La contabilidad es el registro de transacciones financieras y forma parte del proceso de contabilidad en las empresas y otras organizaciones. [1] Implica la preparación de documentos fuente para todas las transacciones, operaciones y otros eventos de una empresa. Las transacciones incluyen compras, ventas, recibos y pagos de una persona, organización o corporación. Existen varios métodos estándar de contabilidad, incluidos los sistemas de contabilidad de partida simple y partida doble . Si bien estos pueden considerarse una contabilidad "real", cualquier proceso para registrar transacciones financieras es un proceso de contabilidad.
La persona de una organización que se encarga de realizar funciones de contabilidad suele denominarse contable (o tenedor de libros). Suele escribir los libros diarios (que contienen registros de ventas, compras, recibos y pagos) y documentar cada transacción financiera, ya sea en efectivo o a crédito, en el libro diario correspondiente (es decir, el libro de caja chica, el libro de proveedores, el libro de clientes, etc.) y en el libro mayor . A partir de entonces, un contable puede crear informes financieros a partir de la información registrada por el contable. El contable lleva los libros a la etapa de balance de comprobación , a partir de la cual un contable puede preparar informes financieros para la organización, como el estado de resultados y el balance general .
El origen de la contabilidad se pierde en la oscuridad, pero investigaciones recientes indican que los métodos de llevar las cuentas han existido desde los tiempos más remotos de la vida humana en las ciudades. Se han encontrado registros babilónicos escritos con estiletes sobre pequeñas losas de arcilla que datan del año 2600 a. C. [2] Los contables mesopotámicos llevaban registros en tablillas de arcilla que pueden datar de hace 7000 años. El uso del sistema moderno de contabilidad de partida doble fue descrito por Luca Pacioli en 1494. [3]
El término " libro de gastos " se utilizaba en la América colonial para referirse a la documentación de las transacciones diarias de ingresos y gastos. Los registros se hacían en orden cronológico y solo para uso temporal. Los registros diarios se transferían luego a un libro diario o libro de cuentas para equilibrar las cuentas y crear un diario permanente; luego, el libro de gastos podía desecharse, de ahí el nombre. [4]
El objetivo principal de la contabilidad es registrar los efectos financieros de las transacciones. Una diferencia importante entre un sistema de contabilidad manual y uno electrónico es la latencia que existe entre el registro de una transacción financiera y su contabilización en la cuenta correspondiente. Esta demora, que no existe en los sistemas de contabilidad electrónicos debido a que la contabilización en las cuentas correspondientes es casi instantánea, es característica de los sistemas manuales y dio origen a los libros de contabilidad primarios (libro de caja, libro de compras, libro de ventas, etc.) para documentar de manera inmediata una transacción financiera.
En el curso normal de los negocios, se produce un documento cada vez que se produce una transacción. Las ventas y las compras suelen tener facturas o recibos . Históricamente, los recibos de depósito se producían cuando se realizaban depósitos en una cuenta bancaria ; y los cheques (escritos "cheques" en el Reino Unido y en varios otros países) se escribían para pagar dinero de la cuenta. Hoy en día, estas transacciones se realizan principalmente de forma electrónica. La contabilidad implica primero registrar los detalles de todos estos documentos fuente en diarios de varias columnas (también conocidos como libros de primera entrada o libros diarios ). Por ejemplo, todas las ventas a crédito se registran en el diario de ventas; todos los pagos en efectivo se registran en el diario de pagos en efectivo. Cada columna de un diario normalmente corresponde a una cuenta. En el sistema de entrada única , cada transacción se registra solo una vez. La mayoría de las personas que cuadran su chequera cada mes utilizan un sistema de este tipo, y la mayoría del software de finanzas personales sigue este enfoque.
Después de un período determinado, normalmente un mes, se totaliza cada columna de cada diario para obtener un resumen de ese período. Utilizando las reglas de la partida doble, estos resúmenes de diario se transfieren a sus respectivas cuentas en el libro mayor o libro de cuentas . Por ejemplo, se toman las entradas del Diario de ventas y se realiza una entrada de débito en la cuenta de cada cliente (que muestra que el cliente ahora nos debe dinero) y se puede realizar una entrada de crédito en la cuenta de "Venta de artículos de clase 2" (que muestra que esta actividad ha generado ingresos para nosotros). Este proceso de transferencia de resúmenes o transacciones individuales al libro mayor se denomina contabilización . Una vez que se completa el proceso de contabilización, las cuentas que se llevan utilizando el formato "T" (débitos en el lado izquierdo de la "T" y créditos en el lado derecho) se equilibran , que es simplemente un proceso para llegar al saldo de la cuenta.
Como comprobación parcial de que el proceso de contabilización se ha realizado correctamente, se crea un documento de trabajo denominado balance de comprobación no ajustado . En su forma más sencilla, se trata de una lista de tres columnas. La columna uno contiene los nombres de las cuentas del libro mayor que tienen un saldo distinto de cero. Si una cuenta tiene un saldo deudor , el importe del saldo se copia en la columna dos ( columna de débito ); si una cuenta tiene un saldo acreedor , el importe se copia en la columna tres ( columna de crédito ). A continuación, se suman la columna de débito y, a continuación, la columna de crédito. Los dos totales deben coincidir (lo que no es casualidad), ya que, según las normas de partida doble, siempre que se realiza una contabilización, los débitos de la contabilización son iguales a los créditos de la contabilización. Si los dos totales no coinciden, se ha cometido un error, ya sea en los diarios o durante el proceso de contabilización. El error se debe localizar y rectificar, y los totales de la columna de débito y de la columna de crédito se deben volver a calcular para comprobar si coinciden antes de que pueda realizarse cualquier otro procesamiento.
Una vez que las cuentas están en equilibrio, el contador realiza una serie de ajustes y cambia los montos de saldo de algunas de las cuentas. Estos ajustes deben seguir obedeciendo la regla de partida doble: por ejemplo, la cuenta de inventario y la cuenta de activos pueden cambiarse para que coincidan con los números reales contabilizados durante un inventario . Al mismo tiempo, la cuenta de gastos asociada con el uso del inventario se ajusta por un monto igual y opuesto. Otros ajustes, como la contabilización de la depreciación y los pagos anticipados, también se realizan en este momento. Esto da como resultado una lista llamada balance de comprobación ajustado . Son las cuentas en esta lista, y sus saldos deudores o acreedores correspondientes, los que se utilizan para preparar los estados financieros.
Finalmente, los estados financieros se extraen del balance de comprobación, que puede incluir:
El registro contable principal en la contabilidad de partida simple es el libro de caja , que es similar a un registro de cuenta corriente (en el Reino Unido: cuenta de cheques, cuenta corriente), excepto que todas las entradas se asignan entre varias categorías de cuentas de ingresos y gastos. Se mantienen registros de cuentas separados para caja chica, cuentas por pagar y cuentas por cobrar , y otras transacciones relevantes como inventario y gastos de viaje. Para ahorrar tiempo y evitar los errores de los cálculos manuales, la contabilidad de partida simple se puede realizar hoy mismo con un software de contabilidad que puede realizar usted mismo.
Un sistema de contabilidad de partida doble es un conjunto de reglas para registrar información financiera en un sistema de contabilidad financiera en el que cada transacción o evento cambia al menos dos cuentas contables diferentes.
Un libro diario es un registro descriptivo y cronológico (similar a un diario) de las transacciones financieras diarias ; también se lo denomina libro de entradas originales . Los detalles del libro diario deben transcribirse formalmente en libros diarios para permitir su registro en los libros mayores. Los libros diarios incluyen:
Un libro de caja chica es un registro de compras de pequeño valor antes de que se transfieran posteriormente al libro mayor y a las cuentas finales; lo lleva un cajero menor o un cajero auxiliar. Este tipo de libro de caja suele utilizar el sistema de anticipo : el cajero superior proporciona una cierta cantidad de dinero al cajero menor. Este dinero se destina a cubrir gastos menores (hospitalidad, papelería menor, franqueo ocasional, etc.) y se reembolsa periódicamente tras una explicación satisfactoria de cómo se gastó. El saldo del libro de caja chica es Activo .
Los registros diarios se registran en el libro diario general. Un registro diario es un registro formal y cronológico de las transacciones financieras antes de que sus valores se contabilicen en el libro mayor general como débitos y créditos . Una empresa puede mantener un solo registro diario para todas las transacciones, o mantener varios registros diarios basados en actividades similares (por ejemplo, ventas, cobros en efectivo, ingresos, etc.), lo que hace que las transacciones sean más fáciles de resumir y consultar más adelante. Por cada asiento de débito registrado, debe haber unasiento de crédito equivalente para mantener una ecuación contable equilibrada. [5] [6]
Un libro mayor es un registro de cuentas . El libro mayor es un resumen permanente de todos los importes ingresados en los diarios de apoyo que enumeran las transacciones individuales por fecha. Estas cuentas se registran por separado, mostrando su saldo inicial/final . Un diario enumera las transacciones financieras en orden cronológico, sin mostrar su saldo, pero mostrando cuánto se ingresará en cada cuenta. Un libro mayor toma cada transacción financiera del diario y la registra en la cuenta correspondiente para cada transacción enumerada. El libro mayor también determina el saldo de cada cuenta, que se transfiere al balance general o al estado de resultados . Hay tres tipos diferentes de libros mayores que se ocupan de la contabilidad:
Un plan de cuentas es una lista de códigos de cuentas que se pueden identificar con códigos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos que permiten ubicar la cuenta en el libro mayor. La sección de patrimonio del plan de cuentas se basa en el hecho de que la estructura legal de la entidad es de un tipo legal particular. Las posibilidades incluyen comerciante individual , sociedad , fideicomiso y compañía . [7]
La contabilidad informatizada elimina muchos de los "libros" en papel que se utilizan para registrar las transacciones financieras de una entidad comercial; en su lugar, hoy en día se utilizan bases de datos relacionales, pero, por lo general, estas siguen aplicando las normas de la contabilidad, incluidos los sistemas de contabilidad de partida simple y partida doble . Los Contadores Públicos Certificados (CPA) supervisan los controles internos de los sistemas de contabilidad informatizada, que sirven para minimizar los errores en la documentación de las numerosas actividades que una entidad comercial puede iniciar o completar durante un período contable.
