Las fichas se almacenan en un fichero o archivo, un sistema real o virtual de organización de la información mediante una clasificación determinada.
Ejemplo: Si la obra tiene más de dos autores se anotan los apellidos y nombre del primero y después se agrega la locución latina et al.
Ejemplo: Si la ficha se trata de un artículo de una antología se dan los nombres del autor y del editor o compilador.
Contienen los siguientes datos: Es aquella ficha cuyo contenido es la transcripción del texto consultado o parte de él, por lo cual debe ser señalado entre comillas la información seleccionada, para que esta no sea tomada como una ficha personal.
En ella deben constar las ideas principales del tema y también las referencias, por ejemplo de dónde se ha sacado los datos.