En contabilidad , la conciliación es el proceso de garantizar que dos conjuntos de registros (normalmente los saldos de dos cuentas ) coincidan. Es una práctica general que las empresas creen su balance general al final del ejercicio financiero, ya que denota el estado de las finanzas durante ese período. La conciliación se utiliza para garantizar que el dinero que sale de una cuenta coincida con el dinero realmente gastado. Esto se hace asegurándose de que los saldos coincidan al final de un período contable en particular. [1]
Las siguientes dos definiciones aparecen en el Diccionario Oxford de Contabilidad.
i) “Procedimiento para confirmar que el saldo de una chequera coincide con el extracto bancario correspondiente . Esto se hace normalmente mediante la preparación de un estado de conciliación bancaria. [2]
ii) Un procedimiento para confirmar la fiabilidad de los registros contables de una empresa mediante la comparación periódica de los saldos de las transacciones. La conciliación de cuentas puede realizarse de forma diaria, mensual o anual”. [2]
Los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP, por sus siglas en inglés) son un conjunto de principios, procedimientos y normas contables que las organizaciones utilizan para compilar sus estados financieros . Los GAAP establecen que el propósito de la conciliación de cuentas es proporcionar precisión y coherencia en las cuentas financieras . Para garantizar que todos los egresos e ingresos de efectivo coincidan entre los estados de flujo de efectivo y los estados de resultados, es necesario realizar cuentas de conciliación. [3]
La conciliación es un proceso que puede beneficiar a las empresas, ya que puede ayudar a evitar errores en el balance que pueden haber tenido consecuencias perjudiciales; además, la conciliación puede ayudar a combatir el fraude y ayudar a inculcar la integridad financiera.
El software de contabilidad es una de las herramientas que utilizan las organizaciones para llevar a cabo este proceso, eliminando así errores y, por lo tanto, tomando decisiones precisas basadas en la información financiera. La conciliación de cuentas determina si las transacciones están en el lugar correcto o deben trasladarse a una cuenta diferente.
La conciliación contable no sólo es importante para las empresas, sino que también puede resultar conveniente para los hogares y las personas. Por ejemplo, es prudente conciliar las cuentas de tarjetas de crédito y las chequeras periódicamente. Esto se hace comparando los recibos de las tarjetas de débito o las copias de los cheques con los extractos bancarios de una persona.
Beneficios de la conciliación:
La conciliación de cuentas es un control interno importante en el proceso de presentación de informes financieros. Las empresas que cotizan en bolsa deben realizar estos pasos como parte de su cierre financiero. [4]
Para garantizar la fiabilidad de los registros financieros, es necesario realizar conciliaciones periódicas y continuas de todas las cuentas del balance . Un proceso de conciliación sólido mejora la precisión de la función de información financiera y permite al departamento de finanzas publicar los informes financieros con confianza. [5]
Hay dos maneras en que puede tener lugar la reconciliación:
En ambos casos donde se identifiquen errores como resultado de la conciliación, se deberán realizar ajustes para que el saldo de la cuenta coincida con la información de respaldo.
Actualmente no existen normas contables específicas para la conciliación contable per se . Sin embargo, existen diferentes reglas para equilibrar muchos tipos de cuentas. No existen regulaciones específicas mencionadas por IAS, ICAW y HMRC. Los GAAP proporcionan diferentes reglas con respecto a la conciliación para equilibrar diferentes tipos de cuentas. Según los GAAP, la conciliación de cuentas es un proceso que se realiza a través de la conversión de cuentas o contabilidad de partida doble. [9]
En Estados Unidos, la aprobación en 2002 de la Ley Sarbanes-Oxley (SOX) ha puesto de relieve la necesidad de que la conciliación de las cuentas del balance se incluya en los procedimientos propios de la empresa, sin depender únicamente de auditores externos . [10] La legislación se promulgó “para proteger a los accionistas y al público en general de los errores contables y las prácticas fraudulentas en la empresa, así como para mejorar la precisión de la información corporativa”. [11] La SOX y otras leyes similares en todo el mundo han aumentado la presión sobre las organizaciones para que cumplan. Como resultado, la industria contable ha buscado formas de automatizar un proceso manual que antes era extenuante. La presión de la SOX se combina con la necesidad perenne de mitigar la conciliación errónea en el proceso.
Al utilizar la tecnología de la información disponible , las organizaciones pueden automatizar más fácilmente su conciliación y para cada ciclo de cierre financiero se requeriría menos trabajo manual. En 2012, el 90% de las empresas todavía conciliaban manualmente, utilizando hojas de cálculo de Microsoft Excel . [12] Este proceso es arduo y permite más errores humanos . La automatización de la conciliación puede reducir significativamente los errores mencionados y aumentar la eficiencia. Otros beneficios de la conciliación automatizada incluyen un control centralizado, una mejor supervisión, menores costos operativos, mayor productividad y eficiencia, mejor accesibilidad, mayor seguridad de los datos y menores riesgos y costos de auditoría. [13] [14]