Inventario ( inglés americano ) o stock ( inglés británico ) se refiere a los bienes y materiales que una empresa mantiene con el objetivo final de reventa, producción o utilización. [nb 1]
La gestión de inventarios es una disciplina que se ocupa principalmente de especificar la forma y la ubicación de los bienes almacenados. Se requiere que estén en diferentes ubicaciones dentro de una instalación o en muchas ubicaciones de una red de suministro para preceder el curso regular y planificado de la producción y el almacenamiento de materiales.
El concepto de inventario, stock o trabajo en proceso (o trabajo en progreso) se ha extendido desde los sistemas de fabricación a las empresas de servicios [1] [2] [3] y a los proyectos [4] , generalizando la definición como "todo el trabajo dentro del proceso de producción, todo el trabajo que se realiza o se ha realizado antes de la finalización de la producción". En el contexto de un sistema de producción manufacturera, el inventario se refiere a todo el trabajo que se ha realizado: materias primas, productos parcialmente terminados, productos terminados antes de la venta y de la salida del sistema de fabricación. En el contexto de los servicios, el inventario se refiere a todo el trabajo realizado antes de la venta, incluida la información parcialmente procesada.
Hay cinco razones básicas para mantener un inventario:
Todas estas razones de stock pueden aplicarse a cualquier propietario o producto.
Aunque los contadores suelen hablar de inventario en términos de bienes para la venta, las organizaciones (fabricantes , proveedores de servicios y organizaciones sin fines de lucro ) también tienen inventarios (accesorios, equipos, muebles, suministros, piezas, etc.) que no tienen intención de vender. El inventario de los fabricantes, distribuidores y mayoristas tiende a agruparse en almacenes . El inventario de los minoristas puede existir en un almacén o en una tienda o almacén accesible a los clientes . Los inventarios que no están destinados a la venta a clientes pueden mantenerse en cualquier local que utilice una organización. El inventario inmoviliza el efectivo y, si no se controla, será imposible conocer el nivel real de existencias y, por lo tanto, difícil mantener bajo control los costos asociados con mantener demasiado o muy poco inventario.
Si bien las razones para mantener existencias se abordaron anteriormente, la mayoría de las organizaciones manufactureras suelen dividir su inventario de "bienes para la venta" en:
Por ejemplo:
El inventario de materiales de un fabricante de alimentos enlatados incluye los ingredientes para formar los alimentos que se van a enlatar, las latas vacías y sus tapas (o bobinas de acero o aluminio para construir esos componentes), las etiquetas y cualquier otra cosa (soldadura, pegamento, etc.) que formará parte de una lata terminada. El trabajo en proceso de la empresa incluye esos materiales desde el momento de la entrega a la planta de trabajo hasta que están completos y listos para la venta a clientes mayoristas o minoristas. Esto puede ser cubas de alimentos preparados, latas llenas aún no etiquetadas o subconjuntos de componentes de alimentos. También puede incluir latas terminadas que aún no están empaquetadas en cajas o palés. Su inventario de productos terminados consiste en todas las latas de alimentos llenas y etiquetadas en su almacén que ha fabricado y desea vender a distribuidores de alimentos (mayoristas), a tiendas de comestibles (minoristas) e incluso tal vez a consumidores a través de acuerdos como tiendas de fábrica y centros de venta directa.
El trabajo parcialmente terminado (o trabajo en proceso) es una medida del inventario creado durante la ejecución de la obra de un proyecto de capital, [9] [10] [11] como el que se encuentra en la construcción de infraestructura civil o en la industria del petróleo y el gas. El inventario no solo puede reflejar elementos físicos (como materiales, piezas, subconjuntos parcialmente terminados) sino también el trabajo en proceso de conocimiento (como diseños de ingeniería parcialmente terminados de componentes y conjuntos que se fabricarán).
Un "inventario virtual" (también conocido como "inventario bancario") permite a un grupo de usuarios compartir partes comunes, especialmente cuando su disponibilidad en un corto plazo puede ser crítica pero es poco probable que sean requeridas por más de unos pocos miembros del banco en un momento dado. [12] El inventario virtual también permite a los distribuidores y centros de cumplimiento enviar bienes a los minoristas directamente desde el stock, independientemente de si el stock se mantiene en una tienda minorista, un almacén o un depósito. [13] Los inventarios virtuales permiten a los participantes acceder a una mezcla más amplia de productos y reducir los riesgos que implica llevar un inventario para el cual la demanda esperada no se materializa. [14]
Existen varios costos asociados con el inventario:
La proporcionalidad del inventario es el objetivo de la gestión de inventarios basada en la demanda. El resultado óptimo principal es tener el mismo número de días (u horas, etc.) de inventario disponible para todos los productos, de modo que el momento de agotamiento de todos los productos sea simultáneo. En tal caso, no hay "exceso de inventario", es decir, inventario que sobraría de otro producto cuando se agote el primero. Mantener un exceso de inventario no es óptimo porque el dinero gastado para obtenerlo y el costo de mantenerlo podrían haberse utilizado mejor en otra cosa, es decir, en el producto que acaba de agotarse.
El objetivo secundario de la proporcionalidad del inventario es la minimización del inventario. Al integrar la previsión precisa de la demanda con la gestión del inventario, en lugar de solo observar los promedios pasados, se espera un resultado mucho más preciso y óptimo. La integración de la previsión de la demanda en la gestión del inventario de esta manera también permite predecir el punto de "capacidad de adaptación" cuando el almacenamiento de inventario es limitado en función de cada producto.
La técnica de proporcionalidad de inventario es más apropiada para inventarios que permanecen ocultos para el consumidor, a diferencia de los sistemas de "mantener lleno" donde un consumidor minorista desearía ver estantes llenos del producto que está comprando para no pensar que está comprando algo viejo, no deseado o rancio; y se diferencia de los sistemas de "punto de activación" donde el producto se reordena cuando alcanza un cierto nivel; la proporcionalidad de inventario se utiliza eficazmente en procesos de fabricación justo a tiempo y aplicaciones minoristas donde el producto está oculto a la vista.
Un ejemplo temprano de proporcionalidad de inventario utilizado en una aplicación minorista en los Estados Unidos fue el combustible para motores. El combustible para motores (por ejemplo, la gasolina) generalmente se almacena en tanques de almacenamiento subterráneos. Los automovilistas no saben si están comprando gasolina de la parte superior o inferior del tanque, ni deben preocuparse. Además, estos tanques de almacenamiento tienen una capacidad máxima y no se pueden llenar en exceso. Finalmente, el producto es caro. La proporcionalidad de inventario se utiliza para equilibrar los inventarios de los diferentes grados de combustible para motores, cada uno almacenado en tanques dedicados, en proporción a las ventas de cada grado. El exceso de inventario no es visto ni valorado por el consumidor, por lo que es simplemente dinero hundido (literalmente) en el suelo. La proporcionalidad de inventario minimiza la cantidad de exceso de inventario que se lleva en tanques de almacenamiento subterráneos. Esta aplicación para combustible para motores fue desarrollada e implementada por primera vez por Petrolsoft Corporation en 1990 para Chevron Products Company. La mayoría de las principales compañías petroleras utilizan este tipo de sistemas en la actualidad. [15]
Se cree que el uso de la proporcionalidad de inventario en los Estados Unidos se inspiró en la gestión de inventario de piezas justo a tiempo japonesa que Toyota Motors hizo famosa en la década de 1980. [16]
Parece que alrededor de 1880 [17] hubo un cambio en la práctica de fabricación de empresas con líneas de productos relativamente homogéneas a empresas integradas horizontalmente con una diversidad sin precedentes en procesos y productos. Esas empresas (especialmente en metalurgia) intentaron alcanzar el éxito mediante economías de alcance, las ganancias de producir conjuntamente dos o más productos en una sola instalación. Los gerentes ahora necesitaban información sobre el efecto de las decisiones de combinación de productos en las ganancias generales y, por lo tanto, necesitaban información precisa sobre el costo del producto. Una variedad de intentos de lograr esto no tuvieron éxito debido a la enorme sobrecarga del procesamiento de información de la época. Sin embargo, la creciente necesidad de informes financieros después de 1900 creó una presión inevitable para la contabilidad financiera de existencias y la necesidad de la gerencia de administrar los costos de los productos quedó eclipsada. En particular, fue la necesidad de cuentas auditadas lo que selló el destino de la contabilidad de costos gerencial. El predominio de la contabilidad de informes financieros sobre la contabilidad de gestión permanece hasta el día de hoy con pocas excepciones, y las definiciones de "costo" de informes financieros han distorsionado la contabilidad de "costo" de gestión efectiva desde entonces. Esto es particularmente cierto en el caso de los inventarios.
Por tanto, el inventario financiero de alto nivel tiene estas dos fórmulas básicas, que se relacionan con el período contable:
La ventaja de estas fórmulas es que la primera absorbe todos los gastos generales de producción y los costos de materia prima en un valor de inventario para la elaboración de informes. La segunda fórmula crea entonces el nuevo punto de partida para el próximo período y proporciona una cifra que se restará del precio de venta para determinar algún tipo de cifra de margen de venta.
La gestión de fabricación está más interesada en el índice de rotación de inventario o en los días promedio para vender el inventario, ya que les dice algo sobre los niveles relativos de inventario.
y su inversa
Esta relación estima cuántas veces se rota el inventario a lo largo de un año. Este número indica cuánto efectivo o bienes están inmovilizados a la espera del proceso y es una medida crítica de la confiabilidad y la eficacia del proceso. Por lo tanto, una fábrica con dos rotaciones de inventario tiene seis meses de existencias disponibles, lo que generalmente no es una buena cifra (según la industria), mientras que una fábrica que pasa de seis rotaciones a doce probablemente haya mejorado la eficacia en un 100%. Esta mejora tendrá algunos resultados negativos en los informes financieros, ya que el "valor" que ahora se almacena en la fábrica como inventario se reduce.
Si bien estas medidas contables de inventario son muy útiles debido a su simplicidad, también están plagadas del peligro de sus propias suposiciones. De hecho, hay tantas cosas que pueden variar ocultas bajo esta apariencia de simplicidad que se pueden utilizar una variedad de suposiciones "de ajuste". Entre ellas, se incluyen:
La rotación de inventario es una herramienta de contabilidad financiera para evaluar el inventario y no es necesariamente una herramienta de gestión. La gestión de inventario debe ser prospectiva. La metodología aplicada se basa en el costo histórico de los bienes vendidos. Es posible que el índice no refleje la utilidad de la demanda de producción futura, así como la demanda de los clientes.
Los modelos de negocio, incluidos el inventario justo a tiempo (JIT), el inventario gestionado por el proveedor (VMI) y el inventario gestionado por el cliente (CMI), intentan minimizar el inventario disponible y aumentar la rotación del inventario. El VMI y el CMI han ganado una atención considerable debido al éxito de proveedores externos que ofrecen experiencia y conocimientos adicionales que las organizaciones pueden no poseer.
La gestión de inventarios también implica riesgos que varían según la posición de una empresa en el canal de distribución. Algunas medidas típicas de exposición de inventarios [ definición requerida ] son la amplitud del compromiso [ definición requerida ] , el tiempo de duración [ definición requerida ] y la profundidad [ definición requerida ] . [19]
La gestión de inventarios en la actualidad está orientada a la web y es más viable en formato digital. Este tipo de gestión dinámica de pedidos requerirá visibilidad de extremo a extremo, colaboración entre los procesos de cumplimiento, automatización de datos en tiempo real entre diferentes empresas e integración entre múltiples sistemas. [20]
Cada país tiene sus propias reglas sobre la contabilidad del inventario que se ajustan a sus normas de información financiera.
Por ejemplo, las organizaciones en los EE. UU. definen el inventario para satisfacer sus necesidades de acuerdo con las Prácticas de Contabilidad Generalmente Aceptadas (GAAP) de los EE. UU., las reglas definidas por el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) (y otras) y aplicadas por la Comisión de Bolsa y Valores de los EE. UU. (SEC) y otras agencias federales y estatales. Otros países suelen tener acuerdos similares, pero con sus propias normas contables y agencias nacionales.
Es intencional que la contabilidad financiera utilice estándares que permitan al público comparar el desempeño de las empresas, las funciones de contabilidad de costos internamente en una organización y potencialmente con mucha mayor flexibilidad. A continuación, se presenta un análisis del inventario desde la perspectiva de la contabilidad de costos estándar y basada en la teoría de restricciones ( rendimiento ), así como algunos ejemplos y un análisis del inventario desde una perspectiva de contabilidad financiera .
El cálculo de costes y la valoración interna de los inventarios pueden ser complejos. Mientras que en el pasado la mayoría de las empresas operaban con fábricas sencillas de un solo proceso, es muy probable que en el siglo XXI estas empresas sean una minoría. En los lugares donde existen fábricas de "un solo proceso", existe un mercado para los bienes creados, que establece un valor de mercado independiente para el bien. Hoy en día, con empresas de procesos en varias etapas, hay mucho inventario que antes habría sido de productos terminados y que ahora se mantiene como "trabajo en proceso" (WIP). Esto debe valorarse en las cuentas, pero la valoración es una decisión de la gerencia, ya que no hay mercado para el producto parcialmente terminado. Esta "valoración" un tanto arbitraria del WIP combinada con la asignación de gastos generales al mismo ha llevado a algunos resultados no deseados ni previstos. [ ejemplo necesario ]
El inventario de una organización puede parecer una bendición a medias, ya que cuenta como un activo en el balance , pero también inmoviliza dinero que podría servir para otros fines y requiere gastos adicionales para su protección. El inventario también puede causar gastos fiscales significativos, según las leyes de cada país en particular con respecto a la depreciación del inventario, como en Thor Power Tool Company v. Commissioner .
El inventario aparece como un activo corriente en el balance de una organización porque, en principio, la organización puede convertirlo en efectivo vendiéndolo. Algunas organizaciones mantienen inventarios más grandes de lo que requieren sus operaciones para inflar el valor aparente de sus activos y su rentabilidad percibida.
Además del dinero que se invierte en la adquisición de inventario, éste también conlleva costos asociados de espacio de almacenamiento, servicios públicos y seguros para cubrir al personal que lo manipula y lo protege contra incendios y otros desastres, obsolescencia, mermas (robos y errores) y otros. Estos costos de almacenamiento pueden acumularse: entre un tercio y la mitad de su valor de adquisición por año.
Las empresas que tienen un inventario demasiado pequeño no pueden aprovechar los grandes pedidos de los clientes si no pueden cumplir con sus compromisos. Los objetivos contrapuestos del control de costos y el servicio al cliente a menudo ponen a los gerentes financieros y operativos de una organización en contra de sus departamentos de ventas y marketing . Los vendedores, en particular, a menudo reciben pagos de comisiones por ventas, por lo que la falta de disponibilidad de bienes puede reducir sus ingresos personales potenciales. Este conflicto se puede minimizar reduciendo el tiempo de producción para que sea cercano o menor al tiempo de entrega esperado por los clientes. Este esfuerzo, conocido como " producción ajustada ", reducirá significativamente el capital de trabajo vinculado al inventario y reducirá los costos de fabricación (consulte el Sistema de producción Toyota ).
Al ayudar a la organización a tomar mejores decisiones, los contadores pueden ayudar al sector público a cambiar de una manera muy positiva que genere mayor valor para la inversión del contribuyente. También pueden ayudar a incentivar el progreso y a garantizar que las reformas sean sostenibles y efectivas en el largo plazo, al asegurar que el éxito se reconozca adecuadamente en los sistemas de recompensa formales e informales de la organización.
Decir que tienen un papel clave que desempeñar es quedarse corto. El departamento de finanzas está vinculado a la mayoría, si no a todos, los procesos empresariales clave de la organización. Debería dirigir los sistemas de gestión y rendición de cuentas que garantizan que la organización lleve a cabo sus actividades de manera adecuada y ética. Es fundamental que estos cimientos estén firmemente establecidos. Con mucha frecuencia, son la prueba de fuego mediante la cual se gana o se pierde la confianza del público en la institución.
El área financiera también debería proporcionar información, análisis y asesoramiento para que los administradores de servicios de las organizaciones puedan operar de manera eficaz. Esto va más allá de la preocupación tradicional por los presupuestos (¿cuánto hemos gastado hasta ahora? ¿Cuánto nos queda por gastar?). Se trata de ayudar a la organización a comprender mejor su propio desempeño. Esto significa establecer las conexiones y comprender las relaciones entre los insumos dados (los recursos utilizados) y los productos y resultados que se logran. También se trata de comprender y gestionar activamente los riesgos dentro de la organización y sus actividades.
Cuando un comerciante compra bienes de inventario, el valor de la cuenta de inventario se reduce por el costo de los bienes vendidos (COGS). Esto es simple cuando el costo no ha variado entre los bienes que se tienen en existencia; pero cuando sí lo ha hecho, se debe derivar un método acordado para evaluarlo. Para los artículos de materias primas que no se pueden rastrear individualmente, los contadores deben elegir un método que se ajuste a la naturaleza de la venta. Dos métodos populares en uso son: FIFO (primero en entrar, primero en salir) y LIFO (último en entrar, primero en salir).
El método FIFO considera la primera unidad que llega al inventario como la primera que se vende. El método LIFO considera la última unidad que llega al inventario como la primera que se vende. El método que seleccione un contador puede tener un efecto significativo en los ingresos netos y el valor contable y, a su vez, en los impuestos. Al utilizar la contabilidad LIFO para el inventario, una empresa generalmente informa ingresos netos más bajos y un valor contable más bajo, debido a los efectos de la inflación. Esto generalmente resulta en impuestos más bajos. Debido al potencial de LIFO para sesgar el valor del inventario, los PCGA del Reino Unido y las IAS han prohibido efectivamente la contabilidad de inventario LIFO. La contabilidad LIFO está permitida en los Estados Unidos sujeta a la sección 472 del Código de Rentas Internas . [21]
La contabilidad de costos estándar utiliza índices denominados de eficiencia que comparan la mano de obra y los materiales realmente utilizados para producir un bien con los que se hubieran requerido para ese mismo bien en condiciones "estándar". Mientras las condiciones reales y estándar sean similares, surgen pocos problemas. Desafortunadamente, los métodos de contabilidad de costos estándar se desarrollaron hace unos 100 años, cuando la mano de obra constituía el costo más importante de los bienes manufacturados. Los métodos estándar continúan enfatizando la eficiencia de la mano de obra, aunque ese recurso ahora constituye una parte (muy) pequeña del costo en la mayoría de los casos.
La contabilidad de costos estándar puede perjudicar a los gerentes, trabajadores y empresas de varias maneras. Por ejemplo, una decisión política de aumentar el inventario puede perjudicar la evaluación del desempeño de un gerente de fabricación . Aumentar el inventario requiere un aumento de la producción, lo que significa que los procesos deben operar a tasas más altas. Cuando algo sale mal (no si sale mal), el proceso demora más y utiliza más tiempo de mano de obra que el estándar. El gerente parece responsable del exceso, aunque no tenga control sobre el requisito de producción o el problema.
En épocas económicas adversas, las empresas utilizan las mismas eficiencias para reducir, corregir o reducir de algún modo su fuerza laboral. Los trabajadores despedidos en esas circunstancias tienen incluso menos control sobre el exceso de inventario y la eficiencia de costos que sus gerentes.
Muchos contables financieros y de costes han coincidido durante muchos años en la conveniencia de sustituir la contabilidad de costes estándar, pero no han encontrado un sucesor.
Eliyahu M. Goldratt desarrolló la teoría de las restricciones en parte para abordar los problemas de contabilidad de costos en lo que él llama el "mundo de los costos". Ofrece un sustituto, llamado contabilidad de rendimiento , que utiliza el rendimiento (dinero por bienes vendidos a los clientes) en lugar de la producción (bienes producidos que pueden venderse o pueden aumentar el inventario) y considera la mano de obra como un costo fijo en lugar de variable. Define el inventario simplemente como todo lo que la organización posee y planea vender, incluidos los edificios, la maquinaria y muchas otras cosas además de las categorías enumeradas aquí. La contabilidad de rendimiento reconoce solo una clase de costos variables: los costos verdaderamente variables, como los materiales y los componentes, que varían directamente con la cantidad producida.
Los inventarios de productos terminados siguen siendo activos en el balance , pero los índices de eficiencia laboral ya no evalúan a los gerentes y trabajadores. En lugar de un incentivo para reducir el costo de la mano de obra, la contabilidad de rendimiento centra la atención en las relaciones entre el rendimiento (ingresos o ingresos) por un lado y los gastos operativos controlables y los cambios en el inventario por el otro.
Los inventarios también desempeñan un papel importante en las cuentas nacionales y en el análisis del ciclo económico . Algunas fluctuaciones macroeconómicas de corto plazo se atribuyen al ciclo de inventarios .
También conocido como stock en dificultades o vencido, el inventario en dificultades es un inventario cuyo potencial para ser vendido a un costo normal ha pasado o pronto pasará. En ciertas industrias también podría significar que el stock es o pronto será imposible de vender. Ejemplos de inventario en dificultades incluyen productos que han llegado a su fecha de vencimiento , o han llegado a una fecha antes del vencimiento en la que el mercado planificado ya no los comprará (por ejemplo, faltan 3 meses para el vencimiento), ropa que está pasada de moda , música que ya no es popular y periódicos o revistas viejos. También incluye equipos informáticos o electrónicos de consumo que están obsoletos o discontinuados y cuyo fabricante no puede brindarles soporte, junto con productos que utilizan ese tipo de equipo, por ejemplo, equipos y videos en formato VHS . [22]
En 2001, Cisco canceló inventarios por un valor de 2.250 millones de dólares debido a pedidos duplicados. [23] Esta se considera una de las mayores cancelaciones de inventarios en la historia de la empresa. [ cita requerida ]
La rotación de existencias es la práctica de cambiar la forma en que se muestra el inventario de manera regular. Esto se usa más comúnmente en la hostelería y el comercio minorista, en particular donde se venden productos alimenticios. Por ejemplo, en el caso de los supermercados que un cliente frecuenta con regularidad, el cliente puede saber exactamente lo que quiere y dónde está. Esto hace que muchos clientes vayan directamente al producto que buscan y no miren otros artículos en oferta. Para desalentar esta práctica, las tiendas rotarán la ubicación del inventario para alentar a los clientes a mirar por toda la tienda. Esto se hace con la esperanza de que el cliente elija artículos que normalmente no vería. [24]
El crédito por inventario se refiere al uso de existencias o inventarios como garantía para obtener financiamiento. Cuando los bancos pueden ser reacios a aceptar garantías tradicionales, por ejemplo en países en desarrollo donde puede faltar el título de propiedad de la tierra , el crédito por inventario es una forma potencialmente importante de superar las limitaciones financieras. [25] Este no es un concepto nuevo; la evidencia arqueológica sugiere que se practicaba en la Antigua Roma. Obtener financiamiento a cambio de existencias de una amplia gama de productos almacenados en un depósito aduanero es común en gran parte del mundo. Por ejemplo, se utiliza con el queso parmesano en Italia. [26] El crédito por inventario sobre la base de productos agrícolas almacenados se utiliza ampliamente en países latinoamericanos y en algunos países asiáticos. [27] Una condición previa para ese crédito es que los bancos deben estar seguros de que el producto almacenado estará disponible si necesitan recurrir a la garantía; esto implica la existencia de una red confiable de depósitos certificados. [28] Los bancos también enfrentan problemas para valorar el inventario. La posibilidad de caídas repentinas en los precios de los productos básicos significa que generalmente se muestran reacios a prestar más de aproximadamente el 60% del valor del inventario en el momento del préstamo.