El Formulario I-9 , oficialmente Verificación de Elegibilidad de Empleo , es un formulario de los Servicios de Inmigración y Ciudadanía de los Estados Unidos . Exigido por la Ley de Control y Reforma Migratoria de 1986, se utiliza para verificar la identidad y la autorización legal para trabajar de todos los empleados remunerados en los Estados Unidos. Todos los empleadores estadounidenses deben asegurarse de completar correctamente el Formulario I-9 para cada persona que contraten para trabajar en los Estados Unidos. [1]
La Ley de Control y Reforma Migratoria de 1986 (IRCA) requería que los empleadores verificaran que todos los empleados recién contratados presentaran documentación aparentemente válida que verificara la identidad del empleado y la autorización legal para aceptar empleo en los Estados Unidos. [2] El formulario I-9, o más propiamente el Formulario de Verificación de Elegibilidad de Empleo, es proporcionado por el gobierno federal para ese propósito. [3]
Todo empleado contratado después del 6 de noviembre de 1986 debe completar un formulario I-9 al momento de la contratación. Los empleados deben completar la Sección 1 del formulario al comenzar a trabajar. El empleador debe completar la Sección 2 dentro de los tres días siguientes a la fecha de inicio de trabajo del empleado. [2] El empleador es responsable de garantizar que los formularios se completen de manera adecuada y oportuna.
El I-9 no es obligatorio para los voluntarios no remunerados ni para los contratistas. [2] Sin embargo, una empresa aún podría verse responsable si contrata trabajo a un contratista que sabe que es o emplea trabajadores no autorizados. [2]
Se han emitido múltiples versiones del Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo, desde que se introdujo por primera vez en 1987; No todas las versiones son válidas para su uso. Actualmente, solo son válidos los formularios que muestran la siguiente fecha de revisión: "Rev. 17/07/2017 N*". [4]
Si un empleado no puede leer o escribir en inglés, un traductor o preparador puede completar el formulario y firmarlo en nombre del empleado. El formulario también requiere la firma del propio empleado.
En octubre de 2004, una nueva legislación hizo posible completar el I-9 electrónicamente. [2]
Al completar el formulario I-9, los posibles empleados dan fe, bajo pena de perjurio , que se encuentran en una de las siguientes categorías:
Con el formulario, los posibles empleados deben proporcionar documentos que demuestren su elegibilidad para trabajar. Se aceptan una variedad de documentos. El posible empleado debe proporcionar:
Todos los documentos deben estar vigentes [5]
Los documentos que se pueden utilizar en la "Lista A" del formulario I-9 para establecer tanto la identidad como la elegibilidad laboral incluyen:
Los documentos que se pueden utilizar según la "Lista B" del I-9 para establecer la identidad incluyen:
Para personas menores de dieciocho años, se podrán utilizar los siguientes documentos para establecer la identidad:
Los empleados que suministran un artículo de la Lista B (para establecer la identidad) también deben suministrar un artículo de la Lista C (para establecer la elegibilidad para el empleo).
Los documentos que se pueden utilizar según la "Lista C" del I-9 para establecer la elegibilidad para el empleo incluyen:
Los ciudadanos estadounidenses que hayan perdido su tarjeta de seguro social pueden solicitar un duplicado en la Administración del Seguro Social .
Los empleados que suministran un artículo de la Lista C (para establecer la elegibilidad para el empleo) también deben suministrar un artículo de la Lista B (para establecer la identidad).
Los empleadores deben actualizar o volver a verificar ciertos documentos de identificación en su fecha de vencimiento o antes. Esto no se aplica a los pasaportes estadounidenses no vencidos ni a las tarjetas de residencia permanente ya presentados y aceptados cuando llegan a su fecha de vencimiento, ni a ningún documento de la Lista B (por ejemplo, licencias de conducir estatales e identificaciones estatales). El sitio web de USCIS, en la sección Empleador, Boletines para empleadores, enumera los requisitos limitados y los casos permitidos para la reverificación .
Para los ciudadanos estadounidenses, los I-9 son válidos de forma continua a menos que se produzca una interrupción de más de un año en el empleo. Los empleados internacionales con visas F-1 (estudiante), H-1B (ocupación especializada) o J-1 (visitante de intercambio) deben volver a verificar su I-9 cada vez que su visa haya expirado con un nuevo permiso de autorización de trabajo (visa renovada con autorización de trabajo, EAD, Tarjeta de Residencia Permanente, etc.).
Los empleadores deben conservar un Formulario I-9 para todos los empleados actuales. Los empleadores también deben conservar un Formulario I-9 durante tres años después de la fecha de contratación, o un año después de la fecha de finalización del empleo, lo que ocurra más tarde. Los empleadores deben mostrar el formulario I-9 de sus empleados cada vez que la autoridad laboral o de inmigración lo solicite. [ cita necesaria ]
La Ley de Control y Reforma de la Inmigración, que introdujo el requisito que condujo a la promulgación del formulario I-9, también incluía disposiciones contra la discriminación. [2] Según la ley, la mayoría de los ciudadanos estadounidenses, residentes permanentes, residentes temporales, asilados o refugiados a quienes se les permite trabajar legalmente en los Estados Unidos no pueden ser discriminados por motivos de origen nacional o estatus de ciudadanía. [2] Esta disposición se aplica a los empleadores de tres o más trabajadores y cubre tanto las decisiones de contratación como las de despido. [2] Además, un empleador debe aceptar cualquier documento válido o combinación de documentos especificados en el formulario I-9 siempre que los documentos parezcan genuinos. [2]
Por ejemplo, un empleador no podría negarse a contratar a un candidato porque su I-9 revelara que no era ciudadano (como un residente permanente o un refugiado) y no un ciudadano estadounidense. Por esta razón, algunos abogados de inmigración aconsejan a las empresas que eviten exigir un I-9 hasta que se contrate a un candidato en lugar de arriesgarse a una demanda. [2] Como otro ejemplo, una empresa no podría insistir en que un empleado proporcione un pasaporte en lugar de, digamos, una licencia de conducir y una tarjeta de seguridad social. Otra disposición contra la discriminación requiere que los empleadores hagan cumplir el I-9 de manera uniforme. [2] Por ejemplo, un empleador no debe exigir que algunos empleados completen un formulario I-9 antes de ser contratados, pero debe permitir que otros completen el formulario después de comenzar a trabajar. [2]
Los empleadores no deben asumir que el empleado no está autorizado a trabajar sólo porque no pudo presentar la prueba de autorización de empleo o porque trajo los documentos no aceptados hasta la fecha de inicio del empleo. En cambio, los empleadores deben alentar a ese empleado a que traiga los documentos aceptables que se encuentran en las Listas A, B y C. Los empleadores pueden rescindir el empleo sólo si el empleado no puede dar fe de la autorización de trabajo de la persona presentando la prueba después de la fecha de inicio.
La Oficina del Asesor Especial para Prácticas Injustas de Empleo Relacionadas con la Inmigración ("OSC") es una sección dentro de la División de Derechos Civiles del Departamento de Justicia que hace cumplir la disposición contra la discriminación de la Ley de Inmigración y Nacionalidad ("INA"). La OSC puede ayudar a los trabajadores llamando a los empleadores y explicándoles las prácticas de verificación adecuadas y, cuando sea necesario, proporcionando a las víctimas de discriminación formularios de cargos. Una vez recibida una acusación de discriminación, las investigaciones de la OSC no suelen tardar más de siete meses. Las víctimas pueden obtener varios tipos de alivio, incluido el alivio laboral y el pago atrasado.
OSC también tiene un extenso programa de extensión. Proporciona personal para hablar en eventos de divulgación en todo el país y tiene folletos, carteles y cintas informativas gratuitas para su distribución.
La OSC investiga los siguientes tipos de conducta discriminatoria según la disposición antidiscriminatoria de la Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA), 8 USC § 1324b:
Con respecto a la contratación, el despido, el reclutamiento o la recomendación por una tarifa por parte de empleadores con cuatro o más empleados, los empleadores no pueden tratar a las personas de manera diferente porque sean o no ciudadanos estadounidenses o personas autorizadas para trabajar. Los ciudadanos estadounidenses, los residentes permanentes recientes, los residentes temporales, los asilados y los refugiados están protegidos contra la discriminación por estatus de ciudadanía. Sin embargo, los residentes permanentes que no solicitan la naturalización dentro de los seis meses posteriores a su elegibilidad no están protegidos contra la discriminación por estatus de ciudadanía. La ley permite la discriminación por estatus de ciudadanía que de otro modo se requiere para cumplir con una ley, reglamento, orden ejecutiva o contrato gubernamental.
Con respecto a la contratación, despido, reclutamiento o recomendación por una tarifa por parte de empleadores con más de tres y menos de quince empleados, los empleadores no pueden tratar a las personas de manera diferente debido a su lugar de nacimiento, país de origen, ascendencia, idioma nativo, acento o porque se les percibe como si parecieran o suenen extraños. Todos los ciudadanos estadounidenses, residentes permanentes legales y personas autorizadas para trabajar están protegidos contra la discriminación por origen nacional. La Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo tiene jurisdicción sobre los empleadores con quince o más empleados.
En relación con la verificación de la elegibilidad laboral de los empleados, los empleadores no pueden solicitar más o diferentes documentos de los necesarios para verificar la elegibilidad laboral, rechazar documentos que parezcan razonablemente genuinos o especificar ciertos documentos sobre otros con el propósito o intención de discriminar por motivos de estatus de ciudadanía. o de origen nacional. Los ciudadanos estadounidenses y todas las personas autorizadas para trabajar están protegidos contra el abuso de documentos.
Individuos que presentan cargos ante la OSC; que cooperan con una investigación de la OSC; que impugnen acciones que puedan constituir prácticas documentales injustas o discriminación basada en ciudadanía, estatus migratorio u origen nacional; o que hacen valer sus derechos bajo la disposición antidiscriminatoria de la INA están protegidos contra represalias.
La IRCA incluye sanciones por incumplimiento de la I-9. La ley federal prevé penas de prisión o multas por hacer declaraciones falsas o utilizar documentos falsos en relación con la finalización del I-9. Un empleador que contrate a un trabajador no autorizado puede recibir una multa de entre $250 y $5,500 por trabajador. [2] Además, dicho empleador puede ser excluido de contratos con el gobierno federal durante un año. [2] Un empleado que a sabiendas acepta documentación fraudulenta también puede ser procesado penalmente bajo otras leyes de inmigración. [2]
Un empleador que no mantenga registros adecuados de que los I-9 están debidamente presentados puede recibir una multa de $110 por elemento faltante para cada formulario, hasta $1100 por formulario, incluso si el empleado está legalmente autorizado a trabajar en los Estados Unidos. [2] Desde 2009, el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) ha realizado más de 7.500 auditorías e impuesto más de 80 millones de dólares en multas. Sólo en 2011, ICE realizó 2.740 auditorías y evaluó más de $7 millones en multas. [9]
Una persona que, a sabiendas, cometa o participe en fraude de documentos puede recibir una multa de entre $375 y $3200 por documento por la primera infracción y entre $3200 y $6500 por documento por infracciones posteriores. [10]
Los boletines de empleados recientes del USCIS explican muchas preguntas e inquietudes que los empleados han tenido a lo largo de los años sobre el proceso I-9, como la limitación de la capacidad de un empleador para discernir entre las muchas identificaciones antiguas, las diversas formas de identificación, el descubrimiento de identificación posiblemente cuestionable, etc.: