Una definición facilitada por la Asociación Internacional de Mantenimiento (IFMA) es:[2] Otra definición más amplia proveniente de IFMA es:[3] En el Reino Unido y otros países europeos, el mantenimiento tiene una definición más amplia que la simple gestión de edificios y servicios.
En Australia, el término Servicios Comerciales ha reemplazado al de mantenimiento en algunas organizaciones.
La necesidad de mejorar el control sobre los activos y espacios y de gestionar cada vez más información ha hecho necesario que las aplicaciones informáticas utilizadas en el facility management hayan ido evolucionando a la par que el concepto y las tareas que forman parte de la disciplina.
Inicialmente el facility management se centraba casi exclusivamente en la gestión del mantenimiento.
Los distintos conceptos de aplicación en el mundo del facility management pueden trasladarse a múltiples entornos sin que necesariamente se ubiquen en un complejo o edificio.
Esta relación de usuario y servicio es lo que se denomina servicios de usuario, donde el impulsor del mismo no es la infraestructura si no la persona que las usa.
Aun así, una solución compatible con los sistemas CAD y GIS no es la única respuesta para una gestión sobresaliente.
Existen otros métodos, que aunque no son tan precisos según el nivel de gestión requerido, son suficientes para la gestión de las infraestructuras.
Tradicionalmente los departamentos tecnológicos de las organizaciones han contado con una gran independencia para gestionar de la manera que consideraban más adecuada los diferentes activos pertenecientes a su división, debido a su complejidad y especialización.
Pero en la actualidad, la alta evolución de los entornos tecnológicos ha permitido poner al mismo nivel los activos de los departamentos tecnológicos poniendo al mismo nivel todos los activos e infraestructuras disponibles.
Debido a que estos activos deben ofrecer un funcionamiento correcto, y cumplir con una serie de estándares y acuerdos de servicio, su gestión no presenta grandes diferencias con otros activos típicos gestionados mediante el facility management como puede ser el mobiliario u otros elementos físicos de la empresa.
El cambio ha permitido poner a los usuarios del edificio o complejo en el punto de mira, de forma que la finalidad del facility management es contar con unos activos que ofrezcan un servicio adecuado y satisfactorio a los usuarios de los mismos y no tan solo asegurar su buen funcionamiento.
Debe llevarse también un seguimiento de los costes y los recursos utilizados para cumplir las diferentes peticiones.
Industrias donde prima principalmente estructuras lineales y se apoyan en los procesos se encuentran más inclinadas a implementar sistemas técnicos ya que el funcionamiento de estos sistemas puede ser soportado por una estructura organizativa jerárquica.
Organizaciones como oficinas comerciales o venta al menor presentan unos mayores retos a la hora de implantar y mantener este tipo de sistemas técnicos porque presentan una elevada diversidad de propietarios, brokers, gerentes y empleados, con diferentes intereses y prioridades.
La empresa externa que resulta subcontratada gestiona o ejecuta de forma diaria una función empresarial específica.
La subcontratación, o externalización de tareas, se puede hacer de dos maneras: la empresa puede contratar solamente al personal, de tal forma que el cliente aportará los recursos tales como las instalaciones, el material físico y el material intangible (información, conceptos, ideas); o bien la empresa puede optar por contratar al personal y a los recursos.
Pero para que esto funcione, es imprescindible que el proyecto de facility management incorpore las adecuadas políticas y herramientas que nos permitan llevar a cabo una optimización global de nuestros recursos, inmuebles y patrimonio, de acuerdo a nuestras necesidades particulares y a nuestra realidad actual y que, además, nos ofrezca la información necesaria para tomar las decisiones oportunas en cada momento.