[1] Se hace en las primeras etapas del ciclo de aprovisionamiento, ya sea en el estudio preliminar, o un poco más adelante.
Una RFP se usa cuando la petición necesita pericia técnica, capacidad especializada, o cuando el producto o el servicio que se requiere no existe todavía, por lo que la propuesta puede necesitar investigación y desarrollo para crear lo requerido.
Muchas de estas sedes permiten inscribirse sin coste a los vendedores para recibir correos electrónicos con solicitudes que les puedan interesar, ya sea generales o para la categoría específica del producto o servicio que venden.
Las RFP incluyen a menudo especificaciones del producto, proyecto o servicio que es su objeto.
Estas conversaciones pueden tener como objeto las propuestas (a menudo para aclarar capacidades técnicas, señalar errores o negociar precios).
En la mayor parte de los casos solo los vendedores seleccionados son invitados a participar en pujas subsiguientes, o pueden ser invitados a enviar su mejor propuesta técnica y económica, comúnmente llamada Mejor Oferta Final (BAFO por sus siglas en inglés).
Hoy día muchas organizaciones se están volviendo más cooperativas en el desarrollo de RFP.