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Contabilidad de fondos

Diagrama que muestra la diferencia entre contabilidad general y contabilidad de fondos

La contabilidad de fondos es un sistema contable para registrar recursos cuyo uso ha sido limitado por el donante, la autoridad de concesión de subvenciones, la agencia de gobierno u otros individuos u organizaciones o por ley. [1] Hace hincapié en la rendición de cuentas en lugar de la rentabilidad , y es utilizada por organizaciones sin fines de lucro y por los gobiernos. En este método, un fondo consiste en un conjunto de cuentas que se equilibran por sí mismas y cada una se informa como no restringida, restringida temporalmente o restringida permanentemente según las restricciones impuestas por el proveedor.

El término contabilidad de fondos también se ha aplicado a la contabilidad de inversiones, contabilidad de cartera o contabilidad de valores, todos ellos sinónimos que describen el proceso de contabilización de una cartera de inversiones, como valores , materias primas o bienes inmuebles mantenidos en un fondo de inversión , como un fondo mutuo o un fondo de cobertura . [2] [3] Sin embargo, la contabilidad de inversiones es un sistema diferente, no relacionado con la contabilidad de fondos gubernamentales y sin fines de lucro.

Descripción general

Las organizaciones sin fines de lucro y las agencias gubernamentales tienen requisitos especiales para mostrar, en los estados financieros y los informes, cómo se gasta el dinero, en lugar de cuánto beneficio se obtuvo. A diferencia de las empresas con fines de lucro, que utilizan un único conjunto de cuentas autoequilibradas (o libro mayor ), las organizaciones sin fines de lucro pueden tener más de un libro mayor (o fondo), según sus requisitos de informes financieros. [4] Un contador de una entidad de este tipo debe poder producir informes que detallen los gastos e ingresos de cada uno de los fondos individuales de la organización, e informes que resuman las actividades financieras de la organización en todos sus fondos. [5] [6]

La contabilidad de fondos distingue entre dos clases principales de fondos: [7] aquellos fondos que tienen un uso sin restricciones, que la organización puede gastar para cualquier propósito, y aquellos que tienen un uso restringido. La razón de la restricción puede ser una variedad de razones diferentes. Algunos ejemplos incluyen requisitos legales, donde el dinero solo se puede usar legalmente para un propósito específico, o una restricción impuesta por el donante o proveedor. Estas restricciones del donante/proveedor generalmente se comunican por escrito y pueden encontrarse en los términos de un acuerdo, subvención gubernamental, testamento o donación. [7]

Al utilizar el método de contabilidad de fondos, una organización puede separar los recursos financieros entre aquellos que están disponibles inmediatamente para operaciones en curso y aquellos que están destinados a un fin especificado por el donante. Esto también proporciona un registro de auditoría de que todo el dinero se ha gastado para el propósito previsto y, por lo tanto, se ha liberado de la restricción.

Un ejemplo puede ser un sistema escolar local en los Estados Unidos. Recibe una subvención de su gobierno estatal para apoyar una nueva iniciativa de educación especial, otra subvención del gobierno federal para un programa de almuerzos escolares y una anualidad para premiar a los maestros que trabajan en proyectos de investigación. A intervalos periódicos, el sistema escolar necesita generar un informe para el estado sobre el programa de educación especial, un informe para una agencia federal sobre el programa de almuerzos escolares y un informe para otra autoridad sobre el programa de investigación. Cada uno de estos programas tiene sus propios requisitos de informes únicos, por lo que el sistema escolar necesita un método para identificar por separado los ingresos y gastos relacionados. Esto se hace estableciendo fondos separados, cada uno con su propio plan de cuentas .

Organizaciones sin fines de lucro

Las finanzas de las organizaciones sin fines de lucro se dividen en dos categorías principales: fondos restringidos y no restringidos. [7] La ​​cantidad de fondos en cada categoría puede cambiar con el tiempo y está determinada por las restricciones y los requisitos de presentación de informes de los donantes, la junta directiva o los proveedores de fondos. [8]

Los fondos no restringidos son, como su nombre lo indica, fondos no restringidos y, por lo tanto, las organizaciones no necesariamente necesitan más de un Fondo General, sin embargo, muchas organizaciones más grandes utilizan varios para ayudarlas a contabilizar los recursos no restringidos. Los fondos no restringidos pueden incluir:

Los fondos restringidos pueden incluir:

Bases contables y presentación de informes financieros

Al igual que las organizaciones con fines de lucro, las organizaciones sin fines de lucro y los gobiernos producirán estados financieros consolidados . [11] Estos se generan de acuerdo con los requisitos de informes en el país en el que están ubicados o, si son lo suficientemente grandes, pueden producirlos según las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF); un ejemplo de esto es la organización benéfica Oxfam con sede en el Reino Unido . [9] Si la organización es pequeña, puede utilizar una contabilidad de base de caja, pero las más grandes generalmente utilizan la contabilidad de base de acumulación para sus fondos. [12]

Las organizaciones sin fines de lucro en los Estados Unidos han preparado sus estados financieros utilizando la guía del Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) desde 1993. [13] Las normas de información financiera están contenidas principalmente en FAS117 y FIN43. [14] El FASB emitió una importante actualización en 2016 que cambió la presentación de informes de activos netos de tres categorías principales a dos categorías, fondos restringidos y no restringidos y cómo estos se representan en los estados financieros. [15]

Las organizaciones sin fines de lucro y los gobiernos utilizan los mismos cuatro estados financieros estándar que las organizaciones con fines de lucro:

En los Estados Unidos también puede haber una Declaración de gastos funcionales separada que distribuye cada gasto de la organización en montos relacionados con las diversas funciones de la organización. Estas funciones se dividen en dos grandes categorías: servicios de programas y servicios de apoyo . Los servicios de programas son las actividades relacionadas con la misión que realiza la organización. Los servicios de apoyo no relacionados con los programas incluyen los costos de los eventos de recaudación de fondos, la gestión y la administración general. [20] Esta es una sección obligatoria del Formulario 990 , que es una declaración informativa anual requerida por el Servicio de Impuestos Internos para las organizaciones sin fines de lucro. [21]

Sistema de gobierno del Reino Unido

El gobierno del Reino Unido dispone de los siguientes fondos:

Bases contables y presentación de informes financieros

El gobierno del Reino Unido elabora los estados financieros denominados Cuentas de todo el gobierno . Se elaboran sobre una base anual y se generan de acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera, como cualquier otra gran organización. [18]

Sistema de gobierno de los Estados Unidos

Fondos de los gobiernos estatales y locales

Los gobiernos estatales y locales utilizan tres amplias categorías de fondos: fondos gubernamentales , fondos propios y fondos fiduciarios . [1] [6]

Los fondos gubernamentales incluyen lo siguiente. [25] [26]

Los fondos propios incluyen los siguientes. [25]

Los fondos fiduciarios se utilizan para contabilizar los activos que el gobierno mantiene en fideicomiso para el beneficio de individuos u otras entidades. [34] El fondo de pensiones de los empleados, creado por el estado de Maryland para brindar beneficios de jubilación a sus empleados, es un ejemplo de fondo fiduciario. [32] Los estados financieros pueden distinguir además los fondos fiduciarios como fondos fiduciarios o fondos de agencia ; un fondo fiduciario generalmente existe por un período de tiempo más largo que un fondo de agencia. [35]

Activos fijos y deudas a largo plazo

Los gobiernos estatales y locales tienen otros dos grupos de cuentas autoequilibradas que no se consideran fondos: activos fijos generales y deudas generales a largo plazo . Estos activos y pasivos pertenecen a la entidad gubernamental en su conjunto, en lugar de a un fondo específico. [36] Aunque los activos fijos generales serían parte de los estados financieros de todo el gobierno (informando a la entidad como un todo), no se informan en los estados de fondos gubernamentales. [37] Los activos fijos y los pasivos a largo plazo asignados a un fondo empresarial específico se denominan activos fijos del fondo y pasivos a largo plazo del fondo . [38]

Base contable

La contabilidad de acumulación que utilizan la mayoría de las empresas exige que los ingresos se reconozcan cuando se obtienen y los gastos cuando se reciben los beneficios relacionados. Los ingresos pueden recibirse en un período posterior, mientras que los gastos pueden pagarse en un período anterior o posterior. ( La contabilidad de caja , que utilizan algunas pequeñas empresas, reconoce los ingresos cuando se reciben y los gastos cuando se pagan).

Los fondos gubernamentales, que no se preocupan por la rentabilidad, generalmente se basan en una base de acumulación modificada . Esto implica reconocer los ingresos cuando están disponibles y son mensurables, en lugar de cuando se obtienen. Los gastos , un término preferido sobre los gastos para la contabilidad de acumulación modificada, se reconocen cuando se incurre en el pasivo relacionado. [39] [40] Los gastos también incluyen compras de activos de capital y reembolsos de deuda, que no se consideran gastos en la contabilidad empresarial.

Los fondos propios, utilizados para actividades comerciales, generalmente funcionan sobre la base de acumulación. [41] Los contadores gubernamentales a veces se refieren a la base de acumulación como "acumulación completa" para distinguirla de la contabilidad de base de acumulación modificada . [42]

La base contable que se aplica a los fondos fiduciarios depende de las necesidades de cada fondo. Si el fideicomiso implica una operación comercial, la contabilidad en base devengada sería adecuada para mostrar la rentabilidad del fondo. La base contable devengada también es adecuada para los fondos fiduciarios que utilizan intereses y dividendos de los montos de capital invertidos para pagar los programas que respaldan, porque la rentabilidad de esas inversiones sería importante. [43]

Informes financieros

Los gobiernos estatales y locales informan los resultados de sus operaciones anuales en un informe financiero anual integral (ACFR, por sus siglas en inglés), el equivalente a los estados financieros de una empresa. Un ACFR incluye un conjunto único de estados financieros de todo el gobierno, para la entidad gubernamental en su conjunto y estados financieros individuales. La Junta de Normas de Contabilidad Gubernamental establece normas para la preparación del ACFR. [6]

Los gobiernos no utilizan los términos ganancias y pérdidas para describir los resultados netos de sus operaciones. La diferencia entre los ingresos y los gastos durante un año es un superávit o un déficit . Dado que la obtención de beneficios no es el propósito de un gobierno, un superávit significativo generalmente significa una elección entre recortes de impuestos o aumentos del gasto. Un déficit significativo dará lugar a recortes de gastos o a endeudamiento. Lo ideal es que los superávits y los déficits sean pequeños. [6] [44] [45]

Fondos del gobierno federal

La contabilidad del gobierno federal utiliza dos grandes grupos de fondos: el grupo de fondos federales y el grupo de fondos fiduciarios . [46]

Grupo de fondos federales

Grupo de fondos fiduciarios

Bases contables y presentación de informes financieros

El gobierno de los Estados Unidos utiliza el método de contabilidad de acumulación para todos sus fondos. Su informe financiero anual consolidado utiliza dos indicadores para medir la salud financiera: el déficit presupuestario unificado y el costo operativo neto/ingreso . [53]

El déficit presupuestario unificado, una medida basada en el efectivo, es el equivalente al saldo de una chequera. Este indicador no tiene en cuenta las consecuencias a largo plazo, pero históricamente ha sido el foco de atención de los informes presupuestarios de los medios de comunicación. Con excepción del déficit presupuestario unificado, los estados financieros del gobierno federal se basan en la contabilidad de acumulación. [53]

Los costos operativos netos/ingresos, una medida de base devengada, se calculan en los "Estados de operaciones y cambios en la posición neta" comparando los ingresos con los costos. [54] Los costos operativos netos/ingresos del gobierno federal son comparables con los ingresos/(pérdidas) netos informados en un estado de resultados por una empresa, o el superávit/(déficit) informado por los gobiernos estatales y locales.

Ciclo fiscal de la contabilidad de fondos (ejemplo ficticio)

El siguiente es un ejemplo simplificado del ciclo fiscal del fondo general de la Ciudad de Toscana, un gobierno municipal ficticio.

Entradas de apertura

El ciclo fiscal comienza con la aprobación de un presupuesto [55] por parte del alcalde y el consejo municipal de la ciudad de Toscana. Para el año fiscal 2009, que comenzó el 1 de julio de 2008, la Alcaldía estimó ingresos del fondo general de $35 millones provenientes de impuestos a la propiedad, subvenciones estatales, multas de estacionamiento y otras fuentes. La estimación se registró en el libro mayor del fondo con un débito en los ingresos estimados y un crédito en el saldo del fondo . [56]

El ayuntamiento aprobó una asignación que autorizaba a la ciudad a gastar 34 millones de dólares del fondo general. La asignación se registró en el libro mayor del fondo con un débito en el saldo del fondo y un crédito en las asignaciones . [56]

En los libros auxiliares, la asignación se dividiría en montos más pequeños autorizados para varios departamentos y programas, [57] tales como:

La complejidad de una asignación depende de las preferencias del ayuntamiento; las asignaciones del mundo real pueden incluir cientos de partidas presupuestarias. Una asignación es la autoridad legal para gastar [58] que otorga el ayuntamiento a las distintas agencias del gobierno municipal. En el ejemplo anterior, la ciudad puede gastar hasta 34 millones de dólares, pero también se han establecido límites de asignación más pequeños para programas y departamentos individuales.

Registro de ingresos

Durante el año fiscal 2009, la ciudad impuso a los propietarios de propiedades un total de 37 millones de dólares en concepto de impuestos inmobiliarios. Sin embargo, la Alcaldía prevé que 1 millón de dólares de esta tasación será difícil o imposible de recaudar. Se reconocieron ingresos por 36 millones de dólares, porque esta parte de la tasación estaba disponible y era medible [39] [40] dentro del período actual.

Gastos de nómina

La ciudad gastó un total de 30 millones de dólares en la nómina de sus empleados, incluidos varios impuestos, beneficios y retenciones a los empleados. Una parte de los impuestos sobre la nómina se pagará en el próximo período fiscal, pero la contabilidad de acumulación modificada requiere que el gasto se registre durante el período en que se incurrió en la obligación. [39] [40]

Otros gastos

El Departamento de Obras Públicas gastó un millón de dólares en suministros y servicios para el mantenimiento de las calles de la ciudad. [59]

Entradas de cierre

Al final del ejercicio fiscal, se compararon los ingresos reales de 36 millones de dólares con los 35 millones de dólares estimados. La diferencia de 1 millón de dólares se registró como crédito al saldo del fondo. [60]

La ciudad gastó 31 millones de dólares de su asignación de 34 millones de dólares. Se aplicó un crédito de 3 millones de dólares al saldo del fondo por el monto no gastado. [60]

Cuando finalizó el período fiscal actual, su asignación expiró. El saldo restante en el fondo general en ese momento se considera no gastado . Las agencias del gobierno de la ciudad no pueden gastar el saldo no gastado, incluso si sus gastos durante el período fiscal ahora terminado fueron menores que su parte de la asignación vencida. Es necesaria una nueva asignación para autorizar el gasto en el próximo período fiscal. (Los pasivos incurridos al final del período fiscal por bienes y servicios pedidos, pero aún no recibidos, generalmente se consideran gastados , lo que permite el pago en una fecha posterior según la asignación actual. Sin embargo, algunas jurisdicciones requieren que los montos se incluyan en el presupuesto del período siguiente). [61]

En lugar de volver a aplicar el saldo no gastado del fondo general a los mismos programas, el ayuntamiento puede optar por gastar el dinero en otros programas. Otra opción es utilizar el saldo para reducir impuestos o saldar una deuda a largo plazo. Cuando hay un superávit grande, reducir la carga fiscal suele ser la opción preferida. [6]

Véase también

Referencias

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Enlaces externos