Las cuentas por pagar ( AP ) son el dinero que una empresa debe a sus proveedores y que se muestra como un pasivo en el balance general de una empresa . Se diferencia de los pasivos por pagarés , que son deudas creadas por documentos de instrumentos legales formales. [1] La principal responsabilidad de un departamento de cuentas por pagar es procesar y revisar las transacciones entre la empresa y sus proveedores y asegurarse de que todas las facturas pendientes de sus proveedores sean aprobadas, procesadas y pagadas. El proceso de cuentas por pagar comienza con la recopilación de los requisitos de suministro dentro de la organización y la búsqueda de cotizaciones de los proveedores para los artículos requeridos. Una vez que se negocia el trato, se preparan y envían las órdenes de compra . Los bienes entregados se inspeccionan a su llegada y la factura recibida se envía para su aprobación. El procesamiento de una factura incluye el registro de datos importantes de la factura y su introducción en el sistema financiero o de contabilidad de la empresa. Una vez logrado esto, las facturas deben pasar por el proceso comercial respectivo de la empresa para poder pagarse. [2]
Un departamento de cuentas a pagar generalmente está ubicado dentro de la función financiera de una organización . [3]
Una cuenta por pagar se registra en el sublibro mayor de Cuentas por pagar en el momento en que se avala una factura para su pago. Avalada, o avalada, significa que una factura está aprobada para su pago y se ha registrado en el Libro mayor o en el sublibro mayor de Cuentas por pagar como un pasivo pendiente o abierto porque no se ha pagado. Las cuentas por pagar se clasifican a menudo como Cuentas por pagar comerciales, cuentas por pagar por la compra de bienes físicos que se registran en el Inventario, y Cuentas por pagar de gastos, cuentas por pagar por la compra de bienes o servicios que se contabilizan como gasto. Algunos ejemplos comunes de Cuentas por pagar de gastos son la publicidad, los viajes, el entretenimiento, los suministros de oficina y los servicios públicos. Las Cuentas por pagar son una forma de crédito que los proveedores ofrecen a sus clientes al permitirles pagar un producto o servicio después de que ya lo hayan recibido. Los proveedores ofrecen varias condiciones de pago para una factura. Las condiciones de pago pueden incluir la oferta de un descuento en efectivo por pagar una factura dentro de una cantidad definida de días. Por ejemplo, las condiciones del 2%, Net 30 significan que el pagador deducirá el 2% de la factura si el pago se realiza dentro de los 30 días. Si el pago se realiza el día 31 se abona el importe total.
En una empresa, suele haber una gama mucho más amplia de servicios en el archivo AP, y los contadores o tenedores de libros suelen utilizar software de contabilidad para realizar un seguimiento del flujo de dinero que entra en esta cuenta de pasivos cuando reciben facturas y que sale de ella cuando realizan pagos. Cada vez más, las grandes empresas utilizan soluciones especializadas de automatización de cuentas a pagar (comúnmente llamadas ePayables) para automatizar los elementos manuales y en papel del procesamiento de las facturas de una organización.
Por lo general, un proveedor envía un producto, emite una factura y cobra el pago más tarde. Se trata de un ciclo de conversión de efectivo o un período de tiempo durante el cual el proveedor ya ha pagado las materias primas pero no ha recibido el pago a cambio del cliente final.
Cuando el comprador recibe la factura, se compara con el albarán y la orden de compra y, si todo está en orden, se paga la factura. Esto se conoce como la triple comparación. [4] La triple comparación puede ralentizar el proceso de pago, por lo que el método puede modificarse. Por ejemplo, la triple comparación puede limitarse únicamente a facturas de gran valor, o la comparación se aprueba automáticamente si la cantidad recibida está dentro de un cierto porcentaje del importe autorizado en la orden de compra. [5] El software de automatización del procesamiento de facturas maneja el proceso de comparación de forma diferente según las reglas comerciales establecidas durante la creación del proceso de flujo de trabajo . El caso más simple es la comparación bidireccional entre la factura en sí y la orden de compra.
Según estimaciones de 2009, se procesaban más de mil millones de facturas entre empresas por semana, y el 97% de ellas todavía se procesaban manualmente. El coste medio de procesar y pagar una factura a un proveedor oscilaba entre 5 y 15 dólares, de los cuales el 10% se procesaba demasiado tarde para pagarse dentro de los plazos de descuento y casi el 2% contenía errores. [6]
En los hogares , las cuentas por pagar son, por lo general, facturas de proveedores como la compañía eléctrica , la compañía telefónica , el servicio de televisión por cable o antena parabólica , las suscripciones a periódicos y otros servicios regulares similares. Los hogares pueden hacer un seguimiento y pagar mensualmente a mano mediante cheques, tarjetas de crédito o banca por Internet . [7]
Por lo general, se utilizan diversos mecanismos de control para evitar que el personal a cargo de las cuentas por pagar cometa malversaciones de fondos. La separación de funciones es un control habitual. En los países en los que es habitual el pago con cheques, casi todas las empresas cuentan con un empleado subalterno que procesa e imprime el cheque y un empleado superior lo revisa y firma. A menudo, el software de contabilidad limita a cada empleado a realizar únicamente las funciones que se le asignan, de modo que no hay forma de que un solo empleado (ni siquiera el controlador ) pueda realizar un pago por sí solo.
Algunas empresas también separan las funciones de añadir nuevos proveedores al archivo maestro de proveedores y de introducir comprobantes. Esto hace imposible que un empleado se agregue a sí mismo como proveedor y luego expida un cheque a su nombre sin conspirar con otro empleado. El archivo maestro de proveedores es el repositorio de toda la información importante sobre los proveedores de la empresa. Es el punto de referencia para las cuentas por pagar cuando se trata de pagar facturas. [8]
Además, la mayoría de las empresas exigen una segunda firma en los cheques cuyo importe supere un umbral específico.
El personal de cuentas por pagar debe estar atento a las facturas fraudulentas. En ausencia de un sistema de órdenes de compra , la primera línea de defensa es el gerente que aprueba. Sin embargo, el personal de cuentas por pagar debe familiarizarse con algunos problemas comunes, como las estafas de las " Páginas Amarillas " en las que los operadores fraudulentos ofrecen colocar un anuncio. El logotipo de los dedos que caminan nunca ha sido una marca registrada, y existen muchos directorios diferentes al estilo de las Páginas Amarillas, la mayoría de los cuales tienen una pequeña distribución. Según un artículo publicado en la edición de invierno de 2000 de Employer Practices de la American Payroll Association , "Los proveedores pueden enviar documentos que parecen facturas, pero en letra pequeña dicen "esto no es una factura". Estos pueden ser cargos por listados en directorios o anuncios. Recientemente, algunas empresas han comenzado a enviar lo que parece ser un cheque de reembolso o devolución; en realidad, es un registro de servicios que se activa cuando se devuelve el documento con una firma".
En las cuentas por pagar, un simple error puede provocar un pago excesivo de gran cuantía. Un ejemplo común son las facturas duplicadas. [9] Una factura puede extraviarse temporalmente o estar todavía en estado de aprobación cuando el proveedor llama para preguntar por su estado de pago. Después de que el miembro del personal de cuentas por pagar la busca y descubre que no se ha pagado, el proveedor envía una factura duplicada; mientras tanto, aparece la factura original y se paga. Luego llega la factura duplicada y, sin darse cuenta, también se paga, tal vez con una factura ligeramente diferente.
Los auditores suelen centrarse en la existencia de facturas aprobadas, informes de gastos y otra documentación de respaldo para respaldar los cheques emitidos. La presencia de una confirmación o declaración del proveedor es una prueba razonable de la existencia de la cuenta. No es raro que parte de esta documentación se pierda o se archive incorrectamente cuando llega el momento de la auditoría. En tales situaciones, un auditor puede decidir ampliar el tamaño de la muestra.
Los auditores suelen preparar una estructura de antigüedad de las cuentas por pagar para comprender mejor las deudas pendientes durante ciertos períodos (30, 60, 90 días, etc.). Estas estructuras son útiles para la presentación correcta del balance general al final del ejercicio fiscal. [10]
Muchas empresas están trabajando para optimizar o automatizar el proceso comercial de sus departamentos de cuentas por pagar. Este proceso es sencillo pero puede volverse muy engorroso, especialmente si la empresa tiene una gran cantidad de facturas. Este problema se agrava cuando las facturas que requieren procesamiento están en papel. Esto puede provocar facturas perdidas, errores humanos durante la entrada de datos y facturas duplicadas. Estos y otros problemas conducen a un alto costo por factura . El objetivo de automatizar el departamento de cuentas por pagar es optimizar este proceso de facturación, eliminar posibles errores humanos y reducir el costo por factura. [11]
Algunas de las soluciones de automatización de AP más comunes incluyen facturación electrónica , escaneo de documentos, reconocimiento óptico de caracteres , automatización de reglas de flujo de trabajo, seguimiento en línea, capacidades de generación de informes, interfaces de usuario de facturas electrónicas, redes de proveedores, servicios de pago y análisis de gastos para todas las facturas. [11] Las funciones de automatización efectivas incluyen reconocimiento de forma libre (capacidad de interpretar documentos de factura independientemente del diseño o la necesidad de crear una plantilla de proveedor) y capacidades de aprendizaje automático. [12]
La facturación electrónica puede ser una herramienta muy útil para el departamento de cuentas por pagar. La facturación electrónica permite a los proveedores enviar facturas a través de Internet y hacer que esas facturas se envíen y procesen automáticamente. Debido a que la llegada y presentación de las facturas es casi inmediata, las facturas se pagan antes; por lo tanto, la cantidad de tiempo y dinero que se necesita para procesar estas facturas se reduce en gran medida. (Financial Operations Networks, 2008) Estas soluciones generalmente involucran una empresa de terceros que proporciona y respalda una aplicación que permite a un proveedor enviar una factura electrónica a su cliente para su envío, aprobación y pago inmediatos. Estas aplicaciones están vinculadas a bases de datos que archivan información de transacciones entre socios comerciales. (US Bank, Scott Hesse, 2010) Las facturas se pueden enviar de varias formas, incluyendo EDI , CSV o cargas XML , archivos PDF o plantillas de factura en línea. Debido a que la facturación electrónica incluye tantas tecnologías y opciones de entrada diferentes, es una categoría general para cualquier método por el cual una factura se presenta electrónicamente a un cliente para su pago. [13]
Los sistemas de planificación de recursos empresariales suelen utilizar software para proporcionar servicios integrados de gestión de procesos de negocio a las empresas. [14]
Desde mediados de la década de 1967, las empresas han comenzado a establecer vínculos de datos entre sus socios comerciales para transferir documentos, como facturas y órdenes de compra. Inspiradas por la idea de una oficina sin papel y una transferencia de datos más confiable, desarrollaron los primeros sistemas EDI . Estos sistemas eran exclusivos de la respectiva empresa que los desarrolló, lo que significa que eran difíciles de implementar en un gran número de corporaciones. Reconociendo esto, el Comité de Normas Acreditadas X12 (una institución de normas bajo el paraguas de ANSI) hizo preparativos para estandarizar los procesos EDI. Esto dio como resultado lo que hoy se conoce como la norma EDI ANSI X12 . [15]
Esta siguió siendo la principal forma de intercambiar datos transaccionales entre socios comerciales durante casi tres décadas. En la década de 1990 se produjeron avances en la tecnología de Internet. Empezaron a aparecer empresas que ofrecían aplicaciones web con una interfaz de usuario más robusta y con funciones que satisfacían tanto a los proveedores como a los clientes. Estas nuevas aplicaciones basadas en la web permitían el envío en línea de facturas individuales, así como la carga de archivos EDI, junto con otros métodos de carga de archivos, como CSV y XML. Estos servicios permiten a los proveedores presentar facturas a sus clientes para su comparación y aprobación a través de una aplicación web fácil de usar. Los proveedores también pueden ver un historial de todas las facturas que enviaron a sus clientes sin tener acceso directo a los sistemas de estos. Esto se debe a que toda la información transaccional se almacena en los centros de datos de la empresa externa que proporciona la aplicación web de facturación. El cliente puede regular esta información exclusiva para controlar cuánta información transaccional puede ver el proveedor (por ejemplo, fechas de pago o información de cheques). [16]
A medida que las empresas avanzan hacia la era digital, cada vez más empresas están cambiando a servicios de facturación electrónica para automatizar sus departamentos de cuentas por pagar y reducir errores y ahorrar costos. [17] Según un estudio de referencia realizado por la IOMA, el 19% de las organizaciones encuestadas informaron una tasa de pagos duplicados de entre el 0,1% y el 0,5%. [18] Algunos incluso creen que será un estándar de la industria en un futuro cercano. Según un informe realizado por el equipo de GXS en 2013, Europa está adoptando una legislación gubernamental que alienta a las empresas a adoptar prácticas de facturación electrónica. Estados Unidos aún no tiene una legislación de este tipo, pero reconoce el valor de esta tecnología. El Tesoro de Estados Unidos estimó que la implementación de la facturación electrónica en todo el gobierno federal reduciría los costos en un 50% y ahorraría $450 millones anuales. [19]
Con la creciente disponibilidad de soluciones robóticas, las empresas están impulsando aún más la mejora de los procesos de cuentas por pagar. Al aplicar la automatización robótica de procesos de extremo a extremo o RPA a su departamento de cuentas por pagar, las organizaciones pueden acelerar la velocidad y la precisión del procesamiento de facturas, al tiempo que mejoran los costos operativos. [20] Algunas organizaciones informan que al implementar RPA han logrado eliminar casi por completo la intervención humana del proceso de cuentas por pagar, ahorrando así entre el 65% y el 75% del tiempo que antes se dedicaba al procesamiento manual. [21]
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