El aviso de remesa es una carta que envía un cliente a un proveedor para informarle que su factura ha sido pagada. Si el cliente paga con cheque , el aviso de remesa suele acompañar al cheque. El aviso puede consistir en una carta literal (por ejemplo, "A quien corresponda: Su envío del día 10 del corriente se recibió en buen estado; se adjunta nuestro pago de $52,47 por factura n.º 83046") o en un comprobante adherido al costado o en la parte superior del cheque.
Los avisos de remesa no son obligatorios, pero se consideran una cortesía porque ayudan al departamento de cuentas por cobrar a hacer coincidir las facturas con los pagos. Por lo tanto, el aviso de remesa debe especificar los números de factura por los que se solicita el pago.
En los países donde todavía se utilizan cheques, la mayoría de las facturas de las empresas están diseñadas para que los clientes devuelvan una parte de la factura, llamada aviso de remesa, junto con el pago. En los países donde la transferencia bancaria es el método de pago predominante, las facturas suelen ir acompañadas de formularios de orden de transferencia bancaria estandarizados (como acceptgiros (en holandés) (Países Bajos) y Überweisungen (en alemán) (Alemania) que incluyen un campo en el que se puede codificar el número de factura o de cliente, normalmente de forma legible por ordenador. El pagador rellena los datos de su cuenta y entrega el formulario a un empleado de su banco, o lo envía por correo, que a su vez transferirá el dinero.
El empleado que abre el correo entrante debe comparar inicialmente la cantidad de efectivo recibida con la cantidad que aparece en el aviso de remesa. Si el cliente no devuelve un aviso de remesa, un empleado prepara uno. Al igual que la cinta de la caja registradora , el aviso de remesa sirve como registro del efectivo recibido inicialmente.
Los sistemas modernos suelen escanear una notificación de pago en papel y enviarla a un sistema informático donde se introducirán los datos . Las notificaciones de pago modernas pueden incluir docenas o cientos de números de factura y otra información.
Los avisos de remesas pueden ser muy complicados, especialmente en campos especializados como los pagos de seguros médicos.