Un empleador en los Estados Unidos puede brindar beneficios de transporte a sus empleados que estén libres de impuestos hasta un cierto límite. Según la sección 132(a) del Código de Rentas Internas de EE. UU. , los beneficios de transporte calificados son uno de los ocho tipos de beneficios legales para empleados (también conocidos como beneficios complementarios) que se excluyen del ingreso bruto al calcular el impuesto federal sobre la renta. Los beneficios de transporte calificados son pases de tránsito , uso compartido de camionetas , andar en bicicleta y estacionamiento asociados con estas cosas. [1] [2]
Los gastos de desplazamiento en general no están excluidos de la compensación imponible en la legislación fiscal estadounidense (por ejemplo, no se puede deducir el coste del combustible para conducir hasta el lugar de trabajo habitual). El objetivo de hacer que los beneficios específicos descritos anteriormente no estén sujetos a impuestos es fomentar formas de desplazamiento que reduzcan la congestión y la contaminación de las carreteras. [3]
Los beneficios para viajeros libres de impuestos, también conocidos como beneficios de transporte calificados, son programas de beneficios voluntarios proporcionados por el empleador que permiten a los empleados reducir sus gastos de viaje mensuales en transporte público, uso compartido de camionetas, ciclismo y costos de estacionamiento relacionados con el trabajo. El beneficio es un beneficio fiscal federal autorizado según la Sección 132(a) del Código de Rentas Internas , Franjas de transporte calificadas. El dinero utilizado para estos gastos elegibles no se incluye en los ingresos brutos sujetos a impuestos federales. Muchos estados también excluyen este dinero de los impuestos estatales y locales.
Establecidos en 1993 como parte de la sección 132 (f) del código tributario federal, [4] los beneficios para viajeros estaban destinados a proporcionar incentivos fiscales a los empleados para fomentar su uso del transporte masivo , con el objetivo de reducir la congestión del tráfico y mejorar la calidad del aire. La ley establece límites mensuales a la cantidad que puede excluirse del ingreso bruto y, por lo tanto, no está sujeta a impuestos.
Los beneficios de transporte elegibles incluyen los gastos que el empleador paga asociados con los empleados que utilizan cualquier servicio de transporte público o privado. Una forma permitida de beneficio de tránsito es proporcionar a los empleados pases de tránsito, incluidas tarjetas de viaje, fichas, vales o pases que dan derecho a una persona a utilizar un servicio de tránsito o a comprar un pase de tránsito. El empleador también puede utilizar el reembolso en efectivo en determinadas circunstancias en las que un vale o instrumento similar no esté "fácilmente disponible" según lo define la ley. Sin embargo, el reembolso en efectivo debe estar respaldado por un "sistema de reembolso de buena fe" que incluya recibos o una certificación del tipo de gasto.
El uso de camionetas compartidas es un beneficio elegible siempre que la camioneta compartida cumpla con ciertos requisitos, incluido que el 80% del millaje debe ser para el transporte de empleados hacia y desde el lugar de trabajo, y que la capacidad de asientos debe ser para seis empleados más el conductor y Se utilizan al menos la mitad de los asientos. Las camionetas pueden ser operadas directa o indirectamente por el empleador o pueden ser arregladas por el empleado con el fin de desplazarse.
El estacionamiento para viajeros se define como estacionamiento en o cerca del lugar de trabajo o en un lugar desde el cual un empleado viaja al trabajo en transporte público, camioneta o automóvil compartido. Además, se excluye el aparcamiento destinado a uso residencial.
El beneficio de estacionamiento es el único beneficio relacionado con el viaje compartido en el estatuto.
Según la actual legislación fiscal estadounidense, los beneficios para los trabajadores que viajan diariamente al trabajo están libres de impuestos para los empleados sólo a través de un empleador. Un empleado no puede aprovechar directamente estos beneficios fiscales, por ejemplo, obteniendo una deducción de impuestos o un crédito en la declaración de impuestos individual de esa persona. Dependiendo del nivel del empleador, las opciones de beneficios para viajeros pueden incluir:
Los beneficios complementarios de transporte calificados permitidos según la sección 132(f) incluyen el reembolso del costo del transporte en vehículos de carretera de cercanías ( vanpooling ), pases de tránsito y gastos de estacionamiento calificados para viajeros. [5] Los beneficios se distribuyen comúnmente en forma de boletos de transporte o pases de metro prepagos (para usar en el metro , autobús , tren ligero , ferry o colectivos ), vales de estacionamiento o transporte prepago, tarjetas de débito u otros medios electrónicos (utilizables sólo para beneficios calificados para viajeros diarios), o reembolsos en efectivo por gastos de tránsito o estacionamiento. Los beneficios para viajeros diarios no se rigen por las mismas reglas y regulaciones que los acuerdos de cuentas de gastos flexibles (FSA) y se tratan de manera diferente a efectos impositivos y de presentación de informes.
Se encuentran disponibles importantes ahorros fiscales a través de programas de beneficios para viajeros tanto para empleadores como para empleados. Si se ofrece como beneficio antes de impuestos, los empleados ahorran en sus impuestos federales sobre la nómina porque la cantidad designada por el empleado se deduce de sus ingresos brutos, y los empleadores ahorran porque no están obligados a pagar impuestos sobre la nómina sobre dicha cantidad deducida. Y para los empleados que están sujetos a impuestos estatales y locales que reconocen beneficios antes de impuestos, sus ahorros pueden ser aún mayores. Los empleadores que brindan el beneficio como un beneficio adicional libre de impuestos (pagado por el empleador) ahorran en impuestos sobre la nómina porque el empleador no necesita incluir el monto del beneficio adicional en el ingreso bruto del empleado. Normalmente, el monto de cualquier beneficio complementario proporcionado a los empleados debe incluirse en el ingreso bruto del empleado, pero los beneficios complementarios de transporte calificados proporcionados según la sección 132(f) están excluidos de este requisito.
Antes de 1984, el IRS trataba el estacionamiento gratuito para empleados, proporcionado por un empleador, como un beneficio complementario libre de impuestos, independientemente del valor del estacionamiento. [6] No había ningún beneficio libre de impuestos para los desplazamientos en tránsito. Este subsidio de estacionamiento sirvió como incentivo, en algunos casos un incentivo significativo, para conducir al trabajo incluso en áreas donde había una buena alternativa de transporte. Muchos creían que esos subsidios contribuían a la creciente congestión en las carreteras. En un estudio realizado en el área metropolitana de la ciudad de Nueva York , hasta el 64% de los conductores que viajaban solos a Manhattan , un área bien comunicada por transporte público, recibían un subsidio de estacionamiento. La exención de estacionamiento se convirtió en ley como parte de la Ley de Reducción del Déficit de 1984 cuando formaba parte de una nueva categoría de "beneficios complementarios por condiciones de trabajo". Normalmente, este tipo de beneficios complementarios se referían a cosas que proporcionaba un empleador, pero serían deducibles de impuestos si los pagara el empleado. Sin embargo, los empleados no podían deducir el costo del estacionamiento, por lo que el estacionamiento pagado por el empleador no se ajustaba a esta definición; no obstante, se creó una exención para el estacionamiento pagado por el empleador. [6]
La misma ley de 1984 buscaba corregir las consecuencias no deseadas del estacionamiento libre de impuestos proporcionado por los empleadores mediante la creación de un incentivo fiscal federal para el transporte que los empleadores podían ofrecer a los empleados. En respuesta a una solicitud del Congreso contenida en esa ley, el IRS acordó permitir a los empleadores proporcionar un beneficio adicional de tránsito mensual de $15 a los empleados. TransitCenter en Nueva York fue creado por las agencias de tránsito del área que trabajan con los gobiernos locales y la comunidad empresarial, y financiado por el gobierno federal, para crear un programa para vender este beneficio a los empleadores como una forma de reducir la congestión.
En 1993, como resultado del éxito del programa TransitCenter que se llamó TransitChek y el costo cada vez mayor de los gastos de traslado en tránsito, se promulgó una nueva sección del Código de Rentas Internas para consolidar los beneficios fiscales proporcionados por los empleadores para los traslados bajo una sola disposición legal y ampliar los incentivos para el transporte público y el uso compartido de furgonetas. Esta nueva disposición, sección 132(f), aumentó el límite mensual para el transporte público y el uso compartido de camionetas a $60 por mes, limitó el beneficio de estacionamiento a $155 por mes y agregó un índice anual que aumentó los límites mensuales en incrementos de $5 a medida que aumentaba el costo de vida. . Sin embargo, los beneficios libres de impuestos se limitaron a los beneficios pagados por el empleador hasta 1998, cuando el Código de Rentas Internas se amplió aún más para permitir, como alternativa, beneficios antes de impuestos o financiados por los empleados. El actual programa de beneficios para viajeros es una consecuencia de estos cambios.
Otro cambio importante en la interpretación de la ley de beneficios para viajeros se produjo a finales de 2006 en relación con el uso creciente de tarjetas de débito para beneficios de tránsito, una cuestión que no se aborda en el estatuto ni en regulaciones anteriores. En respuesta al uso cada vez mayor de tarjetas de débito y crédito (y otros medios electrónicos) para compras de pases de tránsito, el IRS emitió un nuevo conjunto de pautas que entrarán en vigor a partir del 1 de enero de 2010. [7] El nuevo fallo establece que una tarjeta de débito La tarjeta (u otros medios electrónicos) utilizada para proporcionar beneficios de tránsito debe restringirse para su uso únicamente en aquellos puntos de venta donde solo se venden medios, boletos y pases de tarifas de tránsito (tarjetas de débito de terminal limitadas) para calificar como autocomprobantes de modo que podrían clasificarse como pases de tránsito. Las tarjetas de débito que no tienen límite de terminal se consideran reembolso en efectivo y requieren justificación.
A partir del 1 de enero de 2016, el límite mensual de transporte masivo calificado siempre será igual al de estacionamiento calificado. [8]
A los empleados regulares se les permite hasta un cierto límite para el valor combinado de los pases de transporte proporcionados por el empleador más los desplazamientos en la camioneta o autobús del empleador. Cualquier monto superior al monto libre de impuestos se incluye en el ingreso bruto.
Los pases de transporte que califican incluyen fichas, tarjetas de tarifas o vales para empresas de transporte público o de transporte privado.
Los vehículos colectivos de camionetas o autobuses que califiquen deben tener capacidad para al menos seis pasajeros, con al menos la mitad de los asientos ocupados por empleados, y usarse al menos el 80 % del tiempo para los desplazamientos de los empleados.
La Sección 132(f) del Código de Rentas Internas permite a un empleador pagar los costos de "tránsito calificado" de los empleados que se desplazan al trabajo, hasta un límite mensual. El IRS reconoce el uso compartido de furgonetas como una forma de "tránsito calificado" junto con los servicios de autobús, tren y ferry. [24]
A los empleados regulares se les permite hasta un cierto límite en estacionamiento libre de impuestos o se les brinda subsidio hasta esa cantidad. Cualquier monto que exceda el monto imponible debe incluirse en el ingreso bruto. Según el Servicio de Impuestos Internos (IRS), los beneficios de estacionamiento deben valorarse de acuerdo con el precio comercial habitual de estacionamiento en el mismo lugar o en un lugar cercano. El estacionamiento debe estar en o cerca de las instalaciones del empleador, en una instalación de transporte público como una estación de tren o en un centro de uso compartido de vehículos . [25]
El beneficio para viajeros en bicicleta se agregó al Código 132(f) del IRS como parte de la Ley de Estabilización Económica de Emergencia de 2008 , promulgada el 3 de octubre de 2008. A partir de 2009, a los empleadores se les permitió reembolsar a los viajeros en bicicleta hasta $20 por mes de impuestos. Gratis por cada mes que se utilice una bicicleta para el transporte entre el hogar del empleado y el lugar de trabajo. El reembolso puede ser por gastos razonables incurridos por la compra de una bicicleta, mejoras, reparación y almacenamiento de la bicicleta. Los viajeros en bicicleta que reciben cualquier otro beneficio adicional de transporte según la Sección 132 no son elegibles para recibir el beneficio de viajero en bicicleta.
El beneficio de bicicleta se diferencia del beneficio de tránsito y estacionamiento en algunos aspectos:
Este beneficio fue derogado temporalmente para los civiles como parte de la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos de 2017 y volverá a entrar en vigor el 1 de enero de 2026. [26]
Hay varias formas en que los empleadores implementan programas de beneficios para viajeros. La forma más directa es que los empleadores administren ellos mismos el programa y organicen, por ejemplo, la venta o entrega de pases de transporte a los empleados en el lugar de trabajo. Por lo tanto, las empresas pueden ponerse en contacto con una agencia de transporte y comprar pases para sus empleados cada mes y utilizar las deducciones antes de impuestos de los empleados para pagar los pases o proporcionarlos gratuitamente a los empleados como beneficio adicional. Alternativamente, los proveedores de beneficios de transporte para viajeros ofrecen productos de beneficios de tránsito, como vales de tránsito y tarjetas de débito de tránsito, para la venta a empleadores que pueden ser utilizados por los empleados para comprar pases de tránsito de cualquier operador de tránsito en un área. Debido a que estos enfoques requieren tiempo y esfuerzo por parte de la empresa para identificar qué empleados quieren participar, qué tipo de pase o producto necesitan y para gestionar la distribución, esta opción es la más utilizada por las pequeñas y medianas empresas. Sin embargo, algunos operadores de tránsito en todo el país tienen programas de venta de pases bien establecidos que involucran a grandes corporaciones que desean contribuir al bienestar de su comunidad participando en este tipo de programas.
Cada vez más, las medianas y grandes empresas han buscado la ayuda de administradores externos (TPA) o proveedores de beneficios para viajeros para encargarse de toda la administración de sus empleados. En estos casos, el proveedor realizará las altas, selección de productos, distribución y atención al cliente de la empresa. Además, los proveedores o TPA manejan todas las cuestiones de cumplimiento necesarias para garantizar que los productos y servicios cumplan con las regulaciones del IRS . A cambio, el empleador pagará una tarifa de servicio para cubrir los gastos administrativos. Muchas de las empresas más grandes ubicadas en las principales áreas metropolitanas donde hay transporte disponible utilizan dichos proveedores.
El Reglamento de Hacienda prevé un tipo adicional de beneficio de transporte. El valor de un diseño de vehículo especial (como un vidrio a prueba de balas) destinado a brindar seguridad no se puede incluir en los ingresos brutos si el diseño es para una preocupación de seguridad genuina y orientada al negocio. [27]