Una persona responsable de proporcionar varios tipos de asistencia administrativa se denomina asistente administrativo ( asistente administrativo ) o, a veces, especialista en apoyo administrativo . [1] [2] En la mayoría de los casos, es idéntico a la iteración moderna del puesto de secretario o es una subespecialidad de las funciones de secretaría.
Los asistentes administrativos realizan tareas de oficina en casi todas las industrias. Algunos asistentes administrativos, como los del sector jurídico, pueden estar más especializados que otros. La mayoría de las tareas de los asistentes administrativos giran en torno a la gestión y distribución de información dentro de una oficina . Esto generalmente incluye responder llamadas, tomar notas y mantener archivos. Los asistentes administrativos también pueden estar a cargo de enviar y recibir correspondencia, así como de saludar a los clientes . [3]
En algunas oficinas, los asistentes administrativos pueden encargarse de supervisar y registrar los gastos. Sus funciones pueden ir desde la creación de hojas de cálculo hasta la presentación de informes de gastos a un gerente de oficina . Por ello, es posible que se requiera que algunos asistentes administrativos tengan conocimientos de software de contabilidad de oficina, como Microsoft Excel .
Planificación y programación
La planificación de eventos como reuniones de directorio y almuerzos también puede ser responsabilidad de los asistentes administrativos. Esto puede requerir investigar los precios de los proveedores o preguntar sobre la disponibilidad de los participantes. Otras tareas pueden incluir programar citas y preparar materiales para presentaciones.
Documentación
Los asistentes administrativos también pueden ayudar a los miembros de la oficina con la documentación. Además de almacenar, organizar y administrar archivos, los asistentes pueden necesitar mecanografiar, editar y corregir documentos. Algunos asistentes pueden necesitar tomar dictados o registrar las actas de las reuniones .
En algunos campos, los asistentes administrativos pueden tener que tener amplios conocimientos profesionales. Por consiguiente, las funciones de estos asistentes pueden ser más especializadas. Por ejemplo, los asistentes administrativos jurídicos pueden necesitar tener un conocimiento profundo de la terminología y los procedimientos legales, mientras que los asistentes médicos pueden necesitar tener un buen conocimiento de las relaciones con las compañías de seguros y de la lectura de informes médicos.
En esta función también se les denomina especialistas en apoyo administrativo.
Según la Oficina de Estadísticas Laborales de Estados Unidos (BLS), se esperaba un crecimiento medio del empleo del 12 % entre 2012 y 2022 para las secretarias y asistentes administrativos. Las secretarias generales y asistentes administrativos, que no se desempeñan como secretarias legales, médicas o ejecutivas, ganaron un salario medio anual en 2018 de 52.840 dólares, según la BLS.
Los empleadores buscan trabajadores con conocimientos, una combinación de habilidades, rasgos personales y actitudes. Entre ellos se incluyen: