La administración de oficina (abreviada como Office AD y abreviada como OA ) es un conjunto de actividades o tareas diarias relacionadas con el mantenimiento de un edificio de oficinas , la planificación financiera , el mantenimiento de registros y la facturación , el desarrollo personal , la distribución física y la logística , dentro de una organización. Un empleado que realiza estas actividades se denomina comúnmente administrador de oficina o gerente de oficina, y desempeña un papel clave en la infraestructura de cualquier organización, independientemente de su escala. Muchos puestos administrativos requieren que el candidato tenga un conjunto avanzado de habilidades en las aplicaciones de software Microsoft Word , Excel y Access . [1]
Un administrador de oficina tiene la responsabilidad de garantizar que las actividades administrativas dentro de una organización se lleven a cabo de manera eficiente, brindando estructura a otros empleados dentro de la organización. Estas actividades pueden variar desde ser responsable de la gestión de recursos humanos , presupuestos y registros , hasta asumir la función de supervisar a otros empleados. Estas responsabilidades pueden variar según el empleador y el nivel de educación. [2]
La importancia de un administrador de oficina dentro de una organización es sustancial debido a las funciones que se le encomiendan, por lo que se requiere de capacitaciones especializadas para que el empleado trabaje de manera eficiente y productiva, siendo estas;
Existe una amplia gama de funciones que pueden asociarse con un administrador de oficina. Las organizaciones suelen anunciar vacantes de asistente administrativo dirigidas a estudiantes que actualmente están estudiando o que han dejado la escuela secundaria o la universidad . Esto le da al empleado la oportunidad de adquirir experiencia o desarrollar una carrera a través de un trabajo de tiempo completo o una pasantía durante el transcurso de las vacaciones de verano.
Los recepcionistas desempeñan un papel fundamental en la gestión de la organización, ya que se encargan de organizar y saludar a los clientes, proveedores y visitantes directamente a través de correos electrónicos , llamadas telefónicas o correo directo. El empleado que asume el papel de recepcionista debe demostrar buenas habilidades organizativas, de comunicación y de servicio al cliente para garantizar la eficiencia. [4] El recepcionista debe estar atento a los estafadores que intentan obtener información interna de una oficina o consultorio médico para abusar de ella o explotarla. [5] Otras responsabilidades que se le confían a un recepcionista son:
Los asistentes personales se asocian comúnmente con la tarea de ayudar a un gerente de oficina a mantener la eficiencia de su trabajo diario; esto se logra a través de brindar apoyo y asistencia de secretaría . Convertirse en asistente personal requiere que el empleado tenga experiencia en trabajos administrativos previos, lo que implica el uso de computadoras y sistemas de información. Como cualquier otro rol relacionado con un administrador de oficina, el puesto de asistente personal requiere que el empleado sea organizado, muestre profesionalismo y tenga la capacidad de trabajar bajo presión cuando se le asigna una tarea de vital importancia. [7] Las funciones que debe realizar un asistente personal cada día son las siguientes:
Un gerente de oficina tiene la responsabilidad de garantizar que las tareas de oficina de una organización se completen de manera eficiente y eficaz, al mismo tiempo que supervisa a otros miembros del personal. El rol de gerente de oficina es más exigente que otros puestos administrativos, e incluye habilidades y calificaciones como una sólida experiencia administrativa, competencia en recursos humanos , habilidades de presentación de informes, delegación , procesos de gestión y la capacidad de comunicarse con otros miembros de la organización. [8] [9]
Los deberes de un gerente de oficina incluyen: [10]