La gestión de envíos es el arte y la ciencia de recopilar y gestionar cualquier tipo de envíos . Tradicionalmente, los envíos se recogían fuera de línea, es decir, en forma de archivos o carpetas en papel. Sin embargo, con la reciente penetración de Internet en casi todas las esferas de la vida, se ha producido un cambio constante hacia la recopilación de presentaciones electrónicas en lugar de copias impresas de las mismas. Internet también ha facilitado un cambio en la percepción hacia los entregables o contenidos de una presentación. Como resultado de esto, en los últimos años se ha vuelto común enviar archivos de audio y video, imágenes y presentaciones, además de documentos estándar de texto, Word y PDF.
La gestión de envíos puede incluir evaluar los envíos y proporcionar comentarios a los remitentes, aceptar o rechazar envíos o solicitar a los remitentes que vuelvan a enviarlos. En algunos casos, también se puede solicitar que un panel de expertos ayude en la evaluación de las presentaciones revisándolas o juzgándolas.
Es una práctica común que profesores, profesores y asistentes de enseñanza reciban tareas y proyectos presentados por los estudiantes, ya sea electrónicamente o de otro modo. Estas tareas se califican y los estudiantes reciben comentarios sobre lo que enviaron y cómo pueden mejorarlo. En los institutos donde las presentaciones académicas se realizan electrónicamente, generalmente existe un sistema (generalmente basado en la web) para ayudar en la recopilación y gestión de las presentaciones.
En las convocatorias de ponencias o conferencias académicas , a los posibles presentadores generalmente se les pide que envíen un breve resumen de su presentación o trabajo de investigación, que se revisa antes de ser aceptados para la conferencia. Algunas conferencias requieren que los investigadores envíen un artículo completo de aproximadamente 6 a 15 páginas, que es revisado por pares por miembros del comité del programa de la conferencia y/o revisores externos elegidos por ellos.
La mayoría de los concursos y certámenes que se celebran en todo el mundo suelen tener una ronda de selección inicial en la que aceptan nominaciones o inscripciones de posibles participantes. Una vez recibidas todas las nominaciones e inscripciones, los organizadores del concurso o concurso evalúan y preseleccionan el número requerido de inscripciones en función de ciertos parámetros establecidos por ellos, notifican a los participantes cuyas inscripciones han sido preseleccionadas y los invitan a participar en más rondas de la competición o concurso. Aquellos cuyos trabajos no fueron preseleccionados también podrán recibir comentarios de los organizadores con el motivo del rechazo y consejos para mejorar.
Los cuerpos estudiantiles de colegios y universidades suelen organizar diversos eventos y festivales interuniversitarios e intrauniversitarios anualmente y/o semestralmente . Estos eventos y festivales generalmente se componen de varias competiciones y concursos, grandes y pequeños, cada uno de los cuales generalmente sigue un procedimiento como se explica en el párrafo anterior.
Las presentaciones regulatorias en la industria farmacéutica, biotecnológica y de dispositivos médicos comprenden documentos y datos que se presentan a una agencia reguladora para obtener la aprobación para comercializar nuevos medicamentos, productos biológicos y dispositivos, pero también cuando se introducen modificaciones en los datos registrados (variaciones). La documentación representa años de investigación e incluye información multidisciplinaria (incluidos datos clínicos y preclínicos) sobre la seguridad y eficacia de un compuesto. El proceso regulatorio varía de un país a otro e implica numerosas interacciones entre la empresa que lo presenta (patrocinador) y la autoridad reguladora (agencia). Muchas agencias reguladoras aceptan presentaciones electrónicas junto con la presentación en papel o en lugar de ésta.
Los departamentos de recursos humanos recopilan currículums y CV como parte del procesamiento de solicitudes de empleo. Los solicitantes envían sus currículums por correo electrónico, en el sitio web de su posible empleador o en sitios web de empleo que ayudan a conectar a quienes buscan empleo y empleadores.
En el arte contemporáneo , los curadores suelen seleccionar e interpretar obras de arte creadas por varios artistas. Antes de la popularidad de Internet, esto se hacía a menudo en persona, pero hoy en día algunos curadores prefieren que los artistas envíen fotografías de su trabajo por correo electrónico o por otros medios electrónicos para una proyección inicial. Si al curador le gusta una obra de arte en particular, puede comunicar electrónicamente su deseo de trabajar con el artista después de verificar que la imagen efectivamente pertenece a su obra. [ cita necesaria ]
Los modelos crean y mantienen portafolios que utilizan para exhibirse durante el proceso de selección para diversos desfiles de moda, anuncios y otros eventos de la industria de la moda. Quienes son responsables de tomar una decisión sobre qué modelos elegir suelen pedir a los posibles modelos que les presenten sus carteras. Toman su decisión después de evaluar todas las carteras disponibles con ellos. [ cita necesaria ]
Los periodistas y escritores (tanto a tiempo completo como autónomos ) suelen enviar sus artículos e informes a editores de revistas, diarios, periódicos y canales de noticias, quienes luego seleccionan cuáles se publicarán y/o transmitirán por televisión y cuáles no. A veces, los editores incluso brindan retroalimentación a los autores de los informes con la intención de buscar mejoras antes de la publicación.
La mayoría de los trámites gubernamentales exigen la cumplimentación de un formulario, ya sea en formato electrónico o en papel. Los ciudadanos envían sus formularios a la agencia gubernamental deseada mediante su modo de comunicación preferido, después de lo cual la agencia realiza una verificación inicial durante la cual pueden comunicarse con la persona interesada para obtener más información, datos o corrección de errores. Después de la etapa de verificación, los formularios se marcan para su procesamiento y se informa al interesado una vez finalizado el procesamiento. La etapa de procesamiento también puede involucrar a agencias externas o hermanas.
A medida que las empresas, agencias e institutos avanzan hacia las presentaciones electrónicas , se ha agregado mucha complejidad en el ámbito de la gestión de presentaciones. En el mundo del papel, gran parte del esfuerzo de gestionar un envío implica imprimir y recopilar volúmenes de información, pero con los envíos electrónicos, resulta cada vez más difícil gestionar de manera eficiente las decenas y miles de envíos que provienen de diferentes fuentes, en diferentes formatos y en diferentes momentos. Como resultado, muchas agencias están en el proceso de intentar implementar estándares globales para formatos y estándares de presentación.
Un ejemplo de esto son los estándares establecidos por la Conferencia Internacional sobre Armonización (ICH) en el contexto de la industria farmacéutica. La ICH ha desarrollado el Documento Técnico Común electrónico (eCTD) para promover la armonización de las presentaciones regulatorias en formato electrónico en varias regiones (Estados Unidos, Europa y Japón). [1]
El correo electrónico es, con diferencia, el modo más popular para recopilar y gestionar envíos electrónicos y publicar envíos en papel. [ cita necesaria ] Dado que ambos procesos son en gran medida manuales, a menudo provocan retrasos, inconsistencias y contratiempos. En algunas configuraciones, existen sistemas hechos a medida que ayudan a los recopiladores de presentaciones hasta cierto punto, pero a menudo fallan debido a su naturaleza ultraespecífica.
La clave para una gestión exitosa de los envíos implica el seguimiento de cada envío, así como de todas sus versiones y subpartes que puedan estar relacionadas con él o depender de él. Además de planificar y realizar un seguimiento del contenido de los envíos, también es importante gestionar y asignar recursos de forma eficaz en función de la carga de trabajo, las habilidades y la disponibilidad. En tales casos, los recopiladores de presentaciones pueden buscar la ayuda de revisores expertos o jueces. Todas estas razones han motivado a muchas empresas e investigadores a comenzar a considerar la gestión de envíos como una disciplina formal y a analizar las métricas detrás de varios procesos de envío. [ cita necesaria ]
Ciertos proveedores de software han comenzado a desarrollar sistemas de gestión de envíos para ayudar a los recopiladores de envíos en la automatización, el seguimiento y la gestión de procesos de envío complejos. La mayoría de estos sistemas están basados en la web y son accesibles desde cualquier dispositivo con un navegador y una conexión a Internet. Sin embargo, la mayoría de estos sistemas son específicos de la aplicación y no se pueden aplicar a todos los escenarios de gestión de envíos. Esto significa que queda mucho trabajo por hacer en este campo antes de que tengamos sistemas de gestión de envíos buenos y fiables que sean adecuados y utilizables en todos los contextos de gestión de envíos.