El formulario W-2 (oficialmente, la " Declaración de salarios e impuestos ") es un formulario de impuestos del Servicio de Impuestos Internos (IRS) utilizado en los Estados Unidos para informar los salarios pagados a los empleados y los impuestos retenidos de ellos. [1] Los empleadores deben completar un Formulario W-2 para cada empleado a quien le pagan un sueldo, salario u otra compensación como parte de la relación laboral. Un empleador debe enviar por correo el Formulario W-2 a los empleados a más tardar el 31 de enero de cualquier año en el que existió una relación laboral y que no era contractualmente independiente (ver más abajo). Este plazo les da a estos contribuyentes aproximadamente 2 meses para preparar sus declaraciones antes de la fecha de vencimiento del impuesto sobre la renta del 15 de abril. El formulario también se utiliza para informar los impuestos FICA a la Administración del Seguro Social . El empleador generalmente debe presentar el formulario W-2 junto con el formulario W-3 ante la Administración del Seguro Social a fines de febrero después del empleo del año anterior. La Administración del Seguro Social informa los montos relevantes en el Formulario W-2 al Servicio de Impuestos Internos . En los territorios de EE. UU., el W-2 se emite con un código de territorio de dos letras, como el W-2GU para Guam . Las correcciones se pueden presentar utilizando el Formulario W-2c.
El uso del formulario ha llevado a la frase "empleados W-2" para referirse a aquellos que reciben el Formulario W-2, en contraste con los contratistas independientes y otros "trabajadores 1099" cuyos ingresos se declaran en el Formulario 1099 . [2]
El formulario W-2 incluye información sobre sueldos y salarios, así como impuestos federales, estatales y otros impuestos retenidos. El empleado utiliza esta información cuando completa su declaración de impuestos individual utilizando el Formulario 1040 . [3]
Cuando un empleado prepara su declaración de impuestos individual para un año fiscal, el monto de retención del Formulario W-2 se resta del impuesto adeudado. Es posible recibir un reembolso del IRS si se retuvieron más ingresos de los necesarios. [3]
Dado que el IRS recibe una copia del W-2 del empleador, si el monto reportado en el W-2 no coincide con el monto reportado en el Formulario 1040, el IRS notará la discrepancia y podrá rechazar el formulario. Además, si una persona no paga la cantidad requerida de impuestos, el IRS también lo sabrá. [3] De esta manera, el IRS utiliza el formulario W-2 como una forma de rastrear la obligación tributaria de un empleado, y el formulario ha llegado a ser visto como una prueba formal de ingresos. La Administración del Seguro Social , los procedimientos judiciales y las solicitudes de ayuda financiera federal para la universidad utilizan el formulario W-2 como prueba de ingresos. [4]
El empleado recibe tres copias impresas del Formulario W-2: una como registro personal, otra para la presentación de la declaración de impuestos federales y otra para la presentación de la declaración de impuestos estatales. [4] El formulario W-2 debe adjuntarse a la declaración de impuestos individual; esto es para fundamentar los reclamos de retención. [3]
Los empleados deben informar su sueldo, salario y propinas incluso si no reciben un Formulario W-2 para estos ingresos.
Los empleados deben informar sus ingresos por propinas a sus empleadores (generalmente utilizando el Formulario 4070). Las propinas están sujetas a retención de ingresos. Existen otros requisitos al manejar propinas a efectos fiscales. [5]
Los empleadores deben completar el formulario W-2 y enviarlo por correo a los empleados antes del 31 de enero. La fecha límite para presentar los formularios W-2 electrónicos o en papel a la Administración del Seguro Social (SSA) también es el 31 de enero. [6 ]
Si se presentan más de 250 instancias del Formulario W-2 durante el año, se requiere la presentación electrónica. [7]
El formulario consta de seis copias:
Se instruye a los empleadores a enviar copias B, C, 1 y 2 a sus empleados generalmente antes del 31 de enero del año inmediatamente siguiente al año de ingresos al que se refiere el Formulario W-2, lo que les da a estos contribuyentes alrededor de 2+1 ⁄ meses antes de lafecha de vencimiento del impuesto sobre la renta del 15 de abril . El empleador generalmente debe presentar el formulario W-2, junto con el formulario W-3, ante la Administración del Seguro Social a finales de febrero.
Tradicionalmente, el formulario W-2 se ha completado en papel. El software de cumplimiento tributario como TurboTax permite completar el formulario electrónicamente. [8] Para la presentación en papel, el formulario W-2 se puede solicitar desde el sitio web del IRS.
Al presentar la solicitud en papel, la Copia A del formulario no se puede imprimir desde el sitio web del IRS. En otras palabras, se debe utilizar el formulario oficial solicitado al IRS. [9]
Las presentaciones tardías dentro de los 30 días posteriores a la fecha de vencimiento incurren en una multa de $30 por formulario. Después de 30 días pero antes del 1 de agosto, la multa aumenta a $60 por formulario (con un límite de $200 a $500 dependiendo del tamaño de la empresa). Después del 1 de agosto, la multa aumenta a $100 por formulario (con un límite de $500 a $1500, según el tamaño de la empresa). [10]
La multa por un único Formulario W-2 incorrecto es de $250 por parte receptora (con un límite anual de $3 millones); Esto significa que un solo Formulario W-2 incorrecto tanto para el empleador como para el IRS incurre en una multa de $500. La multa por no presentar la solicitud intencionalmente es de $500. [11]
Existen sanciones adicionales por formularios ilegibles y por presentar en papel incluso más allá del límite de 250 formularios. [10]
El uso del Formulario W-2 fue establecido por la Ley de Pago de Impuestos Actuales de 1943 como parte de un esfuerzo por retener los ingresos en la fuente. Los primeros formularios W-2 se emitieron a los empleados en 1944. [4]
En 1965, el nombre del formulario se cambió de "Declaración de retención de impuestos" a "Declaración de salarios e impuestos" (nombre actual). [4]
En 1978, la apariencia del formulario cambió a su estilo moderno de cajas numeradas. [4]
Al igual que ocurre con el código tributario de EE. UU. y otros formularios (como el 1040 ), el formulario W-2 se ha vuelto más complicado con el tiempo. [4]
La pena por formularios incorrectos se incrementó en 2015. [12]
En marzo de 2016, el IRS emitió una alerta sobre un nuevo tipo de ataque de phishing por correo electrónico que intenta atraer al personal de recursos humanos, contabilidad o nómina para que revelen la información W-2 de todos los empleados dentro de una empresa, [13] presumiblemente destinada a su uso. en robo de identidad relacionado con impuestos , que el IRS define como "...cuando alguien usa su número de Seguro Social robado para presentar una declaración de impuestos reclamando un reembolso fraudulento". [14] Esto puede brindarle a un ciberdelincuente información suficiente para presentar de manera fraudulenta una declaración de impuestos en nombre de la víctima y dirigir el reembolso de impuestos a la cuenta bancaria del ciberdelincuente. Este esquema de phishing se caracteriza particularmente por el uso de phishing (correos electrónicos enviados a personas específicas ) y suplantación de correo electrónico para hacerse pasar por un ejecutivo de la empresa que solicita la información W-2, lo que aumenta la urgencia de la respuesta y toma desprevenido al personal de nómina. :
Grandes empresas como Snap Inc. , [15] Mansueto Ventures , [16] y Seagate [17] fueron víctimas de este esquema de phishing a principios de marzo de 2016.
Aquellos en la industria de la ciberseguridad clasifican este esquema de phishing como un tipo de fraude de CEO, mientras que las Divisiones Penal, Cibernética y de Operaciones Internacionales del FBI lo clasifican como un tipo de " compromiso de correo electrónico comercial " o BEC. [18]