Un sistema de gestión de recursos humanos ( HRMS ), también sistema de información de recursos humanos ( HRIS ) o sistema de gestión de capital humano ( HCM ) , es una forma de software de recursos humanos (RR. HH.) que combina una serie de sistemas y procesos para garantizar la gestión sencilla de los recursos humanos, los procesos empresariales y los datos. Las empresas utilizan el software de recursos humanos para combinar una serie de funciones de RR. HH. necesarias, como el almacenamiento de datos de los empleados, la gestión de la nómina, el reclutamiento, la administración de beneficios (recompensas totales), el tiempo y la asistencia, la gestión del rendimiento de los empleados y el seguimiento de los registros de competencias y formación.
Un sistema de gestión de recursos humanos garantiza que los procesos cotidianos de recursos humanos sean manejables y de fácil acceso. El campo fusiona los recursos humanos como disciplina y, en particular, sus actividades y procesos básicos de RR.HH. con el campo de la tecnología de la información. Esta categoría de software es análoga a cómo los sistemas de procesamiento de datos evolucionaron hasta convertirse en rutinas y paquetes estandarizados de software de planificación de recursos empresariales (ERP). En general, estos sistemas ERP tienen su origen en un software que integra información de diferentes aplicaciones en una base de datos universal. La vinculación de los módulos financieros y de recursos humanos a través de una base de datos crea la distinción que separa un sistema HRMS, HRIS o HCM de una solución ERP genérica.
La tendencia de automatizar los procesos de nómina y gestión de personal comenzó durante la década de 1970. Debido a la tecnología limitada y a las computadoras mainframe , las empresas todavía dependían de la entrada manual de datos para realizar la evaluación de los empleados y digitalizar los informes. [ cita requerida ]
El primer sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) que integraba funciones de recursos humanos fue SAP R/2 (que luego sería reemplazado por R/3 y S/4hana), introducido en 1979. Este sistema ofrecía a los usuarios la posibilidad de combinar datos corporativos en tiempo real y regular procesos desde un único entorno mainframe. Muchos de los sistemas de RR.HH. más populares de la actualidad todavía ofrecen una considerable funcionalidad de ERP y nóminas.
El primer sistema cliente-servidor completamente centrado en RR.HH. para el mercado empresarial fue PeopleSoft , lanzado en 1987 y posteriormente adquirido por Oracle en 2005. PeopleSoft, alojado y actualizado por los clientes, superó en popularidad al concepto de entorno mainframe. Oracle también ha desarrollado varios sistemas BPM similares para automatizar las operaciones corporativas, incluido Oracle Cloud HCM . [1] [2]
A finales de los años 90, los proveedores de recursos humanos empezaron a ofrecer servicios de recursos humanos alojados en la nube para que esta tecnología fuera más accesible a equipos pequeños y remotos. En lugar de un sistema cliente-servidor, las empresas empezaron a utilizar cuentas en línea en portales basados en la web para acceder al rendimiento de sus empleados. Las aplicaciones móviles también se han vuelto más comunes.
Las tecnologías HRIS y HRMS han permitido a los profesionales de RR.HH. alejarse de su trabajo administrativo tradicional y los han incorporado como activos estratégicos para la empresa. Por ejemplo, estas funciones incluyen el desarrollo de los empleados, así como el análisis de la fuerza laboral para identificar áreas ricas en talento.
La función de los departamentos de recursos humanos es administrativa y común a todas las organizaciones. Las organizaciones pueden haber formalizado procesos de selección, evaluación y nómina. La gestión del " capital humano " ha progresado hasta convertirse en un proceso imperativo y complejo. La función de RR.HH. consiste en realizar un seguimiento de los datos existentes de los empleados, que tradicionalmente incluyen historiales personales, habilidades, capacidades, logros y salario. Para reducir la carga de trabajo manual de estas actividades administrativas, las organizaciones comenzaron a automatizar electrónicamente muchos de estos procesos mediante la introducción de sistemas especializados de gestión de recursos humanos.
Los ejecutivos de RR.HH. confían en profesionales de TI internos o externos para desarrollar y mantener un sistema de gestión de recursos humanos integrado. Antes de que las arquitecturas cliente-servidor evolucionaran a fines de la década de 1980, muchos procesos de automatización de RR.HH. estaban relegados a computadoras centrales que podían manejar grandes cantidades de transacciones de datos. Como consecuencia de la alta inversión de capital necesaria para comprar o programar software propietario, estos sistemas de gestión de recursos humanos desarrollados internamente estaban limitados a organizaciones que poseían una gran cantidad de capital. La llegada de los sistemas cliente-servidor, de proveedores de servicios de aplicaciones y de software como servicio (SaaS) o de gestión de recursos humanos permitió un mayor control administrativo de dichos sistemas. Actualmente, los sistemas de gestión de recursos humanos tienden a abarcar:
El módulo de nóminas automatiza el proceso de pago mediante la recopilación de datos sobre el tiempo y la asistencia de los empleados, el cálculo de diversas deducciones e impuestos y la generación periódica de cheques de pago e informes fiscales de los empleados. Los datos se obtienen generalmente de los módulos de recursos humanos y control de horas para calcular las capacidades de depósito automático y de emisión manual de cheques. Este módulo puede abarcar todas las transacciones relacionadas con los empleados, así como integrarse con los sistemas de gestión financiera existentes.
El módulo de control de asistencia reúne datos estandarizados sobre el tiempo y el trabajo. Los módulos más avanzados ofrecen una amplia flexibilidad en cuanto a métodos de recopilación de datos, capacidades de distribución de mano de obra y funciones de análisis de datos. El análisis de costos y las métricas de eficiencia son las funciones principales.
El módulo de administración de beneficios ofrece a las organizaciones un sistema para administrar y hacer un seguimiento de la participación de los empleados en los programas de beneficios, que suelen incluir seguros, compensaciones, participación en las ganancias y jubilación.
El módulo de gestión de RR.HH. es un componente que abarca muchos otros aspectos de RR.HH. desde la solicitud hasta la jubilación. El sistema registra datos básicos demográficos y de dirección, selección, formación y desarrollo, gestión de capacidades y habilidades, registros de planificación de compensaciones y otras actividades relacionadas. Los sistemas de vanguardia ofrecen la capacidad de "leer" solicitudes e ingresar datos relevantes en los campos de la base de datos correspondientes, notificar a los empleadores y proporcionar gestión y control de puestos. La función de gestión de recursos humanos implica el reclutamiento, la colocación, la evaluación, la compensación y el desarrollo de los empleados de una organización. Inicialmente, las empresas utilizaban sistemas de información basados en computadora para:
El reclutamiento en línea se ha convertido en uno de los principales métodos que emplean los departamentos de RR.HH. para captar candidatos potenciales para los puestos disponibles dentro de una organización. Los sistemas de gestión de talentos , o módulos de reclutamiento, [3] ofrecen una solución de contratación integrada para los sistemas de gestión de RR.HH. que normalmente incluyen:
El costo significativo que implica mantener un esfuerzo de reclutamiento organizado, realizar publicaciones cruzadas dentro y entre bolsas de trabajo generales o específicas de la industria y mantener una exposición competitiva de las disponibilidades ha dado lugar al desarrollo de un módulo dedicado de sistema de seguimiento de solicitantes (ATS).
El módulo de capacitación proporciona un sistema para que las organizaciones administren y hagan un seguimiento de los esfuerzos de capacitación y desarrollo de los empleados. El sistema, normalmente llamado "sistema de gestión del aprendizaje" (LMS) si es un producto independiente, permite a RR.HH. hacer un seguimiento de la educación, las calificaciones y las habilidades de los empleados, así como delinear qué cursos de capacitación, libros, CD, aprendizaje basado en la web o materiales están disponibles para desarrollar qué habilidades. Los cursos se pueden ofrecer en sesiones con fechas específicas, y los delegados y los recursos de capacitación se asignan y administran dentro del mismo sistema. Los LMS sofisticados permiten a los gerentes aprobar la capacitación, los presupuestos y los calendarios junto con las métricas de gestión y evaluación del desempeño. [4]
El módulo de autoservicio para empleados permite a los empleados consultar datos relacionados con RR. HH. y realizar algunas transacciones de RR. HH. a través del sistema. Los empleados pueden consultar su registro de asistencia desde el sistema sin pedirle la información al personal de RR. HH. El módulo también permite a los supervisores aprobar solicitudes de horas extra de sus subordinados a través del sistema sin sobrecargar la tarea del departamento de RR. HH.
Muchas organizaciones han ido más allá de las funciones tradicionales y han desarrollado sistemas de información de gestión de recursos humanos que respaldan el reclutamiento, la selección, la contratación, la colocación laboral, las evaluaciones de desempeño, el análisis de los beneficios de los empleados, la salud, la seguridad y la protección, mientras que otras integran un sistema subcontratado de seguimiento de solicitantes que abarca un subconjunto de lo anterior.
El módulo de análisis permite a las organizaciones ampliar el valor de una implementación de HRMS extrayendo datos relacionados con RR. HH. para utilizarlos con otras plataformas de inteligencia empresarial. Por ejemplo, las organizaciones combinan métricas de RR. HH. con otros datos empresariales para identificar tendencias y anomalías en la cantidad de personal a fin de predecir mejor el impacto de la rotación de personal en la producción futura.
En la actualidad existen muchos tipos de HRMS o HRIS, algunos de los cuales son paquetes de software basados en máquinas locales; el otro tipo principal es un sistema en línea basado en la nube al que se puede acceder a través de un navegador web.
El módulo de capacitación del personal permite a las organizaciones ingresar, rastrear y administrar la capacitación de los empleados y el personal. Cada tipo de actividad se puede registrar junto con los datos adicionales. Luego, se almacena el desempeño de cada empleado o miembro del personal y se puede acceder a él a través del módulo de análisis .
El módulo de reasignación de empleados es una funcionalidad adicional reciente de HRMS. Este módulo tiene las funciones de transferencia, promoción, revisión de pago, redesignación, delegación, confirmación, cambio de modalidad de pago y formato de carta.
El autoservicio para empleados (ESS) permite a los empleados acceder a sus registros y datos personales. Las funciones de ESS incluyen permitir a los empleados cambiar sus datos de contacto, información bancaria y beneficios. ESS también permite realizar tareas administrativas como solicitar licencias, ver el historial de ausencias , revisar planillas de horas y tareas, consultar sobre programas de préstamos disponibles, solicitar el pago de horas extra, ver el historial de compensación y enviar recibos de reembolso. Con la aparición de ESS, los empleados pueden realizar transacciones con su oficina de Recursos Humanos de forma remota.
Con las funciones de ESS, los empleados pueden asumir una mayor responsabilidad por su trabajo actual, el desarrollo de habilidades y la planificación de su carrera . Como parte de HRIS, se proporciona retroalimentación sobre perfiles de habilidades, capacitación y aprendizaje, establecimiento de objetivos, evaluaciones e informes/análisis. [5] Estos sistemas son especialmente útiles para empresas con trabajadores remotos, donde los empleados son muy móviles, tienen horarios de trabajo flexibles o no comparten la misma ubicación con su gerente. [5]