La administración de oficina (abreviada como Office Ad y abreviada como OA ) es un conjunto de actividades del día a día que están relacionadas con el mantenimiento de un edificio de oficinas , la planificación financiera , el mantenimiento de registros y facturación , el desarrollo personal , la distribución física y la logística , dentro de una organización. Un empleado que realiza estas actividades se denomina comúnmente administrador de oficina o gerente de oficina y desempeña un papel clave en la infraestructura de cualquier organización, independientemente de su escala. Muchos puestos administrativos requieren que el candidato tenga un conjunto de habilidades avanzadas en las aplicaciones de software Microsoft Word , Excel y Access . [1]
Un administrador de oficina tiene la responsabilidad de garantizar que las actividades administrativas dentro de una organización se ejecuten de manera eficiente proporcionando estructura a otros empleados dentro de una organización. Estas actividades pueden ir desde ser responsable de la gestión de recursos humanos , presupuestos y registros , hasta asumir la función de supervisar a otros empleados. Estas responsabilidades pueden variar según el empleador y el nivel de educación. [2]
La importancia de un administrador de oficina para una organización es sustancial debido a las funciones que se le encomiendan; por lo que se requiere capacitación especializada para que el empleado pueda trabajar de manera eficiente y productiva, siendo estas;
Existe una amplia gama de funciones que se pueden asociar con un administrador de oficina. Las organizaciones suelen anunciar vacantes de asistente administrativo dirigidas a estudiantes que actualmente están estudiando o que han dejado la escuela secundaria o la universidad . Esto le brinda al empleado la oportunidad de adquirir experiencia o desarrollar una carrera a través de un trabajo a tiempo completo o una pasantía durante el transcurso de unas vacaciones de verano.
Los recepcionistas desempeñan un papel clave en la gestión de la organización, ya que se les confía la organización y la bienvenida a los clientes, proveedores y visitantes directamente a través de correos electrónicos , llamadas telefónicas o correo directo. El empleado que asuma el rol de recepcionista debe demostrar buenas habilidades de organización, comunicación y atención al cliente para garantizar la eficiencia. [4] La recepcionista debe tener cuidado con los estafadores que intentan obtener información interna de un consultorio o consultorio médico para abusar de ella o explotarla. [5] Otras responsabilidades que se le encomiendan a un recepcionista son:
Los asistentes personales se asocian comúnmente con ayudar a un gerente de oficina a mantener la eficiencia de su trabajo diario; esto se logra proporcionandoapoyo y asistencia de secretaría . Convertirse en asistente personal requiere que el empleado tenga experiencia en trabajos administrativos anteriores, lo que implica el uso de computadoras y sistemas de información. Como cualquier otra función relacionada con un administrador de oficina, el puesto de asistente personal requiere que el empleado sea organizado, demuestre profesionalismo y tenga la capacidad de trabajar bajo presión cuando se le asigne una tarea de vital importancia. [7] Las funciones que debe realizar un asistente personal cada día son las siguientes:
Un gerente de oficina tiene la responsabilidad de garantizar que las tareas de oficina de una organización se completen de manera eficiente y efectiva, al mismo tiempo que supervisa a otros miembros del personal. El papel de un gerente de oficina es más exigente que otros puestos administrativos, incluidas habilidades y calificaciones como una sólida experiencia administrativa, competencia en recursos humanos , habilidades para presentar informes, delegación , procesos de gestión y la capacidad de comunicarse con otros miembros de la organización. [8] [9]
Los deberes de un gerente de oficina incluyen: [10]