El Formulario I-9 , oficialmente el Formulario de Verificación de Elegibilidad de Empleo , es un formulario del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos . Exigido por la Ley de Reforma y Control de la Inmigración de 1986, se utiliza para verificar la identidad y la autorización legal para trabajar de todos los empleados remunerados en los Estados Unidos. Todos los empleadores estadounidenses deben asegurarse de que el Formulario I-9 se complete correctamente para cada individuo que contraten para trabajar en los Estados Unidos. [1]
La Ley de Reforma y Control de la Inmigración de 1986 (IRCA) requería que los empleadores verificaran que todos los empleados recién contratados presentaran documentación válida que verificara la identidad del empleado y su autorización legal para aceptar empleo en los Estados Unidos. [2] El formulario I-9, o más propiamente el Formulario de Verificación de Elegibilidad de Empleo, es proporcionado por el gobierno federal para ese propósito. [3]
Todo empleado contratado después del 6 de noviembre de 1986 debe completar un formulario I-9 al momento de la contratación. Los empleados deben completar la Sección 1 del formulario al comenzar a trabajar. El empleador debe completar la Sección 2 dentro de los tres días posteriores a la fecha de inicio del trabajo del empleado. [2] El empleador es responsable de garantizar que los formularios se completen de manera correcta y oportuna.
El formulario I-9 no es necesario para los voluntarios no remunerados ni para los contratistas. [2] Sin embargo, una empresa podría encontrarse responsable si contrata a un contratista que sabe que no lo es o si emplea trabajadores no autorizados. [2]
Se han emitido varias versiones del Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo, desde que se introdujo por primera vez en 1987; no todas las versiones son válidas para su uso. Actualmente, solo son válidos los formularios que muestran la siguiente fecha de revisión: "Rev. 07/17/2017 N*". [4]
Si un empleado no sabe leer o escribir en inglés, un traductor o preparador puede completar el formulario y firmarlo en nombre del empleado. El formulario también requiere la firma del propio empleado.
En octubre de 2004, una nueva legislación hizo posible completar el formulario I-9 electrónicamente. [2]
Al completar el formulario I-9, los posibles empleados certifican, bajo pena de perjurio , que se encuentran en una de las siguientes categorías:
Junto con el formulario, los posibles empleados deben proporcionar documentos que demuestren su elegibilidad para trabajar. Se aceptan diversos documentos. El posible empleado debe proporcionar:
Todos los documentos deben estar vigentes [5]
Los documentos que se pueden utilizar según la “Lista A” del formulario I-9 para establecer tanto la identidad como la elegibilidad para el empleo incluyen:
Los documentos que pueden utilizarse según la “Lista B” del I-9 para establecer la identidad incluyen:
Para las personas menores de dieciocho años, se podrán utilizar los siguientes documentos para establecer la identidad:
Los empleados que proporcionen un artículo de la Lista B (para establecer la identidad) también deben proporcionar un artículo de la Lista C (para establecer la elegibilidad para el empleo).
Los documentos que se pueden utilizar según la “Lista C” del I-9 para establecer la elegibilidad para el empleo incluyen:
Los ciudadanos estadounidenses que hayan perdido su tarjeta de seguridad social pueden solicitar un duplicado en la Administración del Seguro Social .
Los empleados que proporcionen un artículo de la Lista C (para establecer la elegibilidad para el empleo) también deben proporcionar un artículo de la Lista B (para establecer la identidad).
Los empleadores deben actualizar o volver a verificar ciertos documentos de identidad antes de su fecha de vencimiento. Esto no se aplica a los pasaportes estadounidenses vigentes o tarjetas de residencia permanente ya presentados y aceptados cuando llegan a su fecha de vencimiento, ni a ningún documento de la Lista B (por ejemplo, licencias de conducir estatales e identificaciones estatales). El sitio web de USCIS, en la sección Empleadores, Boletines para empleadores, enumera los requisitos limitados y las instancias permitidas para la reverificación .
Para los ciudadanos estadounidenses, los formularios I-9 son válidos de manera continua, a menos que se produzca una interrupción de más de un año en el empleo. Los empleados internacionales con visas F-1 (estudiante), H-1B (ocupación especializada) o J-1 (visitante de intercambio) deben volver a verificar su I-9 cada vez que su visa expire con un nuevo permiso de autorización de trabajo (visa renovada con autorización de trabajo, EAD, tarjeta de residencia permanente, etc.).
Los empleadores deben conservar el Formulario I-9 de todos los empleados actuales. Los empleadores también deben conservar el Formulario I-9 durante tres años a partir de la fecha de contratación o un año después de la fecha de finalización del empleo, lo que ocurra más tarde. Los empleadores deben mostrar el Formulario I-9 de sus empleados cada vez que la autoridad de inmigración o laboral lo solicite. [ cita requerida ]
La Ley de Reforma y Control de la Inmigración , que introdujo el requisito que condujo a la promulgación del formulario I-9, también incluyó disposiciones contra la discriminación. [2] Según la Ley, la mayoría de los ciudadanos estadounidenses, residentes permanentes, residentes temporales, asilados o refugiados que tienen permiso legal para trabajar en los Estados Unidos no pueden ser discriminados por su origen nacional o estatus de ciudadanía. [2] Esta disposición se aplica a los empleadores de tres o más trabajadores y cubre tanto las decisiones de contratación como las de despido. [2] Además, un empleador debe aceptar cualquier documento válido o combinación de documentos especificados en el formulario I-9 siempre que los documentos parezcan genuinos. [2]
Por ejemplo, un empleador no podría negarse a contratar a un candidato porque su I-9 revelara que no es ciudadano estadounidense (por ejemplo, residente permanente o refugiado). Por este motivo, algunos abogados de inmigración aconsejan a las empresas que eviten exigir un I-9 hasta que se contrate a un candidato, en lugar de arriesgarse a una demanda. [2] Otro ejemplo sería que una empresa no podría insistir en que un empleado proporcione un pasaporte en lugar de, por ejemplo, una licencia de conducir y una tarjeta de seguridad social. Otra disposición antidiscriminación exige que los empleadores hagan cumplir el I-9 de manera uniforme. [2] Por ejemplo, un empleador no debe exigir a algunos empleados que completen un I-9 antes de ser contratados, pero permitir que otros completen el formulario después de comenzar a trabajar. [2]
Los empleadores no deben suponer que el empleado no está autorizado para trabajar solo porque no pudo presentar la prueba de autorización de empleo o presentó los documentos no aceptados hasta la fecha de inicio del empleo. En cambio, los empleadores deben alentar al empleado a que presente los documentos aceptables que se encuentran en las Listas A, B y C. Los empleadores pueden rescindir el empleo solo si el empleado no puede acreditar la autorización de trabajo de la persona presentando la prueba después de la fecha de inicio.
La Oficina del Asesor Especial para Prácticas Injustas de Empleo Relacionadas con la Inmigración ("OSC") es una sección dentro de la División de Derechos Civiles del Departamento de Justicia que hace cumplir la disposición antidiscriminación de la Ley de Inmigración y Nacionalidad ("INA"). La OSC puede ayudar a los trabajadores llamando a los empleadores y explicándoles las prácticas de verificación adecuadas y, cuando sea necesario, proporcionando a las víctimas de discriminación formularios de acusación. Tras recibir una acusación de discriminación, las investigaciones de la OSC normalmente no demoran más de siete meses. Las víctimas pueden obtener varios tipos de ayuda, incluida la suspensión del empleo y el pago retroactivo de los salarios.
La OSC también cuenta con un amplio programa de divulgación. Proporciona personal para hablar en eventos de divulgación en todo el país y tiene folletos, carteles y cintas informativas gratuitas para distribuir.
La OSC investiga los siguientes tipos de conducta discriminatoria según la disposición antidiscriminación de la Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA), 8 USC § 1324b:
En lo que respecta a la contratación, el despido, el reclutamiento o la recomendación a cambio de una comisión por parte de empleadores con cuatro o más empleados, los empleadores no pueden tratar a las personas de manera diferente por ser o no ciudadanos estadounidenses o personas autorizadas para trabajar. Los ciudadanos estadounidenses, los residentes permanentes recientes, los residentes temporales, los asilados y los refugiados están protegidos contra la discriminación por condición de ciudadanía. Sin embargo, los residentes permanentes que no soliciten la naturalización dentro de los seis meses posteriores a la elegibilidad no están protegidos contra la discriminación por condición de ciudadanía. La discriminación por condición de ciudadanía que se requiere para cumplir con la ley, la reglamentación, la orden ejecutiva o el contrato gubernamental está permitida por ley.
En lo que respecta a la contratación, el despido, el reclutamiento o la recomendación a cambio de una comisión por parte de empleadores con más de tres y menos de quince empleados, los empleadores no pueden tratar a las personas de manera diferente debido a su lugar de nacimiento, país de origen, ascendencia, lengua materna, acento o porque se las percibe como de apariencia o sonido extranjeros. Todos los ciudadanos estadounidenses, residentes permanentes legales y personas autorizadas para trabajar están protegidos contra la discriminación por origen nacional. La Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo tiene jurisdicción sobre los empleadores con quince o más empleados.
En relación con la verificación de la elegibilidad de los empleados para trabajar, los empleadores no pueden solicitar más documentos o documentos diferentes a los requeridos para verificar la elegibilidad de los empleados, rechazar documentos que parezcan razonablemente genuinos o especificar ciertos documentos en lugar de otros con el propósito o la intención de discriminar sobre la base del estado de ciudadanía o el origen nacional. Los ciudadanos estadounidenses y todas las personas autorizadas para trabajar están protegidos contra el abuso de documentos.
Las personas que presentan cargos ante la OSC; que cooperan con una investigación de la OSC; que impugnan acciones que puedan constituir prácticas documentales injustas o discriminación basada en la ciudadanía, el estado migratorio o el origen nacional; o que hacen valer sus derechos bajo la disposición antidiscriminación de la INA están protegidas contra represalias.
La IRCA incluye sanciones por el incumplimiento del I-9. La ley federal prevé penas de prisión o multas por realizar declaraciones falsas o utilizar documentos falsos en relación con la cumplimentación del I-9. Un empleador que contrate a un trabajador no autorizado puede ser multado entre 250 y 5.500 dólares por trabajador. [2] Además, dicho empleador puede ser excluido de los contratos del gobierno federal durante un año. [2] Un empleado que acepte a sabiendas documentación fraudulenta también puede ser procesado penalmente en virtud de otras leyes de inmigración. [2]
Un empleador que no lleve registros adecuados de que los formularios I-9 se han presentado correctamente puede recibir una multa de 110 dólares por cada elemento faltante en cada formulario, hasta un máximo de 1100 dólares por formulario, incluso si el empleado está legalmente autorizado para trabajar en los Estados Unidos. [2] Desde 2009, el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) ha llevado a cabo más de 7500 auditorías e impuesto más de 80 millones de dólares en multas. Solo en 2011, el ICE llevó a cabo 2740 auditorías e impuso más de 7 millones de dólares en multas. [9]
Una persona que conscientemente cometa o participe en un fraude documental puede ser multada entre $375 y $3,200 por documento por la primera infracción y entre $3,200 y $6,500 por documento por infracciones posteriores. [10]
Los recientes boletines para empleados del USCIS explican muchas preguntas e inquietudes que los empleados han tenido a lo largo de los años sobre el proceso I-9, como la limitación de la capacidad de un empleador para discernir entre las muchas identificaciones antiguas, las diferentes formas de identificación, el descubrimiento de identificaciones posiblemente cuestionables, etc.: