Un evento virtual es un evento en línea que involucra a personas que interactúan en un entorno virtual en la web , en lugar de reunirse en un lugar físico. Los eventos virtuales suelen ser eventos en línea de varias sesiones que a menudo incluyen seminarios web y transmisiones web . Son muy interactivos y a menudo buscan crear una experiencia lo más similar posible a sus homólogos físicos.
Los usos populares de los eventos virtuales incluyen ferias comerciales virtuales , [1] ferias de empleo virtuales , [2] conferencias virtuales, [3] reuniones de ventas virtuales, [4] jornadas de puertas abiertas de universidades virtuales, [5] y reuniones virtuales de toda la empresa. [6] Las organizaciones utilizan los eventos virtuales para realizar presentaciones, capacitación, ferias de empleo, exposiciones, reuniones internas y sesiones. Están dirigidos por una variedad de partes interesadas clave, incluidas asociaciones, organizadores de reuniones profesionales, ejecutivos de empresas, gerentes de marketing, gestión de productos, recursos humanos y más.
Los eventos virtuales se han celebrado ampliamente debido a la pandemia de COVID-19 , durante la cual las reuniones en persona se han enfrentado a restricciones, prohibiciones o preocupaciones de salud y seguridad.
Un evento virtual también puede referirse a aspectos de un evento que se presentan a los asistentes a través de una experiencia en línea. Existen varios tipos de eventos virtuales:
Los eventos virtuales en vivo se transmiten en vivo a medida que ocurren, sin demoras ni grabaciones previas, como un programa de televisión en vivo.
Durante la pandemia de COVID-19 aumentó el número de los llamados eventos globales, que "prácticamente viajan por el mundo" [7] "con el sol de Este a Oeste". [7] La Asociación Internacional de Derecho Constitucional y la Universidad Alma Mater Europaea organizaron su primer evento de este tipo en julio de 2020, calificándolo de evento "único las 24 horas y en todo el mundo", [8] [9] que contó con 52 ponentes de 28 países.
Los eventos bajo demanda consisten en contenido pregrabado al que una persona puede acceder en línea a su discreción. El contenido puede haberse originado a partir de un evento en vivo anterior o puede haber sido grabado específicamente para bajo demanda.
Simulive es una combinación de un seminario web pregrabado y una interacción en vivo (simulado+en vivo = simulive). En un evento simultáneo, todos los materiales de audio, video y presentación están pregrabados. Sin embargo, el evento se programa y se presenta a una audiencia en vivo en una fecha y hora designadas.
Los eventos virtuales comenzaron a volverse cada vez más populares durante la recesión de finales de la década de 2000, ya que ofrecían una forma económica y ambientalmente eficaz de atraer a miles de asistentes a un evento de todo el mundo. [10] En algunos casos, los eventos físicos tradicionales ahora ofrecen un componente virtual paralelo, creando un ' evento híbrido '.
Los entornos virtuales se están convirtiendo en una parte cada vez más importante del marketing mix . Para los especialistas en marketing , los eventos virtuales pueden proporcionar una rica fuente de datos de marketing, porque se pueden rastrear y evaluar las actividades de cada participante. Un índice de participación virtual es una variable para medir la cantidad y calidad de la interacción de los participantes. Esta es una herramienta muy útil para los vendedores que luego conocen la calidad del cliente potencial que buscan; sin embargo, no todos los proveedores ofrecen esta función todavía.
Los eventos virtuales pueden ofrecer varias formas para que los participantes se conecten y se comuniquen. Los stands virtuales, foros y lugares de reunión designados permiten a los participantes conectarse con el personal del evento, los expositores y patrocinadores, o con otros asistentes mediante chat , video y voz en línea. Los participantes pueden aprovechar su red social dentro del evento para formar grupos de interés o encontrar personas con ideas afines. También pueden compartir los hallazgos con sus comunidades en línea , lo que a menudo genera la popularidad viral de un evento.
Una de las diferencias clave entre los mundos virtuales y los eventos virtuales es que un mundo virtual está disponible como un entorno persistente (perpetuo), incluso después de que finaliza la parte en vivo del evento. Muchos organizadores están pasando de eventos episódicos a una participación virtual continua de sus comunidades de clientes y prospectos (archivo del evento). Esto permite a los asistentes regresar a partes del evento para ver nuevamente una sesión completa, revisar el contenido o recopilar información adicional. Normalmente, los organizadores de eventos virtuales permiten a los asistentes almacenar la información recopilada en un maletín virtual , que puede contener material de marketing , así como información de contacto de las personas que conocieron, las presentaciones a las que asistieron y el contenido de las conversaciones que mantuvieron.
Si bien las empresas han estado experimentando con eventos virtuales desde la década de 1990, su uso aumentó dramáticamente durante la pandemia de COVID-19 , [11] que resultó en la cancelación o modificación de eventos en vivo. Las corporaciones no solo han implementado eventos virtuales, sino que los eventos que normalmente se llevarían a cabo en un lugar in situ con audiencias en vivo han pasado a ser eventos virtuales.
Al inicio de la pandemia de COVID-19, las asociaciones científicas se apresuraron a convertir sus eventos normalmente presenciales en eventos virtuales para compartir toda la investigación científica necesaria para combatir la pandemia. La Genetics Society of America (GSA) fue uno de los primeros éxitos cuando pudo convertir el evento The Allied Genetics Conference (TACC) (que solo se celebra cada cuatro años) en un evento virtual en abril de 2020. [12] Un ejemplo diferente de la industria tuvo lugar el 29 de noviembre de 2020 cuando por primera vez en la historia se celebró de forma virtual el Miss Earth 2020 . Participaron ochenta y cuatro delegados internacionales. [13] Estas modificaciones a lo virtual han demostrado ser ingeniosas y lucrativas para los maestros de ceremonias corporativos virtuales. Durante la pandemia de COVID-19, la Asociación Nacional de Oradores encontró que el 14% de los miembros dijeron que MC/facilitación se convirtió en su principal fuente de ingresos en 2020, en comparación con el 3% en 2016. [14]