La gestión de envíos es el arte y la ciencia de recopilar y gestionar cualquier tipo de envíos . Tradicionalmente, los envíos se recopilaban sin conexión, es decir, en forma de archivos o carpetas en papel. Sin embargo, con la reciente penetración de Internet en casi todas las esferas de la vida, se ha producido un cambio constante hacia la recopilación de envíos electrónicos en comparación con las copias impresas de los mismos. Internet también ha facilitado un cambio en la percepción de los entregables o contenidos de un envío. Como resultado de esto, el envío de archivos de audio y vídeo, imágenes y presentaciones, además de documentos estándar de texto, Word y PDF, se ha vuelto común en los últimos años.
La gestión de las propuestas puede incluir la evaluación de las propuestas y la retroalimentación a los autores, la aceptación o el rechazo de las propuestas o la solicitud de que las envíen nuevamente. En algunos casos, también se puede solicitar la asistencia de un grupo de expertos para evaluar las propuestas revisándolas o juzgándolas.
Es una práctica habitual que los profesores, catedráticos y asistentes de cátedra reciban trabajos y proyectos entregados por los estudiantes, ya sea de forma electrónica o de otro modo. Estos trabajos se califican y los estudiantes reciben comentarios sobre lo que han entregado y sobre cómo pueden mejorarlo. En los institutos donde las entregas académicas se realizan de forma electrónica, generalmente existe un sistema (normalmente basado en la web) para ayudar en la recopilación y gestión de las entregas.
En las convocatorias de ponencias o en los congresos académicos , se suele pedir a los posibles ponentes que envíen un breve resumen de su presentación o trabajo de investigación, que se revisa antes de ser aceptados para el congreso. Algunos congresos exigen a los investigadores que envíen un artículo completo de unas 6 a 15 páginas, que es revisado por pares por miembros del comité de programa del congreso o por revisores externos elegidos por ellos.
La mayoría de los concursos y competiciones que se celebran en todo el mundo suelen tener una ronda de selección inicial en la que se aceptan las nominaciones o las inscripciones de los posibles participantes. Una vez recibidas todas las nominaciones y las inscripciones, los organizadores del concurso o competición evalúan y seleccionan el número necesario de inscripciones en función de ciertos parámetros establecidos por ellos, notifican a los participantes cuyas inscripciones han sido preseleccionadas y los invitan a participar en las siguientes rondas del concurso o competición. Los organizadores también pueden enviar comentarios a aquellos cuyas inscripciones no hayan sido preseleccionadas con un motivo del rechazo y sugerencias para mejorar.
Los cuerpos estudiantiles de las universidades suelen organizar varios eventos y festivales interuniversitarios e intrauniversitarios de forma anual o semestral . Estos eventos y festivales suelen estar compuestos por varias competiciones y concursos grandes y pequeños, cada uno de los cuales suele seguir un procedimiento como el explicado en el párrafo anterior.
Las presentaciones reglamentarias en la industria farmacéutica, biotecnológica y de dispositivos médicos comprenden documentos y datos que se envían a una agencia reguladora para obtener la aprobación para comercializar nuevos medicamentos, productos biológicos y dispositivos, pero también cuando se introducen modificaciones en los datos registrados (variaciones). La documentación representa años de investigación e incluye información multidisciplinaria (incluidos datos preclínicos y clínicos) sobre la seguridad y eficacia de un compuesto. El proceso regulatorio varía de un país a otro e implica numerosas interacciones entre la empresa que presenta la solicitud (patrocinador) y la autoridad regulatoria (agencia). Muchas agencias regulatorias aceptan presentaciones electrónicas junto con o en lugar de enviar documentos en papel.
Los departamentos de recursos humanos recopilan currículums y CV como parte del proceso de solicitud de empleo. Los solicitantes envían sus currículums por correo electrónico, en el sitio web de su posible empleador o en sitios web de empleo que ayudan a conectar a los solicitantes de empleo con los empleadores.
En el arte contemporáneo , los comisarios suelen seleccionar e interpretar obras de arte creadas por varios artistas. Antes de la popularidad de Internet, esto se hacía a menudo en persona, pero hoy en día algunos comisarios prefieren que los artistas envíen fotografías de sus obras por correo electrónico o por otros medios electrónicos para una evaluación inicial. Si al comisario le gusta una obra de arte en particular, puede comunicar electrónicamente su deseo de trabajar con el artista después de verificar que la fotografía es, en efecto, de su obra. [ cita requerida ]
Las modelos crean y mantienen portafolios que utilizan para exhibirse durante el proceso de selección para diversos desfiles de moda, anuncios y otros eventos de la industria de la moda. Quienes son responsables de tomar la decisión sobre qué modelos elegir suelen pedirles a las posibles modelos que les envíen sus portafolios. Toman su decisión después de evaluar todos los portafolios que tienen disponibles. [ cita requerida ]
Los periodistas y escritores (tanto a tiempo completo como autónomos ) suelen enviar sus artículos e informes a los editores de revistas, periódicos y canales de noticias, quienes luego seleccionan cuáles se publicarán o transmitirán y cuáles no. A veces, los editores incluso proporcionan comentarios a los autores de los informes con la intención de buscar mejoras antes de su publicación.
La mayoría de los procedimientos gubernamentales exigen que se rellene un formulario, ya sea de forma electrónica o en papel. Los ciudadanos envían sus formularios a la agencia gubernamental deseada mediante su modo de comunicación preferido, tras lo cual la agencia realiza una verificación inicial durante la cual pueden ponerse en contacto con la persona en cuestión para obtener más información, datos o corregir errores. Después de la etapa de verificación, los formularios se marcan para su procesamiento y se notifica a la persona en cuestión una vez finalizado el procesamiento. La etapa de procesamiento también puede involucrar a agencias externas o afines.
A medida que las empresas, agencias e institutos avanzan hacia la presentación electrónica de documentos , se ha añadido mucha complejidad al ámbito de la gestión de los mismos. En el mundo del papel, gran parte del esfuerzo de gestionar un documento implica imprimir y cotejar grandes volúmenes de información, pero con los documentos electrónicos, se hace cada vez más difícil gestionar de forma eficiente las decenas de miles de documentos que proceden de distintas fuentes, en distintos formatos y en distintos momentos. Como resultado, muchas agencias están en proceso de intentar implementar estándares globales para los formatos y estándares de presentación de documentos.
Un ejemplo de ello son las normas propuestas por la Conferencia Internacional de Armonización (ICH) en el contexto de la industria farmacéutica. La ICH ha desarrollado el Documento Técnico Común electrónico (eCTD) para promover la armonización de las presentaciones reglamentarias en formato electrónico en varias regiones (Estados Unidos, Europa y Japón). [1]
El correo electrónico es, con diferencia, el modo más popular para recopilar y gestionar los envíos electrónicos y el correo postal para los envíos en papel. [ cita requerida ] Dado que ambos procesos son manuales en gran medida, suelen dar lugar a retrasos, incoherencias y contratiempos. En algunos casos, existen sistemas personalizados que ayudan a los recopiladores de envíos hasta cierto punto, pero a menudo fallan debido a su naturaleza extremadamente específica.
La clave para una gestión exitosa de los envíos de trabajos consiste en hacer un seguimiento de cada uno de ellos, así como de todas sus versiones y subpartes que puedan estar relacionadas con él o depender de él. Además de planificar y hacer un seguimiento del contenido de los envíos, también es importante gestionar y asignar recursos de manera eficaz en función de la carga de trabajo, las habilidades y la disponibilidad. En estos casos, los recopiladores de trabajos pueden buscar la ayuda de revisores o jueces expertos. Todas estas razones han motivado a muchas empresas e investigadores a empezar a considerar la gestión de los envíos como una disciplina formal y a empezar a analizar las métricas que sustentan los distintos procesos de envío. [ cita requerida ]
Algunos proveedores de software han comenzado a desarrollar sistemas de gestión de envíos para ayudar a los recopiladores de envíos en la automatización, el seguimiento y la gestión de procesos de envío complejos. La mayoría de estos sistemas están basados en la web y se puede acceder a ellos desde cualquier dispositivo con un navegador y una conexión a Internet. Sin embargo, la mayoría de estos sistemas son específicos de la aplicación y no se pueden aplicar a todos los escenarios de gestión de envíos. Esto significa que es necesario realizar mucho trabajo en este campo antes de que tengamos sistemas de gestión de envíos buenos y confiables que sean adecuados y utilizables en todos los contextos de gestión de envíos.