. Esto da lugar a un nuevo estilo de restaurantes offline con servicio de mesa.
En los hoteles, el software POS permite transferir los cargos por comidas del comedor a la habitación de los huéspedes con uno o dos botones. También puede ser necesario integrarlo con el software de gestión de propiedades.
Los sistemas más nuevos y sofisticados están abandonando el sistema de tipo "servidor de archivos" de base de datos central y pasando a lo que se denomina una "base de datos en clúster". Esto elimina cualquier fallo o tiempo de inactividad del sistema que pueda estar asociado con el servidor de archivos de back office. Esta tecnología permite que el 100% de la información no solo se almacene, sino que también se extraiga de la terminal local, eliminando así la necesidad de depender de un servidor independiente para que el sistema funcione.
Los sistemas de punto de venta con tableta, populares para soluciones minoristas, ahora están disponibles para la industria de la restauración. Inicialmente, estos sistemas no eran sofisticados y muchos de los primeros sistemas no admitían una impresora remota en la cocina. Hoy en día, los sistemas de tableta se utilizan en todo tipo de restaurantes, incluidas las operaciones de servicio de mesa. La mayoría de los sistemas de tableta cargan toda la información a Internet para que los gerentes y propietarios puedan ver los informes desde cualquier lugar con una contraseña y conexión a Internet. El acceso a Internet de los teléfonos inteligentes ha hecho que las alertas y los informes del punto de venta sean muy accesibles. Las tabletas han ayudado a crear el sistema de punto de venta móvil, y las aplicaciones de punto de venta móvil también incluyen pagos, fidelización, pedidos en línea, pedidos en la mesa por parte del personal y pedidos en la mesa por parte de los clientes. En cuanto a los pagos, el punto de venta móvil puede aceptar todo tipo de métodos de pago, desde tarjetas sin contacto, tarjetas con chip EMV y tarjetas móviles con NFC. El punto de venta móvil (también conocido como mPOS) está creciendo rápidamente y nuevos desarrolladores ingresan al mercado casi a diario.
Con la proliferación de tabletas táctiles de bajo precio, cada vez más restaurantes han implementado el autoservicio de pedidos a través de una tableta POS colocada permanentemente en cada mesa. Los clientes pueden navegar por el menú en la tableta y hacer sus pedidos, que luego se envían a la cocina. La mayoría de los restaurantes que tienen menús de autoservicio en iPad incluyen fotos de los platos para que los clientes puedan elegir fácilmente lo que quieren pedir. Esto aparentemente mejora el servicio y ahorra mano de obra por parte del restaurante. Sin embargo, esto depende de cuán inteligentemente se haya programado el sistema.
Por ejemplo, algunos sistemas de pedidos automáticos que no requieren la asistencia de un personal pueden no reconocer correctamente un pedido posterior del mismo cliente en una mesa. Como resultado, el cliente se queda esperando y preguntándose por qué no le sirven su segundo pedido de comida y bebida.
Otro ejemplo de lo inteligente que puede ser el sistema es si un pedido que se ha realizado pero que aún no ha sido procesado por la cocina puede ser modificado por el cliente a través del POS de la tableta. En el caso de un pedido no procesado, el cliente debe tener la opción de recuperarlo fácilmente y modificarlo en el POS de la tableta. Cuando el pedido se está procesando, esta función debe desactivarse automáticamente.
Los sistemas de autoservicio no siempre están completamente libres de la intervención del personal y por buenas razones. Por ejemplo, algunos restaurantes exigen que los platos seleccionados por los clientes sean atendidos y que sólo los pueda pedir el camarero que tenga la contraseña necesaria para ello. Esto evita pedidos falsos (como los que pueden hacer niños juguetones) y posteriores disputas sobre los platos pedidos. Si se piden bebidas alcohólicas, es necesario que el camarero verifique la edad del cliente antes de enviar el pedido.
Las especificaciones técnicas para implementar un sistema de pedidos automáticos de este tipo son más exigentes que las de una única estación POS controlada por un cajero. En cuanto al software y el hardware, cada tableta de una mesa de cliente debe estar conectada en red a la estación POS del cajero y al ordenador de la cocina para que ambos reciban actualizaciones continuas sobre los pedidos realizados. La base de datos común que da servicio a esta red también debe ser capaz de dar servicio a muchos usuarios simultáneos: cajero, clientes, cocina y, tal vez, un bar de bebidas.
Los desarrolladores deben tener en cuenta que algunas bases de datos, como la popular Microsoft Access, pueden tener especificaciones que permitan su uso por parte de varios usuarios simultáneos. Sin embargo, bajo la presión de un sistema POS, pueden fallar estrepitosamente y provocar errores constantes y corrupción de datos.
Los sistemas POS suelen estar diseñados para una variedad de clientes y los usuarios finales pueden programarlos para satisfacer sus necesidades. Algunos clientes grandes escriben sus propias especificaciones para que las implementen los proveedores. En algunos casos, los sistemas POS son vendidos y respaldados por distribuidores externos, mientras que en otros casos son vendidos y respaldados directamente por el proveedor.
La selección de un sistema POS para restaurantes es fundamental para el funcionamiento diario del restaurante y supone una inversión importante que la dirección y el personal del restaurante deben soportar durante muchos años. El sistema POS para restaurantes interactúa con todas las fases de la operación del restaurante y con todos los que están involucrados en el restaurante, incluidos los clientes, los proveedores, los empleados, los gerentes y los propietarios. La selección de un sistema POS para restaurantes es un proceso complejo que debe ser llevado a cabo por el propietario del restaurante y no delegado a un empleado. El proceso de compra se puede resumir en tres pasos: diseño, comparación y negociación. El paso de diseño requiere una investigación para determinar qué características del POS para restaurantes son necesarias para la operación del restaurante. Con esta información, el propietario o gerente del restaurante puede comparar varias soluciones POS para restaurantes para determinar qué sistemas POS cumplen con sus requisitos. El paso final es negociar el precio, las condiciones de pago, la capacitación incluida, la garantía inicial y los costos de soporte continuo. [ cita requerida ]
Los sistemas POS registran las ventas con fines comerciales y fiscales. En los dispositivos POS se puede utilizar un software ilegal denominado "zappers" para falsificar estos registros con el fin de evadir el pago de impuestos.
En algunos países se están introduciendo leyes para hacer más seguros los sistemas de caja registradora. Por ejemplo, se estima que el Tesoro francés deja de recaudar aproximadamente 14.000 millones de euros de ingresos por IVA cada año. El proyecto de ley de finanzas de 2016 pretendía abordar parte de esta pérdida al obligar a los contribuyentes a operar en “sistemas seguros”. Por lo tanto, a partir del 1 de enero de 2018, todos los comercios minoristas en Francia deben registrar los pagos de los clientes utilizando software de contabilidad seguro certificado o sistemas de caja registradora.
Un sistema de caja registradora certificado debe garantizar (i) la inconmutabilidad, (ii) la seguridad y (iii) el almacenamiento y archivo de datos. Todas las empresas obligadas a cumplir deben obtener un certificado del proveedor del sistema de caja registradora que certifique que el sistema cumple estos requisitos. Esto se debe a que los contribuyentes del IVA pueden tener que proporcionar un certificado a las autoridades fiscales que demuestre que su sistema de gestión de efectivo cumple con los nuevos requisitos.
Si la empresa no puede proporcionar este certificado a las autoridades fiscales, se le puede imponer una multa. Y, si las autoridades fiscales pueden demostrar un uso fraudulento del sistema, tanto la empresa como el proveedor del software pueden enfrentarse a sanciones fiscales, multas y sanciones penales. La certificación se puede obtener de: un organismo acreditado por el Comité francés de acreditación (Comité français d'acréditation o COFRAC) o del proveedor del software del sistema de caja registradora.
A pesar de que la tecnología de un sistema POS es más avanzada que la de una caja registradora sencilla, el sistema POS sigue siendo vulnerable al robo por parte de empleados a través de la ventanilla de venta. Un cajero deshonesto en un establecimiento minorista puede conspirar con un amigo que finge ser un cliente normal. Durante la caja, el cajero puede evitar el escaneo de ciertos artículos o introducir una cantidad menor para algunos artículos, beneficiándose así de los productos "gratuitos".
La capacidad de un sistema POS para anular un recibo de venta cerrado con fines de reembolso sin necesidad de una contraseña de un superior autorizado también representa una falla de seguridad. Incluso una función para emitir un recibo con un importe negativo que puede ser útil en determinadas circunstancias, puede ser explotada por un cajero para sacar dinero fácilmente del cajón de efectivo.
Para evitar este tipo de robos por parte de empleados, es fundamental que un sistema POS proporcione una ventana de administración para que el supervisor o administrador genere e inspeccione una lista diaria de recibos de venta, especialmente en lo que respecta a la frecuencia de recibos cancelados antes de su finalización, recibos reembolsados y recibos negativos. Esta es una forma eficaz de alertar a la empresa sobre cualquier actividad sospechosa (como una gran cantidad de ventas canceladas por parte de un cajero determinado) que pueda estar ocurriendo y de tomar medidas de control.
Para disuadir aún más el robo por parte de los empleados, el mostrador de ventas también debe estar equipado con una cámara de circuito cerrado de televisión apuntada al sistema POS para monitorear y registrar todas las actividades.
En el back-end, los cambios de precios y otros cambios, como los descuentos en los artículos del inventario a través del módulo de administración, deben protegerse con contraseñas proporcionadas a administradores de confianza. Todos los cambios realizados también deben registrarse y poder recuperarse posteriormente para su inspección.
Los registros de ventas y el inventario son importantes para el negocio porque brindan información útil a la empresa en términos de preferencias de los clientes, detalles de membresía del cliente, cuáles son los productos más vendidos, quiénes son los proveedores y qué márgenes obtiene la empresa de ellos, los ingresos y costos totales mensuales de la empresa, entre otros.
Es importante que los informes sobre estos asuntos generados en el back end administrativo estén restringidos al personal de confianza. La base de datos a partir de la cual se generan estos informes debe estar protegida mediante contraseñas o mediante el cifrado de los datos almacenados en la base de datos para evitar su copia o manipulación.
A pesar de todas estas precauciones, el sistema POS nunca puede ser totalmente impermeable en términos de seguridad contra el uso indebido interno si un empleado inteligente y deshonesto sabe cómo explotar muchas de sus capacidades que de otro modo serían útiles.
Los informes de prensa sobre piratería de sistemas POS muestran que los piratas informáticos están más interesados en robar información de tarjetas de crédito que en cualquier otra cosa. La facilidad y ventaja que ofrece la capacidad de un sistema POS para integrar el procesamiento de tarjetas de crédito tiene, por tanto, un inconveniente. En 2011, los piratas informáticos pudieron robar datos de tarjetas de crédito de 80.000 clientes porque los franquiciados de Subway "ignoraron directa y descaradamente" los estándares de seguridad y configuración de POS de Subway para el cumplimiento de PCI (que rige la seguridad de los sistemas de pago con tarjeta de crédito y débito). [24]
En junio de 2016, varios cientos de restaurantes de comida rápida Wendy's sufrieron ataques informáticos contra sus sistemas POS mediante malware instalado ilegalmente. [25] El informe continúa diciendo que "se espera que el número de restaurantes franquiciados afectados por estos ataques de seguridad cibernética sea considerablemente mayor que los 300 restaurantes ya implicados" y que los "piratas informáticos realizaron cientos de miles de compras fraudulentas con tarjetas de crédito y débito emitidas por varias instituciones financieras después de violar los sistemas informáticos de Wendy's a fines del año pasado".
Estas hazañas de los piratas informáticos solo fueron posibles porque las tarjetas de pago se procesaron a través del sistema POS, lo que permitió que el malware interceptara los datos de la tarjeta durante el procesamiento o robara y transmitiera datos de la tarjeta no cifrados almacenados en la base de datos del sistema.
En abril de 2017, los investigadores de seguridad identificaron vulnerabilidades críticas en los sistemas de punto de venta desarrollados por SAP y Oracle [26] y comentaron: “Los sistemas POS están plagados de vulnerabilidades y los incidentes ocurrieron porque sus deficiencias de seguridad se hicieron notar”. [27] Si se explotan con éxito, estas vulnerabilidades brindan al perpetrador acceso a todas las funciones legítimas del sistema, como cambiar precios e iniciar y detener terminales de forma remota. Para ilustrar el vector de ataque, los investigadores utilizaron el ejemplo de piratear un POS para cambiar el precio de una MacBook a $1. Los problemas de seguridad se informaron al proveedor y se lanzó un parche poco después de la notificación. Oracle confirmó [28] que un error de seguridad afecta a más de 300.000 sistemas POS de Oracle
En algunos países, las tarjetas de crédito y débito solo se procesan a través de terminales de pago , por lo que es posible ver una gran cantidad de terminales de este tipo para diferentes tarjetas abarrotando los mostradores de venta. Este inconveniente se compensa con el hecho de que los datos de las tarjetas de crédito y débito son mucho menos vulnerables a los piratas informáticos, a diferencia de lo que ocurre cuando las tarjetas de pago se procesan a través del sistema POS, donde la seguridad depende de las acciones que tomen los usuarios finales y los desarrolladores.
Con el lanzamiento de los pagos móviles , en particular Android Pay y Apple Pay en 2015, se espera que, debido a su mayor comodidad junto con las buenas características de seguridad, este sistema eclipsará a otros tipos de servicios de pago, incluido el uso de terminales de pago. Para que los pagos móviles se generalicen por completo, los dispositivos móviles como los teléfonos inteligentes que tienen NFC habilitado primero deben volverse universales. Esto sería cuestión de varios años a partir del momento de escribir este artículo (2017), ya que se espera que cada vez más modelos de nuevos teléfonos inteligentes se vuelvan compatibles con NFC para tal propósito. Por ejemplo, el iPhone 6 es totalmente compatible con NFC para pagos móviles, mientras que el iPhone 5 y los modelos anteriores no lo son. Los desastrosos riesgos de seguridad antes mencionados relacionados con el procesamiento del uso de tarjetas de pago a través de un sistema POS se reducirían en gran medida.
