La gestión de contratos o administración de contratos es la gestión de contratos celebrados con clientes, proveedores , socios o empleados. La gestión de contratos incluye negociar los términos y condiciones de los contratos y asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, así como documentar y acordar cualquier cambio o modificación que pueda surgir durante su implementación o ejecución. Puede resumirse como el proceso de gestionar de manera sistemática y eficiente la creación, ejecución y análisis de contratos con el fin de maximizar el desempeño financiero y operativo y minimizar el riesgo. [1]
Los contratos comerciales comunes incluyen órdenes de compra , facturas de venta , contratos de servicios públicos , cartas de compromiso para el nombramiento de consultores y profesionales y contratos de construcción . Los contratos complejos suelen ser necesarios para proyectos de construcción, bienes o servicios altamente regulados , bienes o servicios con especificaciones técnicas detalladas, acuerdos de propiedad intelectual (PI), subcontratación y comercio internacional . La mayoría de los contratos más importantes requieren el uso eficaz de software de gestión de contratos para ayudar a la administración entre varias partes.
Un estudio publicado en 2007 encontró que para "el 42% de las empresas... el principal impulsor de las mejoras en la gestión de contratos [fue] la presión para evaluar y mitigar mejor los riesgos" y, además, "casi el 65% de las empresas informan que los contratos La gestión del ciclo de vida (CLM) ha mejorado la exposición al riesgo financiero y legal". [2]
Un contrato es un acuerdo escrito u oral legalmente vinculante entre las partes identificadas en el acuerdo para cumplir con los términos y condiciones descritos en el acuerdo. Un requisito previo para la ejecución de un contrato es, entre otras cosas, la condición de que las partes del contrato acepten los términos del contrato reivindicado. Históricamente, esto se lograba más comúnmente mediante firma o ejecución, pero en muchas jurisdicciones (especialmente con el avance del comercio electrónico) las formas de aceptación se han ampliado para incluir varias formas de firma electrónica. [3]
Los contratos pueden ser de muchos tipos, por ejemplo, contratos de venta (incluidos arrendamientos ), contratos de compra, acuerdos de asociación , acuerdos comerciales y acuerdos de propiedad intelectual .
El modelo de gestión de contratos estándar empresarial, tal como lo emplean muchas organizaciones en los Estados Unidos , [ cita necesaria ] generalmente ejerce competencia sobre las siguientes disciplinas comerciales:
La gestión de contratos se puede dividir en tres fases: [5]
En la fase posterior a la adjudicación o "downstream", [6] algunas organizaciones tienen un equipo de gestión de contratos, otras pueden requerir que los gerentes operativos incluyan la gestión de contratos dentro de su función. [7] El Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS) sugiere que el requisito de una gestión de contratos dedicada depende del valor del contrato, la duración del contrato, la complejidad de los servicios y el nivel de riesgo, aunque en las etapas iniciales de un contrato, la evaluación del riesgo y la implementación de procesos básicos de gestión de contratos pueden ser tareas apropiadas para un administrador de contratos dedicado. [7] CIPS también señala que en algunos casos el equipo de adquisiciones puede tener un papel más amplio en el mantenimiento de la gestión de contratos. La contratación de servicios puede ser más compleja que los contratos de suministro únicamente y, por lo tanto, requiere una gestión más estrecha. [7]
Puede haber ocasiones durante la fase posterior a la adjudicación en las que lo acordado en un contrato deba modificarse más adelante. Se pueden utilizar varias bases para respaldar un cambio posterior, de modo que todo el contrato siga siendo ejecutable según el nuevo acuerdo.
Un cambio puede basarse en:
Durante la fase posterior a la adjudicación, es importante garantizar que se cumplan las condiciones y los términos del contrato, pero también es fundamental examinar más de cerca elementos como pasivos no registrados, ingresos no declarados o pagos excesivos. Si se pasan por alto estos elementos, el margen puede verse afectado negativamente. Una auditoría de cumplimiento de contrato a menudo comenzará con una revisión de oportunidades para identificar las áreas de mayor riesgo. Se ha demostrado que contar con un programa específico de cumplimiento de contratos (y/o gobernanza) da como resultado una recuperación típica del 2% al 4% y, a veces, hasta el 20%. [8]
El pensamiento actual sobre la gestión de contratos en relaciones complejas está cambiando de una perspectiva de “gestión” del cumplimiento a una perspectiva de “ gobernanza ”, centrándose en la creación de una estructura de gobernanza en la que las partes tienen un interés personal en gestionar lo que a menudo son acuerdos contractuales muy complejos en un contexto de relaciones complejas. manera más colaborativa, alineada, flexible y creíble. En 1979, el premio Nobel Oliver Williamson escribió que la estructura de gobierno es el “marco dentro del cual se decide la integridad de una transacción”. Añadió además que “debido a que los contratos son variados y complejos, las estructuras de gobernanza varían según la naturaleza de la transacción”. [9]
Un marco de gobernanza colaborativa tiene cuatro componentes: [10]
Otra dimensión de la gestión de contratos se relaciona con la interacción entre contratos y confianza. En particular, los estudiosos de la gestión han discutido la naturaleza de la relación entre el contrato y el desarrollo del fideicomiso. [11] Por un lado, algunos han argumentado que los contratos y la confianza se sustituirían entre sí; es decir, el uso de un mecanismo disminuye las ventajas del otro. [12] [13] Por otro lado, otros sugieren que el contrato y la confianza se complementan entre sí; es decir, el uso de uno aumenta los beneficios de utilizar el otro mecanismo. [14] [15]
En 2008, la Asociación Internacional para la Gestión Comercial y de Contratos (IACCM, ahora World Commerce & Contracting ) inició un proyecto destinado a aclarar el papel de un administrador de contratos, que desde entonces se ha actualizado en varias ocasiones. Este trabajo identificó que entre los propios gerentes de contratos, existe una "creencia generalizada de que el título (y sus variantes, como Gerente Comercial) enmascara variaciones masivas en el rol, el estatus y las responsabilidades laborales". Sin embargo, la investigación de la IACCM encontró indicios de que "las responsabilidades principales de los administradores de contratos (y, por deducción , de los departamentos de gestión de contratos) son muy similares" y se aplican en una variedad de tareas, desde la preparación de ofertas y la negociación de contratos hasta un papel de "intermediario" entre los departamentos de una organización. sus empleados y sus clientes, y el cumplimiento y aseguramiento de la finalización, prórroga o renovación del contrato en su punto final. [dieciséis]
Los estudiosos de los negocios y la gestión han prestado atención al papel de los contratos en la gestión de las relaciones entre individuos o entre organizaciones. En particular, los contratos funcionan como instrumentos de control y coordinación. [17] Por un lado, los contratos pueden moderar los riesgos de explotación o apropiación indebida por parte de un socio oportunista. Por otro lado, los contratos pueden ayudar a fomentar la comunicación y el intercambio de información entre las partes.
En el sector público del Reino Unido, el Comité de Cuentas Públicas de la Cámara de los Comunes expresó en 2009 su preocupación por la dotación de recursos y la formación en relación con la gestión de contratos. El comité informó que
Ningún director comercial o jefe de adquisiciones calificó como "bueno" el nivel de recursos asignados a la gestión de sus principales contratos, y el 22% de los gestores de contratos consideraron que no tenían tiempo para desempeñar bien sus responsabilidades. La mayoría de los gestores de contratos habían recibido formación pertinente, aunque el 60% de las organizaciones no ofrecían un programa de formación estructurado para su personal. [18]
Las normas de gestión de contratos fueron publicadas en 2014 por Crown Commercial Service y se han actualizado periódicamente. [19] Estos estándares se desarrollaron como resultado de una "Revisión intergubernamental de contratos importantes" de 2013, [20] encargada por la Oficina del Gabinete para evaluar la gestión de los contratos importantes celebrados por las empresas G4S y Serco , [21] y dirigida por Bill Crothers, director de adquisiciones del gobierno . Tras haber puesto de relieve fallos anteriores, en septiembre de 2014 la Oficina Nacional de Auditoría (NAO) del Reino Unido consideró que el gobierno estaba "comenzando a mejorar la forma en que gestiona sus contratos", pero aún quedaban importantes trabajos de mejora por hacer. [22] En diciembre de 2016, la NAO volvió a publicar un marco de gestión de contratos de buenas prácticas que se había publicado por primera vez en 2008 [21] con la ayuda de la Oficina de Comercio Gubernamental , entonces parte de HM Treasury. La NAO "creía", basándose en los comentarios de los profesionales, que este marco era "una de las mejores referencias para las tareas básicas necesarias para una buena gestión de contratos". [23]
A partir de abril de 2021, [actualizar]el gobierno del Reino Unido ha implementado un "Programa de Capacidad de Gestión de Contratos" cuyo objetivo es desarrollar las habilidades del personal gubernamental involucrado en funciones de gestión de contratos. [24]
En los Estados Unidos, la Asociación Nacional de Gestión de Contratos y la Asociación Nacional de Contratistas Gubernamentales ofrecen certificación en las habilidades necesarias para la gestión de contratos gubernamentales. [25]