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Facilitación (organizacional)

La facilitación en los negocios , el desarrollo organizacional (DO) y la toma de decisiones por consenso se refiere al proceso de diseñar y ejecutar una reunión de acuerdo con un conjunto de requisitos previamente acordados. [1]

La facilitación se ocupa de todas las tareas necesarias para alcanzar un resultado de reunión productivo e imparcial que refleje los objetivos acordados y los resultados definidos de antemano por el propietario de la reunión o el cliente. [2]

La facilitación implica dirigir una reunión en nombre de otra persona. Esto es lo que la distingue de la ciencia de reuniones , que tiene como objetivo desarrollar la autonomía de los iniciadores y líderes de reuniones. No obstante, la facilitación aplica muchos conceptos y herramientas ampliamente utilizados en la ciencia de reuniones, como los rompehielos.

Áreas de aplicación

La facilitación se utiliza en una amplia gama de situaciones y ocupaciones, incluidos los lugares de trabajo, las actividades de ocio y salud, la planificación organizativa y el desarrollo comunitario. [3] La facilitación atiende las necesidades de cualquier grupo que se reúna con un propósito común, ya sea tomar una decisión, resolver un problema o simplemente intercambiar ideas e información. No dirige al grupo ni intenta distraer o entretener. Una interpretación ligeramente diferente se centra más específicamente en un grupo que participa en el aprendizaje experiencial . [4] En particular, esto se asocia con el aprendizaje activo y los conceptos de autoridad tutelar . Esto se cubre en profundidad en el trabajo de investigación de John Heron en la Universidad de Surrey y el Centro Internacional de Investigación Cooperativa .

Competencias de facilitación

El papel del facilitador (ver más abajo)
El papel de facilitador surgió como un conjunto separado de habilidades recién en la década de 1980. Tiene similitudes con los roles tradicionales de presidente o secretario en una reunión, pero va más allá de ellos para participar activamente y guiar al grupo hacia el consenso. [5]

La Asociación Internacional de Facilitadores ha definido una serie de competencias básicas compiladas en un marco de Competencias Básicas del Facilitador que incluye seis competencias principales y varias subcompetencias que sustentan una amplia gama de dinámicas de facilitación. [6]

Dinámica de facilitación

Establecer reglas básicas
A menudo, quienes no tienen formación en facilitación pasan por alto el establecimiento de reglas básicas, que es un componente clave del proceso de facilitación, especialmente en reuniones convocadas para debatir problemas difíciles o para formación. Estas reglas suelen reiterarse de alguna forma al comienzo de una reunión o taller facilitado para garantizar que los participantes comprendan los diversos roles que se están desempeñando y las responsabilidades que se asignan a cada uno. Algunos aspectos ocupan un lugar destacado, como:
  • Estar abierto a sugerencias
  • Construir sobre lo que hay, no derribar ideas
  • Permitir a los demás espacio (para hablar o expresarse)
  • respeto mutuo
  • que el facilitador no es dueño del tema en discusión y la identidad de ese dueño es clara
  • reglas de enfrentamiento, como tiempos de espera y procedimientos que se adoptarán
  • Cómo se detectarán y abordarán los problemas no resueltos
  • Por último, es fundamental que, durante la reunión, quede claro que no se espera que el responsable del tema intervenga para imponer ideas más allá de establecer parámetros para su consideración o para aportar ideas. El facilitador, en este sentido, es el responsable del proceso de la reunión.

Todos ellos están estrechamente relacionados con la idea de la facilitación como herramienta de empoderamiento (en el lugar de trabajo) . [4]

Consulta con el cliente
Un facilitador trabajará con un cliente que sea alguien de una organización o un grupo diverso que lo llame y lo haya invitado a asistir. Intentará comprender el propósito y el resultado de la reunión discutiéndolo con el cliente.
Hacer arreglos para la reunión
El facilitador se encargará de organizar o gestionar los preparativos prácticos. También estudiará en detalle la ubicación y la disposición de la sala. Investigará la reunión de antemano para comprender por qué se celebra y para asegurarse de que todas las partes interesadas estén invitadas y puedan asistir.
Establecer la agenda
Comprenderán en detalle cómo se abordará cada tema de la agenda y cuánto tiempo debe llevar. Mediante técnicas especializadas, permitirán a los participantes comprender todos los temas en juego y todas las alternativas de acción. El facilitador diseña el proceso (agenda) basándose en sus discusiones con los participantes y en su experiencia en procesos.
Comprender las normas del grupo
No harán suposiciones sobre la forma en que las personas interactúan y tratarán de adaptarse a las formas de vida de diferentes culturas y organizaciones.
Comprender la dinámica de grupo
Mientras abordan los aspectos prácticos de una reunión, los participantes deben tener en cuenta las corrientes subyacentes, tanto verbales como no verbales, que pueden indicar problemas que tiene el grupo. El facilitador puede intentar ayudar al grupo a tomar conciencia de estos problemas.
Considere la necesidad de flexibilizar "Flex-cil-a-tar"
mediante el cual uno facilita de manera flexible una discusión o una reunión con un objetivo final y un plan en mente para llegar allí y luego ajusta el plan en función de las respuestas y la dirección que toma el grupo, pero aún así los lleva de regreso al objetivo final.

El papel del facilitador

Consulte Facilitador para obtener detalles sobre exactamente cómo un facilitador podría dirigir una reunión.

Las tareas y responsabilidades que se enumeran a continuación no tienen por qué estar a cargo de un único facilitador. El papel del facilitador suele ser compartido por varias personas: por ejemplo, una persona puede organizar la logística antes de la reunión, otra puede controlar el tiempo y supervisar la agenda durante la reunión, y una tercera persona puede ser responsable de registrar los acuerdos.

La forma de reunión

Una reunión suele implicar que todos estén juntos en la misma sala al mismo tiempo y esta es la principal situación en la que se practica la facilitación. Con la introducción de las telecomunicaciones modernas, el campo ha crecido hasta abarcar otras formas de reuniones:

Misma hora mismo lugar
La reunión tradicional en una sala con todas las partes presentes al mismo tiempo.
Misma hora en diferente lugar
La teleconferencia con todas las partes en ubicaciones separadas o con algunas en subreuniones dispersas geográficamente, todas con conexión de audio/video.
Diferentes tiempos, mismo lugar
Una reunión que se centra en un lugar físico en particular, donde las personas contribuyen a medida que pasan. Un ejemplo es un tablón de anuncios montado en la pared o un cartel que permite a las personas agregar comentarios a medida que pasan. Una encuesta que utilice computadoras sin conexión en red en un quiosco también sería una reunión "en un mismo lugar y a diferentes horas".
Diferentes tiempos, diferentes lugares
Reunión a través de un enlace web, como grupos de discusión, foros, blogs y Usenet . Existe un software especializado de apoyo a la toma de decisiones grupales habilitado para la web. Las páginas de discusión de Wikipedia entran en esta categoría.
Facilitación virtual

Con la revolución digital, el uso generalizado de la videoconferencia combinada con otras herramientas digitales para la colaboración dio lugar a un campo emergente de facilitación virtual que se lleva a cabo en reuniones simultáneas en diferentes lugares. Las reuniones y talleres en línea son excelentes ejemplos de facilitación virtual. En resumen, el enfoque reúne a miembros de equipos remotos para discutir temas relevantes en tiempo real. [7]

Véase también

Referencias

  1. ^ Strauss, David (2002): Cómo hacer que la colaboración funcione. SF, BK Publishers.
  2. ^ Schwarz, Roger et al. (2011): El facilitador calificado: un recurso integral para consultores, facilitadores, gerentes, capacitadores y coaches, Willey.
  3. ^ Hogan, Christine (2004). Entender la facilitación: teoría y principios . Kogan Page. ISBN 978-0749438265.
  4. ^ ab Heron, J. El manual completo del facilitador , (1999) Kogan Page ISBN 0-7494-2798-1 
  5. ^ Strauss, David (2002): Cómo lograr que la colaboración funcione. SF, BK Publishers
  6. ^ Schuman, Sandor. (ed) (2005) El manual de facilitación de grupos de la IAF: mejores prácticas de la organización líder en facilitación. San Francisco: Jossey-Bass
  7. ^ Nunesdea, Paul et al. (2020): Más allá de las reuniones virtuales: herramientas digitales para equipos y organizaciones de mayor rendimiento, Amazon ISBN 979-8654064332 . 

Lectura adicional

Enlaces externos