Un sistema de contabilidad utilizado para requisitos de informes especiales.
Diagrama que muestra la diferencia entre contabilidad general y contabilidad de fondos
La contabilidad de fondos es un sistema contable para registrar recursos cuyo uso ha sido limitado por el donante, la autoridad de concesión de subvenciones, la agencia de gobierno u otros individuos u organizaciones o por ley. [1] Hace hincapié en la rendición de cuentas en lugar de la rentabilidad , y es utilizada por organizaciones sin fines de lucro y por los gobiernos. En este método, un fondo consiste en un conjunto de cuentas que se equilibran por sí mismas y cada una se informa como no restringida, restringida temporalmente o restringida permanentemente según las restricciones impuestas por el proveedor.
El término contabilidad de fondos también se ha aplicado a la contabilidad de inversiones, contabilidad de cartera o contabilidad de valores, todos ellos sinónimos que describen el proceso de contabilización de una cartera de inversiones, como valores , materias primas o bienes inmuebles mantenidos en un fondo de inversión , como un fondo mutuo o un fondo de cobertura . [2] [3] Sin embargo, la contabilidad de inversiones es un sistema diferente, no relacionado con la contabilidad de fondos gubernamentales y sin fines de lucro.
Descripción general
Las organizaciones sin fines de lucro y las agencias gubernamentales tienen requisitos especiales para mostrar, en los estados financieros y los informes, cómo se gasta el dinero, en lugar de cuánto beneficio se obtuvo. A diferencia de las empresas con fines de lucro, que utilizan un único conjunto de cuentas autoequilibradas (o libro mayor ), las organizaciones sin fines de lucro pueden tener más de un libro mayor (o fondo), según sus requisitos de informes financieros. [4] Un contador de una entidad de este tipo debe poder producir informes que detallen los gastos e ingresos de cada uno de los fondos individuales de la organización, e informes que resuman las actividades financieras de la organización en todos sus fondos. [5] [6]
La contabilidad de fondos distingue entre dos clases principales de fondos: [7] aquellos fondos que tienen un uso sin restricciones, que la organización puede gastar para cualquier propósito, y aquellos que tienen un uso restringido. La razón de la restricción puede ser una variedad de razones diferentes. Algunos ejemplos incluyen requisitos legales, donde el dinero solo se puede usar legalmente para un propósito específico, o una restricción impuesta por el donante o proveedor. Estas restricciones del donante/proveedor generalmente se comunican por escrito y pueden encontrarse en los términos de un acuerdo, subvención gubernamental, testamento o donación. [7]
Al utilizar el método de contabilidad de fondos, una organización puede separar los recursos financieros entre aquellos que están disponibles inmediatamente para operaciones en curso y aquellos que están destinados a un fin especificado por el donante. Esto también proporciona un registro de auditoría de que todo el dinero se ha gastado para el propósito previsto y, por lo tanto, se ha liberado de la restricción.
Un ejemplo puede ser un sistema escolar local en los Estados Unidos. Recibe una subvención de su gobierno estatal para apoyar una nueva iniciativa de educación especial, otra subvención del gobierno federal para un programa de almuerzos escolares y una anualidad para premiar a los maestros que trabajan en proyectos de investigación. A intervalos periódicos, el sistema escolar necesita generar un informe para el estado sobre el programa de educación especial, un informe para una agencia federal sobre el programa de almuerzos escolares y un informe para otra autoridad sobre el programa de investigación. Cada uno de estos programas tiene sus propios requisitos de informes únicos, por lo que el sistema escolar necesita un método para identificar por separado los ingresos y gastos relacionados. Esto se hace estableciendo fondos separados, cada uno con su propio plan de cuentas .
Organizaciones sin fines de lucro
Las finanzas de las organizaciones sin fines de lucro se dividen en dos categorías principales: fondos restringidos y no restringidos. [7] La cantidad de fondos en cada categoría puede cambiar con el tiempo y está determinada por las restricciones y los requisitos de presentación de informes de los donantes, la junta directiva o los proveedores de fondos. [8]
Los fondos no restringidos son, como su nombre lo indica, fondos no restringidos y, por lo tanto, las organizaciones no necesariamente necesitan más de un Fondo General, sin embargo, muchas organizaciones más grandes utilizan varios para ayudarlas a contabilizar los recursos no restringidos. Los fondos no restringidos pueden incluir:
Fondo general : es el fondo mínimo necesario para los recursos no restringidos y se relaciona con los activos corrientes y no corrientes y los pasivos relacionados que pueden usarse a discreción del consejo directivo de la organización.
Fondo designado : activos que han sido asignados a un propósito específico por la junta directiva de la organización pero que aún no tienen restricciones ya que la junta puede cancelar el uso deseado. [9]
Fondos comerciales : muchas grandes organizaciones sin fines de lucro ahora tienen tiendas y otros puntos de venta donde recaudan fondos mediante la venta de bienes y servicios. Las ganancias obtenidas de estos puntos se utilizan luego para los fines de la organización. [9]
Fondo de planta (terreno, edificios y equipos) : algunas organizaciones mantienen sus activos no corrientes y pasivos relacionados en un fondo separado de los activos corrientes.
Fondo corriente – sin restricciones – Si la organización mantiene sus activos no corrientes en un fondo de planta, este se utiliza para contabilizar los activos corrientes que se pueden utilizar a discreción del consejo directivo de la organización. [10]
Los fondos de dotación temporales son similares a los fondos de dotación permanentes, excepto que en un momento futuro o después de un evento futuro específico, la dotación se vuelve disponible para uso sin restricciones o con fines restringidos por parte de la organización.
Las anualidades y los fondos de renta vitalicia son recursos proporcionados por donantes en los que la organización tiene un interés beneficioso, pero no es el único beneficiario. Estos pueden incluir anualidades de donaciones caritativas o fondos de renta vitalicia.
Los fondos de la agencia o del custodio se someten a rendición de cuentas antes de que se desembolsen de acuerdo con las instrucciones del donante. La organización tiene poca o ninguna discreción sobre el uso de estos recursos y siempre hay pasivos iguales en las cuentas de la agencia.
Los fondos corrientes restringidos son activos corrientes sujetos a restricciones asignadas por donantes o otorgantes. [10]
Bases contables y presentación de informes financieros
Al igual que las organizaciones con fines de lucro, las organizaciones sin fines de lucro y los gobiernos producirán estados financieros consolidados . [11] Estos se generan de acuerdo con los requisitos de informes en el país en el que están ubicados o, si son lo suficientemente grandes, pueden producirlos según las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF); un ejemplo de esto es la organización benéfica Oxfam con sede en el Reino Unido . [9] Si la organización es pequeña, puede utilizar una contabilidad de base de caja, pero las más grandes generalmente utilizan la contabilidad de base de acumulación para sus fondos. [12]
Las organizaciones sin fines de lucro en los Estados Unidos han preparado sus estados financieros utilizando la guía del Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) desde 1993. [13] Las normas de información financiera están contenidas principalmente en FAS117 y FIN43. [14] El FASB emitió una importante actualización en 2016 que cambió la presentación de informes de activos netos de tres categorías principales a dos categorías, fondos restringidos y no restringidos y cómo estos se representan en los estados financieros. [15]
Las organizaciones sin fines de lucro y los gobiernos utilizan los mismos cuatro estados financieros estándar que las organizaciones con fines de lucro:
Estado de actividades financieras o estado de apoyo, ingresos y gastos . Este estado se parece al estado de resultados de una empresa, pero puede utilizar términos como superávit o déficit en lugar de ganancias o pérdidas . Muestra los resultados netos, por cada fondo, de las actividades de la organización durante el año fiscal informado. El superávit o déficit se muestra como un cambio en los saldos de los fondos, [16] similar a un aumento o disminución en el capital del propietario.
Estado de situación financiera o balance general. Similar al balance general de una empresa, este estado enumera el valor de los activos y las deudas contraídas por la organización al final del período de presentación de informes. [17]
Estado de cambios en el patrimonio : al igual que en el caso de las organizaciones con fines de lucro, muestra los cambios en el patrimonio de la organización a lo largo del año. Según las NIIF, la organización sin fines de lucro puede elegir si desea elaborar este estado o no; algunas lo hacen [18] y otras no. [9]
El estado de flujo de efectivo identifica las fuentes de efectivo que ingresan a la organización y los usos del efectivo que sale durante el año fiscal informado. [19]
En los Estados Unidos también puede haber una Declaración de gastos funcionales separada que distribuye cada gasto de la organización en montos relacionados con las diversas funciones de la organización. Estas funciones se dividen en dos grandes categorías: servicios de programas y servicios de apoyo . Los servicios de programas son las actividades relacionadas con la misión que realiza la organización. Los servicios de apoyo no relacionados con los programas incluyen los costos de los eventos de recaudación de fondos, la gestión y la administración general. [20] Esta es una sección obligatoria del Formulario 990 , que es una declaración informativa anual requerida por el Servicio de Impuestos Internos para las organizaciones sin fines de lucro. [21]
Sistema de gobierno del Reino Unido
El gobierno del Reino Unido dispone de los siguientes fondos:
El Fondo Consolidado es el fondo en el que se contabilizan todos los ingresos y gastos diarios del gobierno. Cada uno de los gobiernos descentralizados también tiene un fondo consolidado. [22]
El fondo comercial es una organización gubernamental que se ha creado como tal mediante una orden de fondo comercial. [23]
El Fondo Nacional de Préstamos es la principal cuenta de préstamos y empréstitos del gobierno. Está estrechamente vinculado al fondo consolidado, que se equilibra diariamente mediante una transferencia hacia o desde el fondo nacional de préstamos.
El Fondo de Contingencias es una cuenta que puede utilizarse para gastos urgentes en previsión de que el dinero sea aprobado por el Parlamento, o para pequeños pagos que no se incluyeron en las estimaciones presupuestarias del año. [24]
Bases contables y presentación de informes financieros
Los gobiernos estatales y locales utilizan tres amplias categorías de fondos: fondos gubernamentales , fondos propios y fondos fiduciarios . [1] [6]
Los fondos gubernamentales incluyen lo siguiente. [25] [26]
Fondo general . Este fondo se utiliza para contabilizar operaciones y actividades generales que no requieran el uso de otros fondos.
Se requieren fondos de ingresos especiales (o especiales ) para contabilizar el uso de los ingresos asignados por ley para un propósito particular. Un ejemplo sería un fondo de ingresos especiales para registrar los ingresos por impuestos estatales y federales sobre el combustible, ya que por ley federal y estatal los ingresos por impuestos solo se pueden gastar en usos de transporte.
Los fondos para proyectos de capital se utilizan para contabilizar la construcción o adquisición de activos fijos , [27] como edificios, equipos y carreteras. Dependiendo de su uso, un activo fijo puede ser financiado por un fondo de ingresos especiales o un fondo propio. Un fondo para proyectos de capital existe solo hasta la finalización del proyecto. [28] Los activos fijos adquiridos y las deudas a largo plazo incurridas por un proyecto de capital se asignan a los Activos Fijos Generales y Deudas a Largo Plazo del gobierno .
Los fondos de servicio de la deuda se utilizan para contabilizar el dinero que se utilizará para pagar los intereses y el capital de las deudas a largo plazo. Los bonos utilizados por un gobierno para financiar grandes proyectos de construcción, que se pagarán mediante impuestos durante un período de años, requieren un fondo de servicio de la deuda (a veces denominado "fondo de intereses y amortización") para contabilizar su reembolso. Las deudas de los fondos permanentes y privados se abonan dentro de esos fondos, en lugar de a través de un fondo de servicio de la deuda separado. [29] Al igual que con los fondos de proyectos de capital, una vez que se ha cancelado la deuda, el fondo deja de existir.
Los fondos permanentes deben utilizarse para informar sobre recursos que están restringidos legalmente en la medida en que solo las ganancias, y no el capital, pueden usarse para fines que respalden los programas del gobierno informante, es decir, para el beneficio del gobierno o de su ciudadanía. [30]
Los fondos propios incluyen los siguientes. [25]
Los fondos de servicios internos se utilizan para operaciones que prestan servicios a otros fondos o departamentos de un gobierno sobre la base del reembolso de los costos. Una imprenta, que recibe pedidos de folletos y formularios de otras oficinas y recibe un reembolso por el costo de cada pedido, sería una aplicación adecuada para un fondo de servicios internos. [31]
Los fondos empresariales se utilizan para servicios prestados al público a cambio de un cargo por uso, de forma similar a la operación de una empresa comercial. [32] Los servicios de agua y alcantarillado son ejemplos comunes de empresas gubernamentales. [33]
Los fondos fiduciarios se utilizan para contabilizar los activos que el gobierno mantiene en fideicomiso para el beneficio de individuos u otras entidades. [34] El fondo de pensiones de los empleados, creado por el estado de Maryland para brindar beneficios de jubilación a sus empleados, es un ejemplo de fondo fiduciario. [32] Los estados financieros pueden distinguir además los fondos fiduciarios como fondos fiduciarios o fondos de agencia ; un fondo fiduciario generalmente existe por un período de tiempo más largo que un fondo de agencia. [35]
Activos fijos y deudas a largo plazo
Los gobiernos estatales y locales tienen otros dos grupos de cuentas autoequilibradas que no se consideran fondos: activos fijos generales y deudas generales a largo plazo . Estos activos y pasivos pertenecen a la entidad gubernamental en su conjunto, en lugar de a un fondo específico. [36] Aunque los activos fijos generales serían parte de los estados financieros de todo el gobierno (informando a la entidad como un todo), no se informan en los estados de fondos gubernamentales. [37] Los activos fijos y los pasivos a largo plazo asignados a un fondo empresarial específico se denominan activos fijos del fondo y pasivos a largo plazo del fondo . [38]
Base contable
La contabilidad de acumulación que utilizan la mayoría de las empresas exige que los ingresos se reconozcan cuando se obtienen y los gastos cuando se reciben los beneficios relacionados. Los ingresos pueden recibirse en un período posterior, mientras que los gastos pueden pagarse en un período anterior o posterior. ( La contabilidad de caja , que utilizan algunas pequeñas empresas, reconoce los ingresos cuando se reciben y los gastos cuando se pagan).
Los fondos gubernamentales, que no se preocupan por la rentabilidad, generalmente se basan en una base de acumulación modificada . Esto implica reconocer los ingresos cuando están disponibles y son mensurables, en lugar de cuando se obtienen. Los gastos , un término preferido sobre los gastos para la contabilidad de acumulación modificada, se reconocen cuando se incurre en el pasivo relacionado. [39] [40] Los gastos también incluyen compras de activos de capital y reembolsos de deuda, que no se consideran gastos en la contabilidad empresarial.
Los fondos propios, utilizados para actividades comerciales, generalmente funcionan sobre la base de acumulación. [41] Los contadores gubernamentales a veces se refieren a la base de acumulación como "acumulación completa" para distinguirla de la contabilidad de base de acumulación modificada . [42]
La base contable que se aplica a los fondos fiduciarios depende de las necesidades de cada fondo. Si el fideicomiso implica una operación comercial, la contabilidad en base devengada sería adecuada para mostrar la rentabilidad del fondo. La base contable devengada también es adecuada para los fondos fiduciarios que utilizan intereses y dividendos de los montos de capital invertidos para pagar los programas que respaldan, porque la rentabilidad de esas inversiones sería importante. [43]
Informes financieros
Los gobiernos estatales y locales informan los resultados de sus operaciones anuales en un informe financiero anual integral (ACFR, por sus siglas en inglés), el equivalente a los estados financieros de una empresa. Un ACFR incluye un conjunto único de estados financieros de todo el gobierno, para la entidad gubernamental en su conjunto y estados financieros individuales. La Junta de Normas de Contabilidad Gubernamental establece normas para la preparación del ACFR. [6]
Los gobiernos no utilizan los términos ganancias y pérdidas para describir los resultados netos de sus operaciones. La diferencia entre los ingresos y los gastos durante un año es un superávit o un déficit . Dado que la obtención de beneficios no es el propósito de un gobierno, un superávit significativo generalmente significa una elección entre recortes de impuestos o aumentos del gasto. Un déficit significativo dará lugar a recortes de gastos o a endeudamiento. Lo ideal es que los superávits y los déficits sean pequeños. [6] [44] [45]
Fondos del gobierno federal
La contabilidad del gobierno federal utiliza dos grandes grupos de fondos: el grupo de fondos federales y el grupo de fondos fiduciarios . [46]
Grupo de fondos federales
Fondo general. Técnicamente, existe un solo fondo general, bajo el control del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos . Sin embargo, cada agencia federal mantiene su propio conjunto de cuentas autoequilibradas. El fondo general se utiliza para contabilizar los ingresos y pagos que no pertenecen a otro fondo. [47]
Los fondos especiales son similares a los fondos de ingresos especiales utilizados por los gobiernos estatales y locales, destinados a un propósito específico (que no sean actividades comerciales). [48]
Los fondos rotatorios son similares a los fondos propios que utilizan los gobiernos estatales y locales para actividades comerciales. El término rotatorio significa que lleva a cabo un ciclo continuo de actividad. Hay dos tipos de fondos rotatorios en el Grupo de Fondos Federales: fondos de empresas públicas y fondos rotatorios intragubernamentales . [49]
Los fondos de empresas públicas son similares a los fondos de empresas utilizados por los gobiernos estatales y locales para actividades comerciales realizadas principalmente con el público. [48] El Fondo del Servicio Postal es un ejemplo de un fondo de empresa pública. [50]
Los fondos rotatorios intragubernamentales son similares a los fondos de servicios internos utilizados por los gobiernos estatales y locales para actividades comerciales realizadas dentro del gobierno federal. [48]
Grupo de fondos fiduciarios
Los fondos fiduciarios se destinan a programas y propósitos específicos de conformidad con un estatuto que designa al fondo como fideicomiso . Su designación estatutaria distingue al fondo como fideicomiso en lugar de como fondo especial . El Fondo Fiduciario para Carreteras es un ejemplo de fondos fiduciarios. [51]
Los fondos rotatorios fiduciarios son actividades similares a las de las empresas, designadas por la ley como fondos fiduciarios . Por lo demás, son idénticos a los fondos rotatorios de las empresas públicas. [51]
Los fondos de depósito son similares a los fondos de agencia que utilizan los gobiernos estatales y locales para los activos que pertenecen a individuos y otras entidades y que el gobierno conserva temporalmente. Los impuestos estatales sobre la renta retenidos del salario de un empleado del gobierno federal, que aún no se han pagado al estado, son un ejemplo de fondos de depósito. [52]
Bases contables y presentación de informes financieros
El gobierno de los Estados Unidos utiliza el método de contabilidad de acumulación para todos sus fondos. Su informe financiero anual consolidado utiliza dos indicadores para medir la salud financiera: el déficit presupuestario unificado y el costo operativo neto/ingreso . [53]
El déficit presupuestario unificado, una medida basada en el efectivo, es el equivalente al saldo de una chequera. Este indicador no tiene en cuenta las consecuencias a largo plazo, pero históricamente ha sido el foco de atención de los informes presupuestarios de los medios de comunicación. Con excepción del déficit presupuestario unificado, los estados financieros del gobierno federal se basan en la contabilidad de acumulación. [53]
Los costos operativos netos/ingresos, una medida de base devengada, se calculan en los "Estados de operaciones y cambios en la posición neta" comparando los ingresos con los costos. [54] Los costos operativos netos/ingresos del gobierno federal son comparables con los ingresos/(pérdidas) netos informados en un estado de resultados por una empresa, o el superávit/(déficit) informado por los gobiernos estatales y locales.
Ciclo fiscal de la contabilidad de fondos (ejemplo ficticio)
El siguiente es un ejemplo simplificado del ciclo fiscal del fondo general de la Ciudad de Toscana, un gobierno municipal ficticio.
Entradas de apertura
El ciclo fiscal comienza con la aprobación de un presupuesto [55] por parte del alcalde y el consejo municipal de la ciudad de Toscana. Para el año fiscal 2009, que comenzó el 1 de julio de 2008, la Alcaldía estimó ingresos del fondo general de $35 millones provenientes de impuestos a la propiedad, subvenciones estatales, multas de estacionamiento y otras fuentes. La estimación se registró en el libro mayor del fondo con un débito en los ingresos estimados y un crédito en el saldo del fondo . [56]
En los libros auxiliares, la asignación se dividiría en montos más pequeños autorizados para varios departamentos y programas, [57] tales como:
La complejidad de una asignación depende de las preferencias del ayuntamiento; las asignaciones del mundo real pueden incluir cientos de partidas presupuestarias. Una asignación es la autoridad legal para gastar [58] que otorga el ayuntamiento a las distintas agencias del gobierno municipal. En el ejemplo anterior, la ciudad puede gastar hasta 34 millones de dólares, pero también se han establecido límites de asignación más pequeños para programas y departamentos individuales.
Registro de ingresos
Durante el año fiscal 2009, la ciudad impuso a los propietarios de propiedades un total de 37 millones de dólares en concepto de impuestos inmobiliarios. Sin embargo, la Alcaldía prevé que 1 millón de dólares de esta tasación será difícil o imposible de recaudar. Se reconocieron ingresos por 36 millones de dólares, porque esta parte de la tasación estaba disponible y era medible [39] [40] dentro del período actual.
Gastos de nómina
La ciudad gastó un total de 30 millones de dólares en la nómina de sus empleados, incluidos varios impuestos, beneficios y retenciones a los empleados. Una parte de los impuestos sobre la nómina se pagará en el próximo período fiscal, pero la contabilidad de acumulación modificada requiere que el gasto se registre durante el período en que se incurrió en la obligación. [39] [40]
Otros gastos
El Departamento de Obras Públicas gastó un millón de dólares en suministros y servicios para el mantenimiento de las calles de la ciudad. [59]
Entradas de cierre
Al final del ejercicio fiscal, se compararon los ingresos reales de 36 millones de dólares con los 35 millones de dólares estimados. La diferencia de 1 millón de dólares se registró como crédito al saldo del fondo. [60]
La ciudad gastó 31 millones de dólares de su asignación de 34 millones de dólares. Se aplicó un crédito de 3 millones de dólares al saldo del fondo por el monto no gastado. [60]
Cuando finalizó el período fiscal actual, su asignación expiró. El saldo restante en el fondo general en ese momento se considera no gastado . Las agencias del gobierno de la ciudad no pueden gastar el saldo no gastado, incluso si sus gastos durante el período fiscal ahora terminado fueron menores que su parte de la asignación vencida. Es necesaria una nueva asignación para autorizar el gasto en el próximo período fiscal. (Los pasivos incurridos al final del período fiscal por bienes y servicios pedidos, pero aún no recibidos, generalmente se consideran gastados , lo que permite el pago en una fecha posterior según la asignación actual. Sin embargo, algunas jurisdicciones requieren que los montos se incluyan en el presupuesto del período siguiente). [61]
En lugar de volver a aplicar el saldo no gastado del fondo general a los mismos programas, el ayuntamiento puede optar por gastar el dinero en otros programas. Otra opción es utilizar el saldo para reducir impuestos o saldar una deuda a largo plazo. Cuando hay un superávit grande, reducir la carga fiscal suele ser la opción preferida. [6]
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Enlaces externos
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