La agilización es un concepto en la gestión de compras y proyectos para garantizar la calidad y la entrega oportuna de bienes y componentes. [1]
El departamento de compras o un transportista externo controla el progreso de la producción en el proveedor en lo que respecta a la calidad, el embalaje, la conformidad con los estándares y los plazos establecidos. De esta manera, el transportista se asegura de que los productos requeridos lleguen en la fecha acordada, con la calidad acordada y en el lugar acordado.
La aceleración es especialmente necesaria en proyectos de gran escala , por ejemplo, en la construcción naval o cuando se está construyendo una refinería , porque un retraso causado por una entrega tardía o una calidad inferior aumentará los gastos y podría dar lugar a clientes insatisfechos, por lo tanto, la pérdida de un proyecto o un daño a la reputación . Para ahorrar estos costos innecesarios y minimizar los riesgos potenciales, el proveedor y el cliente pueden acordar el uso de un expedidor externo. Estos son expertos de empresas especializadas en este campo que controlan los plazos, supervisan el progreso en el sitio y verifican si los componentes están correctamente embalados. [2] Después de la inspección, notifican a las partes involucradas y a los bancos sobre sus hallazgos; si todo está como se acordó, el banco iniciará la transferencia del precio de los bienes al proveedor. De esta manera, el proveedor asegura su liquidez ya que se le paga inmediatamente cuando los componentes salen de su fábrica ( carta de crédito ) y el cliente/banco sabe que los bienes se entregarán correctamente. La aceleración es relevante para muchas industrias, como la industria del petróleo y el gas, la industria energética en general y la industria de la infraestructura .
La agilización existe en varios niveles:
Como los diferentes niveles de aceleración requieren diferentes habilidades, especialistas y laboratorios, muchos expedidores externos se especializan en solo uno o varios de estos niveles, mientras que pocos ofrecen servicios de aceleración en todos los niveles.
Las empresas más grandes suelen tener sus propios expedidores que pueden realizar los cuatro niveles. En ese caso, solo se recurre a terceros cuando la capacidad interna está sobrepasada o se necesita un tercero neutral.
La mayoría de las veces, las empresas utilizan inspectores externos que se encargan de inspeccionar los artículos críticos y de acelerar el proceso. En condiciones de control de calidad estricto, esos inspectores de calidad darán importancia al trabajo de calidad, en lugar de al trabajo de acelerar el proceso, lo que puede no ser una técnica útil para completar el trabajo de acelerar el proceso.
La tramitación de pedidos en el lugar de trabajo ofrece a los clientes una revisión completa del estado exacto de su pedido y cualquier acción que se pueda llevar a cabo en el lugar de trabajo para rectificar cualquier área problemática potencial. La tramitación de pedidos en el lugar de trabajo implica la inspección y el control del tramitador en el lugar de trabajo. Esto ofrece a los clientes una revisión completa del estado actual exacto de su pedido y una proyección fundamentada de la planificación y el estado futuros. Además, mientras están en el lugar de trabajo, los expertos en tramitación de pedidos pueden identificar posibles problemas y cuellos de botella que podrían provocar posibles retrasos. [3]
La agilización de pedidos por teléfono también se conoce como agilización de pedidos. Es una herramienta importante para que las empresas controlen el progreso de los pedidos con los fabricantes. Se establece contacto en hitos específicos dentro del método de fabricación del pedido y se obtiene un breve resumen del estado de la situación durante la siguiente conversación. Esta forma de agilización puede ser útil para verificar si el proyecto todavía está dentro del cronograma acordado. Un agilizador experimentado evaluará muy rápidamente si el pedido está avanzando de acuerdo con el plan o si se necesitan medidas alternativas para verificar y presumiblemente mejorar el progreso del pedido. Si bien es una forma rápida y sencilla de estar informado sobre el estado actual de un proyecto, siempre debe realizarse en combinación con la agilización de campo para verificar de forma segura el estado real. [4] Además, es un enfoque útil para hacer que el proveedor sea consciente de que los retrasos en el pedido no serán aceptados por su comprador. [5] [6]