Obeya (del japonés Ōbeya大部屋 "sala grande") es una herramienta de mejora del espíritu de equipo a nivel administrativo, que tiene su origen en una larga historia de aprendizaje y mejora. Se considera un componente de la fabricación eficiente . Los objetivos de Obeya son la toma rápida de decisiones, la reducción de la repetición de trabajos y reconsideraciones, y la reducción de las discusiones innecesarias. La Asociación Obeya enumera 11 principios de Obeya que definen Obeya y guían su mejora.
Se cree que la primera noción de concepto se remonta a las Analectas de Confucio , hace casi 2500 años ( China , 206 a. C.-220 d. C.). Muchas empresas han demostrado que el uso de las salas Obeya es un éxito.
La sala Obeya puede entenderse como una herramienta para mejorar el espíritu de equipo a nivel administrativo. Tiene su origen en una larga historia de aprendizaje y mejora. A menudo asociada al desarrollo de productos, una sala Obeya también puede ser un lugar para el desarrollo de software, un centro de mando, la gestión de nuevas estrategias empresariales, el flujo de trabajo y la gestión de proyectos. Esta herramienta obliga a las personas a trabajar juntas sin distracciones y crea un gran ambiente para generar nuevas ideas. Conceptualmente similar a una "sala de guerra" tradicional, una Obeya contendrá gráficos y cuadros visualmente atractivos que representan información como el cronograma del programa, los hitos y el progreso hasta la fecha y las contramedidas para los problemas técnicos o de programación existentes.
Se considera un componente de la fabricación eficiente y, en particular, del sistema de producción de Toyota . [1] Se han establecido diversas analogías entre un obeya y otros sistemas y estructuras de la vida real. Un ejemplo de ello es el puente de mando de un barco, donde muchos miembros de la tripulación se reúnen para apoyar el funcionamiento de una entidad compleja permitiendo que todos los roles se conecten y comprendan. Se ha descrito a Obeya como "el cerebro del sistema".
Durante el desarrollo de un producto o proceso, todas las personas involucradas en la planificación gerencial se reúnen en una "gran sala" para agilizar la comunicación y la toma de decisiones. Esto tiene como objetivo aumentar la eficiencia y lograr un mejor flujo del proyecto, así como una mejor comprensión del rol de cada uno dentro del ciclo del proceso.
Los objetivos detrás de un Obeya son la toma rápida de decisiones, la reducción de retrabajos y reconsideraciones, y la reducción de discusiones innecesarias. [2]
Además, es un método en el que se combinan múltiples fuentes de información para una toma de decisiones óptima, involucrando a múltiples partes simultáneamente. Esto lo convierte en un excelente modelo de gobierno para organizaciones que trabajan Agile, Lean o planean hacerlo.
El modelo Obeya es un modelo organizacional inclusivo, en contraposición a los modelos organizacionales jerárquicos. Por lo tanto, un Obeya permite "diseñar" para la colaboración. En un Obeya, la estrategia se encuentra con la ejecución y (literalmente) las personas involucradas en estos temas entablan una conversación respetuosa entre sí.
Los objetivos de Obeya implican ayudar a responder las siguientes preguntas:
Los 11 Principios de Obeya , creados por la Asociación Obeya [3], definen Obeya y guían su mejora, independientemente de la metodología o el enfoque que elija para su configuración de Obeya. Desarrollados, utilizados, probados y comprobados por los fundadores de la Asociación Obeya, Dolf Reijnders y Bart Bongers [4] , así como por otros practicantes de Obeya en todo el mundo, los 11 Principios de Obeya sirven como estrella guía para todo lo relacionado con Obeya.
Existen rasgos y características comunes que comparten la mayoría de los Obeya y que se reflejan en los 11 Principios Obeya. Los Principios Obeya recopilan y sintetizan estas características y ayudan a compartir las mejores prácticas. Su objetivo es guiar el uso y desarrollo de Obeya. Los Principios Obeya proporcionan un lenguaje común y una base conceptual de Obeya.
Una Obeya implica trabajar en cuatro cuadrantes: mentalidad, alineación , espacio de trabajo y contenido . Los 11 principios definen con más detalle cómo abordar el trabajo en una Obeya en cada cuadrante. El orden relativo de los distintos principios es independiente de su relevancia.
La combinación de los principios con los roles de Obeya Builders y Obeya Hosts [5] proporciona un marco sólido para abordar Obeya. Proporciona un soporte para su configuración de Obeya sin pérdida de flexibilidad.
Mentalidad
Alineación
Espacio de trabajo
Contenido
Las Analectas de Confucio , hace 2500 años ( China , 206 a. C.-220 d. C.), parecen ser la noción más temprana de lo que luego se desarrolló en muchas filosofías de gestión diferentes. Se cree que fue escrita por discípulos de Confucio en el transcurso de 30 a 50 años. Las Analectas podrían considerarse una filosofía social y ética influyente. Rica, diversa y con más de 2500 años de antigüedad, la tradición confuciana enseña la idea de que la buena vida radica en las relaciones sociales, comenzando por la familia y extendiéndose a los amigos y la comunidad. El confucianismo resalta la cuestión de qué roles ocupamos en nuestra vida y cuáles son nuestras obligaciones con respecto a esos roles. Confucio propuso el aprendizaje como un ciclo de etapas, en el que las primeras etapas se centran en mejorar la comprensión. A continuación, debemos pensar críticamente sobre lo que (queremos) aprender, según Confucio , simultáneamente. Vemos el desarrollo de lugares físicos reales donde "se practica el camino" evolucionando a lo largo de la historia oriental, haciendo uso de la estimulación visual. No es difícil establecer vínculos con el uso moderno de Obeya. El confucianismo favorece un gobierno ligero, medios informales de control social y armonía emocional. Se puede considerar a Confucio un educador que fomenta el cuestionamiento constante en la búsqueda del aprendizaje.
Más tarde en la historia, al otro lado del mundo, Occidente comenzó a desarrollar una idea que ahora llamaríamos un enfoque científico . Francis Bacon (1561-1626 d. C.), un filósofo y estadista inglés, puede considerarse muy influyente. Abogó por el razonamiento inductivo y la observación cuidadosa (a menudo derivada de la naturaleza) para evitar engaños. Uno de los objetivos de Bacon en la vida era descubrir la verdad. Sus formas metodológicas para descubrir la verdad (ciencia) también muestran un vínculo claro con el de Obeya de la actualidad. Se cree que el enfoque de Bacon proporcionó las raíces de los ciclos de mejora Planificar-Hacer-Verificar-Actuar ( PDCA ) propuestos por Shewhart y Deming y finalmente sentó las bases para SCRUM y Agile . Con el comienzo de la Era Industrial aproximadamente a partir del siglo XIX, las prácticas de gestión evolucionan y las filosofías de gestión orientales y occidentales comienzan a influirse mutuamente. En Japón , Toyota adoptó con éxito las ideas de Deming, que condujeron al sistema de producción Toyota ( TPS ). Esto dio como resultado estándares más altos para la fabricación. La competencia resultante motivó a los fabricantes estadounidenses a implementar el control estadístico de la calidad en los Estados Unidos . A partir de la década de 1980, tanto el MIT como Harvard desempeñan papeles vitales en el modelado de prácticas de gestión y el suministro de datos/análisis empíricos. La gestión visual y el uso de las salas Obeya se convirtieron en una parte integral de dichas prácticas y siguen siendo cada vez más populares en la actualidad. La investigación de los antecedentes históricos de Obeya muestra lo siguiente:
Muchas empresas han demostrado que el uso de las salas Obeya es un éxito. Algunos ejemplos de grandes empresas que utilizan este tipo de salas son Toyota , Nike , Boeing y Volvo . Estas salas ayudan a promover la resolución de problemas entre los equipos, así como a fomentar la comunicación y fomentar el trabajo en equipo. Los silos son secciones de las empresas que solo se comunican dentro de sus divisiones o departamentos específicos. Las salas Obeya están diseñadas para reducir los silos dentro de las empresas y aumentar la comunicación.
Una sala obeya ofrece a los líderes una visión clara de en qué está trabajando cada uno, así como de por qué y cómo. También pueden ver cómo los esfuerzos de su propio departamento apoyan o dificultan a sus colegas. [6]
Las raíces de lo que hoy es una práctica de gestión valiosa se pueden encontrar en todos los continentes, donde muchas disciplinas se influyen entre sí a lo largo de la historia. Uno de los ejemplos modernos más reconocibles que involucran a Obeya fue en Toyota durante el Proyecto G21 (Globe 21st century), mientras se construía el Prius. El ingeniero jefe del proyecto G21, Takeshi Uchiyamada, "sintió que carecía de la autoridad necesaria para tomar las decisiones óptimas y pensó que los líderes de disciplina experimentados podrían superarlo de una manera que no era óptima para el proyecto como tal". [2] Esta necesidad de apoyo de los otros líderes que Uchiyamada identificó, es lo que manifestó para él el primer uso de la "sala grande" de Obeya en este entorno. Obeya, fue instituido "como un espacio para todas sus discusiones con los líderes de la disciplina. En esta sala, los líderes de otras disciplinas estarían presentes, y los documentos y datos estarían disponibles para todos". [2]
La sala Obeya ha demostrado ser la clave del éxito y la formación de equipos para el fabricante de calzado líder, Nike Europe. Comenzaron a incorporar el uso de la sala Obeya para su departamento de TI. Cuando comenzaron a utilizar la sala Obeya, "decidieron centrarse en la función de gestión de cartera y proyectos dentro de la tecnología, para la que ya teníamos mucha información". [7] Como el uso de las salas Obeya en este caso resultó ser exitoso, Nike también utilizó más la sala Obeya en otros departamentos. Nike también se dio cuenta de que cuanto más se centraban en el éxito de la sala Obeya, el efecto era nada menos que positivo. Mathijssen también afirma: "En nuestra experiencia, una sala Obeya crea una zona de seguridad para hacer visibles los objetivos y los problemas, de modo que se puedan discutir abiertamente, lo que conduce a la resolución creativa de problemas y la innovación". [7] Todos estos son los objetivos principales de la sala Obeya sin importar de qué negocio forme parte; un espacio cómodo para la innovación, la comunicación abierta y la resolución de problemas.
Toyota Industrial Equipment Manufacturing Inc. (TIEM) implementó la sala obeya y la consideró como un "contribuyente valioso para sus empresas lean". [8] Se la conoce como la sala de adrenalina , donde los gerentes van más allá de informar datos y mantener a los equipos actualizados, sino que se comprometen a avanzar con los objetivos diarios. A través de la colaboración activa y el apoyo de todos los asociados, las ideas en tiempo real se desarrollan y los problemas en tiempo real se resuelven. [9]
Muchas empresas de fabricación han implementado la sala obeya en sus operaciones de fábrica. Sin embargo, la sala Obeya no se pudo implementar en todas las funciones, lo que llevó a iObeya . iObeya es una plataforma de gestión visual digital que imita la experiencia de la sala obeya de forma virtual. Permite que muchas empresas colaboren de manera eficaz en un entorno virtual. [10] Jusko ha informado de que tanto Volvo como PSA Group están utilizando iObeya para respaldar sus esfuerzos de colaboración global. [8]