Una persona responsable de brindar diversos tipos de asistencia administrativa se denomina asistente administrativo ( asistente administrativo ) o, a veces, especialista en apoyo administrativo . [1] [2] En la mayoría de los casos, es idéntico a la versión moderna del puesto de secretario o es una subespecialidad de las funciones de secretaría.
Los asistentes administrativos realizan tareas administrativas en casi todas las industrias. Algunos asistentes administrativos, como los del sector jurídico, pueden ser más especializados que otros. La mayoría de las tareas del asistente administrativo giran en torno a la gestión y distribución de información dentro de una oficina . Esto generalmente incluye contestar teléfonos, tomar notas y mantener archivos. Los asistentes administrativos también pueden estar a cargo de enviar y recibir correspondencia, así como de saludar a clientes y clientes . [3]
En algunas oficinas, los asistentes administrativos pueden estar a cargo de monitorear y registrar los gastos. Los deberes pueden variar desde crear hojas de cálculo hasta informar los gastos a un gerente de oficina . Como tal, es posible que se requiera que algunos asistentes administrativos tengan conocimientos de software de contabilidad de oficina, como Microsoft Excel .
Planificación y programación
Los asistentes administrativos también pueden ser responsables de planificar eventos como reuniones de la junta directiva y almuerzos. Esto puede requerir investigar los precios de los proveedores o preguntar sobre la disponibilidad de los participantes. Otras tareas pueden incluir programar citas y preparar materiales de presentación.
Documentación
Los asistentes administrativos también pueden ayudar a los miembros de la oficina con la documentación. Además de almacenar, organizar y administrar archivos, es posible que los asistentes necesiten escribir, editar y corregir documentos. Es posible que algunos asistentes necesiten tomar dictados o registrar las actas de las reuniones .
Es posible que se requiera que los asistentes administrativos en algunos campos tengan amplios conocimientos profesionales. En consecuencia, las funciones de estos asistentes pueden ser más especializadas. Por ejemplo, es posible que los asistentes administrativos legales deban tener un conocimiento profundo de la terminología y los procedimientos legales, mientras que los asistentes médicos pueden necesitar estar bien versados en el trato con compañías de seguros y la lectura de informes médicos.
En esta función también se les conoce como especialistas en apoyo administrativo.
Se esperaba un crecimiento promedio del empleo del 12% para secretarias y asistentes administrativos, de 2012 a 2022, según la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. (BLS). Las secretarias generales y asistentes administrativas, que no se desempeñan como secretarias legales, médicas o ejecutivas, ganaron un salario medio anual en 2018 de $52,840, según el BLS.
Los empleadores buscan trabajadores con conocimientos, combinación de habilidades, rasgos personales y actitudes. Incluyen: