Una ayuda de búsqueda , en el contexto de la archivística y la investigación archivística , es una herramienta de organización, un documento que contiene metadatos detallados, indexados y procesados y otra información sobre una colección específica de registros dentro de un archivo . Los medios de búsqueda suelen consistir en un inventario documental y una descripción de los materiales, su fuente y su estructura. [1] La ayuda para la búsqueda de un fondo suele ser compilada por la entidad de origen o procedencia de la colección o por un archivero durante el procesamiento del archivo , y puede considerarse el equivalente en ciencias de archivo de un catálogo de biblioteca o de un catálogo de colección de museo . La ayuda de búsqueda sirve para localizar información específica dentro de la colección. [2] La ayuda para la búsqueda también puede ayudar al repositorio de archivos a gestionar sus materiales y recursos. [3]
La historia de la búsqueda de ayudas refleja la historia de la información. Los antiguos sumerios tenían sus propios sistemas de índices para localizar registros burocráticos y administrativos. [4] Las ayudas para la búsqueda en los siglos XIX y XX eran documentos en papel, como listas o fichas . En el siglo XXI, se pueden crear en formatos electrónicos como hojas de cálculo o bases de datos. El formato estándar legible por máquina para las ayudas para la búsqueda de colecciones de manuscritos, ampliamente utilizado en los Estados Unidos, Canadá, el Reino Unido, Francia, Australia y otros lugares, es Descripción de archivo codificada . [5]
Las ayudas a la búsqueda existen como una herramienta central para la interacción de usuarios y archiveros con las colecciones de archivos. Freund y Toms señalan que las ayudas para la búsqueda se convirtieron en el medio preferido de mediación del usuario en una colección, como resultado de la naturaleza impresa de la mayoría de los materiales históricos. Continúan explicando que la ayuda de búsqueda dentro de este formulario impreso está diseñada para describir una colección o arreglo único de una procedencia similar . [6] Clayton McGehee sostiene que la ayuda para la búsqueda pasó a ser la preferida por los archiveros y repositorios como medio para organizar sus colecciones porque les permitía controlar intelectual y físicamente los elementos que guardaban. Los archiveros podrían adquirir, dar de baja, redactar y reorganizar materiales. Las ayudas de búsqueda podrían reflejar estos cambios en la colección, pero también reflejaron que sólo los archiveros conocerían estos cambios en la colección. Las colecciones en papel con ayudas para la búsqueda garantizaban que los usuarios tuvieran que confiar en el archivero para encontrar y utilizar los materiales. [7]
El contenido de las ayudas para la búsqueda puede variar según los tipos de material que se describen. Por lo general, una ayuda de búsqueda incluye una descripción del alcance de la colección, información biográfica e histórica relacionada con la colección y restricciones de uso o acceso a los materiales. [2] Las ayudas para la búsqueda pueden ser inventarios detallados que enumeren el contenido. También pueden incluir encabezamientos de materia extraídos de LCSH , AAT u otro vocabulario controlado , y pueden hacer referencias cruzadas a colecciones relacionadas en otros repositorios. Los elementos de datos esenciales para encontrar ayudas están definidos por el Consejo Internacional de Archivos [8] en la Descripción General Estándar Internacional de Archivos ( ISAD(G) ). [9] Existen varias implementaciones nacionales de ISAD(G), como Describing Archives: A Content Standard , utilizada en los EE. UU.
El proceso de creación de una ayuda de búsqueda a menudo comienza con la descripción del archivo. Por ejemplo, la descripción de archivo codificada requiere una descripción básica de la colección, una lista de términos de vocabulario controlado, información administrativa, información biográfica, alcance y contenido, disposición, descripción de los componentes y otros datos descriptivos. [10] A falta de una norma universal para la búsqueda de ayudas, [11] estos elementos se utilizan a menudo como base.
La descripción básica, la descripción general de la colección o la información resumida suelen ser la primera sección de una ayuda de búsqueda y contienen información sobre el creador de la colección, el espacio físico que ocupa la colección en el archivo y el rango de fechas y un resumen de sus documentos. [12] Una nota biográfica/histórica describe una colección desde la perspectiva del período de tiempo en que fue creada, proporcionando información general sobre una persona u organización. También puede describir la historia de la colección. La nota de alcance y contenido explica brevemente la procedencia de la colección, su disposición y rango de fechas y, en general, qué tipo de materiales contiene: cartas, informes, fotografías, audio/video, etc.
La sección Acceso y uso que contiene información sobre el uso de la colección, como términos de acceso y restricciones. Los problemas de uso que pueden afectar a los investigadores podrían incluir acuerdos de donantes que restringen el acceso, información de derechos de autor, el historial de propiedad de la colección, cualquier formato adicional que la colección pueda tener y si la colección acepta adiciones. La información adicional contiene detalles de materiales relacionados, idioma, instrucciones de citación, patrocinadores y la fecha de procesamiento. Los términos de búsqueda son generalmente una lista de encabezados de materia, nombres personales, corporativos o familiares, encabezados geográficos y términos de género que se relacionan con el contenido de la colección.
La disposición es la manera en que se ha ordenado la colección (generalmente de acuerdo, en la medida de lo posible, con su orden original ). Los niveles jerárquicos de disposición suelen estar compuestos por grupos de registros que contienen series , que a su vez contienen cuadros, carpetas y elementos. [13]
La Lista de contenido es una lista de los materiales de la colección hasta el nivel de caja y carpeta. [14] Descripciones de series que contienen el título, fechas de cobertura y una breve descripción del contenido de cada serie. Las descripciones de las series también pueden incluir la gama de contenedores, una declaración del tipo de acuerdo y una nota sobre cualquier restricción para cada serie (por ejemplo, un embargo del acceso público durante un período determinado por razones de confidencialidad).
La descripción de archivo codificada (EAD) se creó en 1998 para su uso como ayudas de búsqueda en un entorno en línea. Su creación permitió un estándar nacional consistente en los EE.UU. para encontrar terminología de ayuda. [15]
Candida Fenton escribe: "La definición de tipo de documento de descripción de archivo codificada (EAD DTD) es un estándar de codificación no patentado que especifica la estructura de una ayuda electrónica para la búsqueda de archivos. El estándar se desarrolló en respuesta al papel cada vez mayor de las redes en el acceso a información que describe los fondos de archivo. y permitir el intercambio de registros entre repositorios." [dieciséis]
Sin embargo, el formato jerárquico de las ayudas de búsqueda EAD ha causado cierta controversia entre los usuarios, ya que los archiveros han observado que perpetúa las mismas confusiones con respecto a las ayudas de búsqueda para los usuarios. [17]
Freund y Toms afirmaron que como las colecciones se vuelven accesibles digitalmente con mayor frecuencia, ya no se puede esperar que los archiveros ayuden a los usuarios en todas sus necesidades. [6] Clayton McGehee expresó su preocupación por la falta de interacción entre ayudas de búsqueda de diferentes bibliotecas y repositorios. Sostuvo que para mantenerse en contacto con el rápido intercambio y difusión de información, las ayudas para la búsqueda deben interactuar con las bibliotecas digitales. Laura Farley argumentó que ambas preocupaciones sobre la velocidad del cambio de información y la necesidad de adaptarse podrían complementarse agregando anotaciones de los usuarios a las ayudas de búsqueda en línea. Farley también señaló que los envíos de los usuarios pueden ayudar a los archiveros a resaltar elementos útiles que no están indicados en la ayuda de búsqueda existente. Ella concluye que
Las ayudas de búsqueda participativa en línea con anotaciones de los usuarios son factibles para un repositorio de cualquier tamaño y presupuesto, y darán como resultado recursos más completos para usuarios y archiveros... Para tener éxito en llegar a los usuarios, los archiveros deben abrirse a nuevas colaboraciones con comunidades diversas más allá de el mundo académico, renunciando al papel de guardianes de registros e invitando a una comunicación abierta con los usuarios. [18]