Inventario ( inglés americano ) o existencias ( inglés británico ) se refiere a los bienes y materiales que una empresa posee para el objetivo final de reventa, producción o utilización. [nota 1]
La gestión de inventario es una disciplina que trata principalmente de especificar la forma y ubicación de los productos almacenados. Se requiere en diferentes ubicaciones dentro de una instalación o dentro de muchas ubicaciones de una red de suministro para preceder al curso regular y planificado de producción y stock de materiales.
El concepto de inventario, stock o trabajo en proceso (o trabajo en progreso) se ha extendido desde los sistemas de fabricación a las empresas de servicios [1] [2] [3] y proyectos, [4] generalizando la definición como "todo trabajo dentro de el proceso de producción: todo trabajo que se realiza o se ha producido antes de la finalización de la producción". En el contexto de un sistema de producción manufacturera, el inventario se refiere a todo el trabajo que ha ocurrido: materias primas, productos parcialmente terminados, productos terminados antes de la venta y salida del sistema de fabricación. En el contexto de los servicios, el inventario se refiere a todo el trabajo realizado antes de la venta, incluida la información parcial del proceso.
Hay cinco razones básicas para mantener un inventario:
Todas estas razones de stock pueden aplicarse a cualquier propietario o producto.
Si bien los contadores a menudo analizan el inventario en términos de bienes para la venta, las organizaciones ( fabricantes , proveedores de servicios y organizaciones sin fines de lucro ) también tienen inventarios (instalaciones, equipos, muebles, suministros, repuestos, etc.) que no tienen intención de vender. . El inventario de fabricantes, distribuidores y mayoristas tiende a agruparse en almacenes . El inventario de los minoristas puede existir en un almacén o en una tienda o establecimiento accesible a los clientes . Los inventarios que no están destinados a la venta a clientes o a clientes pueden mantenerse en cualquier local que utilice una organización. Las existencias inmovilizan efectivo y, si no se controlan, será imposible conocer el nivel real de existencias y, por lo tanto, será difícil mantener bajo control los costos asociados con mantener demasiado o muy poco inventario.
Si bien las razones para mantener existencias se abordaron anteriormente, la mayoría de las organizaciones manufactureras generalmente dividen su inventario de "bienes para la venta" en:
Por ejemplo:
El inventario de materiales de un fabricante de alimentos enlatados incluye los ingredientes para formar los alimentos que se van a enlatar, las latas vacías y sus tapas (o bobinas de acero o aluminio para construir esos componentes), etiquetas y cualquier otra cosa (soldadura, pegamento, etc.) que formar parte de una lata terminada. El trabajo en proceso de la empresa incluye aquellos materiales desde el momento de su entrega al piso de trabajo hasta que estén completos y listos para la venta a clientes mayoristas o minoristas. Pueden tratarse de cubas de comida preparada, latas llenas aún no etiquetadas o subconjuntos de componentes alimentarios. También puede incluir latas terminadas que aún no están empaquetadas en cajas o paletas. Su inventario de productos terminados consta de todas las latas de alimentos llenas y etiquetadas en su almacén que ha fabricado y desea vender a distribuidores de alimentos (mayoristas), tiendas de comestibles (minoristas) e incluso quizás a consumidores a través de acuerdos como tiendas de fábrica y centros outlet.
El trabajo parcialmente terminado (o trabajo en proceso) es una medida del inventario construido durante la ejecución del trabajo de un proyecto de capital, [9] [10] [11] como el que se encuentra en la construcción de infraestructura civil o en el petróleo y el gas. El inventario puede reflejar no sólo elementos físicos (como materiales, piezas, subconjuntos parcialmente terminados) sino también conocimientos en proceso (como diseños de ingeniería parcialmente completados de componentes y conjuntos que se fabricarán).
Un "inventario virtual" (también conocido como "inventario bancario") permite a un grupo de usuarios compartir piezas comunes, especialmente cuando su disponibilidad con poca antelación puede ser crítica pero es poco probable que sean requeridas por más de unos pocos miembros del banco en cualquier momento. una vez. [12] El inventario virtual también permite a los distribuidores y empresas de cumplimiento enviar productos a los minoristas directamente desde el stock, independientemente de si el stock se mantiene en una tienda minorista, un almacén o un almacén. [13]
Hay varios costos asociados con el inventario:
La proporcionalidad del inventario es el objetivo de la gestión de inventario impulsada por la demanda. El resultado óptimo principal es tener disponible el mismo número de días (u horas, etc.) de inventario en todos los productos, de modo que el tiempo de agotamiento de todos los productos sea simultáneo. En tal caso, no hay "exceso de inventario", es decir, inventario que sobraría de otro producto cuando se agote el primero. Mantener un exceso de inventario no es óptimo porque el dinero gastado para obtenerlo y el costo de mantenerlo podrían haberse utilizado mejor en otro lugar, es decir, en el producto que acaba de agotarse.
El objetivo secundario de la proporcionalidad del inventario es la minimización del inventario. Al integrar una previsión precisa de la demanda con la gestión de inventario, en lugar de mirar únicamente los promedios pasados, se espera un resultado mucho más preciso y óptimo. La integración de la previsión de la demanda en la gestión del inventario de esta manera también permite predecir el punto en el que "puede caber" cuando el almacenamiento del inventario está limitado por producto.
La técnica de proporcionalidad de inventario es más apropiada para inventarios que el consumidor no ve, a diferencia de los sistemas de "mantener llenos" donde a un consumidor minorista le gustaría ver los estantes llenos del producto que está comprando para no pensar que está comprando algo. viejo, no deseado o rancio; y diferenciado de los sistemas de "puntos de activación", donde el producto se reordena cuando alcanza un cierto nivel; La proporcionalidad del inventario se utiliza eficazmente en procesos de fabricación justo a tiempo y aplicaciones minoristas en las que el producto está oculto a la vista.
Uno de los primeros ejemplos de proporcionalidad de inventario utilizado en una aplicación minorista en los Estados Unidos fue el del combustible para motores. El combustible para motores (por ejemplo, gasolina) se almacena generalmente en tanques subterráneos. Los automovilistas no saben si compran gasolina del fondo o de la parte superior del tanque, ni por qué les importa. Además, estos tanques de almacenamiento tienen una capacidad máxima y no se pueden llenar en exceso. Finalmente, el producto es caro. La proporcionalidad de inventarios se utiliza para equilibrar los inventarios de los diferentes grados de combustible para motores, cada uno almacenado en tanques dedicados, en proporción a las ventas de cada grado. El consumidor no ve ni valora el exceso de inventario, por lo que es simplemente dinero en efectivo hundido (literalmente) en el suelo. La proporcionalidad del inventario minimiza la cantidad de exceso de inventario transportado en tanques de almacenamiento subterráneos. Esta aplicación para combustible de motor fue desarrollada e implementada por primera vez por Petrolsoft Corporation en 1990 para Chevron Products Company. La mayoría de las grandes compañías petroleras utilizan estos sistemas en la actualidad. [14]
Se cree que el uso de la proporcionalidad de inventario en Estados Unidos se inspiró en la gestión de inventario de piezas japonesa justo a tiempo que Toyota Motors hizo famosa en los años 1980. [15]
Parece que alrededor de 1880 [16] hubo un cambio en las prácticas de fabricación de empresas con líneas de productos relativamente homogéneas a empresas integradas horizontalmente con una diversidad sin precedentes en procesos y productos. Esas empresas (especialmente en el sector metalúrgico) intentaron lograr el éxito a través de economías de alcance: las ganancias de producir conjuntamente dos o más productos en una instalación. Los gerentes ahora necesitaban información sobre el efecto de las decisiones sobre la combinación de productos sobre las ganancias generales y, por lo tanto, necesitaban información precisa sobre los costos de los productos. Varios intentos de lograrlo fracasaron debido a la enorme sobrecarga del procesamiento de información de la época. Sin embargo, la creciente necesidad de informes financieros después de 1900 creó una presión inevitable para la contabilidad financiera de las existencias y la necesidad administrativa de gestionar los costos de los productos quedó eclipsada. En particular, fue la necesidad de cuentas auditadas lo que selló el destino de la contabilidad de costos de gestión. El predominio de la contabilidad de los informes financieros sobre la contabilidad de gestión se mantiene hasta el día de hoy, con pocas excepciones, y las definiciones de "costo" en los informes financieros han distorsionado la contabilidad de "costos" de gestión eficaz desde entonces. Esto es particularmente cierto en el caso del inventario.
Por tanto, el inventario financiero de alto nivel tiene estas dos fórmulas básicas, que se relacionan con el período contable:
El beneficio de estas fórmulas es que la primera absorbe todos los gastos generales de producción y costos de materias primas en un valor de inventario para informar. Luego, la segunda fórmula crea el nuevo punto de inicio para el siguiente período y proporciona una cifra que se restará del precio de venta para determinar algún tipo de cifra de margen de ventas.
La gerencia de manufactura está más interesada en el índice de rotación de inventario o en los días promedio para vender el inventario, ya que les dice algo sobre los niveles relativos de inventario.
y su inversa
Esta relación estima cuántas veces el inventario gira durante un año. Este número indica cuánto efectivo/bienes están inmovilizados esperando el proceso y es una medida crítica de la confiabilidad y efectividad del proceso. Por lo tanto, una fábrica con dos turnos de inventario tiene existencias disponibles para seis meses, lo que generalmente no es una buena cifra (dependiendo de la industria), mientras que una fábrica que pasa de seis turnos a doce probablemente haya mejorado su efectividad en un 100%. Esta mejora tendrá algunos resultados negativos en los informes financieros, ya que se reduce el 'valor' ahora almacenado en la fábrica como inventario.
Si bien estas medidas contables del inventario son muy útiles debido a su simplicidad, también están plagadas del peligro de sus propios supuestos. De hecho, hay tantas cosas que pueden variar ocultas bajo esta apariencia de simplicidad que se pueden utilizar una variedad de supuestos de "ajuste". Éstas incluyen:
Inventory Turn es una herramienta de contabilidad financiera para evaluar el inventario y no es necesariamente una herramienta de gestión. La gestión de inventarios debe mirar hacia el futuro. La metodología aplicada se basa en el costo histórico de los bienes vendidos. Es posible que la relación no pueda reflejar la usabilidad de la demanda de producción futura, así como la demanda de los clientes.
Los modelos de negocio, incluido el inventario justo a tiempo (JIT), el inventario administrado por el proveedor (VMI) y el inventario administrado por el cliente (CMI), intentan minimizar el inventario disponible y aumentar la rotación de inventario. VMI y CMI han ganado una atención considerable debido al éxito de proveedores externos que ofrecen experiencia y conocimientos adicionales que las organizaciones tal vez no posean.
La gestión de inventarios también implica riesgos que varían según la posición de una empresa en el canal de distribución. Algunas medidas típicas de exposición del inventario [ definición necesaria ] son la amplitud del compromiso [ definición necesaria ] , el tiempo de duración [ definición necesaria ] y la profundidad [ definición necesaria ] . [18]
La gestión de inventario en la actualidad está orientada en línea y es más viable en formato digital. Este tipo de gestión dinámica de pedidos requerirá visibilidad de un extremo a otro, colaboración entre los procesos de cumplimiento, automatización de datos en tiempo real entre diferentes empresas e integración entre múltiples sistemas. [19]
Cada país tiene sus propias reglas sobre la contabilidad del inventario que se ajustan a sus reglas de presentación de informes financieros.
Por ejemplo, las organizaciones en los EE. UU. definen el inventario para satisfacer sus necesidades dentro de las Prácticas de Contabilidad Generalmente Aceptadas (GAAP) de los EE. UU., las reglas definidas por la Junta de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) (y otras) y aplicadas por la Comisión de Bolsa y Valores de los EE. UU. (SEC). ) y otras agencias federales y estatales. Otros países suelen tener acuerdos similares, pero con sus propias normas de contabilidad y agencias nacionales.
Es intencional que la contabilidad financiera utilice estándares que permitan al público comparar el desempeño de las empresas y las funciones de contabilidad de costos internamente con una organización y potencialmente con mucha mayor flexibilidad. A continuación se presentan algunos ejemplos y una discusión del inventario desde una perspectiva de contabilidad financiera .
El costeo/valoración interna del inventario puede ser complejo. Mientras que en el pasado la mayoría de las empresas tenían fábricas sencillas de un solo proceso, es muy probable que en el siglo XXI dichas empresas sean una minoría. Donde existen fábricas de "un proceso", hay un mercado para los bienes creados, lo que establece un valor de mercado independiente para el bien. Hoy en día, con las empresas de procesos de múltiples etapas, hay mucho inventario que alguna vez habría sido productos terminados y que ahora se mantiene como "trabajo en proceso" (WIP). Esto debe valorarse en las cuentas, pero la valoración es una decisión de gestión ya que no hay mercado para el producto parcialmente terminado. Esta "valoración" un tanto arbitraria del WIP, combinada con la asignación de gastos generales, ha dado lugar a algunos resultados no deseados e indeseables. [ ejemplo necesario ]
El inventario de una organización puede parecer un arma de doble filo, ya que cuenta como un activo en el balance , pero también inmoviliza dinero que podría servir para otros fines y requiere gastos adicionales para su protección. El inventario también puede causar gastos fiscales significativos, dependiendo de las leyes de cada país con respecto a la depreciación del inventario, como en Thor Power Tool Company v. Commissioner .
El inventario aparece como un activo circulante en el balance de una organización porque la organización puede, en principio, convertirlo en efectivo vendiéndolo. Algunas organizaciones mantienen inventarios mayores que los que sus operaciones requieren para inflar el valor aparente de sus activos y su rentabilidad percibida.
Además del dinero invertido en la adquisición de inventario, el inventario también conlleva costos asociados por espacio de almacén, servicios públicos y seguros para cubrir al personal que lo maneja y lo protege contra incendios y otros desastres, obsolescencia, merma (robo y errores) y otros. Estos costos de tenencia pueden acumularse: entre un tercio y la mitad de su valor de adquisición por año.
Las empresas que tienen muy poco inventario no pueden aprovechar los grandes pedidos de los clientes si no pueden realizar las entregas. Los objetivos contradictorios del control de costos y el servicio al cliente a menudo ponen a los gerentes financieros y operativos de una organización en contra de sus departamentos de ventas y marketing . Los vendedores, en particular, suelen recibir pagos de comisiones de ventas, por lo que los bienes no disponibles pueden reducir sus ingresos personales potenciales. Este conflicto se puede minimizar reduciendo el tiempo de producción a un nivel cercano o inferior al tiempo de entrega esperado por los clientes. Este esfuerzo, conocido como " producción ajustada ", reducirá significativamente el capital de trabajo inmovilizado en el inventario y reducirá los costos de fabricación (consulte el Sistema de producción de Toyota ).
Al ayudar a la organización a tomar mejores decisiones, los contadores pueden ayudar al sector público a cambiar de una manera muy positiva que genere un mayor valor para la inversión del contribuyente. También puede ayudar al progreso de los incentivos y a garantizar que las reformas sean sostenibles y efectivas en el largo plazo, al garantizar que el éxito sea adecuadamente reconocido tanto en los sistemas de recompensa formales como informales de la organización.
Decir que tienen un papel clave que desempeñar es quedarse corto. Las finanzas están conectadas a la mayoría, si no a todos, los procesos comerciales clave dentro de la organización. Debería dirigir los sistemas de administración y rendición de cuentas que garanticen que la organización esté llevando a cabo sus negocios de manera apropiada y ética. Es fundamental que estos cimientos estén firmemente establecidos. Muy a menudo son la prueba de fuego mediante la cual se gana o se pierde la confianza del público en la institución.
Finanzas también debería proporcionar la información, el análisis y el asesoramiento para permitir que los administradores de servicios de las organizaciones operen con eficacia. Esto va más allá de la preocupación tradicional por los presupuestos: ¿cuánto hemos gastado hasta ahora, cuánto nos queda para gastar? Se trata de ayudar a la organización a comprender mejor su propio desempeño. Eso significa establecer conexiones y comprender las relaciones entre los insumos dados (los recursos aportados) y los productos y resultados que logran. También se trata de comprender y gestionar activamente los riesgos dentro de la organización y sus actividades.
Cuando un comerciante compra bienes del inventario, el valor de la cuenta de inventario se reduce por el costo de los bienes vendidos (COGS). Esto es sencillo cuando el coste no ha variado entre los que se mantienen en stock; pero cuando así sea, entonces se debe derivar un método acordado para evaluarlo. Para los artículos básicos que no se pueden rastrear individualmente, los contadores deben elegir un método que se ajuste a la naturaleza de la venta. Dos métodos populares en uso son: FIFO (primero en entrar, primero en salir) y LIFO (último en entrar, primero en salir).
FIFO trata la primera unidad que llegó al inventario como la primera vendida. LIFO considera la última unidad que llega al inventario como la primera vendida. El método que seleccione un contador puede tener un efecto significativo en los ingresos netos y el valor contable y, a su vez, en los impuestos. Al utilizar la contabilidad LIFO para el inventario, una empresa generalmente informa menores ingresos netos y un menor valor contable, debido a los efectos de la inflación. Esto generalmente resulta en impuestos más bajos. Debido al potencial de LIFO para sesgar el valor del inventario, los PCGA y las NIC del Reino Unido han prohibido efectivamente la contabilidad de inventario LIFO. La contabilidad LIFO está permitida en los Estados Unidos sujeta a la sección 472 del Código de Rentas Internas . [20]
La contabilidad de costos estándar utiliza índices llamados eficiencias que comparan la mano de obra y los materiales realmente utilizados para producir un bien con aquellos que los mismos bienes habrían requerido en condiciones "estándar". Mientras las condiciones reales y estándar sean similares, surgen pocos problemas. Desafortunadamente, los métodos estándar de contabilidad de costos se desarrollaron hace unos 100 años, cuando la mano de obra constituía el costo más importante de los bienes manufacturados. Los métodos estándar continúan enfatizando la eficiencia laboral a pesar de que ese recurso ahora constituye una (muy) pequeña parte del costo en la mayoría de los casos.
La contabilidad de costos estándar puede perjudicar a los gerentes, trabajadores y empresas de varias maneras. Por ejemplo, una decisión política de aumentar el inventario puede perjudicar la evaluación del desempeño de un gerente de fabricación . El aumento del inventario requiere una mayor producción, lo que significa que los procesos deben operar a tasas más altas. Cuando (no si) algo sale mal, el proceso lleva más tiempo y utiliza más tiempo de mano de obra que el estándar. El gerente parece responsable del exceso, aunque no tenga control sobre las necesidades de producción o el problema.
En tiempos económicos adversos, las empresas utilizan las mismas eficiencias para reducir, corregir o reducir de otro modo su fuerza laboral. Los trabajadores despedidos en esas circunstancias tienen incluso menos control sobre el exceso de inventario y la eficiencia de costos que sus gerentes.
Muchos contadores financieros y de costos han estado de acuerdo durante muchos años en la conveniencia de reemplazar la contabilidad de costos estándar. Sin embargo, no han encontrado un sucesor.
Eliyahu M. Goldratt desarrolló la Teoría de las Restricciones en parte para abordar los problemas de contabilidad de costos en lo que él llama el "mundo de los costos". Ofrece un sustituto, llamado contabilidad de rendimiento , que utiliza el rendimiento (dinero por bienes vendidos a los clientes) en lugar de la producción (bienes producidos que pueden venderse o aumentar el inventario) y considera la mano de obra como un costo fijo en lugar de un costo variable. Define el inventario simplemente como todo lo que posee la organización y planea vender, incluidos edificios, maquinaria y muchas otras cosas además de las categorías enumeradas aquí. La contabilidad de rendimiento reconoce sólo una clase de costos variables: los costos verdaderamente variables, como materiales y componentes, que varían directamente con la cantidad producida.
Los inventarios de productos terminados siguen siendo activos del balance , pero los índices de eficiencia laboral ya no evalúan a los gerentes y trabajadores. En lugar de un incentivo para reducir el costo laboral, la contabilidad del rendimiento centra la atención en las relaciones entre el rendimiento (ingresos o ingresos), por un lado, y los gastos operativos controlables y los cambios en el inventario, por el otro.
Los inventarios también desempeñan un papel importante en las cuentas nacionales y el análisis del ciclo económico . Algunas fluctuaciones macroeconómicas de corto plazo se atribuyen al ciclo de inventarios .
También conocido como stock en dificultades o vencido, el inventario en dificultades es un inventario cuyo potencial para venderse a un costo normal ha pasado o pasará pronto. En determinadas industrias, también podría significar que las acciones son o serán pronto imposibles de vender. Ejemplos de inventario en dificultades incluyen productos que han llegado a su fecha de vencimiento , o que han alcanzado una fecha antes de su vencimiento en la cual el mercado planificado ya no los comprará (por ejemplo, faltan 3 meses para que expiren), ropa que está pasada de moda , música que Ya no son periódicos o revistas populares y viejos. También incluye equipos informáticos o de electrónica de consumo obsoletos o descatalogados y cuyo fabricante no puede soportarlos, así como productos que utilicen ese tipo de equipos, por ejemplo, equipos en formato VHS y vídeos. [21]
En 2001, Cisco canceló inventarios por valor de 2.250 millones de dólares debido a pedidos duplicados. [22] Esta se considera una de las mayores cancelaciones de inventario en la historia empresarial. [ cita necesaria ]
La rotación de existencias es la práctica de cambiar la forma en que se muestra el inventario de forma regular. Se utiliza más comúnmente en hostelería y comercio minorista, especialmente donde se venden productos alimenticios. Por ejemplo, en el caso de los supermercados que un cliente frecuenta habitualmente, el cliente puede saber exactamente lo que quiere y dónde está. Esto hace que muchos clientes vayan directamente al producto que buscan y no miren otros artículos en oferta. Para desalentar esta práctica, las tiendas rotarán la ubicación del stock para alentar a los clientes a mirar en toda la tienda. Esto es con la esperanza de que el cliente recoja artículos que normalmente no vería. [23]
El crédito de inventario se refiere al uso de acciones o inventario como garantía para obtener financiación. Cuando los bancos pueden ser reacios a aceptar garantías tradicionales, por ejemplo en países en desarrollo donde pueden faltar títulos de propiedad de la tierra , el crédito de inventario es una forma potencialmente importante de superar las restricciones financieras. [24] Este no es un concepto nuevo; La evidencia arqueológica sugiere que se practicaba en la Antigua Roma. Obtener financiación mediante existencias de una amplia gama de productos mantenidos en un depósito aduanero es común en gran parte del mundo. Se utiliza, por ejemplo, con queso parmesano en Italia. [25] El crédito de inventario basado en los productos agrícolas almacenados se utiliza ampliamente en los países latinoamericanos y en algunos países asiáticos. [26] Una condición previa para dicho crédito es que los bancos deben tener confianza en que el producto almacenado estará disponible si necesitan recurrir a la garantía; esto implica la existencia de una red confiable de almacenes certificados. [27] Los bancos también se enfrentan a problemas a la hora de valorar el inventario. La posibilidad de caídas repentinas en los precios de los productos básicos significa que generalmente se muestran reacios a prestar más de aproximadamente el 60% del valor del inventario en el momento del préstamo.