La publicación de bases de datos es un área de producción de medios automatizada en la que se utilizan técnicas especializadas para generar documentos paginados a partir de datos fuente que residen en bases de datos tradicionales . Ejemplos comunes son catálogos de pedidos por correo , marketing directo , generación de informes, listas de precios y directorios telefónicos . El contenido de la base de datos puede ser en forma de texto e imágenes, pero también puede contener metadatos relacionados con el formato y reglas especiales que pueden aplicarse al proceso de generación de documentos. La publicación de bases de datos se puede incorporar a flujos de trabajo más grandes como un componente, donde se crean, aprueban, revisan y publican documentos.
La idea básica es utilizar el contenido de la base de datos, como información sobre artículos y precios, para completar documentos de plantilla preformateados. Las plantillas generalmente se crean en una aplicación de diseño de escritorio normal donde ciertos cuadros o texto se designan como marcadores de posición. Luego, estos marcadores de posición reciben contenido nuevo que fluye desde la base de datos. Esto permite generar rápidamente el resultado final y, en caso de cambios en la base de datos, realizar actualizaciones rápidamente, con intervención manual limitada o nula.
Otro modelo de publicación de bases de datos se encuentra en muchos sitios web para impresión donde los usuarios buscan plantillas de un catálogo en línea (como tarjetas de presentación o folletos), personalizan la plantilla seleccionada completando un formulario y luego ven el resultado. En este caso, la fuente inicial de datos proviene de la entrada del usuario, pero se captura en una base de datos para que, si el mismo usuario vuelve a visitar el sitio más tarde, pueda continuar la edición donde la dejó. Luego, el formulario se completa previamente a partir de las variables almacenadas en la base de datos que el usuario ingresó anteriormente.
Las principales aplicaciones de diseño para este flujo de trabajo son: Datalogics Pager, Adobe FrameMaker / InDesign , QuarkXPress , Xyvision , Arbortext Advanced Print Publisher (anteriormente 3B2) y priint:suite. Generalmente, estas aplicaciones de diseño tienen una versión de servidor correspondiente, que recibe comandos a través de interfaces web en lugar de la interacción de escritorio. QuarkXPress Server y Adobe InDesign Server aprovechan al máximo las funciones de diseño disponibles en sus respectivas versiones de escritorio.
Estas aplicaciones ponen a disposición su amplio espectro de características para extensión e integración con productos verticales, que pueden desarrollarse internamente, a través de algún tipo de secuencia de comandos (por ejemplo, JavaScript o AppleScript para InDesign), o externamente, a través de algunas API y los kits de desarrollador correspondientes .
Otras variantes de la publicación de bases de datos son la representación de contenido para salida directa en PDF. Este enfoque evita la intervención manual en el resultado final, ya que el PDF no es (cómodamente) editable. Es posible que esto no se perciba como una limitación en situaciones como la generación de informes donde no se necesita o no se desea la edición manual.