Un recepcionista es un empleado que ocupa un puesto de apoyo administrativo o de oficina . El trabajo se realiza generalmente en una sala de espera , como un vestíbulo o un mostrador de recepción de una organización o empresa. El título de recepcionista se atribuye a la persona que es empleada por una organización para recibir o saludar a los visitantes, pacientes o clientes y responder llamadas telefónicas. [1] El término recepción se utiliza en muchos hoteles para un departamento administrativo donde las tareas de un recepcionista también pueden incluir reservas y asignaciones de habitaciones, registro de huéspedes, trabajo de cajero, verificación de crédito, control de llaves y servicio de correo y mensajes. A estos recepcionistas a menudo se les llama recepcionistas . Los recepcionistas cubren muchas áreas de trabajo para ayudar a las empresas para las que trabajan, incluyendo la fijación de citas, el archivo, el mantenimiento de registros y otras tareas de oficina. [2]
Las tareas comerciales de un recepcionista pueden incluir responder a las consultas de los visitantes sobre una empresa y sus productos o servicios, dirigir a los visitantes a sus destinos, clasificar y entregar el correo, responder a las llamadas entrantes en teléfonos de varias líneas o, a principios del siglo XX, en una centralita , fijar citas, archivar, llevar registros, mecanografía/entrada de datos y realizar una variedad de otras tareas de oficina, como enviar faxes o correos electrónicos. Algunos recepcionistas también pueden realizar tareas de contabilidad o caja . Algunas oficinas, pero no todas, pueden esperar que el recepcionista sirva café o té a los huéspedes y mantenga ordenada la zona del vestíbulo. [3]
Un recepcionista también puede asumir algunas funciones de control de acceso de guardia de seguridad para una organización verificando la identificación de los empleados, emitiendo pases para visitantes y observando e informando sobre cualquier persona o actividad inusual o sospechosa.
La recepcionista suele ser el primer contacto comercial que una persona tiene en cualquier organización. Las organizaciones suelen esperar que la recepcionista mantenga una actitud tranquila, cortés y profesional en todo momento, independientemente del comportamiento del visitante. Algunas cualidades personales que se espera que posea una recepcionista para realizar su trabajo con éxito incluyen atención, una apariencia bien cuidada, iniciativa, lealtad, madurez, respeto por la confidencialidad y la discreción, una actitud positiva y confiabilidad. A veces, el trabajo puede ser estresante debido a la interacción con muchas personas diferentes con diferentes tipos de personalidades y se espera que realice múltiples tareas rápidamente. [4]
Dependiendo de la industria, un puesto de recepcionista puede ofrecer oportunidades para establecer contactos con el fin de ascender a otros puestos dentro de un campo específico. Algunas personas pueden utilizar este tipo de trabajo como una forma de familiarizarse con el trabajo de oficina o para conocer otras funciones o puestos dentro de una corporación. Algunas personas utilizan el trabajo de recepcionista como una forma de ganar dinero mientras buscan oportunidades educativas adicionales u otros intereses profesionales, como las artes escénicas o la escritura.
Si bien muchas personas que trabajan como recepcionistas continúan en ese puesto durante toda su carrera, algunos recepcionistas pueden ascender a otros puestos administrativos, como representante de atención al cliente , despachador , entrevistador , secretario , asistente de producción , asistente personal o asistente ejecutivo. En empresas más pequeñas, como un consultorio médico o de abogados, un recepcionista también puede ser el gerente de la oficina que se encarga de una diversidad de operaciones comerciales de nivel medio de gestión. Por ejemplo, en la industria hotelera, el papel del recepcionista nocturno casi siempre se combina con la realización de la consolidación y presentación de informes de cuentas diarias, más particularmente conocida como auditoría nocturna .
Cuando los recepcionistas dejan el trabajo, a menudo ingresan a otros campos profesionales como ventas y marketing, relaciones públicas u otras ocupaciones relacionadas con los medios de comunicación.
Algunas personas famosas fueron recepcionistas al principio, como Betty Williams , co-receptora del Premio Nobel de la Paz de 1976. [5] Varias celebridades habían trabajado como recepcionistas antes de volverse famosas, como la cantante y compositora Naomi Judd [6] y Linda McCartney , fotógrafa, empresaria y esposa de Paul McCartney . [7] Otras personas famosas que comenzaron sus carreras como recepcionistas o trabajaron en el campo incluyen a la activista de derechos civiles Rosa Parks [8] y la ex directora ejecutiva de Hewlett-Packard Carly Fiorina . [9]
Algunos propietarios de pequeñas y medianas empresas contratan a un recepcionista remoto en vivo en lugar de un recepcionista interno a tiempo completo, gracias a los avances en la tecnología de las comunicaciones. [10] Como sugiere la frase en sí, un recepcionista remoto en vivo se ocupa de las llamadas telefónicas de una empresa en otra ubicación utilizando servidores de centralita privada (PBX) de telefonía. La mayoría de los servicios de recepcionista modernos pueden tomar mensajes, filtrar y reenviar llamadas, responder preguntas frecuentes básicas y completar formularios web. Muchos servicios también pueden programar citas y aceptar pedidos con tarjeta de crédito. Algunos de los servicios de recepcionista más antiguos han existido durante décadas, pero a menudo funcionan de manera muy diferente a los servicios modernos. [11]
Los avances en la tecnología de pantalla táctil y video bidireccional están cambiando la forma de trabajar de algunos recepcionistas. Los nuevos tipos de sistemas de recepcionistas virtuales con video permiten ahora que los recepcionistas en vivo, internos o remotos gestionen las áreas del vestíbulo de la oficina desde ubicaciones remotas. Estos recepcionistas virtuales no solo responden al teléfono, sino que también saludan a los visitantes sin cita previa utilizando una cámara de detección de movimiento para "ver" a los visitantes cuando ingresan al edificio. Luego, el recepcionista remoto aparece en una ventana de video en una pantalla LCD montada en la pared, un quiosco o una computadora de escritorio multifunción. El recepcionista con video y los visitantes pueden comunicarse a través de video bidireccional, lo que permite al recepcionista administrar una o varias áreas del vestíbulo de la oficina desde una ubicación central.
El avance de la automatización de oficinas ha eliminado algunos puestos de trabajo de recepcionistas. Por ejemplo, una llamada telefónica podría ser respondida por un asistente automático . Sin embargo, un recepcionista que posee fuertes habilidades técnicas y de oficina y que también es experto en cortesía, tacto y diplomacia todavía se considera un activo para la imagen comercial de una empresa y sigue siendo muy solicitado en el mundo empresarial.