Un sistema de gestión de envíos es un sistema de software, también conocido como procesamiento de envíos, que agiliza y facilita la recopilación, el seguimiento y la gestión de envíos electrónicos . La información se puede recibir, autenticar, rastrear, almacenar y distribuir electrónicamente. Los sistemas de gestión de envíos pueden ser un sistema basado en web que funciona en un entorno de navegador, un producto basado en COTS o también pueden tener la forma de una aplicación de escritorio . Los envíos se completan electrónicamente, creando un proceso eficiente en tiempo real que ahorra tiempo tanto al remitente como al destinatario. Por lo general, un sistema de gestión de envíos puede absorber un gran volumen de datos a gran velocidad.
Un sistema de gestión de envíos puede considerarse como un sistema de gestión de contenidos específico de una aplicación . En esencia, un sistema de este tipo puede utilizarse como alternativa al correo electrónico en muchas situaciones.
Aunque los sistemas de gestión de envíos pueden volverse bastante complejos, hay algunas características que un sistema de gestión de envíos debe proporcionar para que se clasifique en esa categoría. Aquí hay una lista de algunas de esas características:
Cada una de estas aplicaciones abarca todo el flujo de trabajo y todas las características comunes de los sistemas de gestión de envíos típicos.
Los sistemas de gestión de cursos se utilizan en colegios y universidades para recopilar y gestionar tareas y proyectos de cursos en formatos electrónicos.
Las conferencias de convocatoria de artículos utilizan sistemas de gestión de conferencias para recopilar, revisar y preseleccionar artículos de investigación y luego notificar a los autores cuyos artículos están preseleccionados para su publicación y presentación.
Ya sea a nivel federal, estatal o local, los procedimientos gubernamentales a menudo exigen la presentación de formularios, ya sea electrónicamente o en papel. Los sistemas de gestión de presentaciones pueden proporcionar una herramienta para las presentaciones electrónicas al Gobierno.
Los sitios web de empleo y los sitios de empleo recopilan versiones electrónicas de currículums y ayudan a los reclutadores a conectarse con los solicitantes de empleo de manera simplificada.
Varios eventos y concursos cuentan con una ronda online para preseleccionar y seleccionar participantes y asistentes. Los organizadores de dichos eventos utilizan sistemas de gestión de eventos con una funcionalidad para recopilar y gestionar presentaciones electrónicas.
Los sistemas permiten a los usuarios crear encuestas en línea, recopilar respuestas de personas a través de Internet y ver los resultados en varios formatos, incluidos gráficos. Estos sistemas son esencialmente variantes de los sistemas de gestión de presentaciones.
Los sistemas de gestión de envío de manuscritos permiten al editor de una revista académica gestionar el envío electrónico de los manuscritos de los autores para su publicación, reclutar revisores de esos manuscritos, verificar el cumplimiento de los autores con los requisitos de la revista y comunicarse con los autores. Uno de esos sistemas es ScholarOne de Clarivate . [1] [ referencia circular ]
Los sistemas genéricos de gestión de envíos no están diseñados específicamente para adaptarse a una aplicación o escenario de gestión de envíos. Más bien, permiten a los usuarios recopilar y gestionar envíos en múltiples aplicaciones y escenarios. Aunque tales sistemas existen, son comparativamente menos numerosos que los de aplicaciones específicas.
La adopción y el uso generalizados de sistemas de gestión de presentaciones (especialmente en el mundo académico) se han visto obstaculizados por varios factores [2] que incluyen, entre otros: