La gestión de programas es el proceso de gestionar varios proyectos relacionados , a menudo con la intención de mejorar el desempeño de una organización . Es distinto de la gestión de proyectos. [1]
En la práctica y en sus objetivos, la gestión de programas suele estar estrechamente relacionada con la ingeniería de sistemas , la ingeniería industrial , la gestión del cambio y la transformación empresarial . En el sector de la defensa, es el enfoque dominante para gestionar grandes proyectos. Debido a que los principales programas de defensa implican trabajar con contratistas, también se denomina gestión de adquisiciones , lo que indica que el comprador gubernamental adquiere bienes y servicios a través de contratistas.
El director del programa supervisa el propósito y el estado de los proyectos en un programa y puede utilizar esta supervisión para respaldar la actividad a nivel de proyecto para garantizar que se cumplan los objetivos del programa al proporcionar una capacidad de toma de decisiones que no se puede lograr a nivel de proyecto o mediante proporcionando al gerente del proyecto una perspectiva del programa cuando sea necesario, o como caja de resonancia para ideas y enfoques para resolver problemas del proyecto que tienen impactos en el programa. El director del programa puede estar en una buena posición para proporcionar esta información buscando activamente dicha información de los directores del proyecto, aunque en proyectos grandes y/o complejos, puede ser necesario un rol específico. Independientemente de cómo surja esta idea, el director del programa la necesita para estar seguro de que los objetivos generales del programa son alcanzables.
Muchos programas se centran en brindar capacidad de cambio y normalmente están diseñados para implementar la estrategia de la organización o la transformación empresarial. La gestión de programas también enfatiza la coordinación y priorización de recursos entre proyectos, gestionando los vínculos entre los proyectos y los costos y riesgos generales del programa.
El Project Management Institute, una asociación profesional estadounidense sin fines de lucro para la gestión de proyectos, resume así: "un programa es un grupo de proyectos relacionados gestionados de manera coordinada para obtener beneficios y control que NO se obtienen al gestionarlos individualmente. Los programas pueden incluir elementos de trabajo relacionados fuera del alcance de los proyectos discretos del programa... Algunos proyectos dentro de un programa pueden ofrecer beneficios incrementales útiles a la organización antes de que el programa en sí se haya completado". [2]
En el trabajo del sector público en Europa, el término normalmente se refiere a múltiples proyectos de cambio: proyectos que están diseñados para brindar beneficios a la organización anfitriona, por ejemplo, la Oficina de Comercio Gubernamental del gobierno del Reino Unido .
Muchas organizaciones sólo ejecutan un programa a la vez en forma de un programa global que contiene todos sus proyectos. En la terminología del Project Management Institute, es más probable que se trate de una cartera de proyectos que de un programa. Algunas organizaciones más grandes pueden tener múltiples programas, cada uno de los cuales está diseñado para ofrecer una variedad de mejoras. Algunas organizaciones utilizan el concepto de ingeniería de sistemas mientras que otras utilizan la gestión de programas.
Hay dos puntos de vista diferentes sobre cómo los programas se diferencian de los proyectos. Desde un punto de vista, los proyectos generan resultados, paquetes discretos o "fragmentos" de cambio; [8] los programas crean resultados. [9] Desde este punto de vista, un proyecto podría ofrecer una nueva fábrica, hospital o sistema de TI. Al combinar estos proyectos con otros entregables y cambios, sus programas podrían generar mayores ingresos de un nuevo producto, listas de espera más cortas en el hospital o costos operativos reducidos debido a la tecnología mejorada. La otra visión [10] es que un programa no es más que un gran proyecto o un conjunto (o cartera) de proyectos. Desde este segundo punto de vista, el objetivo de tener un programa es explotar las economías de escala y reducir los costos y riesgos de coordinación. El trabajo del director del proyecto es garantizar que el proyecto tenga éxito. El director del programa, por otra parte, se ocupa de los resultados agregados o del estado final del conjunto de proyectos de un programa en particular. Por ejemplo, en una institución financiera, un programa puede incluir un proyecto diseñado para aprovechar un mercado en alza y otro diseñado para proteger contra las desventajas de un mercado en caída. El primero busca aprovechar el potencial alcista; este último para limitar las posibles desventajas. Una analogía simple es Fix-a-Flat : este producto en aerosol altamente presurizado inyecta un sellador de fugas en un neumático pinchado para detener la salida de aire (proyecto A) y al mismo tiempo vuelve a inflar el neumático (proyecto B), lo que da como resultado el resultado. que un neumático vuelva a ser funcional (el programa comprendía los proyectos A y B). [11]
Según la opinión de que "los programas generan resultados, pero los proyectos generan productos", la gestión de programas se preocupa por realizar los proyectos correctos. Se ha descrito que el director del programa "juga al ajedrez" y mantiene la visión general en mente, siendo las piezas a utilizar o sacrificar los proyectos. [12] Por el contrario, la gestión de proyectos se trata de hacer bien los proyectos. En otras palabras, un proyecto exitoso se entrega a tiempo, dentro del presupuesto y según las especificaciones, mientras que un programa exitoso ofrece mejoras a largo plazo para una organización. Una organización debe seleccionar el grupo de programas que más la lleven hacia sus objetivos estratégicos sin dejar de estar dentro de su capacidad para realizar los cambios. Por otro lado, la visión de que los programas son simplemente grandes proyectos o conjuntos de proyectos permite considerar cuándo un programa puede necesitar generar beneficios tangibles rápidamente.
Según una fuente, la diferencia clave entre un programa y un proyecto es la naturaleza finita de un proyecto [13] : un proyecto siempre debe tener una fecha de finalización específica; de lo contrario, es un programa en curso.
Una visión de las diferencias entre un programa y un proyecto en los negocios es que:
Otro punto de vista y otra forma exitosa de gestionar no considera que ninguno de los factores enumerados anteriormente distinga los proyectos de los programas, sino que considera que el programa tiene que ver con la gestión de carteras. Desde este punto de vista, la gestión de programas consiste en seleccionar proyectos, ajustar la velocidad a la que se ejecutan y ajustar su alcance, con el fin de maximizar el valor de la cartera en su conjunto, y a medida que cambian las condiciones económicas u otras condiciones externas. Aún así, algunos enfatizan que mientras una cartera consta de proyectos independientes, un programa es una colección de proyectos interdependientes, lo que añade una dimensión de complejidad a la tarea de gestión.
Otra visión más es que la gestión de un programa no es más que un proyecto grande y complejo, donde el aspecto de integración de la gestión del proyecto es más importante que en proyectos más pequeños. La gestión de la integración es una característica clave del enfoque del Project Management Institute hacia la gestión de proyectos. Una vez más, algunos aceptan que existe una distinción relacionada con las interdependencias entre los elementos de un proyecto y un programa. Desde este punto de vista, un programa es un sistema relativamente débilmente acoplado, mientras que los proyectos grandes y complejos están estrechamente acoplados. Esta diferencia hace que el programa del proyecto sea una tarea más ambigua de gestionar, [14] con más incertidumbre, [14] lo que refleja un mayor grado de libertad y una tarea de gestión más abierta a explotar las oportunidades a medida que surgen o la dirección del programa se da cuenta de ellas.
En la práctica, no está claro que exista una distinción clara. Los proyectos (o programas) varían desde pequeños y simples hasta grandes y complejos; lo que debe gestionarse como un programa en una cultura u organización puede gestionarse como un proyecto en otra.
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