Un sistema de información contable (SIA) es un sistema de recopilación, almacenamiento y procesamiento de datos financieros y contables que utilizan los encargados de la toma de decisiones . Un sistema de información contable es generalmente un método informático para realizar un seguimiento de la actividad contable junto con recursos de tecnología de la información. Los informes financieros resultantes pueden ser utilizados internamente por la gerencia o externamente por otras partes interesadas, incluidos inversores , acreedores y autoridades fiscales. Los sistemas de información contable están diseñados para respaldar todas las funciones y actividades contables, incluidas la auditoría , la contabilidad financiera , la contabilidad gerencial/ de gestión y los impuestos . Los sistemas de información contable más adoptados son los módulos de auditoría y de informes financieros.
Tradicionalmente, la contabilidad se basa exclusivamente en un enfoque manual. La experiencia y la habilidad de un contable individual son fundamentales en los procesos contables. Incluso el uso del enfoque manual puede resultar ineficaz e ineficiente. Los sistemas de información contable resuelven muchos de los problemas mencionados anteriormente. Los SIA pueden respaldar la automatización del procesamiento de grandes cantidades de datos y generar información oportuna y precisa.
Los primeros sistemas de información contable fueron diseñados para funciones de nómina en la década de 1970. Inicialmente, los sistemas de información contable se desarrollaron "internamente" ya que no había soluciones empaquetadas disponibles. Dichas soluciones eran costosas de desarrollar y difíciles de mantener. Por lo tanto, muchos profesionales de la contabilidad preferían el enfoque manual en lugar del basado en computadora. Hoy en día, los sistemas de información contable se venden más comúnmente como paquetes de software preconstruidos de grandes proveedores como Microsoft, Sage Group, SAP y Oracle, donde se configuran y personalizan para que coincidan con los procesos comerciales de la organización . Las pequeñas empresas a menudo usan paquetes de software de contabilidad de menor costo como Tally.ERP 9 , MYOB y Quickbooks. Las grandes organizaciones a menudo eligen sistemas ERP. A medida que aumentó la necesidad de conectividad y consolidación entre otros sistemas comerciales, los sistemas de información contable se fusionaron con sistemas más grandes y centralizados de planificación de recursos empresariales (ERP). Antes, con aplicaciones separadas para administrar diferentes funciones comerciales, las organizaciones tenían que desarrollar interfaces complejas para que los sistemas se comunicaran entre sí. En ERP, un sistema como un sistema de información contable se construye como un módulo integrado en un conjunto de aplicaciones que pueden incluir fabricación, cadena de suministro, recursos humanos. Estos módulos están integrados entre sí y pueden acceder a los mismos datos y ejecutar procesos empresariales complejos. En la actualidad, los sistemas de información contable basados en la nube son cada vez más populares tanto para las pymes como para las grandes organizaciones por su menor coste. Con la adopción de los sistemas de información contable, muchas empresas han eliminado funciones de contabilidad operativa, transaccional y de baja cualificación.
Un AIS generalmente sigue una arquitectura de múltiples niveles que separa la presentación al usuario, el procesamiento de la aplicación y la administración de datos en capas distintas. La capa de presentación administra cómo se muestra y visualiza la información por parte de los usuarios funcionales del sistema (a través de dispositivos móviles, navegadores web o aplicaciones cliente). Todo el sistema está respaldado por una base de datos centralizada que almacena todos los datos. Esto puede incluir datos transaccionales generados a partir de los procesos comerciales centrales (compras, inventario, contabilidad) o datos maestros estáticos a los que se hace referencia al procesar datos (registros de cuentas de empleados y clientes y configuraciones). A medida que se producen las transacciones, los datos se recopilan de los eventos comerciales y se almacenan en la base de datos del sistema, donde se pueden recuperar y procesar para obtener información que sea útil para tomar decisiones. La capa de aplicación recupera los datos sin procesar que se encuentran en la capa de base de datos de registros , los procesa según la lógica comercial configurada y los pasa a la capa de presentación para mostrarlos a los usuarios. Por ejemplo, considere el departamento de cuentas por pagar al procesar una factura. Con un sistema de información contable, un empleado de cuentas por pagar ingresa la factura , proporcionada por un proveedor , en el sistema, donde luego se almacena en la base de datos. Cuando se reciben los bienes del proveedor, se crea un recibo y también se ingresa en el AIS. Antes de que el departamento de cuentas por pagar pague al proveedor, el nivel de procesamiento de aplicaciones del sistema realiza una comparación de tres vías donde compara automáticamente los montos de la factura con los montos del recibo y la orden de compra inicial. Una vez que se completa la comparación, se envía un correo electrónico a un gerente de cuentas por pagar para su aprobación. Desde aquí, se puede crear un comprobante y, en última instancia, se puede pagar al proveedor.
Una gran ventaja de los sistemas informáticos de información contable es que automatizan y agilizan la elaboración de informes , desarrollan modelos avanzados y respaldan la minería de datos. [1] Los informes son una herramienta importante para que las organizaciones vean con precisión la información resumida y oportuna que se utiliza para la toma de decisiones y los informes financieros . El sistema de información contable extrae datos de la base de datos centralizada, los procesa y los transforma y, en última instancia, genera un resumen de esos datos como información que ahora puede ser fácilmente consumida y analizada por analistas comerciales, gerentes u otros tomadores de decisiones. Estos sistemas deben garantizar que los informes sean oportunos para que los tomadores de decisiones no actúen sobre información antigua e irrelevante y, en cambio, puedan actuar de manera rápida y eficaz en función de los resultados del informe. La consolidación es uno de los sellos distintivos de los informes, ya que las personas no tienen que revisar una enorme cantidad de transacciones. Por ejemplo, al final del mes, un contador financiero consolida todos los comprobantes pagados ejecutando un informe en el sistema. La capa de aplicación del sistema proporciona un informe con el monto total pagado a sus proveedores para ese mes en particular. En el caso de grandes corporaciones que generan grandes volúmenes de datos transaccionales, ejecutar informes incluso con un AIS puede llevar días o incluso semanas.
Después de la ola de escándalos corporativos de grandes empresas como Tyco International , Enron y WorldCom , se puso gran énfasis en obligar a las empresas públicas a implementar fuertes controles internos en sus sistemas basados en transacciones. Esto se convirtió en ley con la aprobación de la Ley Sarbanes-Oxley de 2002, que estipuló que las empresas deben generar un informe de control interno que indique quién es responsable de la estructura de control interno de una organización y describa la efectividad general de estos controles. [2] Dado que la mayoría de estos escándalos tenían su origen en las prácticas contables de las empresas, gran parte del énfasis de la Ley Sarbanes-Oxley se puso en los sistemas de información contable basados en computadora. Hoy, los proveedores de AIS promocionan sus funciones de gobernanza, gestión de riesgos y cumplimiento para garantizar que los procesos comerciales sean sólidos y estén protegidos y que los activos de la organización (incluidos los datos) estén seguros.
En los últimos años, muchas pymes y grandes empresas han adoptado sistemas de información contable basados en la nube que resultan rentables. Sin embargo, la mayoría de los sistemas contables automatizados existentes utilizan bases de datos típicas (DBF, MS SQL, MS ACCESS, etc.). [3] En 2020, el 94 % de los encuestados utilizaba software de contabilidad. [4]
Mirando años atrás, la mayoría de las organizaciones, incluso las más grandes, contratan consultores externos, ya sea del editor de software o consultores que entienden la organización y que trabajan para ayudar a seleccionar e implementar la configuración ideal, teniendo en cuenta todos los componentes.
Los pasos para implementar un sistema de información contable son los siguientes:
El sistema de información contable se caracteriza por una gran cantidad de enfoques y metodologías diferentes en los últimos 50 años. Debido a las restricciones y debilidades de los modelos anteriores, cada nuevo modelo evolucionó. Curiosamente, después de la producción de la técnica más nueva, los modelos de evolución más nuevos o recientes no eliminan ni reemplazan la técnica anterior o anterior instantáneamente. Sin embargo, existen varias generaciones y pares de sistemas entre diferentes instituciones, organizaciones y grupos al mismo tiempo y posiblemente existan dentro de una sola institución o la misma. De manera similar, el inspector actualizado debe conocer las características de funcionamiento de todos los enfoques de SIA con los que es probable que se encuentre. Actualmente, se pueden identificar cuatro enfoques que han evolucionado durante los últimos 50 años. [6]
Muchos profesionales de AIS trabajan para empresas de consultoría, grandes corporaciones, compañías de seguros, empresas financieras, agencias gubernamentales y firmas de contabilidad pública, entre otros tipos de empresas. Con el avance tecnológico, la práctica contable tradicional cambiará a la práctica de sistemas de información contable. Tanto los organismos profesionales de contabilidad como de tecnología de la información están trabajando en las nuevas direcciones de los programas de contabilidad y las prácticas de la industria. Los auditores de sistemas son una de las principales opciones en las últimas dos décadas, se ocupan de los controles, el procesamiento de datos, la integridad de los datos, el funcionamiento general, el mantenimiento, la seguridad y otros aspectos de todo tipo de sistemas de información utilizados por las empresas. Algunos títulos laborales en este campo de trabajo incluyen gerente financiero, examinador financiero y director financiero. Otros títulos laborales incluyen analista de sistemas informáticos, gerente de sistemas de información informática o ingeniero o programador de software informático especializado en software financiero.
Existen asociaciones industriales que ofrecen certificados relacionados con el área AIS, entre ellos CISA, AIS, CISSP, CIA, AFE, CFE y CITP.
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