Manual del empleado

Un manual del empleado , a veces también conocido como manual del empleado , manual del personal o manual de políticas de la empresa , es un libro que un empleador entrega a los empleados.

El manual del empleado se puede utilizar para reunir información sobre empleo y relacionada con el trabajo que los empleados necesitan conocer. Normalmente tiene tres tipos de contenido: ^[1]

Cultural: Una declaración de bienvenida, la misión o el propósito de la empresa, los valores de la empresa y más.
Información general: arreglos de vacaciones, beneficios de la empresa, políticas no requeridas por ley, resúmenes de políticas y más.
Caso específico: políticas de la empresa, reglas, procedimientos disciplinarios y de quejas y otra información inspirada en las leyes o regulaciones laborales .

El manual del empleado, si existe, casi siempre forma parte del proceso de incorporación o inducción de los nuevos empleados de la empresa. Un manual del empleado escrito ofrece consejos claros a los empleados y crea una cultura en la que los problemas se abordan de manera justa y coherente.

Contenido

Si bien esto suele variar de una empresa a otra, las áreas específicas que un manual del empleado puede abordar incluyen:

Una declaración de bienvenida, que también puede describir brevemente la historia de la empresa, las razones de su éxito y cómo el empleado puede contribuir a los éxitos futuros.
Información cultural , como una declaración de misión, visión o propósito , información sobre los valores organizacionales , información histórica sobre la empresa y/o una declaración sobre las metas y objetivos de una empresa.
Procedimientos de orientación. Esto generalmente implica proporcionar a un gerente de recursos humanos u otro empleado designado formularios completos de retención de impuestos sobre la renta , proporcionar prueba de identidad y elegibilidad para el empleo (de acuerdo con la Ley de Reforma y Control de Inmigración de los EE. UU. de 1986 ), prueba de una prueba de detección de drogas completada (realizada por un centro médico designado) y otros formularios requeridos.
Definiciones de empleo de tiempo completo y de tiempo parcial, y beneficios que recibe cada clasificación. Además, esta área también describe los procedimientos de control del tiempo (como la definición de una "semana laboral"). Esta área también puede incluir información sobre los descansos diarios (para almorzar y descansar).
Información sobre los salarios y beneficios de los empleados (como vacaciones y seguro). Por lo general, los empleados nuevos reciben algunos beneficios, además de recompensas adicionales (como la inscripción en un programa de cuenta de jubilación 401K , vacaciones adicionales y aumentos de sueldo) después de haber trabajado para una empresa durante un período de tiempo determinado. Estos se detallan en esta sección.
Directrices y procedimientos para viajes y gastos (T&E).
Información sobre los diferentes tipos de licencia, incluidos los días festivos , el tiempo libre remunerado (PTO), la licencia por enfermedad , la licencia personal, la licencia militar, la licencia por duelo y la licencia para votar. Si el empleador está cubierto por la Ley de Licencia Médica y Familiar de los EE. UU. de 1993 (generalmente 50 o más empleados), un manual generalmente contiene información sobre la FMLA y, a menudo, incluye políticas específicas para la licencia por maternidad y por enfermedad.
Expectativas sobre políticas de conducta y disciplina. Estas secciones incluyen políticas de conducta para áreas como acoso sexual , consumo de alcohol y drogas y asistencia; además, motivos de despido (es decir, ser despedido, suspendido ) y debido proceso . Esta área también puede incluir información sobre cómo presentar quejas a supervisores y/o compañeros de trabajo y cómo comunicar problemas relacionados con el trabajo a supervisores y/o gerentes de la empresa.
Directrices para las evaluaciones del desempeño de los empleados (por ejemplo, cómo y cuándo se llevan a cabo).
Políticas de promoción, traslado o degradación a un puesto determinado.
Normas relativas al correo, al uso del teléfono, de equipos de la empresa, de Internet y del correo electrónico , y al uso de vehículos de motor por parte de los empleados para tareas laborales.
Procedimientos para el manejo de accidentes laborales, como aquellos que resultan en lesiones.
Cómo un empleado puede terminar voluntariamente su trabajo (mediante jubilación o renuncia) y entrevistas de salida.
Requisito de que los empleados mantengan cierta información empresarial de forma confidencial. Esta área suele incluir información sobre la divulgación de registros e información de los empleados, así como sobre quién puede recuperar e inspeccionar la información.

Las revisiones de un manual del empleado varían de una empresa a otra. En muchas empresas más grandes, se publica un manual revisado anualmente o en otros intervalos regulares. Se recomienda que los manuales se actualicen periódicamente a medida que cambian las leyes y las regulaciones.

Formulario de acuse de recibo

A menudo se requiere que los empleados nuevos firmen un formulario de reconocimiento declarando que han recibido, leído y comprendido la información contenida en el manual del empleado y que aceptan sus términos. ^[2]

Los formularios de reconocimiento suelen tener contenido adicional:

Una exención de responsabilidad de que el manual no es un contrato ni otro acuerdo de empleo.
Una declaración de que el manual puede cambiar con el tiempo, con o sin previo aviso, y que el empleado acepta estos cambios. Este es un intento de los empleadores de protegerse de la responsabilidad si una política cambia y el empleado no recibe una notificación explícita sobre el cambio.
En los EE. UU., los empleadores que aplican el modelo a voluntad también suelen indicar el hecho de que el empleo es a voluntad y que la relación laboral puede terminarse en cualquier momento y por cualquier motivo, con o sin causa.

Si un empleado no firma el formulario de reconocimiento en el momento oportuno, es posible que no pueda contratarlo o que lo despidan.

Manuales para empleados que priorizan la cultura

En 2009, Netflix lanzó públicamente una presentación titulada Netflix Culture: Freedom & Responsibility ^[3] que describía su transición de una cultura empresarial basada en el mando y el control a una centrada en la libertad y la responsabilidad. La presentación se volvió viral y, en marzo de 2018, tenía más de 17 millones de visitas.

Como la presentación también analiza otras políticas comunes de la empresa, a menudo se la conoce como el manual del empleado de Netflix. Ha sido muy influyente, y muchas empresas copiaron su política de vacaciones "ilimitadas" ^[4] y su sencilla política de gastos "Actuar en el mejor interés de Netflix".

Junto con el Manual de Valve para nuevos empleados ^[5] y el Libro de cultura de Zappos ^[6], la presentación ha influenciado a muchas empresas para crear manuales para empleados que priorizan la cultura y que resaltan la cultura de la empresa en lugar de, o antes que, las políticas que se encontrarían en un manual para empleados tradicional. ^[7] Incluso las políticas se reescriben de una manera muy diferente a la que dictaría la tradición, o incluyen resúmenes informales o introducciones en lenguaje sencillo.

Necesidad de un manual del empleado

Las leyes federales y estatales y el creciente número de casos de litigios relacionados con empleados contra la gerencia sugieren firmemente que una declaración escrita de la política de la empresa es una necesidad comercial para empresas de cualquier tamaño.

Por ejemplo, la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo de los Estados Unidos informó que en 2005 las empresas pagaron más de 378 millones de dólares en acuerdos extrajudiciales por discriminación. En 2014, la EEOC recibió un total de 88.778 denuncias por discriminación presentadas contra empresas privadas. ^[8]

Otros ejemplos de litigios contra una empresa derivados de acciones de los empleados son la divulgación de información privada de un cliente y, por supuesto, las acciones de un empleado contra otro, siendo el acoso sexual un tipo de conducta ofensiva de los empleados.

Dicho esto, algunos asesores jurídicos recomiendan que las empresas muy pequeñas (de menos de 10 o 15 empleados) no tengan ningún manual, porque a la mayoría de ellas les resulta difícil dedicar tiempo o recursos a mantener un manual de empleados actualizado. Puede ser menos riesgoso para las empresas muy pequeñas no tener políticas documentadas en absoluto en lugar de tener políticas engañosas, obsoletas o incompletas. ^[9]^[10] Sin embargo, otros han sostenido que existen beneficios para las organizaciones pequeñas, como algunas ONG, en mantener un manual de políticas de calidad para el personal. ^[10]

Uno de los aspectos más importantes de cualquier manual para empleados es que se mantenga actualizado a medida que cambian las leyes. Si una empresa decide publicar su manual en varios idiomas, cada versión debe actualizarse simultáneamente.

Los manuales de empleados son de gran necesidad cuando se trata de administrar un negocio, ayudan a los empleadores a administrar sus negocios sin complicaciones ni conflictos de intereses, también ayudan a los empleados a comprender lo que se espera de ellos mientras están empleados.

Los manuales de empleados deben ser revisados por un abogado para comprobar su coherencia y cumplimiento con las leyes federales, estatales o provinciales vigentes. Por ejemplo, muchos estados de EE. UU. tienen leyes específicas que van más allá de las leyes federales . Por este motivo, no se debe utilizar un manual de empleados de Nuevo México en California. En EE. UU., California es el estado con la mayor cantidad de regulaciones que van más allá de la ley federal. Las empresas que operan allí suelen tener contenido especial para los empleados de California. Otros estados que normalmente exigirán contenido especial son Nueva York, Massachusetts, Illinois, Connecticut, Washington DC y Texas.

En el Reino Unido, el manual del empleado también puede formar parte de las condiciones de empleo del empleado. Si se emplean cinco o más personas, la Ley de Salud y Seguridad en el Trabajo exige que haya una declaración escrita de la política de salud y seguridad de la empresa. ^[11]

Referencias