Un evento virtual es un evento en línea que implica que las personas interactúen en un entorno virtual en la web , en lugar de reunirse en un lugar físico. Los eventos virtuales suelen ser eventos en línea de varias sesiones que suelen incluir seminarios web y transmisiones web . Son altamente interactivos y, a menudo, tienen como objetivo crear una experiencia lo más similar posible a sus contrapartes físicas.
Los usos populares de los eventos virtuales incluyen ferias comerciales virtuales , [1] ferias de empleo virtuales , [2] conferencias virtuales, [3] reuniones de ventas virtuales, [4] jornadas de puertas abiertas universitarias virtuales, [5] y reuniones virtuales de toda la empresa. [6] Las organizaciones utilizan los eventos virtuales para realizar presentaciones, capacitaciones, ferias de empleo, exposiciones, reuniones internas y sesiones. Están dirigidos por una variedad de partes interesadas clave, incluidas asociaciones, organizadores de reuniones profesionales, ejecutivos de empresas, gerentes de marketing, gestión de productos, recursos humanos y más.
Los eventos virtuales se han realizado ampliamente debido a la pandemia de COVID-19 , durante la cual las reuniones en persona han enfrentado restricciones, prohibiciones o problemas de salud y seguridad.
Un evento virtual también puede referirse a los aspectos de un evento que se presentan a los asistentes a través de una experiencia en línea. Existen varios tipos de eventos virtuales:
Los eventos virtuales en vivo se transmiten en vivo a medida que ocurren, sin demoras ni grabaciones previas, de forma muy similar a un programa de televisión en vivo.
Durante la pandemia de COVID-19 , aumentó el número de los llamados eventos globales, que "prácticamente recorren el mundo" [7] "con el sol de Este a Oeste". [7] La Asociación Internacional de Derecho Constitucional y la universidad Alma Mater Europaea organizaron su primer evento de este tipo en julio de 2020, calificándolo de evento "único las 24 horas del día y alrededor del mundo", [8] [9] que contó con 52 oradores de 28 países.
Los eventos a pedido consisten en contenido pregrabado al que una persona puede acceder en línea a su discreción. El contenido puede tener su origen en un evento en vivo anterior o puede haberse grabado específicamente para eventos a pedido.
Simulive es una combinación de un seminario web pregrabado y una interacción en vivo (simulado + en vivo = simulive). En un evento simulive, todos los materiales de audio, video y presentación están pregrabados. Sin embargo, el evento se programa y se presenta ante una audiencia en vivo en una fecha y hora designadas.
Los eventos virtuales comenzaron a ganar cada vez más popularidad durante la recesión de finales de la década de 2000 , ya que ofrecían una forma económica y ambientalmente efectiva de llevar a miles de asistentes a un evento de todo el mundo. [10] En algunos casos, los eventos físicos tradicionales ahora ofrecen un componente virtual paralelo, creando un " evento híbrido ".
Los entornos virtuales se están convirtiendo en una parte cada vez más importante del marketing mix . Para los especialistas en marketing , los eventos virtuales pueden proporcionar una rica fuente de datos de marketing, ya que se pueden rastrear y evaluar las actividades de cada participante. Un índice de participación virtual es una variable para medir la cantidad y la calidad de la interacción de los participantes. Esta es una herramienta muy útil para los vendedores que luego conocen la calidad del cliente potencial que están persiguiendo, sin embargo, no todos los proveedores ofrecen esta función todavía.
Los eventos virtuales pueden ofrecer diversas formas de conectarse y comunicarse entre los participantes. Los stands virtuales, los foros y los lugares de reunión designados permiten a los participantes conectarse con el personal del evento, los expositores y los patrocinadores, o con otros asistentes mediante chat en línea , video y voz. Los participantes pueden aprovechar su red social dentro del evento para formar grupos de interés o encontrar personas con ideas afines. También pueden compartir los hallazgos con sus comunidades en línea , lo que a menudo conduce a la popularidad viral de un evento.
Una de las diferencias clave entre los mundos virtuales y los eventos virtuales es que un mundo virtual está disponible como un entorno persistente (perpetuo), incluso después de que finalice la parte en vivo del evento. Muchos organizadores están pasando de eventos episódicos a una interacción virtual continua de sus comunidades de clientes y prospectos (archivo del evento). Esto permite a los asistentes regresar a partes del evento para ver una sesión completa nuevamente, revisar el contenido o recopilar información adicional. Por lo general, los organizadores de eventos virtuales permiten a los asistentes almacenar la información recopilada en un maletín virtual , que puede contener material de marketing , así como información de contacto de personas que conocieron, presentaciones a las que asistieron y contenido de conversaciones que mantuvieron.
Si bien las empresas han estado experimentando con eventos virtuales desde la década de 1990, su uso aumentó drásticamente durante la pandemia de COVID-19 , [11] lo que resultó en la cancelación o modificación de eventos en vivo. No solo las corporaciones han implementado eventos virtuales, sino que los eventos que normalmente se llevarían a cabo en un lugar presencial con audiencias en vivo han hecho la transición a eventos virtuales.
Al comienzo de la pandemia de COVID-19, las asociaciones científicas se apresuraron a convertir sus eventos presenciales en virtuales para compartir toda la investigación científica necesaria para combatir la pandemia. La Sociedad de Genética de Estados Unidos (GSA) fue uno de los primeros éxitos cuando logró convertir el evento The Allied Genetics Conference (TACC) (que solo se celebra cada cuatro años) en un evento virtual en abril de 2020. [12] Un ejemplo diferente de la industria tuvo lugar el 29 de noviembre de 2020, cuando Miss Earth 2020 se celebró virtualmente por primera vez en la historia. Participaron ochenta y cuatro delegados internacionales. [13] Estas modificaciones a lo virtual han demostrado ser ingeniosas y lucrativas para los maestros de ceremonias corporativos virtuales. Durante la pandemia de COVID-19, la Asociación Nacional de Oradores descubrió que el 14% de los miembros dijo que la presentación de ponencias/facilitación se convirtió en su principal fuente de ingresos en 2020, frente al 3% en 2016. [14]