Una orden de compra , a menudo abreviada como PO , es un documento comercial emitido por un comprador a un vendedor , que indica los tipos, cantidades y precios acordados para los productos o servicios requeridos. [1] Se utiliza para controlar la compra de productos y servicios de proveedores externos. [2] Las órdenes de compra pueden ser una parte esencial de los pedidos del sistema de planificación de recursos empresariales .
Una sangría es una orden de compra que a menudo se realiza a través de un agente ( agente de sangría ) bajo condiciones de venta específicas. [3]
La emisión de una orden de compra no constituye en sí misma un contrato . Si no existe un contrato previo, la aceptación de la orden por parte del vendedor es lo que constituye un contrato entre el comprador y el vendedor.
Las órdenes de compra permiten a los compradores comunicarse de forma clara y abierta con los vendedores para mantener la transparencia. También pueden ayudar a un agente de compras a gestionar los pedidos entrantes y los pedidos pendientes. Los vendedores también están protegidos por el uso de órdenes de compra en caso de que un comprador se niegue a pagar los bienes o servicios. [4]
Las órdenes de compra ofrecen ventajas, ya que agilizan el proceso de compra en un procedimiento estándar. Los prestamistas comerciales o las instituciones financieras pueden proporcionar asistencia financiera sobre la base de órdenes de compra. [4] Existen diversas facilidades de financiación comercial que casi todas las instituciones financieras permiten a los empresarios utilizar contra órdenes de compra, como:
Las órdenes de compra tienen como finalidad la adquisición de materiales para consumo directo o para almacenamiento, la contratación de servicios, el cumplimiento de los requisitos de los clientes mediante recursos externos o la adquisición de un material necesario para la producción de una fuente interna (traslados de stock a larga distancia dentro de la planta). También pueden realizarse operaciones de adquisición únicas y optimizar las compras aprovechando al máximo las condiciones negociadas o para la utilización óptima de las capacidades de recursos existentes. [4]
La creación de una orden de compra suele ser el primer paso del proceso de compra a pago en un sistema ERP . Las órdenes de compra pueden requerir un código SKU .
Muchas organizaciones alientan al personal a utilizar una tarjeta de compra (o tarjeta de adquisiciones) para compras de bajo valor en lugar de emitir una orden de compra. [5]
Los escenarios comerciales futuros anticipan una reducción del papel de las órdenes de compra o incluso su eliminación total, dejando a las organizaciones con una función de compras más pequeña y más estratégica que en el pasado. Kai Nowosel y Kris Timmermans, de la consultora Accenture, se preguntan por qué se necesitan órdenes de compra y facturas cuando los sistemas digitales pueden entregar confirmaciones de bienes y autorizar fondos, y sugieren que la funcionalidad digital y el análisis de suministros cambiarán el panorama de las órdenes de compra y los procesos "en los próximos años". [6]
Aunque una orden de compra típica puede no estar redactada como un contrato (de hecho, la mayoría contiene poco más que una lista de los bienes o servicios que el comprador desea comprar, junto con el precio, las condiciones de pago y las instrucciones de envío), la orden de compra es un instrumento especialmente considerado y regulado por el Código Comercial Uniforme u otra ley similar que establece que una orden de compra es un contrato por su naturaleza. Sin embargo, a pesar de la naturaleza de la orden de compra como contrato, es común acompañar la aceptación de una orden de compra con un documento legal como los términos y condiciones de venta, que establecen condiciones legales específicas o adicionales del contrato. [7]
El Reglamento Federal de Adquisiciones de los Estados Unidos establece que las órdenes de compra generalmente deben emitirse sobre la base de un precio fijo, pero también prevé la posibilidad de emitir órdenes de compra sin precio cuando "no resulte práctico obtener el precio antes de emitir la orden de compra". [8]
En el Reino Unido, la Oficina de Comercio del Gobierno observó con preocupación en 2010 que "las autoridades adjudicadoras no siempre estaban emitiendo órdenes de compra" y que, cuando se utilizaban, las facturas no siempre se conciliaban con las órdenes de compra antes del pago. [9]
Muchas órdenes de compra ya no se realizan en papel, sino que se transmiten electrónicamente a través de Internet . Es habitual utilizar órdenes de compra electrónicas para comprar bienes o servicios de cualquier tipo en línea.
Existen muchos nombres para las órdenes de compra electrónicas. A veces se las conoce como: E-Procurement, E-Purchasing, E-Purchase Requisition. Estos términos normalmente se refieren a las órdenes de compra electrónicas.
En la mayoría de las empresas, el registro de órdenes de compra todavía se realiza en papel , por lo que es necesario un formato adecuado para las órdenes de compra. Muchos usuarios desean tener un formato profesional para las órdenes de compra por varias razones. Una empresa puede desear tener un conocimiento profundo de las transacciones de compra o conocer los requisitos básicos de las órdenes de compra. También puede incluirlas en la documentación empresarial, lo que facilita el proceso y permite mantener un registro de todas las transacciones y causar una buena impresión en el cliente. [10]
El término "orden de compra planificada" (PPO) se utiliza para referirse al compromiso de un comprador de comprar bienes o servicios de un único proveedor a largo plazo, con órdenes de compra individuales que especifican las cantidades requeridas de vez en cuando. [11] [12]
Una solicitud de pedido de compra o requisición de compra es una solicitud enviada internamente dentro de una empresa para obtener bienes y servicios comprados, incluido el stock . La solicitud es un documento que le indica al departamento o gerente de compras exactamente qué artículos y servicios se solicitan, la cantidad, la fuente y los costos asociados.
Antes de comprar bienes, se completa un formulario de solicitud de compra (PRF, por sus siglas en inglés) como una forma de autorización tangible. Los formularios de solicitud de compra se utilizan a menudo en empresas más pequeñas que no cuentan con un sistema informático. Sin embargo, existen muchos sistemas informáticos (incluidas soluciones basadas en la web) disponibles en el mercado que pueden facilitar la captura de información de solicitud de compra. Las solicitudes de órdenes de compra también se pueden enviar al departamento de compras a través de un sistema de información de gestión .
Un PRF puede contener valores presupuestarios y de compra para que el individuo conozca el presupuesto anual y restante antes de realizar una compra. Este sistema existe para garantizar que los bienes y servicios se adquieran con el consentimiento del gerente de línea y que se disponga de un presupuesto suficiente.