Los débitos y créditos en la contabilidad por partida doble son asientos realizados en los libros de cuentas para registrar los cambios de valor resultantes de transacciones comerciales. Un asiento de débito en una cuenta representa una transferencia de valor a esa cuenta y un asiento de crédito representa una transferencia desde la cuenta. [1] [2] Cada transacción transfiere valor de cuentas acreditadas a cuentas debitadas. Por ejemplo, un inquilino que escribe un cheque de alquiler a nombre de un propietario ingresaría un crédito en la cuenta bancaria en la que se gira el cheque y un débito en una cuenta de gastos de alquiler. De manera similar, el propietario ingresaría un crédito en la cuenta de ingresos por alquiler asociada con el inquilino y un débito en la cuenta bancaria donde se deposita el cheque.
Los débitos y los créditos se distinguen tradicionalmente escribiendo los montos de las transferencias en columnas separadas de un libro de cuentas. Esta práctica simplificó el cálculo manual de los saldos netos antes de la introducción de las computadoras; cada columna se sumó por separado y luego el total menor se restó del mayor. Alternativamente, los débitos y créditos se pueden enumerar en una columna, indicando los débitos con el sufijo "Dr" o escribiéndolos sin formato, e indicando los créditos con el sufijo "Cr" o un signo menos . Sin embargo, los débitos y créditos no se corresponden de forma fija con números positivos y negativos. En cambio, la correspondencia depende de la convención de saldo normal de la cuenta en particular. [3]
El primer uso registrado conocido de los términos es la obra del veneciano Luca Pacioli de 1494, Summa de Arithmetica, Geometria, Proportioni et Proportionalita ( Un resumen de aritmética, geometría, proporciones y proporcionalidad ). Pacioli dedicó una sección de su libro a documentar y describir el sistema de contabilidad por partida doble utilizado durante el Renacimiento por los comerciantes, comerciantes y banqueros venecianos. Este sistema sigue siendo el sistema fundamental que utilizan los contables modernos. [4] Los comerciantes indios habían desarrollado un sistema de contabilidad por partida doble, llamado bahi-khata , anterior al trabajo de Pacioli en al menos muchos siglos, [5] y que probablemente fue un precursor directo de la adaptación europea. [6]
A veces se dice que, en su latín original, la Summa de Pacioli usó las palabras latinas debere (deber) y credere (encomendar) para describir los dos lados de una transacción contable cerrada. Los activos se debían al propietario y el capital de los propietarios se confiaba a la empresa. En ese momento, los números negativos no se utilizaban. Cuando se tradujo su obra, las palabras latinas debere y credere se convirtieron en las palabras inglesas débit y credit . Según esta teoría, las abreviaturas Dr (de débito) y Cr (de crédito) derivan directamente del latín original. [7] Sin embargo, Sherman [8] arroja dudas sobre esta idea porque Pacioli usa Per (en italiano "por") para el deudor y A (en italiano "para") para el acreedor en las entradas del Diario. Sherman continúa diciendo que el texto más antiguo que encontró que realmente usa "Dr." Como abreviatura en este contexto había un texto en inglés, la tercera edición (1633) del libro de Ralph Handson Analysis or Resolution of Merchant Accompts [9] y que Handson usa Dr. como abreviatura de la palabra inglesa "debtor". (Sherman no pudo localizar una primera edición, pero especula que también usó Dr. para deudor). Las palabras realmente utilizadas por Pacioli para los lados izquierdo y derecho del Libro mayor son "in dare" e "in havere" ( dar y recibir ). ). [10] El traductor Geijsbeek sugiere en el prefacio:
'Si hoy aboliéramos el uso de las palabras débito y crédito en el libro mayor y sustituyéramos los antiguos términos de "dará" y "tendrá" o "recibirá", la personificación de las cuentas de la manera adecuada no sería difícil y, con ello, la contabilidad se volvería más inteligente para el propietario, el profano y el estudiante.' [11]
Como ha señalado Jackson, el "deudor" no tiene por qué ser una persona, pero puede ser una parte abstracta:
"...se convirtió en una práctica extender los significados de los términos... más allá de su connotación personal original y aplicarlos a objetos inanimados y concepciones abstractas..." [12]
Este tipo de abstracción ya es evidente en el texto del siglo XVII de Richard Dafforne, The Merchant's Mirror , donde afirma: "El efectivo representa (para mí) a un hombre a quien... he puesto mi dinero a su cargo; el cual, por razón, está obligado a pagarle". devolverlo."
Para determinar si se debe debitar o acreditar una cuenta específica, utilizamos el enfoque de ecuación contable (basado en cinco reglas contables), [13] o el enfoque clásico (basado en tres reglas). [14] Si un débito aumenta o disminuye el saldo neto de una cuenta depende del tipo de cuenta que sea. El principio básico es que la cuenta que recibe el beneficio se debita, mientras que la cuenta que otorga el beneficio se acredita. Por ejemplo, un aumento en una cuenta de activo es un débito. Un aumento en un pasivo o una cuenta de patrimonio es un crédito.
El enfoque clásico tiene tres reglas de oro, una para cada tipo de cuenta: [15]
Los débitos y créditos ocurren simultáneamente en cada transacción financiera en la contabilidad por partida doble. En la ecuación contable , Activos = Pasivos + Patrimonio , entonces, si una cuenta de activos aumenta (un débito (izquierda)), entonces otra cuenta de activos debe disminuir (un crédito (derecha)), o una cuenta de pasivo o de patrimonio debe aumentar ( un crédito (derecha)). En la ecuación extendida, los ingresos aumentan el capital y los gastos, los costos y los dividendos disminuyen el capital, por lo que su diferencia es el impacto en la ecuación.
Por ejemplo, si una empresa brinda un servicio a un cliente que no paga de inmediato, la empresa registra un aumento en los activos, las Cuentas por Cobrar con un asiento de débito y un aumento en los Ingresos, con un asiento de crédito. Cuando la empresa recibe el efectivo del cliente, dos cuentas cambian nuevamente en el lado de la empresa, la cuenta de efectivo se debita (aumenta) y la cuenta de Cuentas por cobrar ahora disminuye (acredita). Cuando el efectivo se deposita en la cuenta bancaria, también cambian dos cosas, por parte del banco : el banco registra un aumento en su cuenta de efectivo (débito) y registra un aumento en su pasivo hacia el cliente al registrar un crédito en la cuenta del cliente. (que no es efectivo). Tenga en cuenta que, técnicamente, el depósito no es una disminución del efectivo (activo) de la empresa y no debe registrarse como tal. Es simplemente una transferencia a una cuenta bancaria adecuada registrada en los libros de la empresa, sin afectar el libro mayor.
Para que quede más claro, el banco ve la transacción desde una perspectiva diferente pero sigue las mismas reglas: el efectivo (activo) de la bóveda del banco aumenta, lo que es un débito; el aumento en el saldo de la cuenta del cliente (pasivo desde la perspectiva del banco) es un crédito. El extracto bancario periódico de un cliente generalmente muestra las transacciones desde la perspectiva del banco, con los depósitos en efectivo caracterizados como créditos (pasivos) y los retiros como débitos (reducciones de pasivos) en las cuentas de los depositantes. En los libros de la empresa se deben registrar asientos exactamente opuestos para contabilizar el mismo efectivo. Este concepto es importante ya que es por eso que tanta gente no entiende lo que realmente significa débito/crédito.
Al configurar la contabilidad de un nuevo negocio, se establecen una serie de cuentas para registrar todas las transacciones comerciales que se espera que ocurran. Las cuentas típicas que se relacionan con casi todos los negocios son: efectivo, cuentas por cobrar, inventario, cuentas por pagar y ganancias retenidas. Cada cuenta se puede desglosar más para proporcionar detalles adicionales según sea necesario. Por ejemplo: las cuentas por cobrar se pueden desglosar para mostrar a cada cliente que le debe dinero a la empresa. En términos simplistas, si Bob, Dave y Roger le deben dinero a la empresa, la cuenta de Cuentas por cobrar contendrá una cuenta separada para Bob, Dave y Roger. Las 3 cuentas se sumarían y se mostrarían como un solo número (es decir, el total de 'Cuentas por cobrar' – saldo adeudado) en el balance general. Todas las cuentas de una empresa se agrupan y se resumen en el balance en 3 secciones que son: Activos, Pasivos y Patrimonio.
Todas las cuentas deben clasificarse primero en uno de los cinco tipos de cuentas (elementos contables) ( activo , pasivo , patrimonio , ingresos y gastos ). Para determinar cómo clasificar una cuenta en uno de los cinco elementos, se deben comprender completamente las definiciones de los cinco tipos de cuentas. La definición de activo según las NIIF es la siguiente: "Un activo es un recurso controlado por la entidad como resultado de eventos pasados del cual se espera que fluyan beneficios económicos futuros para la entidad". [16] En términos simplistas, esto significa que los activos son cuentas que se considera que tienen un valor futuro para la empresa (es decir, efectivo, cuentas por cobrar, equipos, computadoras). Los pasivos, por el contrario, incluirían partidas que son obligaciones de la empresa (es decir, préstamos, cuentas por pagar, hipotecas, deudas).
La sección Equidad del balance generalmente muestra el valor de las acciones en circulación emitidas por la empresa, así como sus ganancias. Todas las cuentas de ingresos y gastos se resumen en la Sección de Patrimonio en una línea del balance denominada Ganancias retenidas. Esta cuenta, en general, refleja la ganancia acumulada (ganancias retenidas) o pérdidas (déficit retenido) de la empresa.
El Estado de Pérdidas y Ganancias es una expansión de la Cuenta de Ganancias Retenidas. Desglosa todas las cuentas de ingresos y gastos que se resumieron en Ganancias retenidas. El informe de pérdidas y ganancias es importante porque muestra el detalle de las ventas, el costo de ventas, los gastos y, en última instancia, las ganancias de la empresa. La mayoría de las empresas dependen en gran medida del informe de pérdidas y ganancias y lo revisan periódicamente para permitir la toma de decisiones estratégicas.
Las palabras débito y crédito a veces pueden resultar confusas porque dependen del punto de vista desde el que se observa una transacción. En términos contables, los activos se registran en el lado izquierdo (débito) de las cuentas de activos, porque normalmente se muestran en el lado izquierdo de la ecuación contable ( A=L+SE ). Asimismo, un aumento en el pasivo y el patrimonio contable se registran en el lado derecho (crédito) de esas cuentas, por lo que también mantienen el equilibrio de la ecuación contable. En otras palabras, si "los activos aumentan con las entradas del lado izquierdo, la ecuación contable se equilibra sólo si los aumentos en los pasivos y el capital contable se registran en el lado opuesto o en el lado derecho. Por el contrario, las disminuciones en los activos se registran en el lado derecho de las cuentas de activos". , y en el lado izquierdo se registran las disminuciones de pasivos y acciones". Similar es el caso de los ingresos y gastos, lo que aumenta el patrimonio contable se registra como crédito porque están en el lado derecho de la ecuación y viceversa. [17] Normalmente, al revisar los estados financieros de una empresa, los Activos son Débitos y los Pasivos y el Patrimonio son Créditos. Por ejemplo, cuando dos empresas realizan transacciones entre sí, digamos que la empresa A compra algo de la empresa B, la empresa A registrará una disminución en efectivo (un crédito) y la empresa B registrará un aumento en efectivo (un débito). Una misma transacción se registra desde dos perspectivas diferentes.
Este uso de los términos puede resultar contrario a la intuición para las personas que no están familiarizadas con los conceptos de contabilidad, quienes siempre pueden pensar en un crédito como un aumento y un débito como una disminución. Esto se debe a que la mayoría de las personas normalmente sólo ven sus cuentas bancarias personales y sus extractos de facturación (por ejemplo, de una empresa de servicios públicos ). La cuenta bancaria de un depositante es en realidad un pasivo para el banco, porque el banco legalmente le debe dinero al depositante. Así, cuando el cliente realiza un depósito, el banco acredita la cuenta (aumenta la responsabilidad del banco). Al mismo tiempo, el banco añade el dinero a su propia cuenta de efectivo. Dado que esta cuenta es un Activo, el aumento es un débito. Pero el cliente normalmente no ve este lado de la transacción. [18]
Por otro lado, cuando un cliente de servicios públicos paga una factura o el servicio público corrige un cargo excesivo, se acredita la cuenta del cliente. Esto se debe a que la cuenta del cliente es una de las cuentas por cobrar de la empresa de servicios públicos , que son activos para la empresa de servicios públicos porque representan dinero que la empresa de servicios públicos puede esperar recibir del cliente en el futuro. Los créditos en realidad disminuyen los Activos (ahora se le debe menos dinero a la empresa de servicios públicos). Si el crédito se debe al pago de una factura, entonces la empresa de servicios públicos agregará el dinero a su propia cuenta de efectivo, que es un débito porque la cuenta es otro activo. Nuevamente, el cliente ve el crédito como un aumento de su propio dinero y no ve el otro lado de la transacción.
Las tarjetas de débito y de crédito son términos creativos utilizados por la industria bancaria para comercializar e identificar cada tarjeta. [19] Desde el punto de vista del titular de la tarjeta, una cuenta de tarjeta de crédito normalmente contiene un saldo acreedor, mientras que una cuenta de tarjeta de débito normalmente contiene un saldo débito. Una tarjeta de débito se utiliza para realizar una compra con dinero propio. Una tarjeta de crédito se utiliza para realizar una compra pidiendo dinero prestado. [20]
Desde el punto de vista del banco, cuando se utiliza una tarjeta de débito para pagar a un comerciante, el pago provoca una disminución en la cantidad de dinero que el banco le debe al titular de la tarjeta. Desde el punto de vista del banco, la cuenta de su tarjeta de débito es responsabilidad del banco. Una disminución en la cuenta pasiva del banco es un débito. Desde el punto de vista del banco, cuando se utiliza una tarjeta de crédito para pagar a un comerciante, el pago provoca un aumento en la cantidad de dinero que el titular de la tarjeta le debe al banco . Desde el punto de vista del banco, su cuenta de tarjeta de crédito es el activo del banco. Un aumento en la cuenta de activos del banco es un débito. Por lo tanto, el uso de una tarjeta de débito o de crédito provoca un débito en la cuenta del titular de la tarjeta en cualquier situación, vista desde la perspectiva del banco.
Libro mayor es el término para la colección integral de cuentas T (se llama así porque había una línea vertical preimpresa en el medio de cada página del libro mayor y una línea horizontal en la parte superior de cada página del libro mayor, como una letra grande T). Antes de la llegada de la contabilidad computarizada, el procedimiento de contabilidad manual utilizaba un libro mayor para cada cuenta T. La colección de todos estos libros se llamó libro mayor. El plan de cuentas es el índice del libro mayor. El total de todos los débitos y créditos en el libro mayor al final de un período financiero se conoce como balance de comprobación .
Los "diarios" o diarios se utilizan para enumerar cada transacción que tuvo lugar durante el día, y la lista se suma al final del día. Estos libros diarios no forman parte del sistema de contabilidad por partida doble . La información registrada en estos libros diarios se transfiere luego a los libros mayores, donde se dice que se contabiliza . El software informático moderno permite la actualización instantánea de cada cuenta contable; por ejemplo, cuando se registra un recibo de efectivo en un diario de recibos de efectivo, se contabiliza un débito en una cuenta contable de efectivo con un crédito correspondiente en la cuenta contable de la que se recibió el efectivo. No es necesario ingresar todas las transacciones en una cuenta T; normalmente sólo se ingresa en el libro mayor la suma (el total del lote) del día de cada transacción contable.
Hay cinco elementos fundamentales [13] dentro de la contabilidad. Estos elementos son los siguientes: Activos , Pasivos , Patrimonio (o Capital), Ingresos (o Ingresos) y Gastos . Los cinco elementos contables se ven afectados de forma positiva o negativa. Una transacción de crédito no siempre dicta un valor positivo o un aumento en una transacción y, de manera similar, un débito no siempre indica un valor negativo o una disminución en una transacción. Una cuenta de activos a menudo se denomina "cuenta de débito" debido al atributo creciente estándar de la cuenta en el lado del débito. Cuando se ha adquirido un activo (por ejemplo, una máquina de café expreso) en un negocio, la transacción afectará el lado deudor de esa cuenta de activo que se ilustra a continuación:
La "X" en la columna de débito denota el efecto creciente de una transacción en el saldo de la cuenta de activos (débitos totales menos créditos totales), porque un débito en una cuenta de activos es un aumento. A la cuenta de activo anterior se le ha añadido un valor de débito X, es decir, el saldo ha aumentado en £X o $X. Asimismo, en la cuenta de pasivo a continuación, la X en la columna de crédito denota el efecto creciente en el saldo de la cuenta de pasivo (créditos totales menos débitos totales), porque un crédito a una cuenta de pasivo es un aumento.
Todos los "mini libros mayores" de esta sección muestran atributos crecientes estándar para los cinco elementos de la contabilidad.
Cuadro resumen de atributos estándar crecientes y decrecientes para los elementos contables:
Las cuentas reales son activos. Las cuentas personales son pasivos y capital de los propietarios y representan a personas y entidades que han invertido en el negocio. Las cuentas nominales son ingresos, gastos, ganancias y pérdidas. Los contadores cierran las cuentas al final de cada período contable. [21] Este método se conoce como enfoque tradicional . [14]
Cada transacción que se realice dentro del negocio constará de al menos un débito a una cuenta específica y al menos un crédito a otra cuenta específica. Un débito en una cuenta puede compensarse con más de un crédito en otras cuentas, y viceversa. Para todas las transacciones, los débitos totales deben ser iguales a los créditos totales y, por lo tanto, al saldo .
La ecuación contable general es la siguiente:
La ecuación se convierte así en A – L – E = 0 (cero). Cuando los débitos totales son iguales a los créditos totales de cada cuenta, entonces la ecuación se equilibra.
La ecuación contable extendida es la siguiente:
De esta forma, los aumentos en el monto de las cuentas en el lado izquierdo de la ecuación se registran como débitos y las disminuciones como créditos. Por el contrario, para las cuentas del lado derecho, los aumentos en el monto de las cuentas se registran como créditos en la cuenta y las disminuciones como débitos.
Esto también se puede reescribir en la forma equivalente:
donde la relación de las cuentas de Ingresos y Gastos con el Patrimonio y las ganancias es un poco más clara. [23] Aquí, los ingresos y gastos se consideran cuentas temporales o nominales que pertenecen únicamente al período contable actual, mientras que las cuentas de activos, pasivos y patrimonio son cuentas permanentes o reales relacionadas con la vida útil de la empresa. [24] Las cuentas temporales se cierran en la cuenta de Patrimonio al final del período contable para registrar las ganancias/pérdidas del período. Ambos lados de estas ecuaciones deben ser iguales (equilibrio).
Cada transacción se registra en un libro mayor o cuenta "T", por ejemplo, una cuenta contable denominada "Banco" que se puede cambiar con una transacción de débito o crédito.
En contabilidad, es aceptable establecer una cuenta mayor de la siguiente manera a efectos de representación:
Las cuentas se crean/abre cuando surge la necesidad para cualquier propósito o situación que tenga la entidad. Por ejemplo, si su empresa es una compañía aérea, tendrán que comprar aviones; por lo tanto, incluso si una cuenta no figura en la lista a continuación, un contable o contador puede crear una cuenta para un artículo específico, como una cuenta de activos para aviones. Para entender cómo clasificar una cuenta en uno de los cinco elementos, se requiere una buena comprensión de las definiciones de estas cuentas. A continuación se muestran ejemplos de algunas de las cuentas más comunes que pertenecen a los cinco elementos contables:
Las cuentas de activos son recursos económicos que benefician a la empresa/entidad y seguirán haciéndolo. [25] Son efectivo, banco, cuentas por cobrar , inventario, terrenos, edificios/plantas, maquinaria, muebles, equipos, suministros, vehículos, marcas y patentes, fondo de comercio, gastos prepagos, seguros prepagos, deudores (personas que nos deben dinero, vencido en el plazo de un año), IVA soportado, etc.
Dos tipos de clasificación básica de activos: [26]
Las cuentas de pasivo registran deudas u obligaciones futuras que una empresa o entidad debe a otros. Cuando una institución toma prestado de otra por un período de tiempo, el libro mayor de la institución prestataria clasifica el argumento en cuentas de pasivo. [27]
Las clasificaciones básicas de las cuentas de pasivo son:
Las cuentas de capital registran los derechos de los propietarios de la empresa/entidad sobre los activos de esa empresa/entidad. [28] Capital, ganancias retenidas , giros, acciones ordinarias, fondos acumulados, etc.
Las cuentas de ingresos registran todos los aumentos de Patrimonio distintos del aportado por el/los dueño/s del negocio/entidad. [29] Servicios prestados, ventas, ingresos por intereses, cuotas de membresía, ingresos por alquileres, intereses de inversiones, cuentas por cobrar recurrentes, donaciones, etc.
Las cuentas de gastos registran todas las disminuciones en el capital de los propietarios que se producen por el uso de los activos o el aumento de los pasivos en la entrega de bienes o servicios a un cliente: los costos de hacer negocios. [30] Teléfono, agua, electricidad, reparaciones, sueldos, salarios, depreciación, deudas incobrables, papelería, entretenimiento, honorarios , alquiler, combustible, servicios públicos, intereses, etc.
La empresa Quick Services compra una computadora por £500, a crédito, de ABC Computers. Reconozca la siguiente transacción para Quick Services en una cuenta contable (cuenta T):
Quick Services ha adquirido una nueva computadora que está clasificada como un activo dentro del negocio. Según la base contable devengada , aunque la computadora haya sido comprada a crédito, la computadora ya es propiedad de Quick Services y debe ser reconocida como tal. Por lo tanto, la cuenta de equipo de Servicios Rápidos aumenta y se carga:
Como la transacción por la nueva computadora se realiza a crédito , la deuda "ABC Computers" aún no ha sido pagada. Como resultado, se crea un pasivo dentro de los registros de la entidad. Por lo tanto, para equilibrar la ecuación contable se acredita la cuenta del pasivo correspondiente:
El ejemplo anterior se puede escribir en forma de diario :
La entrada del diario "ABC Computers" tiene sangría para indicar que se trata de la transacción de crédito. Es una práctica contable aceptada sangrar las transacciones de crédito registradas en un diario.
En la forma de ecuación contable:
El proceso de utilizar débitos y créditos crea un formato de libro mayor que se asemeja a la letra "T". [31] El término "cuenta T" es la jerga contable para referirse a una "cuenta contable" y se utiliza a menudo cuando se habla de contabilidad. [32] La razón por la que una cuenta contable a menudo se denomina cuenta T se debe a la forma en que la cuenta se dibuja físicamente en papel (que representa una "T"). La columna de la izquierda es para entradas de débito (Dr), mientras que la columna de la derecha es para entradas de crédito (Cr).
Todas las cuentas también se pueden debitar o acreditar según la transacción que se haya realizado. Por ejemplo, cuando se compra un vehículo en efectivo, se debita la cuenta de activo "Vehículos" y simultáneamente se acredita en la cuenta de activo "Banco o Efectivo" debido al pago del vehículo en efectivo. Algunas partidas del balance tienen correspondientes cuentas "contra", con saldos negativos, que las compensan. Algunos ejemplos son la depreciación acumulada del equipo y la provisión para deudas incobrables (también conocida como provisión para cuentas de cobro dudoso) contra las cuentas por cobrar. [33] Los PCGA de Estados Unidos utilizan el término contra sólo para cuentas específicas y no reconocen la segunda mitad de una transacción como contra, por lo que el término se limita a cuentas relacionadas. Por ejemplo, las devoluciones de ventas y los descuentos sobre ventas son contra ingresos con respecto a las ventas, ya que el saldo de cada contra (un débito) es lo opuesto a las ventas (un crédito). Para comprender el valor real de las ventas, hay que comparar las contras con las ventas, lo que da lugar al término ventas netas (es decir, netas de las contras). [34]
Una definición más específica de uso común es una cuenta con un saldo opuesto al saldo normal (Dr/Cr) para esa sección del libro mayor . [34] Un ejemplo es un fondo de café de oficina: el gasto "Café" (Dr) puede ir seguido inmediatamente de "Café – contribuciones de los empleados" (Cr). [35] Esta cuenta se utiliza para mayor claridad en lugar de ser una parte necesaria de los GAAP ( principios de contabilidad generalmente aceptados ). [34]
Cada una de las siguientes cuentas es una cuenta de Activo (A), Contracuenta (CA), Pasivo (L), Capital contable (SE), Ingresos (Rev), Gastos (Exp) o Dividendos (Div).
Las transacciones de cuentas se pueden registrar como un débito en una cuenta y un crédito en otra cuenta utilizando los enfoques contables modernos o tradicionales y los siguientes son sus saldos normales:
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