La contabilidad es el registro de transacciones financieras y es parte del proceso de contabilidad en empresas y otras organizaciones. [1] Implica preparar documentos fuente para todas las transacciones, operaciones y otros eventos de una empresa. Las transacciones incluyen compras, ventas, recibos y pagos realizados por una persona individual o una organización/corporación. Existen varios métodos estándar de contabilidad, incluidos los sistemas de contabilidad de entrada única y de partida doble . Si bien estos pueden considerarse contabilidad "real", cualquier proceso para registrar transacciones financieras es un proceso de contabilidad.
La persona de una organización que se emplea para realizar funciones de contabilidad suele denominarse tenedor de libros (o tenedor de libros). Por lo general, escriben los libros diarios (que contienen registros de ventas, compras, recibos y pagos) y documentan cada transacción financiera, ya sea en efectivo o a crédito, en el libro diario correcto, es decir, el libro de caja chica, el libro de proveedores, el libro de clientes, etc. .—y el libro mayor . A partir de entonces, un contador puede crear informes financieros a partir de la información registrada por el contable. El contable lleva los libros a la etapa de balance de comprobación , a partir de la cual un contador puede preparar informes financieros para la organización, como el estado de resultados y el balance .
El origen de la contabilidad se pierde en la oscuridad, pero investigaciones recientes indican que los métodos para llevar cuentas han existido desde los tiempos más remotos de la vida humana en las ciudades. Se han encontrado registros babilónicos escritos con estilo sobre pequeñas losas de arcilla que datan del año 2600 a.C. [2] Los contables mesopotámicos llevaban registros en tablillas de arcilla que pueden remontarse a 7.000 años. El uso del moderno sistema de contabilidad por partida doble fue descrito por Luca Pacioli en 1494. [3]
El término " libro de residuos " se utilizó en la América colonial, refiriéndose a la documentación de las transacciones diarias de ingresos y gastos. Los registros se realizaron en orden cronológico y sólo para uso temporal. Luego los registros diarios se transfirieron a un libro diario o libro de cuentas para equilibrar las cuentas y crear un diario permanente; entonces el libro de desecho podría desecharse, de ahí el nombre. [4]
El objetivo principal de la contabilidad es registrar los efectos financieros de las transacciones. Una diferencia importante entre un sistema de contabilidad manual y uno electrónico es la latencia del primero entre el registro de una transacción financiera y su contabilización en la cuenta correspondiente. Este retraso, que no existe en los sistemas contables electrónicos debido a la contabilización casi instantánea en las cuentas relevantes, es característico de los sistemas manuales y dio lugar a los libros de cuentas primarios (libro de caja, libro de compras, libro de ventas, etc.) para documentar de inmediato. una transacción financiera.
En el curso normal de los negocios, se genera un documento cada vez que ocurre una transacción. Las ventas y compras suelen tener facturas o recibos . Históricamente, los comprobantes de depósito se generaban cuando se realizaban depósitos (depósitos) en una cuenta bancaria ; y se emitieron cheques (escritos "cheques" en el Reino Unido y en varios otros países) para retirar dinero de la cuenta. Hoy en día, estas transacciones se realizan principalmente de forma electrónica. La contabilidad implica en primer lugar registrar los detalles de todos estos documentos fuente en diarios de varias columnas (también conocidos como libros de primera entrada o libros diarios ). Por ejemplo, todas las ventas a crédito se registran en el diario de ventas; Todos los pagos en efectivo se registran en el diario de pagos en efectivo. Cada columna de un diario normalmente corresponde a una cuenta. En el sistema de entrada única , cada transacción se registra una sola vez. La mayoría de las personas que hacen el balance de su chequera cada mes utilizan un sistema de este tipo, y la mayoría del software de finanzas personales sigue este enfoque.
Después de un período determinado, normalmente un mes, se suma cada columna de cada revista para obtener un resumen de ese período. Utilizando las reglas de la entrada doble, estos resúmenes de diario se transfieren luego a sus respectivas cuentas en el libro mayor o libro de cuentas . Por ejemplo, se toman las entradas en el Diario de ventas y se realiza una entrada de débito en la cuenta de cada cliente (mostrando que el cliente ahora nos debe dinero), y se puede hacer una entrada de crédito en la cuenta para "Venta de widgets de clase 2". (mostrando que esta actividad nos ha generado ingresos). Este proceso de transferir resúmenes o transacciones individuales al libro mayor se llama publicación . Una vez que se completa el proceso de contabilización, las cuentas mantenidas usando el formato "T" (débitos en el lado izquierdo de la "T" y créditos en el lado derecho) se someten a balanceo , que es simplemente un proceso para llegar al saldo de la cuenta.
Como verificación parcial de que el proceso de contabilización se realizó correctamente, se crea un documento de trabajo llamado balance de comprobación no ajustado . En su forma más simple, se trata de una lista de tres columnas. La columna uno contiene los nombres de aquellas cuentas en el libro mayor que tienen un saldo distinto de cero. Si una cuenta tiene un saldo deudor , el monto del saldo se copia en la columna dos (la columna de débito ); si una cuenta tiene un saldo acreedor , el monto se copia en la columna tres (la columna de crédito ). Luego se suma la columna de débito y luego la columna de crédito. Los dos totales deben coincidir (lo cual no es casualidad) porque según las reglas de la partida doble, siempre que hay una contabilización, los débitos de la contabilización son iguales a los créditos de la contabilización. Si los dos totales no coinciden, se ha cometido un error, ya sea en los diarios o durante el proceso de contabilización. El error debe localizarse y rectificarse, y los totales de la columna de débito y de la columna de crédito deben recalcularse para verificar que estén de acuerdo antes de que pueda llevarse a cabo cualquier procesamiento adicional. Las empresas que utilizan herramientas de contabilidad automatizadas pueden minimizar los errores manuales y reducir el tiempo dedicado a la entrada de datos.
Una vez que las cuentas se equilibran, el contador realiza una serie de ajustes y cambia los montos del saldo de algunas de las cuentas. Estos ajustes aún deben obedecer la regla de la partida doble: por ejemplo, la cuenta de inventario y la cuenta de activos podrían cambiarse para alinearlas con las cifras reales contadas durante un inventario . Al mismo tiempo, la cuenta de gastos asociada al uso de inventarios se ajusta en un monto igual y opuesto. En este momento también se realizan otros ajustes, como la contabilización de la depreciación y los pagos anticipados. Esto da como resultado un listado llamado balance de comprobación ajustado . Son las cuentas de esta lista, y sus correspondientes saldos deudores o acreedores, las que se utilizan para preparar los estados financieros.
Finalmente, del balance de comprobación se extraen los estados financieros , que pueden incluir:
El registro contable principal en la contabilidad de entrada única es el libro de caja , que es similar a un registro de cuentas corrientes (en el Reino Unido: cuenta corriente, cuenta corriente), excepto que todas las entradas se asignan entre varias categorías de cuentas de ingresos y gastos. Se mantienen registros de cuentas separados para caja chica, cuentas por pagar y cuentas por cobrar , y otras transacciones relevantes como inventario y gastos de viaje. Para ahorrar tiempo y evitar los errores de los cálculos manuales, hoy en día se puede realizar la contabilidad de entrada única con un software de contabilidad que puede realizar usted mismo.
Un sistema de contabilidad por partida doble es un conjunto de reglas para registrar información financiera en un sistema de contabilidad financiera en el que cada transacción o evento cambia al menos dos cuentas contables nominales diferentes.
Un libro diario es un registro descriptivo y cronológico (similar a un diario) de las transacciones financieras del día a día ; también se le llama libro de asiento original . Los detalles del libro diario deben transcribirse formalmente en diarios para permitir su publicación en los libros mayores. Los libros diarios incluyen:
Un libro de caja chica es un registro de compras de pequeño valor antes de que luego se transfieran al libro mayor y a las cuentas finales; lo mantiene un cajero menor o junior. Este tipo de libro de caja suele utilizar el sistema de anticipos : el cajero principal proporciona una determinada cantidad de dinero al cajero menor. Este dinero se destina a cubrir gastos menores (hospitalidad, artículos de papelería menores, correos ocasionales, etc.) y se reembolsa periódicamente previa explicación satisfactoria de cómo se gastó. El saldo del libro de caja chica es Activo .
Los diarios se registran en el libro diario general. Un diario es un registro formal y cronológico de las transacciones financieras antes de que sus valores se contabilicen en el libro mayor como débitos y créditos . Una empresa puede mantener un diario para todas las transacciones, o mantener varios diarios basados en actividades similares (por ejemplo, ventas, recibos de efectivo, ingresos, etc.), lo que hace que las transacciones sean más fáciles de resumir y consultar más adelante. Por cada asiento de diario de débito registrado, debe haber un asiento de diario de crédito equivalente para mantener una ecuación contable equilibrada. [5] [6]
Un libro mayor es un registro de cuentas . El libro mayor es un resumen permanente de todos los montos ingresados en los diarios de respaldo que enumeran las transacciones individuales por fecha. Estas cuentas se registran por separado, mostrando su saldo inicial/final . Un diario enumera las transacciones financieras en orden cronológico, sin mostrar su saldo pero sí cuánto se va a cargar en cada cuenta. Un libro mayor toma cada transacción financiera del diario y la registra en la cuenta correspondiente para cada transacción enumerada. El libro mayor también resume el total de cada cuenta, que se transfiere al balance y al estado de resultados . Hay tres tipos diferentes de libros mayores que se ocupan de la contabilidad:
Un plan de cuentas es una lista de códigos de cuentas que se pueden identificar con códigos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos que permiten ubicar la cuenta en el libro mayor. La sección de patrimonio del plan de cuentas se basa en el hecho de que la estructura jurídica de la entidad es de un tipo jurídico particular. Las posibilidades incluyen comerciante individual , sociedad , fideicomiso y empresa . [7]
La contabilidad computarizada elimina muchos de los "libros" de papel que se utilizan para registrar las transacciones financieras de una entidad comercial; en cambio, hoy en día se utilizan bases de datos relacionales, pero por lo general, todavía hacen cumplir las normas de contabilidad, incluidos los sistemas de contabilidad de entrada única y doble . Los contadores públicos certificados (CPA) supervisan los controles internos de los sistemas de contabilidad computarizados, que sirven para minimizar errores en la documentación de las numerosas actividades que una entidad comercial puede iniciar o completar durante un período contable.
