El software de gestión de inventario es un sistema de software para rastrear niveles de inventario , pedidos, ventas y entregas. [1] También se puede utilizar en la industria manufacturera para crear una orden de trabajo , una lista de materiales y otros documentos relacionados con la producción. Las empresas utilizan software de gestión de inventario para evitar el exceso de existencias y las interrupciones de productos. Es una herramienta para organizar datos de inventario que antes generalmente se almacenaban en forma impresa o en hojas de cálculo .
El software de gestión de inventario se compone de varios componentes clave que trabajan juntos para crear un inventario coherente de los sistemas de muchas organizaciones. Estas características incluyen:
Si el inventario alcanza un umbral específico, el sistema de gestión de inventario de una empresa se puede programar para indicar a los gerentes que reordenen ese producto. Esto ayuda a las empresas a evitar quedarse sin productos o inmovilizar demasiado capital en inventario.
Cuando un producto está en un almacén o tienda, se puede rastrear mediante su código de barras y/u otros criterios de seguimiento, como el número de serie , el número de lote o el número de revisión. Sistemas. para empresas, Enciclopedia de empresas, 2ª ed. Hoy en día, el software de gestión de inventario suele utilizar códigos de barras , identificación por radiofrecuencia (RFID) y/o tecnología de seguimiento inalámbrico .
Las empresas que están principalmente orientadas a servicios en lugar de productos pueden utilizar software de gestión de inventario para realizar un seguimiento del costo de los materiales que utilizan para proporcionar servicios, como los suministros de limpieza. De esta manera, pueden adjuntar precios a sus servicios que reflejen el costo total de realizarlos.
Los códigos de barras suelen ser el medio por el cual los datos sobre productos y pedidos se ingresan en el software de gestión de inventario. Un lector de códigos de barras se utiliza para leer códigos de barras y buscar información sobre los productos que representan. Las etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID) y los métodos inalámbricos de identificación de productos también están ganando popularidad.
Los programas de software de inventario modernos pueden usar códigos QR o etiquetas NFC para identificar artículos de inventario y teléfonos inteligentes como escáneres. [ cita necesaria ] Este método ofrece una opción para que las empresas realicen un seguimiento del inventario mediante el escaneo de códigos de barras sin necesidad de comprar hardware de escaneo costoso. [ cita necesaria ]
Un sistema de optimización de inventario y previsión de demanda totalmente automatizado para alcanzar métricas clave de optimización de inventario como:
El Código Universal de Producto (UPC) fue adoptado por la industria de comestibles en abril de 1973 como el código de barras estándar para todos los establecimientos de comestibles, aunque no se introdujo en los establecimientos minoristas hasta 1974. [2] Esto ayudó a reducir los costos de gestión de inventario porque los minoristas del Estados Unidos y Canadá no tuvieron que comprar varios lectores de códigos de barras para escanear códigos de barras de la competencia. Ahora había un código de barras principal para que los tenderos y otros minoristas compraran un tipo de lector.
A principios de la década de 1980, las computadoras personales comenzaron a ser populares. [3] Esto hizo bajar aún más el costo de los códigos de barras y los lectores. También permitió implementar las primeras versiones de software de gestión de inventarios. Uno de los mayores obstáculos a la hora de vender lectores y códigos de barras a los minoristas era el hecho de que no tenían un lugar para almacenar la información que escaneaban. A medida que las computadoras se volvieron más comunes y asequibles, se superó este obstáculo. Una vez que los códigos de barras y los programas de gestión de inventario comenzaron a difundirse en las tiendas de comestibles , la gestión de inventario manual se volvió menos práctica. La escritura de los datos del inventario a mano en papel fue reemplazada por el escaneo de productos y la introducción manual de información en una computadora.
A principios de la década de 2000, el software de gestión de inventarios progresó hasta el punto en que los empresarios ya no necesitaban ingresar datos a mano, sino que podían actualizar instantáneamente su base de datos con lectores de códigos de barras.
Además, la existencia de software empresarial basado en la nube y su creciente adopción por parte de las empresas marca una nueva era para el software de gestión de inventario. [ cita necesaria ] Ahora generalmente permiten integraciones con otros procesos de backend comerciales, como contabilidad y ventas en línea. [ cita necesaria ]
Las empresas suelen utilizar software de gestión de inventario para reducir sus costos de mantenimiento. [4] El software se utiliza para rastrear productos y piezas a medida que se transportan desde un proveedor a un almacén, entre almacenes y finalmente a una ubicación minorista o directamente a un cliente.
El software de gestión de inventario se utiliza para diversos fines, entre ellos:
Los fabricantes utilizan principalmente software de gestión de inventario para crear órdenes de trabajo y listas de materiales. Esto facilita el proceso de fabricación al ayudar a los fabricantes a ensamblar de manera eficiente las herramientas y piezas que necesitan para realizar tareas específicas. Para trabajos de fabricación más complejos, los fabricantes pueden crear órdenes de trabajo y listas de materiales de varios niveles, que tienen un cronograma de procesos que deben realizarse en el orden adecuado para construir un producto final. Otras órdenes de trabajo que se pueden crear utilizando el software de gestión de inventario incluyen órdenes de trabajo inversas y órdenes de trabajo automáticas. Los fabricantes también utilizan software de gestión de inventario para rastrear activos, recibir nuevo inventario y tareas adicionales para las que lo utilizan empresas de otras industrias.
Existen varias ventajas al utilizar un software de gestión de inventario en un entorno empresarial.
El inventario de una empresa representa una de sus mayores inversiones, junto con su fuerza laboral y sus ubicaciones. El software de gestión de inventario ayuda a las empresas a reducir gastos minimizando la cantidad de piezas y productos innecesarios almacenados . También ayuda a las empresas a mantener al mínimo las pérdidas de ventas al tener suficiente stock disponible para satisfacer la demanda.
El software de gestión de inventario a menudo permite la automatización de muchas tareas relacionadas con el inventario. Por ejemplo, el software puede recopilar datos automáticamente, realizar cálculos y crear registros. Esto no sólo se traduce en ahorro de tiempo y costes, sino que también aumenta la eficiencia empresarial.
El software de gestión de inventario puede ayudar a distribuidores , mayoristas , fabricantes y minoristas a optimizar sus almacenes. Si ciertos productos a menudo se venden juntos o son más populares que otros, esos productos se pueden agrupar o colocar cerca del área de entrega para acelerar el proceso de recolección.
Para 2018, el 66% de los almacenes "están a punto de sufrir un cambio sísmico, pasando de los procesos en papel y lápiz que aún prevalecen a soluciones de inventario automatizadas y mecanizadas. Con estos nuevos procesos automatizados, los recuentos cíclicos se realizarán con mayor frecuencia y con menos esfuerzo, lo que aumentará visibilidad del inventario y un cumplimiento más preciso, menos situaciones de falta de stock y menos ventas perdidas. Una mayor confianza en la precisión del inventario conducirá a un nuevo enfoque en la optimización de la combinación, la ampliación de la selección y la aceleración de la rotación del inventario". [ cita necesaria ]
Los datos actualizados y en tiempo real sobre las condiciones y niveles del inventario es otra ventaja que ofrece el software de gestión de inventario a las empresas. Los ejecutivos de la empresa generalmente pueden acceder al software a través de un dispositivo móvil , computadora portátil o PC para verificar los números de inventario actuales. Esta actualización automática de los registros de inventario permite a las empresas tomar decisiones informadas. [ cita necesaria ]
Con la ayuda de derechos de usuario restringidos, los gerentes de la empresa pueden permitir que muchos empleados ayuden en la gestión del inventario. Pueden otorgar a los empleados suficiente acceso a la información para recibir productos, realizar pedidos, transferir productos y realizar otras tareas sin comprometer la seguridad de la empresa . Esto puede acelerar el proceso de gestión de inventario y ahorrar tiempo a los gerentes.
El seguimiento de dónde se almacenan los productos, de qué proveedores provienen y el tiempo que permanecen almacenados es posible con el software de gestión de inventario. Al analizar dichos datos, las empresas pueden controlar los niveles de inventario y maximizar el uso del espacio del almacén. Además, las empresas están más preparadas para las demandas y ofertas del mercado, especialmente durante circunstancias especiales, como una temporada alta en un mes en particular. A través de los informes generados por el software de gestión de inventario, las empresas también pueden recopilar datos importantes que pueden incluirse en un modelo para su análisis. [ cita necesaria ]
Las principales desventajas del software de gestión de inventarios son su costo y complejidad.
El costo puede ser una desventaja importante del software de gestión de inventario. Muchas grandes empresas utilizan un ERP como software de gestión de inventario, pero a las pequeñas empresas les puede resultar difícil permitírselo. Los lectores de códigos de barras y otro hardware pueden agravar este problema al agregar aún más costos para las empresas. La ventaja de permitir que varios empleados realicen tareas de gestión de inventario se ve atenuada por el costo de los lectores de códigos de barras adicionales. El uso de teléfonos inteligentes como lectores de códigos QR ha sido una forma en que las empresas más pequeñas evitan el alto gasto de hardware personalizado para la gestión de inventario.
El software de gestión de inventario no es necesariamente sencillo ni fácil de aprender. El equipo directivo de una empresa debe dedicar una cierta cantidad de tiempo a aprender un nuevo sistema, incluido tanto el software como el hardware, para poder ponerlo en funcionamiento. La mayoría del software de gestión de inventario incluye manuales de capacitación y otra información disponible para los usuarios. A pesar de su aparente complejidad, el software de gestión de inventarios ofrece cierto grado de estabilidad a las empresas. Por ejemplo, si un empleado de TI a cargo del sistema deja la empresa, capacitar a un reemplazo puede ser comparativamente económico en comparación con si la empresa utilizara múltiples programas para almacenar datos de inventario.
Los principales beneficios de un software de gestión de inventario en la nube incluyen:
Para las empresas emergentes y las PYMES , el seguimiento del inventario en tiempo real es muy importante. Los propietarios de empresas no sólo pueden rastrear y recopilar datos, sino también generar informes. Al mismo tiempo, los empresarios pueden acceder a datos de inventario basados en la nube desde una amplia gama de dispositivos con acceso a Internet, incluidos teléfonos inteligentes, tabletas, computadoras portátiles y computadoras de escritorio tradicionales. Además, los usuarios no tienen que estar dentro de las instalaciones comerciales para utilizar el programa de inventario basado en web y pueden acceder al software de inventario mientras están de viaje.
Debido a que el software reside en la nube, los propietarios de empresas no tienen que comprar ni mantener hardware costoso. En cambio, las PYMES y las nuevas empresas pueden destinar capital y ganancias a expandir el negocio para llegar a una audiencia más amplia. Las soluciones basadas en la nube también eliminan la necesidad de contratar una gran fuerza laboral de TI. El proveedor de servicios se encargará del mantenimiento del software de inventario.
Implementar un software de inventario basado en web es bastante sencillo. Todo lo que los propietarios de negocios deben hacer es registrarse para obtener una suscripción mensual o anual y comenzar a utilizar el software de gestión de inventario a través de Internet. Esta flexibilidad permite a las empresas crecer con relativa rapidez sin gastar una gran cantidad de dinero.
El software de gestión de inventario en la nube ofrece facilidad de integración con los sistemas actuales para los propietarios de empresas. Por ejemplo, los propietarios de empresas pueden integrar el software de inventario con su tienda de comercio electrónico o con el software de contabilidad basado en la nube. [ cita necesaria ] El aumento de la popularidad de los mercados de terceros impulsó a las empresas de gestión de inventario basadas en la nube a incluir la integración de dichos sitios con el resto del negocio minorista del propietario de una empresa, lo que permite ver y controlar el stock en todos los canales. [5]
Los sistemas de inventario en la nube aumentan la eficiencia de varias maneras. Uno es el monitoreo de inventario en tiempo real. Un solo cambio puede replicarse instantáneamente en toda la empresa. Como resultado, las empresas pueden tener mayor confianza en la precisión de la información del sistema y la gerencia puede rastrear más fácilmente el flujo de suministros y productos y generar informes. Además, las soluciones basadas en la nube ofrecen una mayor accesibilidad.
Los programas de inventario en la nube también permiten que los departamentos de una empresa trabajen juntos de manera más eficiente. El Departamento A puede obtener información sobre el inventario del Departamento B directamente desde el software sin necesidad de comunicarse con el personal del Departamento B para obtener la información. Esta comunicación interdepartamental también hace que sea más fácil saber cuándo reabastecerse y qué pedidos de clientes se han enviado, etc. Las operaciones pueden realizarse de manera más fluida y eficiente, mejorando la experiencia del cliente. La información precisa del inventario también puede tener un gran impacto en los resultados de una empresa. Le permite ver dónde están los cuellos de botella y los problemas del flujo de trabajo, y calcular los puntos de equilibrio y los márgenes de beneficio.
El uso de la nube significa que los datos son administrados por un proveedor externo y puede existir el riesgo de que usuarios no autorizados accedan a los datos.
Dado que el mantenimiento lo gestiona el proveedor, los usuarios dependen esencialmente por completo del proveedor.
Dependiendo del proveedor de servicios en la nube, las actualizaciones del sistema y del software se realizarán según su cronograma, por lo que las empresas pueden experimentar algunas limitaciones en la flexibilidad del proceso.
No todos los sistemas locales o proveedores de servicios se pueden sincronizar con el software en la nube utilizado.